GESTIÓN DE ÓRDENES DE TRABAJO

Un sistema de gestión de órdenes de trabajo ayuda a los equipos de mantenimiento a asignar y realizar un seguimiento eficiente de las tareas de mantenimiento, sustituyendo los procesos en papel por un flujo de trabajo digital simplificado. Un CMS fácil de usar y orientado a los dispositivos móviles, como MaintainX, es una ventanilla única para que los equipos envíen y prioricen solicitudes, asignen tareas, realicen un seguimiento del progreso y registren notas, todo ello desde cualquier lugar.

Un CMMS como MaintainX digitaliza y automatiza los pasos clave de gestión de las órdenes de trabajo. El software permite a los miembros del equipo enviar fácilmente solicitudes de mantenimiento, que los gerentes pueden priorizar y asignar a los técnicos apropiados con solo unos pocos clics. MaintainX notifica automáticamente a las personas asignadas y rastrea el progreso en tiempo real. Los técnicos pueden acceder a la información de las órdenes de trabajo, actualizar el estado y grabar notas y fotos mediante la aplicación móvil. Una vez que se completa una tarea, el CMMS mantiene un registro digital detallado del trabajo realizado. Este proceso elimina el papeleo, acelera la comunicación y mejora la visibilidad.

Al evaluar el software de administración de órdenes de trabajo, busque las siguientes características clave:

• Proceso de creación y envío de órdenes de trabajo fácil de usar
• Plantillas y formularios de órdenes de trabajo personalizables
• Capacidad para priorizar y categorizar órdenes de trabajo
• Notificaciones y actualizaciones de estado en tiempo real
• Aplicación móvil para actualizar las órdenes de trabajo sobre la marcha
• Funciones de programación y seguimiento del mantenimiento preventivo
• Capacidades de informes y análisis
• Funciones para la documentación de cumplimiento

MaintainX ofrece estas funciones y más, lo que brinda a los equipos una solución integral para la gestión eficiente de las órdenes de trabajo.

Un CMMS facilita a los equipos de mantenimiento el seguimiento y el seguimiento constante de las tareas de mantenimiento preventivo (PM). Los gerentes pueden configurar órdenes de trabajo recurrentes y automáticas para los activos en función de los intervalos de tiempo, el uso o los factores desencadenantes de las condiciones. El software monitorea el cumplimiento de la gestión de pedidos, envía notificaciones de recordatorio y proporciona un historial de las tareas completadas. MaintainX también admite listas de verificación y procedimientos de PM que guían a los técnicos a través de pasos estandarizados.

Con el software de gestión de activos y órdenes de trabajo, mejorará los procesos de su equipo y ganará eficiencia de varias maneras:

• Tiempos de respuesta más rápidos: el envío digital de órdenes de trabajo y las notificaciones en tiempo real ayudan al equipo a abordar los problemas con prontitud.
• Reducción del tiempo de inactividad: el mantenimiento preventivo constante y las reparaciones más rápidas minimizan el tiempo de inactividad del equipo y las interrupciones de la producción.
• Asignación optimizada de recursos: los gerentes pueden asignar tareas en función de la disponibilidad, las habilidades y la ubicación de los técnicos.
• Comunicación mejorada: los datos centralizados de las órdenes de trabajo y el acceso móvil mantienen a todos informados en tiempo real.
• Mejor planificación y programación: el acceso a los datos de órdenes de trabajo anteriores ayuda a los equipos a mantenerse proactivos en lo que respecta a la planificación del mantenimiento y la asignación de recursos.
• Mayor confiabilidad de los activos: el mantenimiento constante y documentado prolonga la vida útil y el rendimiento de los activos.

Los gerentes de mantenimiento tienen acceso a funciones de seguimiento e informes en tiempo real en un CMMS moderno como MaintainX. El software ofrece a los equipos un panel centralizado que muestra el estado de todas las órdenes de trabajo abiertas, lo que permite a los gerentes identificar rápidamente las tareas atrasadas o de alta prioridad. Los gerentes pueden ver el historial de las órdenes de trabajo, incluidas las fechas de finalización, las notas de los técnicos y las métricas de rendimiento. Las herramientas avanzadas de generación de informes de MaintainX permiten a los gerentes analizar los datos de las órdenes de trabajo, medir los KPI e identificar tendencias o cuellos de botella.

Sí, un sistema de gestión de órdenes de trabajo como MaintainX admite reparaciones de emergencia y tareas de mantenimiento programadas. En el caso de las órdenes de trabajo de emergencia, MaintainX permite la creación rápida y la priorización de las tareas. Los gerentes pueden asignar fácilmente la orden de trabajo a un técnico disponible y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real. Las notificaciones y el acceso móvil garantizan tiempos de respuesta rápidos. Además de las emergencias, MaintainX gestiona sin problemas las tareas programadas, como el mantenimiento preventivo y las inspecciones de rutina. El software genera automáticamente órdenes de trabajo en función de cronogramas predefinidos y las asigna al personal apropiado. Esta doble funcionalidad garantiza una gestión eficiente de las necesidades de mantenimiento planificadas e inesperadas.

La implementación de un sistema de gestión de órdenes de trabajo como MaintainX puede minimizar los costos relacionados con el mantenimiento a través de:

• Mantenimiento preventivo: al ayudar a los equipos a completar las tareas de gestión de proyectos de forma coherente, MaintainX ayuda a prevenir costosas averías y prolonga la vida útil de los activos.
• Reducción del tiempo de inactividad: la gestión eficiente de las órdenes de trabajo minimiza el tiempo de inactividad de los equipos, lo que ayuda a las empresas a evitar pérdidas de producción y costos de horas extras.
• Mejor gestión del inventario: el seguimiento del inventario garantiza la disponibilidad de las piezas y evita el exceso de existencias.
• Información basada en datos: el acceso a los datos de las órdenes de trabajo puede ayudar a tomar decisiones informadas sobre las estrategias de mantenimiento, la asignación de recursos y las inversiones en activos.

Al analizar los datos de las órdenes de trabajo, los equipos pueden identificar patrones (como problemas recurrentes o equipos con altas tasas de fallas) para priorizar los esfuerzos de mantenimiento y optimizar los programas de mantenimiento preventivo. Las métricas de finalización de las órdenes de trabajo, como el tiempo medio de reparación (MTTR), brindan a los gerentes información sobre la eficiencia del equipo que pueden usar para identificar las necesidades de capacitación, equilibrar las cargas de trabajo de manera efectiva y establecer puntos de referencia de desempeño.

Algunos informes y métricas clave que el software de gestión de órdenes de trabajo como MaintainX puede crear incluyen:

• Tasas de finalización de órdenes de trabajo y tendencias de atrasos
• Tiempo medio de reparación (MTTR) y tiempo medio entre fallos (MTBF)
• Métricas de rendimiento y productividad de los técnicos
• Análisis de costos de mantenimiento y confiabilidad de los activos
• Cumplimiento y eficacia del mantenimiento preventivo
• Informes de uso de inventario y nivel de existencias
• Desgloses de costos de mano de obra y materiales por activo o tipo de orden de trabajo
• Seguimiento y previsión del presupuesto de mantenimiento
• Análisis del tiempo de inactividad del equipo
• Informes de seguridad y cumplimiento