Cómo implementó Cintas la transformación digital en 9 semanas en 200 sitios

Una asociación estratégica para la excelencia operativa

Cintas Corporation, una empresa incluida en la lista Fortune 500, es líder en la prestación de servicios especializados a empresas de todos los tipos y tamaños, lo que les ayuda a prepararse para Workday™ con confianza. Con un legado profundamente arraigado en la eficiencia, la innovación y la excelencia, Cintas ha sido reconocida como una de las empresas más admiradas del mundo por la revista Fortune y está comprometida con la seguridad y la confiabilidad en todas sus operaciones. En 2023, Cintas alcanzó la tasa de incidentes de seguridad más baja de su historia y fue nombrada una de las mejores grandes empresas de Estados Unidos por Forbes, lo que refleja su dedicación a sus empleados y socios y a las prácticas comerciales sostenibles

Cintas, en apoyo de su compromiso con la excelencia, reconoció la necesidad de un sistema de gestión del mantenimiento más sólido y ágil para respaldar sus operaciones en expansión. En un movimiento estratégico, Cintas se asoció con MaintainX para emprender un viaje transformador, integrando tecnología de vanguardia para agilizar las operaciones, mejorar la eficiencia y fomentar una cultura de mejora continua.

Su viaje de transformación digital fue ambicioso y tenía como objetivo una integración rápida y perfecta de MaintainX en 200 sitios en menos de 3 meses. La iniciativa se basó en una visión clara: dotar a los empleados de herramientas que hagan que sus rutinas diarias sean más eficientes y sentar una base de datos sólida para los avances futuros.

Desafío: racionalizar el mantenimiento en una empresa en rápido crecimiento

Cintas implementó su primer CMMS hace aproximadamente 10 años. Su sistema heredado no podía soportar su continuo crecimiento y la incorporación de nuevos sitios. Cintas necesitaba modernizar su gestión de mantenimiento para adaptarla a su escala y complejidad operativas.

La empresa necesitaba una solución que pudiera integrarse sin problemas con sus sistemas existentes, respaldar las mejores prácticas de confiabilidad y mantenimiento industrial e implementarse rápidamente en su vasta red sin interrumpir las operaciones diarias. La solución no solo debía mejorar la eficiencia operativa, sino también incorporar los valores fundamentales de seguridad y confiabilidad de Cintas.

Solución: implementar MaintainX para lograr un impacto escalable

MaintainX surgió como el socio ideal para Cintas, ya que ofrecía una plataforma que priorizaba los dispositivos móviles y que aceleraba la adopción de tecnologías digitales en toda la fuerza laboral. Las sólidas funciones de la plataforma, que incluyen el mantenimiento preventivo, el mantenimiento predictivo basado en inteligencia artificial y las integraciones de IoT, permitieron a Cintas mantener las mejores prácticas en materia de confiabilidad en el mantenimiento industrial. Con MaintainX, Cintas logró aumentar los ingresos al aumentar la disponibilidad de los activos, reducir el tiempo de inactividad y garantizar la entrega puntual.

Pruebas, verificación y adopción por parte de los usuarios

La decisión de asociarse con MaintainX no se tomó a la ligera. Cintas llevó a cabo una evaluación exhaustiva para confirmar que MaintainX podía gestionar su escala y ser adoptada fácilmente por el equipo de primera línea. Los comentarios de los socios de primera línea fueron abrumadoramente positivos, y muchos destacaron el diseño intuitivo y la accesibilidad móvil.

Eric Ayanegui, director sénior de Ingeniería de Operaciones, recuerda: «Recuerdo dónde estaba. Era un viernes, después del trabajo, como a las 6 p. m., cuando recibí una llamada telefónica de mi jefe de ingeniería. Acababa de terminar una revisión en profundidad de MaintainX. Estaba literalmente rebotando contra las paredes a través del teléfono al ver su entusiasmo ante el potencial, la innovación y las diferentes posibilidades y funciones que tendría este nuevo software en comparación con el que estábamos usando».

Esta evaluación y pruebas exitosas fueron cruciales para confirmar que MaintainX era la opción correcta para respaldar los objetivos de transformación digital de Cintas.

Cuando comenzó la implementación, la adopción por parte de los usuarios pasó a ser primordial. Cintas y MaintainX trabajaron en estrecha colaboración para garantizar que la capacitación y el soporte estuvieran disponibles de inmediato para facilitar una transición sin problemas para los empleados de todos los niveles de competencia técnica. La interfaz fácil de usar de la plataforma y su similitud con las aplicaciones para los consumidores desempeñaron un papel importante en su rápida adopción por parte de la fuerza laboral. Este enfoque integrado minimizó las interrupciones en los flujos de trabajo diarios y alentó a los empleados a adoptar el nuevo sistema, ya que cada sitio pasó de que los usuarios iniciaran sesión en MaintainX a completar todos los PM del sitio en menos de 14 días.

Implementación y éxito de primera línea

Cintas implementó con éxito MaintainX en 200 sitios en solo 9 semanas. La rápida implementación fue un testimonio de la escalabilidad de la plataforma y de la eficacia de la asociación entre Cintas y MaintainX. El diseño de la plataforma, centrado en los dispositivos móviles, facilitó una configuración rápida y un uso inmediato sin necesidad de grandes instalaciones de hardware.

Durante el primer mes, los socios de primera línea informaron de mejoras significativas en sus rutinas diarias, desde la reducción del papeleo y un acceso más fácil a los registros de mantenimiento hasta una programación y gestión de tareas más eficientes. Este éxito de primera línea puso de relieve el valor de la transformación digital y la forma en que la tecnología puede contribuir directamente a aumentar la productividad y la satisfacción laboral.

