Como a US LBM padronizou a manutenção em mais de 40 fábricas com o MaintainX

Em sua função como gerente de operações de manufatura na US LBM, Matt Bartman enfrentou um desafio que pode parecer familiar para outros líderes de vários locais em empresas em rápido crescimento: a inconsistência.

O rápido crescimento e as aquisições significaram que dezenas de instalações gerenciaram ativos, procedimentos e ordens de serviço em diferentes sistemas. “Quando você cresce rapidamente e atrai tantas empresas, metodologias, liderança e assim por diante, há um milhão de maneiras diferentes de fazer alguma coisa”, explica Matt.

Por fim, Matt precisava de um sistema para colocar todas as equipes na mesma página.

Desafios

Falta de processos padrão

Das mais de 60 fábricas que Matt apoia nos Estados Unidos, algumas tinham suas próprias ferramentas CMMS, enquanto outras dependiam do conhecimento institucional. Isso significava que os processos diferiam amplamente entre os sites.

Como diz Matt: “Algumas pessoas disseram: 'Bob sabe como fazer isso. Ele vem fazendo isso desde sempre. ' E alguns sites tinham um CMMS instalado... nós tínhamos toda a gama.”

Nenhum registro unificado e preciso dos ativos

A falta de uma lista unificada de ativos em toda a organização dificultou o compartilhamento de peças, a conexão de locais com ativos semelhantes e a comparação de problemas comuns de equipamentos.

Barreiras de comunicação

Com muitas fábricas operando o mesmo equipamento, as notícias sobre atualizações precisam ser divulgadas rapidamente.

“Quando temos melhorias nos equipamentos, queremos poder comunicá-las a todos”, explica Matt. Sem um canal para comunicação global, as atualizações em toda a rede eram inconsistentes e demoradas de coordenar.

Por que MaintainX

Quando Matt e sua equipe começaram a avaliar os fornecedores de CMMS, eles analisaram vários fornecedores, avaliando fatores como funcionalidade, usabilidade e capacidade de resposta do fornecedor. A MaintainX rapidamente se destacou como a melhor solução em todas as frentes.

“Eu sabia que, depois de analisar cerca de sete fornecedores diferentes de CMMS — desde soluções personalizadas até soluções prontas para uso — o MaintainX era o melhor”, diz Matt.

“A MaintainX ficou com o bolo. Tudo o que precisávamos, em um pacote mais limpo, com uma equipe que se move rapidamente.”

Plataforma fácil de usar

A interface do MaintainX era fácil de usar o suficiente para que as equipes pudessem começar a trabalhar no aplicativo imediatamente, o que foi fundamental para uma implantação eficiente. “Você pode entrar e nem mesmo fazer o treinamento e começar a usá-lo com bastante facilidade”, diz Matt.

Experiência inigualável do cliente

A equipe da MaintainX também se destacou por suas respostas rápidas e refrescantes. Durante o processo de seleção, Matt recebeu respostas às suas perguntas em poucas horas, em comparação com semanas de outros fornecedores.

“A MaintainX fez [nosso questionário de TI] em 24 horas”, diz Matt. “Rápido, preciso, respeitoso — é isso que buscamos em um parceiro.”

Valor excepcional

Um dos principais fatores na decisão da liderança de implementar o MaintainX foi a impressionante potência que o software oferecia por um ótimo valor. “A ferramenta é muito acessível. Não custa um braço e uma perna... Melhora a produtividade, melhora a vida útil dos ativos, melhora a segurança, por um custo bastante razoável.”

Resultados

Fácil implementação

Matt resistiu à abordagem “mão de ferro” para atrair equipes, em vez disso, confiou no relacionamento com os gerentes de fábrica e no apelo natural de uma ferramenta poderosa e fácil de usar. “Uma implementação é muito mais fácil quando você sabe que tem algo muito legal para oferecer a todos”, diz Matt.

Logo surgiram sinais de sucesso, como sites chegando até o horário de expediente e operadores sugerindo melhorias. Até mesmo pequenos sinais, como um líder do site notificando Matt de que o acesso de um funcionário que estava saindo precisava ser substituído, se tornaram prova de engajamento.

Padronização e flexibilidade

Matt optou por um lançamento iterativo do software: três a cinco sites por vez, com cada onda refinando o processo para a próxima. O foco inicial foi em ativos, procedimentos e ordens de serviço. “Quais são os 20% da ferramenta que nos darão 80% do nosso impacto?” Matt explica. “Foi nisso que nos concentramos primeiro.”

Ele bloqueou as convenções de nomenclatura de ativos para garantir relatórios globais limpos. Mas, ao mesmo tempo, ele deixou espaço para flexibilidade. Os procedimentos foram distribuídos como ponto de partida, mas os sites foram incentivados a adaptá-los e compartilhar melhorias.

Esse equilíbrio permitiu que as melhores práticas surgissem. “Nós geramos procedimentos e os distribuímos... mas os sites têm a flexibilidade de alterá-los, e espero que o façam”, diz Matt.

Seu conselho para uma adoção bem-sucedida de software? “Estenda em ondas. Apenas padronize o que você precisa. Deixe espaço para a criatividade para que as melhores ideias possam se espalhar.”

Fundação em vigor em todo o país

A implementação da MaintainX nas fábricas da US LBM está cerca de 90% concluída.

Pela primeira vez, a empresa tem uma plataforma para unificar suas práticas de manutenção em todo o país. Os técnicos estão usando a ferramenta de forma consistente, compartilhando ideias e tratando a manutenção como uma força coletiva, em vez de uma função isolada.

Olhando para o futuro

Com a base estabelecida, a jornada da US LBM com a MaintainX está apenas começando. Matt vê oportunidades futuras para expandir painéis, integrar dados de máquina e continuar compartilhando as melhores práticas em todos os sites.