Guía de software CMMS: revoluciona tu gestión de mantenimiento

Los equipos de mantenimiento de todo el mundo buscan soluciones digitales para mejorar los índices de costo, eficiencia y seguridad. Parece que también te has dado cuenta de que no puedes mejorar eficazmente las métricas de tus equipos con solo hojas de cálculo difíciles de manejar, software heredado y montones de papel. Para muchos, la solución es un CMMS, un sistema computarizado de gestión del mantenimiento. Pero, ¿qué es un CMMS? ¿Es la herramienta adecuada para su equipo? Cubriremos qué es un CMMS, cómo implementarlo de manera efectiva y cómo mostrar resultados reales para su negocio.

¿Qué es un CMMS?

UN Sistema computarizado de gestión del mantenimiento (CMMS) es una solución basada en software diseñada para ayudar a las organizaciones a administrar y mantener de manera eficiente sus equipos, activos e instalaciones mediante la automatización y optimización de los procesos de mantenimiento.

Un CMMS organiza las operaciones de mantenimiento de una empresa, agiliza los procedimientos, elimina las pilas de papel, mejora la comunicación del equipo y apoya la toma de decisiones gerenciales rentables.

Las plataformas CMMS, a menudo denominadas software EAM (hablaremos más sobre cómo son diferentes pronto), son herramientas sólidas que se pueden usar en computadoras de escritorio, tabletas y teléfonos inteligentes.

¿Cómo funcionan los sistemas CMMS?

La mayoría de las plataformas CMMS incluyen cuatro elementos principales:

1. Las interfaces de operador son el núcleo de la experiencia de CMMS. Básicamente, son las pantallas de teléfonos inteligentes y computadoras de escritorio que le permiten navegar por las funciones para registrar la información del equipo; crear, asignar y rastrear las tareas de mantenimiento; monitorear el inventario; enviar mensajes a los técnicos de mantenimiento y rastrear el historial de los activos.
2. Los paneles de informes sintetizan la información recopilada en informes basados en KPI que pueden proporcionar información sobre las ineficiencias de los procesos. Por ejemplo, puede generar un informe que compare el tiempo y el costo dedicados a reparar un activo en 2019 con los de 2020 antes de tomar una decisión de compra de capital.
3. La configuración administrativa permite a los administradores de CMMS personalizar los permisos basados en el usuario para varios miembros del equipo. Los usuarios pueden limitar los derechos de los usuarios, crear plantillas de órdenes de trabajo, y especificaciones de filtros de búsqueda.
4. Las bases de datos para los sistemas modernos de mantenimiento en línea suelen estar «en la nube». Sin embargo, algunos sistemas antiguos siguen configurados para servidores internos. La ventaja del almacenamiento en la nube es la escalabilidad, la accesibilidad y la redundancia y seguridad de los datos ilimitadas.

Por qué usar CMMS con su organización

Para la mayoría de las empresas, todo se reduce a ahorrar dinero. Con márgenes muy reducidos, es fácil entender por qué esa es una motivación principal. Sin embargo, hay muchas razones para adoptar un CMMS para que su equipo trabaje en conjunto de manera más eficiente.

Hoy en día, el principal factor motivador, para la mayoría de las empresas, es ahorrar dinero. Las funciones de CMMS permiten a los administradores operativos realizar un seguimiento de las actividades de mantenimiento, implementar procesos de mantenimiento avanzados, automatizar los flujos de trabajo y tomar decisiones rentables de una manera que es casi imposible sin una organización digital.

Reducir el tiempo de inactividad

Debido al extraordinario crecimiento económico mundial, muchos gerentes de operaciones se ven ahora presionados para mantener cronogramas de producción intensos y reducir el tiempo de inactividad de los activos con estrategias de mantenimiento proactivas. Si tenemos en cuenta la responsabilidad de gestionar cientos de activos, ¿no es de extrañar que las empresas busquen cada vez más soluciones de gestión digital CMMS?

Si bien es posible ejecutar un programa de mantenimiento exitoso con portapapeles y hojas de cálculo de Excel, no es fácil. Sin una solución de gestión de activos adecuada, los equipos de mantenimiento suelen encontrarse en un «modo reactivo» en lugar de proactivo.

Elimine los costos indirectos

Los costos indirectos de mantenimiento se esconden bajo la superficie en forma de ciclos de vida reducidos de los activos, altos costos de energía, pérdida de producción, demoras en las entregas, programación ineficiente de los equipos y varios recursos desperdiciados. Y los costos directos de mantenimiento aparecen en forma de mano de obra, materiales, contratos y gastos generales. Estos son los problemas que los servicios de CMMS buscan resolver haciendo del mantenimiento proactivo un objetivo realista, alcanzable y sin estrés.

