Cómo US LBM estandarizó el mantenimiento en más de 40 plantas con MaintainX

En su puesto de director de operaciones de fabricación en US LBM, Matt Bartman se enfrentó a un desafío que puede resultar familiar para otros líderes de múltiples sitios en empresas de rápido crecimiento: la inconsistencia.

El rápido crecimiento y las adquisiciones significaron que docenas de instalaciones administraron activos, procedimientos y órdenes de trabajo en diferentes sistemas. «Cuando uno crece rápidamente y atrae a tantas empresas, metodologías, liderazgo, etc. diferentes, hay un millón de maneras diferentes de hacer algo», explica Matt.

En última instancia, Matt necesitaba un sistema para que todos los equipos estuvieran en sintonía.

Desafíos

Falta de procesos estándar

De las más de 60 plantas de fabricación que Matt apoya en los Estados Unidos, algunas tenían sus propias herramientas de CMMS, mientras que otras dependían del conocimiento institucional. Esto significaba que los procesos diferían ampliamente entre los sitios.

Como dice Matt: «Algunas personas decían: 'Bob sabe cómo hacer esto. Lo ha estado haciendo desde siempre». Y algunos sitios tenían instalado un CMMS... nosotros teníamos toda la gama».

No hay un registro unificado y preciso de los activos

La falta de una lista de activos unificada en toda la organización dificultaba compartir piezas, conectar ubicaciones con activos similares y comparar los problemas comunes de los equipos.

Barreras de comunicación

Dado que muchas plantas utilizan el mismo equipo, las noticias sobre las actualizaciones deben llegar rápidamente.

«Cuando tenemos mejoras en los equipos, queremos poder comunicárselas a todo el mundo», explica Matt. Sin un canal para la comunicación global, las actualizaciones de toda la red eran inconsistentes y su coordinación requería mucho tiempo.

Por qué MaintainX

Cuando Matt y su equipo se propusieron evaluar a los proveedores de CMMS, analizaron varios proveedores y sopesaron factores como la funcionalidad, la usabilidad y la capacidad de respuesta de los proveedores. MaintainX se distinguió rápidamente como la mejor solución en todos los frentes.

«Después de analizar unos siete proveedores de CMMS diferentes, desde soluciones personalizadas hasta listas para usar, supe que MaintainX era el mejor», afirma Matt.

«MaintainX se llevó la palma. Todo lo que necesitábamos, en un paquete más limpio, con un equipo que actúa con rapidez».

Plataforma fácil de usar

La interfaz de MaintainX era lo suficientemente fácil de usar como para que los equipos pudieran empezar a trabajar en la aplicación de inmediato, lo que era fundamental para una implementación eficiente. «Puedes lanzarte y ni siquiera hacer el entrenamiento y empezar a usarlo con bastante facilidad», dice Matt.

Experiencia de cliente inigualable

El equipo de MaintainX también se destacó por sus respuestas refrescantemente rápidas. Durante el proceso de selección, Matt recibió respuestas a sus preguntas en cuestión de horas, en comparación con las semanas que recibió de otros proveedores.

«MaintainX terminó [nuestro cuestionario de TI] en 24 horas», dice Matt. «Rápido, preciso y respetuoso: eso es lo que buscamos en una pareja».

Valor excepcional

Uno de los factores clave en la decisión de los líderes de implementar MaintainX fue la impresionante potencia que ofrecía el software a un precio excelente. «La herramienta es muy asequible. No cuesta ni un ojo de la cara... Mejora la productividad, mejora la vida útil de los activos y mejora la seguridad, a un costo bastante razonable».

Resultados

Implementación sencilla

Matt se resistió al enfoque de «mano dura» para lograr que los equipos se unieran y, en cambio, confió en las relaciones con los gerentes de la planta y en el atractivo natural de una herramienta potente y fácil de usar. «La implementación es mucho más fácil cuando sabes que tienes algo realmente interesante que ofrecer a todo el mundo», afirma Matt.

Pronto aparecieron señales de éxito, como sitios que se presentaban en horario de oficina y operadores que sugerían mejoras. Incluso las pequeñas señales, como la de un líder de la planta que notifica a Matt que es necesario reemplazar el acceso de un empleado que se marcha, se convierten en una prueba de compromiso.

Estandarización y flexibilidad

Matt optó por una implementación iterativa del software: de tres a cinco sitios a la vez, y cada oleada refinaba el proceso para la siguiente. El enfoque inicial se centró en los activos, los procedimientos y las órdenes de trabajo. «¿Cuál es el 20% de la herramienta que nos va a dar el 80% de nuestro impacto?» Matt lo explica. «En eso nos centramos primero».

Bloqueó las convenciones de nomenclatura de los activos para garantizar una información global limpia. Pero, al mismo tiempo, dejó espacio para la flexibilidad. Los procedimientos se distribuyeron como punto de partida, pero se alentó a los sitios a adaptarlos y compartir las mejoras.

Este equilibrio ha permitido que surjan las mejores prácticas. «Generamos procedimientos y los distribuimos... pero los sitios tienen la flexibilidad de cambiarlos, y espero que lo hagan», afirma Matt.

¿Su consejo para una adopción exitosa del software? «Extiéndelo en oleadas. Estandarice solo lo que deba. Deje espacio para la creatividad para que las mejores ideas puedan difundirse».

Fundación establecida en todo el país

La implementación de MaintainX en las plantas estadounidenses de LBM se ha completado en aproximadamente un 90%.

Por primera vez, la empresa cuenta con una plataforma para unificar sus prácticas de mantenimiento en todo el país. Los técnicos utilizan constantemente la herramienta, comparten ideas y tratan el mantenimiento como una fortaleza colectiva en lugar de una función aislada.

Mirando hacia el futuro

Con las bases sentadas, el viaje de US LBM con MaintainX apenas comienza. Matt ve oportunidades futuras para ampliar los paneles, integrar los datos de las máquinas y seguir compartiendo las mejores prácticas en todos los sitios.