Hay una razón por la que la mayoría de los contratos de trabajo incluyen un período de prueba: los primeros meses de cualquier trabajo son los más críticos. Durante este tiempo, un nuevo empleado aprende los desafíos a los que se enfrentará todos los días y demuestra que podrá superarlos. En otras palabras, es cuando un nuevo empleado puede aumentar o reducir sus posibilidades de éxito a largo plazo dentro de la empresa.
Las primeras semanas de la introducción de un sistema computarizado de gestión del mantenimiento (CMMS) son similares. Pero en este caso, el software tiene que demostrar su valía ante el equipo (y ante el director de mantenimiento responsable de ese éxito). Una implementación del software CMMS bien planificada es tan importante como los primeros 90 días para un empleado nuevo. De hecho, cumplir con este período es el factor más importante para garantizar el éxito a largo plazo.
En esta guía, le mostraremos cómo garantizar una implementación exitosa del CMMS, tanto para su equipo como para la empresa en su conjunto.
Ventajas de implementar un CMMS
La implementación de un CMMS ayuda a los equipos a mejorar las operaciones de mantenimiento al permitirles desarrollar sus estrategias de mantenimiento. Nuestra Informe sobre el estado del mantenimiento industrial de 2024 mostró que los encuestados que evolucionan su estrategia de mantenimiento:
- Aumente la eficiencia, ahorrando 250 horas al año y aumentando orden de trabajo tasa de finalización en un 53%.
- Reduzca los costos mediante una mejor gestión de los recursos gracias a la información basada en datos.
- Reduzca el tiempo de inactividad no planificado en un 32%.
- Mejore la gestión del ciclo de vida de mediante el mantenimiento proactivo de los equipos.
- Controle mejor el inventario. El 59% de los equipos redujeron los costos al mejorar sus piezas gestión de inventario.
Ahora que sabe lo que le espera, comencemos a planificar su implementación.
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Cómo planificar una implementación exitosa de un CMMS
Para aprovechar todos los beneficios de un CMMS, debe implementarlo correctamente. Y una implementación exitosa de un CMMS requiere una planificación minuciosa. Estos son los cinco pasos de implementación del CMMS que recomendamos:
Evalúe con precisión las prácticas de mantenimiento actuales
Antes de saber a dónde vas, tienes que saber desde dónde empiezas. Haga un balance de su situación actual. ¿Cuál es su estrategia de mantenimiento actual? ¿Es principalmente reactiva la cuenta con programas de mantenimiento preventivo? ¿Cuál es su tasa de finalización de órdenes de trabajo? ¿Cómo se registran y ejecutan las órdenes de trabajo?
Establezca objetivos e indicadores clave de rendimiento (KPI) claros
Puede transformar toda su operación de mantenimiento con un CMMS, pero elegir unos pocos objetivos claros (y vincularlos a KPI claramente definidos) lo ayudará a mantener la concentración. Si su mayor preocupación es el tiempo de inactividad no planificado, por ejemplo, su objetivo podría ser introducir un mantenimiento proactivo estrategia para su equipo de mayor riesgo. En este caso, sus KPI serían las tasas de finalización del mantenimiento preventivo (PM) y las fallas en los equipos de esos activos.
Cree un cronograma de implementación detallado
Sin un cronograma, incluso las mejores intenciones pueden quedar absorbidas por los ciclos reactivos. Cree un plan específico y con plazos definidos que describa claramente los hitos clave de su plan de implementación del CMMS. Incluya elementos como «completar la capacitación de incorporación» y «completar y ejecutar el 100% de las órdenes de trabajo a través del CMMS». Esto ayudará a todos a rendir cuentas.
Forme un equipo de implementación de CMMS dedicado
Las implementaciones de CMMS fallan sin una aldea que dirija el proceso. Más allá de los gerentes de mantenimiento, cada equipo debe contar con líderes que impulsen el uso del CMMS.
Compromiso de gestión segura
Requerirá el soporte de la suite ejecutiva para mantener en marcha la implementación de un CMMS. Es esencial tener a alguien de su lado que pueda tolerar los problemas de crecimiento y apoyar los cambios en los procesos. Las curvas de aprendizaje son inevitables, pero al otro lado nos espera un progreso real.