Aumente la transparencia y la responsabilidad

Otro beneficio para muchos líderes organizacionales que utilizan el CMMS es el aumento de la transparencia. Para bien o para mal, software de gestión de mantenimiento enfatiza las áreas en las que los departamentos ya están sobresaliendo y las áreas que necesitan mejoras.

Gracias a las sólidas funciones de generación de informes de CMMS, los líderes pueden determinar rápidamente, por ejemplo, el cumplimiento de las políticas por equipo, qué máquinas causan la mayoría de los problemas y dónde se gasta de más. El seguimiento del estado de los activos de manera organizada permite a la administración ajustar sus estrategias para reducir el tiempo de inactividad, reducir los costos y aumentar la longevidad de los activos.

Desafortunadamente, los proveedores de software CMMS no ofrecen de manera consistente estos resultados tan exagerados y las empresas no siempre cumplen sus objetivos. En la sección cinco, analizaremos las razones más comunes por las que fallan los lanzamientos de los sistemas electrónicos de gestión del mantenimiento. Pero primero, esto es lo que sucede cuando el CMMS funciona correctamente:

Características y ventajas del software CMMS

El CMMS está diseñado para ser un componente central de su departamento de mantenimiento y brindar soporte operativo de varias maneras. Con CMMS, puede:

• Agilizar Mantenimiento preventivo: Los gerentes operativos pueden crear, asignar y supervisar las órdenes de trabajo en un solo lugar.
• Organice la gestión del inventario: los equipos de mantenimiento pueden rastrear el movimiento de las piezas de repuesto y reordenar los reemplazos según sea necesario.
• Reduzca el tiempo de inactividad: los técnicos pueden informar sobre las fallas de los activos in situ desde la comodidad de sus teléfonos inteligentes, lo que reduce la duración del tiempo de inactividad del equipo.
• Mejore la rentabilidad: los análisis de CMMS brindan a la administración información valiosa que permite una mejor toma de decisiones.
• Mejore la comunicación: MaintainX es el único proveedor que ofrece Mensajería instantánea CMMS dentro de los hilos de chat individuales, grupales y por orden de trabajo. Traducción: La información importante llega en tiempo real y nunca pasa desapercibida.
• Aumente el cumplimiento: los registros de auditoría digitales permiten a los gerentes determinar quién completó qué tarea y cuándo. Los trabajadores pueden designar digitalmente las órdenes de trabajo como abiertas, en curso o cerradas, para que los gerentes siempre sepan lo que pasa.
• Simplifique la contabilidad: los líderes de contabilidad y finanzas pueden acceder fácilmente a la información de los activos que sirve de base para las decisiones de gastos de capital y los informes fiscales.
• Mejore la Administración de activos: el CMMS permite a los administradores catalogar y rastrear los activos por ubicación, categoría, número de serie, fecha y más.
• Soporta el monitoreo basado en el estado: las plataformas CMMS avanzadas se sincronizan con la tecnología de sensores para proporcionar información en tiempo real sobre el desgaste de los equipos y las posibles fallas.

Los informes del sector muestran que el uso de un El CMMS puede ofrecer beneficios finales reales aumentando la capacidad de producción y reduciendo los costos de mantenimiento.

• Aumento de la productividad de mantenimiento del 28,3% (A. T. Kearney)
• Reducción del 20,1% del tiempo de inactividad (A. T. Kearney)
• Mantenimiento, reparaciones y operación (MRO) reducción del coste de inventario del 17,8% (A. T. Kearney)
• Aumento de la vida útil del equipo del 10 al 15% (Compare Soft)

Objeciones comunes al CMMS

1. Mi equipo no lo usará

El temor a una baja adopción disuade a muchas organizaciones de introducir un CMMS. La implementación de un nuevo software es siempre una inversión de tiempo y dinero. Si las personas no utilizan el software, no generará ninguna devolución. Por eso es fundamental elegir una solución que esté diseñada específicamente para los equipos de primera línea y que haya demostrado que se adopta rápidamente en el taller.

2. Mis datos no estarán seguros

Puedes guardar las órdenes de trabajo en papel en un archivador, pero ¿qué pasa si alguien piratea tu CMMS y roba datos valiosos, o si un empleado se engaña y borra todo tu historial de activos? Es comprensible que esto sea una preocupación para muchos compradores de CMMS, pero no tiene por qué ser así. El CMMS moderno está protegido por permisos de usuario personalizados, seguridad en la nube y copias de seguridad de datos. Solo asegúrese de seleccionar un CMMS que se tome la seguridad en serio y que tenga certificaciones de seguridad, como SOC2 e ISO27001.

