Cómo Michaels creó una cultura de mantenimiento basada en datos y redujo el MTTR en un 70% con MaintainX

Key Results

• Reduced mean time to repair (MTTR) by 70%
• Increased mean time between failures (MTBF) by 20%
• Established a data foundation for smarter, faster decision-making

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Si eres el minorista de artesanías líder en Norteamérica, con siete centros de distribución que impulsan las operaciones de costa a costa, la logística fluida no es opcional.

Antes de encontrar MaintainX, el equipo de mantenimiento de Tiendas Michaels se trataba de sistemas que no parecían nada sencillos, como listas de verificación en lápiz y papel, hojas de cálculo y un engorroso CMMS heredado.

Esto complicó en exceso el trabajo diario del equipo. El uso del antiguo CMMS requería conocimientos de SQL y, sin un sistema al que se pudiera acceder desde dispositivos móviles, era fácil para los técnicos cometer errores al introducir datos o no agregar información al sistema por completo.

Para Mike Truitt, director de DC Network Facilities, la lucha constante por introducir y extraer datos fue la principal motivación en su búsqueda de un sistema moderno. «La usabilidad puede haber sido el principal impulsor», explica. «Si en algún momento tiene dificultades para extraer los datos que necesita de su sistema, es probable que no esté utilizando la plataforma CMMS adecuada».

Sus principales objetivos para un nuevo sistema eran claros:

• Estandarice las prácticas de mantenimiento en todos los sitios.
• Reduzca los costos de piezas planificando con anticipación en lugar de reaccionar.
• Mejorar la utilización de la mano de obra.
• Cree una base de datos para empoderar tanto al personal directivo como al de primera línea.

Desafíos

Falta de estándares consistentes

Cada sitio de Michaels tenía su propio método para nombrar las piezas, registrar el trabajo y realizar un seguimiento del rendimiento. Como resultado, no había una visibilidad clara del rendimiento o los procedimientos en todas las ubicaciones.

Gasto excesivo en piezas

Sin un acceso fácil a los datos que ayudarían a evitar el desabastecimiento de emergencia, el mantenimiento era propenso a generar gastos excesivos en pedidos de piezas de última hora.

«Estábamos gastando una cantidad ridícula de dinero a toda prisa en pedir piezas de repuesto fundamentales», afirma Mike.

Pérdida de conocimiento institucional

La falta de datos unificados también dejó al equipo en riesgo de perder conocimientos. A medida que la base de técnicos de Michaels se acerca a la jubilación, Mike prioriza aprovechar sus años de experiencia.

«Una de las cosas que me mantiene despierto por la noche es que los conocimientos tribales de nuestra red se van», explica. «La edad promedio de nuestros técnicos es de 45 años, por lo que estamos tomando medidas ahora».

Por qué MaintainX

Facilidad de uso

Cuando llegó el momento de seleccionar un nuevo CMMS, MaintainX se destacó por su interfaz fácil de usar.

«Si puedes usar tu teléfono celular, puedes crear una orden de trabajo en MaintainX», dice Mike. «Si a los técnicos no les gusta escribir, pueden usar la conversión de voz a texto. Es un punto de inflexión para nuestro equipo».

La facilidad de incorporación era fundamental, especialmente para los técnicos que dudaban en cambiar sus procesos. Con MaintainX, el equipo pudo crear SOP personalizados que facilitaran el seguimiento de los nuevos procesos digitales y se sintieran seguros al usar el sistema.

Implementación sin dolores de cabeza

Durante el proceso de selección, Mike trató de evitar largos plazos para la implementación y la carga de datos.

«Durante nuestra evaluación, otros proveedores dijeron que tardarían entre cuatro y ocho meses en cargar los datos para empezar. MaintainX dijo de cinco a seis semanas».

Resultados

Mayor eficiencia y confiabilidad

Desde la implementación de MaintainX, el equipo de mantenimiento de Michaels ha reducido el MTTR en un 70% y ha aumentado el MTBF en un 20%. Estos resultados son el producto de flujos de trabajo más claros y una visibilidad de los datos que ha fomentado un cambio cultural en torno a la responsabilidad.

Mejor estrategia a través de los datos

Mike y su equipo de liderazgo ahora pueden ver las tendencias de desempeño de un vistazo y tomar decisiones informadas en función de esas tendencias.

«Antes era difícil obtener informes y ahora puedo pintar el panorama con gráficos», dice Mike.

La calidad de los datos también ha mejorado, ya que el sistema orientado a los dispositivos móviles facilita a los técnicos la captura de información precisa en la planta. «El uso de lápices ha disminuido drásticamente y hay mucha más responsabilidad. Ahora podemos juzgar nuestros sitios y compararlos. Los detalles que puede incluir en MaintainX son mucho más de lo que nos dirían los técnicos».

Para reforzar el cambio del equipo hacia la captura de más información, Mike creó el Golden Wrench Award, un programa que rinde homenaje a los técnicos que contribuyen constantemente con datos de alta calidad a MaintainX.

Mejora de la comunicación con los líderes

La nueva transparencia también fortaleció la comunicación entre los equipos de mantenimiento y la administración.

«Le digo a mi equipo que si siente que tiene exceso de trabajo o si hay algún problema en sus instalaciones, necesito los datos para poder ser su mayor defensor de la creación de personal para nuestra empresa», explica Mike. «Los datos garantizan que el equipo comprenda la importancia de sus trabajos; MaintainX proporciona esos datos».

Reducción de costos mediante el mantenimiento preventivo

Las prácticas preventivas siempre han sido fundamentales para Mike. Como él dice: «Cuanto más mantenimiento preventivo realice, menos tiempo de inactividad no planificado tendrá».

Con MaintainX, es más fácil para el equipo programar, rastrear y verificar las tareas de PM. Esto ha llevado a un uso más eficiente del tiempo de los técnicos, a menos averías y a un menor tiempo de inactividad por emergencia.

El impacto también se extendió a la gestión de piezas. Michaels prácticamente ha eliminado los costosos envíos aéreos de piezas de repuesto al día siguiente.

MaintainX también ayuda a Mike a compartir el impacto del mantenimiento preventivo con los líderes: «Ahora podemos arrojar luz sobre nuestras prácticas preventivas».

Operaciones más sencillas e inteligentes

En la actualidad, la organización de mantenimiento de Michaels opera con transparencia y confianza. La empresa ha convertido los datos en un activo estratégico, ha estandarizado los flujos de trabajo en todos los sitios y ha dotado a los técnicos de herramientas que se adaptan a su forma de trabajar real.

«MaintainX me ha simplificado la vida», dice Mike.