Cómo elegir el software CMMS correcto
No hay dos ofertas de CMMS que sean iguales, pero hay funciones estándar a las que debe prestar atención cuando busque la solución adecuada. Como mínimo, un CMMS debe proporcionar:
- Programación del mantenimiento preventivo. La capacidad de programar y completar las tareas de mantenimiento preventivo en equipos antiguos debe ser la piedra angular de la evolución de su estrategia de mantenimiento y gestión de activos.
- Gestión de órdenes de trabajo. Un buen CMMS le permitirá crear, asignar, priorizar y completar órdenes de trabajo fácilmente.
- Seguimiento y gestión de activos. Cuando puede acceder fácilmente a la información y los datos de los activos, puede mejorar la confiabilidad y el tiempo de actividad. Un CMMS que incluya funciones de gestión y seguimiento de activos es esencial.
- Gestión de inventario. Un CMMS debería permitirle administrar, rastrear y comprar piezas de repuesto fácilmente para que nunca se quede sin ellas.
- Reports and analysis. Poder acceder a los informes y realizar un seguimiento sencillo de los KPI le permite evaluar su estrategia de mantenimiento y mejorarla con el tiempo.
- Mobile Accessibility. Un CMMS basado en aplicaciones permite a los trabajadores de mantenimiento acceder a la información sobre los activos y las órdenes de trabajo sobre el terreno, lo que aumenta la productividad y la finalización de las órdenes de trabajo.
Encontrar el proveedor de CMMS adecuado es un proceso. Su decisión final dependerá de factores como el tamaño de su empresa, la facilidad de uso del software, los objetivos que desee alcanzar con un CMMS y si desea una solución basada en la nube o local.
Syracuse Glass Company probé 15 soluciones CMMS diferentes antes de decidirse por MaintainX. Era la mejor solución para ayudar a reducir los gastos de inventario, mantenimiento reactivo, and improve their operations and maintenance processes.
El proceso de implementación del CMMS
¿Cuáles son las buenas noticias sobre la implementación de un CMMS? Si encuentra la solución correcta, solo tiene que hacerlo una vez. Con el proceso de implementación correcto, se puede realizar en tan solo tres semanas, por lo que es importante encontrar un proveedor que pueda guiarlo en cada paso.
Así es como suele ser el proceso de implementación del software CMMS:
1. Recopilación y migración de datos
En primer lugar, tendrá que recopilar todos los datos de activos y mantenimiento que tiene actualmente, ya sea en archivos Excel o .csv, en un software CMMS diferente o en pilas de documentos. A continuación, puede estandarizar, mapear e iniciar el proceso de migración de datos. Garantizar datos precisos, coherentes y sin errores es fundamental.
2. System Configuration and Custorization
Cada equipo tendrá necesidades ligeramente diferentes con su CMMS. Trabajar en estrecha colaboración con un especialista en implementación para configurar y personalizar su CMMS garantiza que obtenga una solución que ayude a su equipo de mantenimiento a hacer su mejor trabajo todos los días.
3. Integration with the current software
Un CMMS se vuelve mucho más potente cuando está conectado a los sistemas que utiliza para administrar su empresa. Integration with ERP software, mantenimiento de flota el software, los sistemas de contabilidad y otras herramientas de automatización ayudarán a maximizar sus capacidades. Una parte importante de Duracell's La implementación del CMMS con MaintainX consistía en conectarlo a SAP, su sistema de registro.
4. Estrategias de formación y adopción de usuarios
Una vez que tu CMMS esté configurado y conectado, comenzarás a capacitar a tu equipo para que lo use. La mejor opción es un plan de formación sólido y una estrategia de adopción por parte de los usuarios. El cambio puede ser difícil, pero proporcionar a su equipo los sistemas de información y responsabilidad que necesitan es la única manera de garantizar el éxito y la mejora continua.
5. Quality testing and quality
El camino hacia una implementación generalizada en toda su instalación u organización debe tener muchos puntos de control necesarios. Incorporar las pruebas y el control de calidad a su estrategia de implementación garantiza que los datos, las tareas, los flujos de trabajo y los análisis se capturen correctamente.
Supere los desafíos comunes de implementación de CMMS
Es una píldora difícil de tragar cuando las implementaciones de CMMS tienen dificultades. Ningún equipo quiere encontrarse obstáculos en el proceso de implementación del CMMS, por no hablar de tener que abandonar el proceso por completo. Estos son algunos obstáculos comunes a los que hay que prestar atención y cómo evitarlos.