3. El departamento de TI no lo permitirá

En las organizaciones más grandes, en particular, el personal de TI puede conocer el nuevo software con gran escepticismo. Además de los problemas de seguridad de los datos, los departamentos de TI suelen gestionar una serie de soluciones de software y temen que la introducción de otra genere un silo de datos. Estos temores pueden aliviarse seleccionando un CMMS que pueda integrarse con su pila tecnológica existente, como los dispositivos de IoT, los sistemas ERP y las herramientas de inteligencia empresarial. Lo que es más importante, busque soluciones de CMMS que cumplan con los protocolos de seguridad empresarial más recientes, como el cumplimiento de las normas SOC2 e ISO27001.

Cómo garantizar una implementación exitosa

Muchos ejecutivos dudan en invertir en programas de CMMS, y por una buena razón. Algunos expertos estiman 80 por ciento si las implementaciones del sistema de gestión del mantenimiento de la planta fallan (más sobre esto en un momento).

Si bien la estadística no es ni de lejos tan alta en otros sectores, los gerentes de operaciones deben entender estas razones comunes del fracaso antes de invertir en implementar correctamente un CMMS:

1. El liderazgo ejecutivo no lo apoya

Uno de los componentes más importantes de un lanzamiento de software exitoso es establecer expectativas realistas. Los proyectos con hitos poco realistas conducen inevitablemente a ampliaciones de los plazos, lo que da la injusta impresión de fracaso.

Es comprensible que los ejecutivos a veces desconfíen de los proyectos que tardan más de lo esperado. Por esta razón, los defensores del CMMS deben asegurarse de que el liderazgo organizacional comprenda completamente los requisitos realistas y el tiempo que implica establecer nuevos programas de mantenimiento para lograr el éxito. Aquellos que defiendan por completo el liderazgo en cuanto a las características, los beneficios y el ROI proyectado de la implementación obtendrán un apoyo sostenido para la implementación. Los campeones más exitosos educan a los ejecutivos sobre la importancia de la confiabilidad en la gestión del crecimiento organizacional predecible.

2. La administración ve el software como una «estrategia»

El CMMS no es una estrategia de mantenimiento, sino una herramienta que facilita la práctica del mantenimiento preventivo, el mantenimiento predictivo, el mantenimiento centrado en la confiabilidad y otras metodologías operativas estándar.

Desafortunadamente, algunos ejecutivos compran por error plataformas automatizadas de gestión del mantenimiento con la falsa suposición de que el software solucionará sus problemas de mantenimiento. Si bien a todos nos encantan las historias de frijoles mágicos, esto no podría estar más lejos de la verdad. Los gerentes de operaciones aún deben tomarse el tiempo para realizar auditorías de activos, identificar las estrategias de mantenimiento adecuadas y aprender a usar el software para satisfacer sus necesidades de mantenimiento.

3. La organización no está lista

A veces, los lanzamientos del CMMS fallan porque el equipo de mantenimiento no aprovecha el software. Puede evitar este dilema preguntándose: ¿en qué fase de la evolución del mantenimiento se encuentra nuestro equipo en este momento?

Las organizaciones que se dedican exclusivamente al mantenimiento desde la ejecución hasta el fracaso no son las mejores candidatas para los sistemas CMMS antiguos. Lo ideal es contar con una estrategia de mantenimiento preventivo organizada antes de integrar el software de órdenes de trabajo o el software EAM. Esto se debe a que lleva tiempo rastrear las recomendaciones de los fabricantes, evaluar el historial de activos anteriores, crear flujos de trabajo adecuados para una gran cantidad de activos y capacitar a los miembros del equipo.

4. Los trabajadores consideran que el sistema CMMS es demasiado complicado

Aproximadamente el 90 por ciento de los gerentes de mantenimiento de las plantas afirman que no utilizan su CMMS a su máxima capacidad, según un Encuesta confiable de la planta dirigido por la educadora Kris Bagadia. La facilidad de uso es uno de los principales factores del éxito Implementación de CMMS.

«Sabía que iba a ser un porcentaje alto, pero no sabía que iba a ser tan alto», dice. Bagadia encuestó a 299 mantenimiento industrial profesionales, que supervisaron un promedio de 938 activos de planta, para obtener más información sobre los obstáculos a los que se enfrentan los gerentes de plantas a gran escala al implementar los programas de CMMS.