El impacto: mejora de la eficiencia operativa y de la gestión de datos

Mejora de la eficiencia operativa

Con MaintainX, Cintas logró una eficiencia operativa sin igual. Las integraciones avanzadas de gestión de activos e IoT de la plataforma ofrecían visibilidad en tiempo real de las operaciones de primera línea y el estado de los activos, lo que permitía un mantenimiento proactivo, una mejor toma de decisiones y una asignación eficiente de los recursos. «La experiencia del usuario es mucho más sencilla... tenemos acceso instantáneo a los datos», comentó Eric Ayanegui, director sénior de ingeniería de operaciones, destacando el impacto de la plataforma en la toma de decisiones y la agilidad operativa.

Gestión de datos revolucionaria

La asociación de Cintas con MaintainX sentó las bases para una estrategia de administración de datos preparada para el futuro. Las funciones de inteligencia artificial y los flujos de trabajo inteligentes de la plataforma simplificaron la programación del mantenimiento, garantizando la ejecución correcta de los PM a la primera. Por ejemplo, la función de detección de anomalías mediante inteligencia artificial de MaintainX ya ha ayudado a detectar tácticas de denuncia inconsistentes en los sitios de Cintas. Esto no solo minimiza el riesgo de errores humanos, sino que también aborda los desafíos que plantea la escasez de mano de obra al permitir a los socios con menos experiencia desempeñarse con estándares más altos.

Capacitar a los empleados

MaintainX ha mejorado significativamente la satisfacción laboral y la productividad entre los socios de primera línea de Cintas. La interfaz fácil de usar de la plataforma la hizo accesible y fácil de usar, lo que permitió a los empleados concentrarse en tareas de gran valor. «Siento que la empresa se preocupa por mejorar nuestra rutina diaria», comentó Pat Eling, supervisora de mantenimiento. Al automatizar las tareas tediosas y agilizar los flujos de trabajo, MaintainX ha permitido a los empleados contribuir de manera más eficaz al éxito de la empresa.

Resultados clave y testimonios

Simplificación de la estandarización y el cumplimiento

Las funciones de estandarización global y la biblioteca de procedimientos de MaintainX han sido fundamentales para permitir a Cintas hacer cumplir los estándares de mantenimiento con instrucciones digitales y pasos obligatorios. «Ahora tenemos la capacidad de hacer cumplir los estándares de mantenimiento con instrucciones digitales y pasos obligatorios», dijo Eric Ayanegui, director sénior de Ingeniería de Operaciones. Esta capacidad es crucial para mantener el cumplimiento de las normativas y leyes ESG más estrictas, reducir los incidentes de seguridad y evitar las multas reglamentarias.

Capacitar a la fuerza laboral con solicitudes de mantenimiento accesibles

La adopción de los códigos QR de solicitud de trabajo ha revolucionado la presentación y el seguimiento de las solicitudes de mantenimiento en Cintas. Eric Ayanegui, director sénior de ingeniería de operaciones, destacó el impacto de esta función: «Ahora estamos aprovechando los códigos QR, ya que cualquiera puede coger su teléfono y crear una solicitud de trabajo sin tener que trabajar en el mantenimiento». Esta innovación ha mejorado el mantenimiento de registros con un registro de auditoría digital automatizado y ha garantizado que los problemas de los equipos se resuelvan rápidamente y de acuerdo con los estándares.

Desbloquear el ahorro de tiempo y mejorar la productividad

Los beneficios de eficiencia derivados de la implementación de MaintainX han sido sustanciales. Tyler, un técnico de mantenimiento de Cintas, observó: «Es posible que te den una o dos horas más al día... en una semana, son 10 horas». El mantenimiento móvil y las órdenes de trabajo digitales de la plataforma han optimizado la programación de la fuerza laboral, reducido el trabajo duplicado y automatizado las tareas monótonas, lo que ha permitido a los empleados dedicar un tiempo valioso a las tareas más críticas.

Pat Eling, supervisor de mantenimiento, compartió su experiencia con el ahorro de tiempo: «Siento que uso menos el ordenador. Antes de tener que tramitar y cerrar órdenes de trabajo, tenía que abrir solicitudes. Y ahora lo hemos llevado a un punto en el que los técnicos pueden abrir sus propias solicitudes. Están cerrando sus propias órdenes de trabajo, y eso me ha quitado mucho tiempo libre... Me permite pasear, observar el equipo y los procesos para ver si puedo mejorarlos. Además, me permite planificar de forma más visual en lugar de quedarme sentado en una oficina detrás de un ordenador».

MaintainX + Cintas: una asociación basada en la innovación y la excelencia

La asociación entre MaintainX y Cintas ha establecido un nuevo punto de referencia para la transformación digital en la industria. Al implementar MaintainX en 200 sitios en solo 9 semanas, Cintas ha simplificado sus operaciones y fortalecido su compromiso con la seguridad, la confiabilidad y la mejora continua.

Mark Bolen, vicepresidente de calidad e ingeniería, capta sucintamente la esencia de esta innovadora iniciativa: «MaintainX se alinea con nuestros objetivos y valores. Desde el primer día, han podido seguir el ritmo de nosotros aquí en Cintas, lo cual es muy difícil de lograr. MaintainX es innovador y ágil, y proporciona una solución intuitiva para ayudar a llevar su programa de confiabilidad al siguiente nivel. Con nuestra asociación, estamos creando una base de datos que podemos aprovechar durante muchos años».

Esta iniciativa demuestra el importante valor que la asociación tecnológica adecuada puede aportar a las operaciones a gran escala. La asociación entre Cintas y MaintainX sirve como modelo para las empresas que se enfrentan a las complejidades de la transformación digital y destaca el poder transformador de las tecnologías digitales para mejorar la gestión del mantenimiento y la eficiencia operativa.