Datos inexactos
Como mencionamos anteriormente, es muy importante asegurarse de que sus datos sean consistentes y estén libres de errores delante de comienza el proceso de migración de datos. Si bien puede resultar molesto, vale la pena revisarlo todo con cuidado para asegurarse de que aspectos como las convenciones de nomenclatura y el historial de activos sean precisos. Volver atrás y solucionar estos problemas de forma retroactiva será un quebradero de cabeza mucho mayor que hacerlo bien la primera vez.
Resistencia al cambio
Puede resultar difícil lograr que todos se sumen a un cambio radical, incluso uno que vaya a mejorar su vida cotidiana. La clave es ser muy comunicativo sobre lo que cambia, cuándo y lo que significa para cada equipo. También es importante asegurarse de que sus campeones de CMMS estén bien entrenados y entusiasmados con su CMMS, ya que pueden abordar directamente la resistencia dentro de su equipo.
Altos costos de implementación
Cualquier plan importante que afecte a los flujos de trabajo diarios se volverá costoso si no se ejecuta bien. Es importante establecer un plan de implementación con hitos claros que estén vinculados a fechas y personas responsables. La asociación con un especialista en implementación también puede ayudar si tiene algún problema técnico, ya que garantiza que tendrá el menor tiempo de inactividad posible durante el proceso de implementación.
Perder impulso
Todos hemos estado en situaciones en las que un plan que entusiasmaba a todos pierde fuerza con el tiempo. Incorporar la responsabilidad a su plan es su mejor opción. Eso significa comunicar claramente lo que debe completarse en qué fechas y ceñirse a ese plan. La formación integral de los empleados también garantiza que las personas utilicen el CMMS de la manera prevista.
Mejores prácticas para una implementación exitosa
Por supuesto, nadie quiere enfrentarse a ninguno de los desafíos que mencionamos anteriormente. Estos consejos pueden ayudar a mantenerse en el camino correcto durante toda la implementación:
- Comience con un programa piloto. Sabemos que está ansioso por implementar un CMMS lo antes posible, pero siempre comience primero con un programa piloto. Una prueba a menor escala le ayudará a identificar cualquier problema, planificar las contingencias y adaptar su plan de formación cuando llegue el momento de la gran implementación.
- Céntrese en la participación y la formación de los usuarios. Una fuerza laboral entusiasta y bien capacitada es el arma secreta que llevará su implementación a la meta. Provea una formación integral que se centre en la usabilidad y asegúrese de que sus campeones de CMMS se comuniquen con sus equipos con regularidad.
- Recopilar comentarios de forma continua. Un CMMS debe ser fácil de usar. Póngase en contacto con su personal con regularidad para recopilar comentarios y, a continuación, utilice esos comentarios para mejorar los procesos de forma continua.
- Actualice y mantenga el sistema con regularidad. Al igual que su equipo, su CMMS necesita mantenimiento y atención para mantener la productividad de todos. Comprueba con regularidad para asegurarte de que los sistemas que configuras funcionan según lo previsto y de que todo se ha capturado correctamente.
CMMS SuccESS Medición
¿Cómo sabe si su CMMS aumenta la confiabilidad y la productividad y, al mismo tiempo, reduce los costos de mantenimiento y el tiempo de inactividad no planificado? Usted incorpora esos objetivos en su plan de implementación.
Sus KPI deben adjuntarse directamente a metas y objetivos lo definió al inicio de la implementación (que debe basarse en los principales desafíos a los que se enfrentaba antes de adoptar un CMMS). Por ejemplo, Máquina Wauseon sabían que estaban gastando más en inventario antes de encontrar MaintainX. Al centrarse en la gestión del inventario en su implementación, ahora controlan de cerca los gastos de inventario y ahorran 60 000$ al año.
No importa cuáles sean sus objetivos, hay KPI que puede rastrear a través de su CMMS para asegurarse de que los está logrando. Su especialista en implementación puede ayudarlo a definir estos objetivos al principio de la implementación y mostrar cómo hacer un seguimiento de ellos a lo largo del tiempo.
Estrategias a largo plazo para el éxito del CMMS
Una implementación excelente sienta las bases para el éxito del CMMS, pero extender ese éxito requiere un compromiso a largo plazo. Recomendamos algunas estrategias para garantizar que su CMMS siga ofreciendo valor.
Mejore continuamente sus procesos de mantenimiento
A medida que su organización utilice su CMMS, comenzará a evolucionar su proceso de gestión del mantenimiento. Este viaje debe continuar. En las primeras semanas, puede establecer un programa de gestión privada para sus activos de mayor riesgo. A medida que pase el tiempo, tendrá los conocimientos y los recursos para seguir ampliando sus horizontes.