Desafortunadamente, no es raro que las organizaciones subestimen las horas de capacitación necesarias para implementar los sistemas de gestión del mantenimiento de la planta. Bagadia también descubrió que casi tres de cada 10 encuestados tardaron de uno a tres años en implementar sus sistemas CMMS.

Además, más de uno de cada cuatro encuestados afirmó que sus empleados dedicaron entre 100 y 200 horas a recopilar datos de activos para su implementación. Esto es inaceptable desde nuestro punto de vista: los CMM deben ser intuitivos.

Sin embargo, las organizaciones de cualquier tamaño y etapa pueden utilizar métodos intuitivos, aplicaciones de CMMS freemium para teléfonos inteligentes como MaintainX.

Haga clic aquí para leer el software CMMS: Ser experto en tecnología no debería ser un requisito de uso

Cómo evaluar las soluciones del sistema CMMS

Llevar a cabo la debida diligencia al revisar los sistemas computarizados de gestión del mantenimiento es un tiempo bien empleado. La plataforma adecuada puede ayudar a reducir los costos, aumentar la productividad, mejorar el cumplimiento y simplificar las tareas diarias para todos los miembros de un departamento.

Estos son nuestros mejores consejos para evaluar las opciones de software:

1. Sepa lo que necesita (y lo que no)

Lo que funciona para una empresa puede no funcionar para otra. Antes de comprar, anote todos sus desafíos de mantenimiento, cumplimiento y administración de activos. A continuación, puede comparar su lista de requisitos con las funciones que figuran en los sitios web de los proveedores de CMMS sin dejarse llevar por capacidades innecesarias. ¿Necesita las lecturas de los contadores? ¿Necesita integrar los procedimientos de cumplimiento normativo?

Además, la gestión eficaz de las órdenes de trabajo es el punto de partida para tomar decisiones informadas sobre sus activos y equipos. Las funciones de administración que permiten el seguimiento y la generación de informes de activos son fundamentales. El historial de mantenimiento debe ser fácilmente accesible para monitorear el rendimiento de los activos y el tiempo de actividad a lo largo del tiempo.

Como se mencionó anteriormente, muchas industrias con diversas necesidades utilizan sistemas CMMS. Si bien una solución específica de la industria a veces puede ser la mejor opción, no hay que pasar por alto las aplicaciones versátiles. Por ejemplo, los programas de software basados en la nube suelen incluir integraciones de API que permiten a los usuarios compartir datos con otros sistemas de administración. Puede adaptar estas soluciones de CMMS para satisfacer sus necesidades. Si bien es importante tener en cuenta tus necesidades inmediatas, es útil imaginar cómo sería el «estado final» y comprobar que la solución que elijas también puede ayudarte a alcanzar esos objetivos.

2. Priorice los programas con altas tasas de adopción y uso por parte de los usuarios

La adopción por parte de los usuarios es la medida de la frecuencia, rapidez y eficiencia con la que los técnicos utilizan el nuevo software. La adopción por parte de los usuarios también es un componente de Time to Value, que aborda la rapidez con la que una organización se da cuenta del valor ganado.

Lamentablemente, no suele encontrar esta información en los sitios web de los proveedores de CMMS. Sin embargo, puede solicitar estas estadísticas a los representantes de ventas durante el proceso de evaluación. Estas son algunas preguntas que vale la pena hacerse:

• ¿Qué porcentaje de usuarios de mi sector siguen usando su aplicación?
• ¿Con qué frecuencia los técnicos completan las órdenes de trabajo con la aplicación?
• ¿Los técnicos y supervisores tienen mayor autonomía?
• ¿Cómo han mejorado el MTTR y el MTBR para sus clientes?

De hecho, no dude en solicitar estudios de casos específicos de la industria o información de contacto de clientes para obtener la información que necesita. Además, prueba el software de forma gratuita con los miembros de tu equipo antes de tomar una decisión de compra.

3. Considere las aplicaciones que dan prioridad a los dispositivos móviles con funcionalidad de chat

¿Su equipo trabaja en una instalación de gran tamaño? ¿Sus técnicos abandonan la sede con regularidad para trabajar fuera de las instalaciones? ¿Se comunican con usted simultáneamente a través de walkie-talkies, mensajes de texto y correos electrónicos?

Además, considere la posibilidad de priorizar un CMMS plataforma diseñada para el uso de teléfonos inteligentes. El intercambio de información a través de varios dispositivos funciona hasta que la información esencial pase desapercibida, y todos se señalen con el dedo cuando la proverbial tontería se estropea.

En pocas palabras, los sistemas de comunicación dispersos no son propicios para organizar instrucciones complicadas para órdenes de trabajo individuales. No es sorprendente que MaintainX sea la única plataforma de software de órdenes de trabajo de mantenimiento con funcionalidad de chat nativa. Como se informó en nuestra encuesta anual de 2019, los «comentarios sobre órdenes de trabajo» fueron votados como la función más popular de la aplicación. Además, diseñamos MaintainX específicamente para uso móvil.

4. Elija informes de datos significativos (evite los agujeros negros)

Elija un CMMS que no solo compile los datos de los equipos, sino que los traduzca en métricas industriales útiles y conocidas. Para recalcar, Ashraf Labib, científico investigador del Instituto de Ciencia y Tecnología de la Universidad de Manchester, describe la mayoría del software estándar, especialmente las soluciones de gestión del mantenimiento asistidas por ordenador y los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), como «agujeros negros ávidos de entrada de datos que rara vez proporcionan algún resultado en términos de apoyo a la toma de decisiones».

«Esta falta de apoyo a la toma de decisiones es un problema evidente porque la clave para un mantenimiento sistemático y eficaz es la toma de decisiones gerenciales que sean apropiadas a las circunstancias particulares de la máquina, la planta o la organización», afirma Labib. «Este proceso de toma de decisiones es aún más difícil si un CMMS solo puede ofrecer un análisis de los datos registrados».

Ejemplo de informe de citas

Supongamos que crea una orden de trabajo mensual recurrente para cambiar un filtro de aceite. Este recordatorio programado es un buen punto de partida si es una pyme que está abandonando el mantenimiento reactivo.

Sin embargo, un departamento de mantenimiento más avanzado puede necesitar métricas de datos valiosos que ilustren cómo ajustar los programas de mantenimiento más allá de las recomendaciones del fabricante. Las organizaciones de esta categoría deben priorizar el software de recopilación de datos CMMS que simplifica las métricas complejas en tablas, gráficos y KPI fáciles de usar (por ejemplo, MTBF, MTTR y MTTF). Sus informes deben ilustrar las respuestas a preguntas como:

• ¿Cuánto tiempo dedicó Carl a las auditorías de seguridad el mes pasado?
• ¿Qué porcentaje de nuestras tareas de mantenimiento preventivo completamos?
• ¿Deberíamos continuar con el mantenimiento de nuestra climatización o comprar una nueva?
• ¿Tenemos poco personal o tenemos exceso de personal (e ineficientes)?

Además, su CMMS debe hacer una referencia cruzada de los datos de las órdenes de trabajo por técnico asignado, tipo de activo, estado de prioridad, tiempo de finalización y más para integrarlos en informes significativos que respalden la toma de decisiones acertadas.

5. Conozca su ROI proyectado y sus métricas clave

Antes de entregar la información de la tarjeta de crédito de su empresa, es esencial calcular el ROI esperado de su sistema de órdenes de trabajo CMMS. Por supuesto, tu jefe querrá saber: ¿Cuánto tiempo tardaremos en recuperar nuestro dinero?

Si bien es imposible tener una certeza absoluta (con muchas variables desconocidas), puedes hacer una suposición fundamentada utilizando un modelo de ROI.

CMMS ROI proof your leadership team can’t ignore

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Calcular el ROI con MaintainX

Al analizar las órdenes de trabajo creadas y resueltas en un departamento específico, en una instalación, dentro de un equipo o completadas por una persona, obtendrá instantáneas en tiempo real e información detallada sobre cómo se está realizando el trabajo. Con MaintainX, puede:

• Navegue por los datos de rendimiento en tiempo real para obtener los KPI
• Identifique las ideas que le permitan destacar los cuellos de botella organizacionales y tomar medidas
• Realice un seguimiento de los activos para gestionar el tiempo de inactividad de los activos y las asignaciones de equipos de capital
• Supervise el desempeño del equipo para identificar la eficiencia del desempeño de los empleados y los mejores empleados
• Supervise las métricas para calcular los KPI en todos los activos, equipos y ubicaciones

Las métricas del tablero son evidencia del éxito o el fracaso de los flujos de trabajo en una empresa o un equipo, con una persona o incluso con un equipo en particular.