Por ejemplo, Wauseon Machine ha seguido evolucionando su estrategia de mantenimiento desde la implementación de MaintainX. Han pasado de un modelo reactivo a una estrategia preventiva, y las tasas de finalización de la gestión de proyectos han aumentado del 60% al 100% con el tiempo.
Actualizaciones periódicas de software y uso de funciones
Si ha elegido un proveedor de CMMS moderno, debería haber actualizaciones de software periódicas y nuevas funciones a las que mantenerse al día. Asegúrese de hacerlo: estas actualizaciones garantizan que su equipo pueda hacer su mejor trabajo a medida que la industria continúe evolucionando. Su representante de Customer Success debe mantenerse informado cuando aparezcan nuevas funciones y mostrar cómo maximizarlas.
Amplíe el uso del CMMS en toda la organización
Cuanto más pueda integrar su CMMS en el tejido de su organización, mejores serán sus resultados a largo plazo. Una vez que su equipo de mantenimiento y sus técnicos conozcan bien la solución, considere la posibilidad de implementarla en otros equipos, como Operaciones, Administración de Instalaciones o Administración de Inventario. Un CMMS puede ayudar a estos equipos a trabajar de manera más inteligente, tanto dentro de su propio equipo como en toda la organización.
Lea: Garantizar el éxito de la implementación posterior al CMMS
Una implementación exitosa conduce a una organización exitosa
Su viaje con un CMMS debe ser largo y fructífero, pero la fase de implementación es realmente lo que preparará a su organización para el éxito a largo plazo. Es fundamental asegurarse de encontrar un proveedor de CMMS que lo guíe a lo largo del proceso y colabore con su equipo durante toda la implementación.
En MaintainX, apoyamos a nuestros clientes en sus implementación viaje y ayudelos a mejorar sus procesos de gestión del mantenimiento. Para obtener más información, ponte en contacto contacte con un especialista en implementación hoy mismo o descargue nuestra guía para una implementación perfecta.
Preguntas frecuentes sobre la implementación de CMMS
¿Cuánto tiempo lleva una implementación típica de un CMMS?
El tiempo de implementación variará según el tamaño y las necesidades de su organización. Si se asocia con un proveedor de CMMS que ofrezca un programa de implementación sólido junto con una capacitación integral, puede hacer que el sistema funcione de manera efectiva en tan solo tres semanas.
¿Cuáles son los factores clave para la adopción exitosa del CMMS?
La adopción exitosa del software CMMS depende de una serie de factores. Como mínimo, necesita metas y objetivos claros, datos precisos, una formación integral, una comunicación clara y abierta, y un cronograma detallado que incluya los hitos críticos. Además de trabajar con un equipo de implementación dedicado, estos factores le ayudarán a evitar un error en la implementación.
¿Se puede implementar el CMMS en operaciones a pequeña escala?
Sí, se puede implementar un CMMS para operaciones tan pequeñas como equipos de menos de 10 personas en un solo sitio (y tan grandes como empresas globales con varios sitios). Encontrar una solución de software que pueda satisfacer las necesidades de su organización es el aspecto más importante de una implementación exitosa de un CMMS para organizaciones de cualquier tamaño.
¿En qué se diferencia el CMMS móvil de las soluciones de escritorio tradicionales?
Un CMMS móvil incluye una aplicación técnica que los trabajadores de primera línea pueden usar para acceder a la información de los activos y completar las órdenes de trabajo sobre el terreno. Permite a los técnicos ser mucho más eficientes e informados mientras completan sus tareas diarias, lo que impulsa la productividad en toda la organización.
¿Qué ROI se puede esperar de la implementación de un CMMS?
Un CMMS impulsa el ROI al reducir el tiempo de inactividad no planificado y las horas de trabajo improductivas. También permite a los equipos de mantenimiento evolucionar sus estrategias de mantenimiento, pasando del mantenimiento reactivo al preventivo. A medida que la solución de software CMMS se adopte ampliamente en un equipo, el ROI aumentará. Muchos equipos obtienen un ROI positivo en su CMMS a las pocas semanas de implementarlo.
El equipo de MaintainX está formado por expertos en mantenimiento y fabricación. ¡Están aquí para compartir el conocimiento de la industria, explicar las características del producto y ayudar a los trabajadores a hacer más con MaintainX!
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