Obtenga más información: Abreviaturas y acrónimos de mantenimiento

Fórmula de retorno de la inversión (ROI)

El valor proyectado de su inversión en CMMS es la reducción total esperada de los costos de mantenimiento debido a la implementación del programa. Puedes calcular tu ROI en función de un intervalo de uno, tres o cinco años.

Esta es la fórmula:

ROI del CMMS = (Valor del CMMS — Costo del CMMS)

El valor de CMMS se basa en las siguientes cinco categorías de costos innecesarios:

1. Vida útil de los activos

• Calcule la cantidad de años que el fabricante espera extender la vida útil de los activos mediante la ejecución de un mantenimiento preventivo.
• Traduzca la mejora de la longevidad en una cantidad en dólares comparándola con los precios de compra de un activo nuevo.
• Repita el proceso para cada activo de la organización.
• Agregue los ahorros potenciales de sus activos para obtener un total de longevidad.

2. Tiempo de inactividad

• Determine con qué frecuencia se produce un tiempo de inactividad no programado por año.
• Compare los informes de ingresos diarios, semanales y mensuales para determinar cómo el tiempo de inactividad de los activos afectó a la pérdida de ingresos.
• Calcule una pérdida total por tiempo de inactividad para el parámetro de ROI que haya elegido (por ejemplo, un año, tres años o cinco años).

3. Inventario de piezas/Residuos de material

• Calcule cuánto tiempo ha perdido su organización respondiendo a los pedidos de compra de emergencia.
• Calcule cuánto le ha costado a su organización el exceso de inventario en términos de costos de mantenimiento y piezas obsoletas.
• Sume los números del valor total de las piezas/inventario.

4. Costos laborales y eficiencia

• Determine la cantidad promedio de mano de obra desperdiciada por hora.
• Calcule cuánto gasta su organización y cuánto puede evitar en horas extras y mano de obra contratada.

5. Seguridad y cumplimiento

• Calcule el costo promedio de un incidente de seguridad o cumplimiento en su lugar de trabajo
• Calcule el promedio de su tasa histórica de incidentes de seguridad con ese costo

Una vez que haya terminado de calcular los valores totales estimados, es el momento de evaluar los costos proyectados de la plataforma.

Los costos del CMMS varían según el número total de usuarios, el paquete de funciones y el proveedor. Plataformas modernas como MaintainX requieren poca o ninguna formación para obtener el dominio, mientras que la mayoría de los programas tradicionales requieren módulos de capacitación remunerados. Evalúe todas las posibles tarifas de CMMS antes de incluir su costo total de CMMS en nuestra fórmula:

ROI del CMMS = (Valor del CMMS — Costo del CMMS)

No es sorprendente que la mayoría de los clientes de MaintainX experimenten un ROI en el primer año que oscila entre el 25 y el 300 por ciento. Los resultados variarán según el punto de partida, la estrategia de mantenimiento y el uso coherente del CMMS de su organización.

EAM frente a CMMS: ¿Cuál es la diferencia?

Si ha oído hablar del software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) y Administración de activos empresariales herramientas (EAM), puede suponer que desempeñan la misma función. Y no te equivocarías al cien por cien. Sin embargo, actualmente, hay una diferencia entre los dos.

El software de Administración de Activos Empresariales recopila, almacena y analiza datos desde la adquisición temprana de activos hasta la eliminación de activos al final de su vida útil (desmantelando activos vencidos, obsoletos e inutilizables).

Lo que diferencia al software de EAM de las soluciones CMMS básicas es el énfasis en el seguimiento completo desde la adquisición de activos hasta la enajenación Y la integración con los datos financieros de otros departamentos de la empresa para reducir los gastos a largo plazo relacionados con los activos. Por el contrario, las soluciones CMMS tradicionales se centran casi exclusivamente en monitorear las condiciones de los activos para ayudar a mejorar las decisiones de servicio de los activos. Sin embargo, muchas plataformas CMMS modernas como MaintainX proporcionan la misma funcionalidad que un EAM.

En consecuencia, un CMMS se centra principalmente en la programación del mantenimiento planificado y preventivo; la gestión de órdenes de trabajo; los procedimientos operativos estándar, las inspecciones y auditorías, y otros aspectos del uso, la reparación y la optimización de los activos físicos.

El mejor software de CMMS en 2025

¿Qué es el mejor software CMMS ¿disponible? Obviamente, estamos sesgados cuando nombramos a MaintainX como la mejor plataforma de CMMS. Sin embargo, sería negligente decir que no vale la pena explorar otros proveedores.

A continuación se muestra una revisión comparativa rápida de CMMS de las tres opciones principales. ¿Por qué no resumir las 10 mejores opciones de software de CMMS o incluso solo las cinco principales? software de órdenes de trabajo programas?

En pocas palabras, la mayoría de las opciones de CMMS son anticuadas. Las siguientes opciones son su mejor opción en términos de usabilidad, modernidad y profundidad de funciones. La mayoría de estas plataformas incluyen todo lo que necesita para crear, asignar y realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo y el mantenimiento; ejecutar programas de mantenimiento preventivo; documentar Procedimientos operativos estándar (SOP); gestionar el inventario; mantener registros de activos; realizar un seguimiento de las solicitudes de trabajo y mantenimiento; crear facturas; configurar integraciones de API e informar sobre los KPI. Entonces, ¿cuál es el mejor software CMMS?

1. MaintainX

No es sorprendente que MaintainX sea el primero del mundo Plataforma CMMS diseñado con chat en tiempo real. En otras palabras, los gerentes operativos, los técnicos de mantenimiento y las partes interesadas clave pueden enviarse mensajes instantáneos directamente dentro de las órdenes de trabajo de la aplicación.

Desde el primer día, diseñamos MaintainX específicamente para el uso de teléfonos inteligentes. Comparativamente, la mayoría de los proveedores de CMMS adaptaron su software para dispositivos móviles a partir de sistemas heredados complejos basados en computadoras de escritorio. Traducción: Estos programas CMMS adaptados no siempre son fáciles de usar.

Sin embargo, el atractivo más atractivo de MaintainX es la abundancia de funciones incluidas en el plan freemium de la aplicación, lo que hace que el software sea accesible para pymes y grandes corporaciones. Estamos orgullosos de recibir cientos de comentarios positivos de clientes en las tiendas Apple App y Google Play.

Características destacables:

• Amplio plan gratuito: incluye órdenes de trabajo ilimitadas, mensajes de equipo, activos/ubicaciones y acceso web y móvil; cinco órdenes de trabajo con fotos al mes; dos órdenes de trabajo con formularios al mes; y un mes de análisis de informes (la posibilidad de probar con tu equipo para decidir si es lo suficientemente útil como para actualizarlo).
• Mensajería instantánea: segmenta las conversaciones de chat por personas, grupos, departamentos, temas y más.
• Comentarios sobre las órdenes de trabajo: hable con los técnicos directamente sobre las órdenes de trabajo individuales para solucionar problemas en tiempo real.
• Carga de fotos: cargue (y marque) fotos de fallas en los equipos, problemas con las piezas o problemas de mantenimiento para ilustrar mejor lo que está sucediendo.
• Interfaz fácil de usar: la interfaz es elegante, rápida y fácil de navegar (diseñada específicamente para teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras de escritorio).
• Carga de PDF: cargue archivos PDF importantes, directrices del fabricante, manuales de formación y políticas de la empresa directamente dentro de los procedimientos de trabajo individuales.
• Firmas electrónicas: los técnicos pueden firmar los trabajos finalizados para aumentar la responsabilidad y utilizar la función de marca de tiempo de la aplicación.

2. UpKeep

La aplicación de software de mantenimiento, UpKeep, también recibe altas calificaciones en cuanto a usabilidad, funciones y atención al cliente. Fundada en 2014 y desarrollada específicamente para el uso móvil, la aplicación móvil permite a los equipos de mantenimiento crear y gestionar órdenes de trabajo recurrentes, realizar un seguimiento del inventario, ejecutar la facturación/facturación, gestionar las calibraciones, controlar las llaves/cerraduras y más.

Además, ¡hemos escuchado toneladas de comentarios positivos de los administradores de propiedades sobre el portal de solicitantes de UpKeep! Además, vale la pena mencionar que la versión freemium de UpKeep se creó con el objetivo de permitir a los usuarios «probar antes de comprar» y no pretende ser una solución completa de CMMS.

Características destacables:

• Trilingüe: disponible en inglés, francés, alemán y español.
• Carga de fotos: cargue (y marque) fotos de fallas en los equipos, problemas con las piezas o dificultades de mantenimiento para ilustrar mejor lo que está sucediendo.
• Carga de PDF: cargue archivos PDF importantes, directrices del fabricante, manuales de formación y políticas de la empresa directamente dentro de los procedimientos de trabajo individuales.
• Firmas electrónicas: los técnicos pueden firmar los trabajos finalizados para aumentar la responsabilidad y utilizar la función de marca de tiempo de la aplicación.

Posibles inconvenientes:

• Sin función de chat de órdenes de trabajo.
• El plan gratuito no proporciona un sistema completo de administración de CMMS.

3. Fiix

Fundada en 2008, Fiix CMMS ofrece una red de integración abierta, gestión de mantenimiento móvil e información basada en inteligencia artificial. La aplicación ha recibido altas clasificaciones de usuarios en cuanto a usabilidad y atención al cliente y ofrece un plan gratuito sin fecha de finalización.

Los usuarios pueden acceder a las funciones de administración de órdenes de trabajo, programar tareas de mantenimiento preventivo y crear jerarquías de activos.

En planes específicos, la plataforma permite la administración de activos en múltiples ubicaciones, análisis e informes personalizados, integraciones de API personalizadas y más.

Características destacables:

• Presentación de informes: Los usuarios pueden realizar un seguimiento de las métricas de mantenimiento con informes y paneles personalizables.
• Análisis impulsado por IA: El CMMS puede implementar inteligencia artificial para analizar datos, encontrar tendencias y ayudar a los usuarios a actuar en función de los datos.
• Integraciones de terceros: Los usuarios de Fiix pueden conectar la aplicación a otro software y hardware que sus empresas ya utilizan para poder compartir datos y activar el trabajo en todos los sistemas.
• Gestión de piezas e inventario: El software proporciona una visión general de las existencias en todas las ubicaciones.

Posibles inconvenientes:

• Sin función de chat de órdenes de trabajo.
• Los clientes informan que necesitan ayuda para entender los análisis.

4. eMaint

Como parte de Fluke Corporation, eMaint tiene como objetivo «liberar el poder de la confiabilidad conectada». Al igual que MaintainX, la organización busca agilizar los flujos de trabajo de los trabajadores mediante la eliminación de los procesos con lápiz y papel.

Con este fin, eMaint ofrece un sistema para la gestión de órdenes de trabajo, la programación de PM, el monitoreo de condiciones, la administración de activos y la administración de inventario. La plataforma también proporciona funcionalidad móvil para simplificar el trabajo de campo y un módulo offline para trabajar fuera del área de la red.

Vale la pena señalar que, si bien eMaint ofrece una prueba gratuita a pedido, no existe una versión gratuita de la aplicación. Una vez finalizado el período de prueba, los usuarios necesitan una suscripción de pago para seguir accediendo a las funciones del programa.

Características destacables:

• Monitorización del estado: eMaint se conecta a los sensores de prueba y calibración de Fluke para realizar análisis de vibraciones, supervisar el estado de los activos y obtener recomendaciones basadas en la inteligencia artificial.
• Programación de WO: La aplicación CMMS cuenta con una herramienta de programación que permite a los usuarios arrastrar y soltar las órdenes de trabajo en el calendario y ver los detalles de las órdenes de trabajo desde el planificador.
• Multilingüe: La configuración de CMMS admite varios idiomas comunes.
• Conversión de divisas: El software incluye una función de moneda que permite a los usuarios realizar un seguimiento de los costos y los datos financieros en las monedas locales, con conversiones estándar y personalizables disponibles.

Posibles inconvenientes:

• Sin plan gratuito.
• Los usuarios informan que tienen dificultades para ponerse en contacto con el soporte técnico.
• Sin función de chat de órdenes de trabajo.

Nota: Cada una de las soluciones de CMMS anteriores es escalable, está basada en la nube y tiene un precio por usuario y mes. Sin embargo, MaintainX es el único proveedor que ofrece una solución CMMS completa a nivel freemium. Las tres plataformas también son compatibles con Windows, Mac, Tablet, iOS y Android.

¿Busca una opción de software CMMS gratuita? Haga clic aquí para leer los programas de software CMMS gratuitos: ¿realmente proporcionan valor?

Comience con MaintainX

Los sistemas modernos de administración de mantenimiento basados en computadoras son elegantes, intuitivos y asequibles. Con MaintainX, no tiene que sacrificar las funciones por la simplicidad; puede:

• Cree órdenes de trabajo de mantenimiento reactivo y preventivo.
• Asigne órdenes de trabajo recurrentes tanto a equipos como a individuos.
• Supervise el progreso por categoría de mantenimiento, nivel de prioridad, tiempo de inactividad, etc.
• Analice los costos de mantenimiento para aumentar la eficiencia y el ahorro.
• Mantén conversaciones de texto con los miembros del equipo en tiempo real.

Cualquier persona que tenga un smartphone puede descargar la aplicación y empezar de forma gratuita con nuestro plan básico, que incluye órdenes de trabajo ilimitadas, de inmediato.