Como a Cintas implementou a transformação digital em 9 semanas em 200 sites

Uma parceria estratégica para excelência operacional

A Cintas Corporation, uma empresa da Fortune 500, é líder no fornecimento de serviços especializados para empresas de todos os tipos e tamanhos, ajudando-as a se prepararem para o Workday™ com confiança. Com uma herança profundamente enraizada em eficiência, inovação e excelência, a Cintas foi reconhecida como uma das empresas mais admiradas do mundo pela Fortune e está comprometida com a segurança e a confiabilidade em todas as suas operações. Em 2023, a Cintas alcançou a menor taxa de incidentes de segurança de sua história e foi nomeada uma das melhores grandes empregadoras da América pela Forbes, refletindo sua dedicação a seus funcionários-parceiros e práticas comerciais sustentáveis

A Cintas, em apoio ao seu compromisso com a excelência, reconheceu a necessidade de um sistema de gerenciamento de manutenção mais robusto e ágil para apoiar suas operações em expansão. Em um movimento estratégico, a Cintas fez uma parceria com a MaintainX para embarcar em uma jornada transformadora, integrando tecnologia de ponta para agilizar as operações, melhorar a eficiência e promover uma cultura de melhoria contínua.

Sua jornada de transformação digital foi ambiciosa, visando uma integração rápida e perfeita do MaintainX em 200 sites em menos de 3 meses! A iniciativa foi impulsionada por uma visão clara: capacitar os funcionários com ferramentas que tornarão suas rotinas diárias mais eficientes e estabelecerão uma base de dados robusta para avanços futuros.

Desafio: Simplificar a manutenção em uma empresa em rápido crescimento

A Cintas implementou seu primeiro CMMS há cerca de 10 anos. Seu sistema legado foi incapaz de suportar seu crescimento contínuo e a adição de novos sites. A Cintas precisava modernizar seu gerenciamento de manutenção para corresponder à sua escala operacional e complexidade.

A empresa precisava de uma solução que pudesse se integrar perfeitamente aos sistemas existentes, oferecer suporte às melhores práticas de confiabilidade de manutenção industrial e ser implantada rapidamente em sua vasta rede sem interromper as operações diárias. A solução precisava não apenas melhorar a eficiência operacional, mas também incorporar os valores fundamentais de segurança e confiabilidade da Cintas.

Solução: Implementação do MaintainX para um impacto escalável

A MaintainX surgiu como a parceira ideal para a Cintas, oferecendo uma plataforma móvel que acelerou a adoção de tecnologias digitais em toda a força de trabalho. Os recursos robustos da plataforma, incluindo manutenção preventiva, manutenção preditiva com inteligência artificial e integrações de IoT, capacitaram a Cintas a manter as melhores práticas em confiabilidade de manutenção industrial. Com o MaintainX, a Cintas impulsionou um aumento na receita ao aumentar a disponibilidade de ativos, reduzir o tempo de inatividade e garantir a entrega no prazo.

Teste, verificação e adoção pelo usuário

A decisão de fazer parceria com a MaintainX não foi tomada de ânimo leve. Cintas conduziu uma avaliação abrangente para confirmar que o MaintainX poderia lidar com sua escala e ser facilmente adotado pela equipe da linha de frente. O feedback dos parceiros da linha de frente foi extremamente positivo, com muitos notando o design intuitivo e a acessibilidade móvel.

Eric Ayanegui, diretor sênior de engenharia de operações, lembra: “Eu me lembro de onde eu estava. Era uma sexta-feira, depois do trabalho, por volta das 18h, quando recebi um telefonema do meu gerente de engenharia. Ele tinha acabado de terminar uma análise aprofundada do MaintainX. Ele estava literalmente pulando pelas paredes pelo telefone, na medida em que estava empolgado com o potencial, a inovação e todas as diferentes possibilidades e recursos que esse novo software teria em comparação com o que estávamos usando.”

Essa avaliação e teste bem-sucedidos foram cruciais para confirmar que a MaintainX era a escolha certa para apoiar as metas de transformação digital da Cintas.

Quando o lançamento começou, a adoção pelo usuário se tornou fundamental. A Cintas e a MaintainX trabalharam em estreita colaboração para garantir que o treinamento e o suporte estivessem prontamente disponíveis para facilitar uma transição suave para funcionários em todos os níveis de proficiência técnica. A interface amigável da plataforma e a semelhança com os aplicativos de consumo desempenharam um papel significativo em sua rápida adoção em toda a força de trabalho. Essa abordagem integrada minimizou as interrupções nos fluxos de trabalho diários e incentivou os funcionários a adotarem o novo sistema, com cada site passando do login dos usuários no MaintainX até a conclusão de todos os PMs do site em menos de 14 dias.

Implementação e sucesso na linha de frente

A Cintas implementou com sucesso o MaintainX em 200 sites em apenas 9 semanas. A rápida implantação foi uma prova da escalabilidade da plataforma e da eficácia da parceria entre a Cintas e a MaintainX. O design que prioriza dispositivos móveis da plataforma facilitou a configuração rápida e o uso imediato sem instalações extensivas de hardware.

No primeiro mês, os parceiros da linha de frente relataram melhorias significativas em suas rotinas diárias, desde a redução da burocracia e o acesso mais fácil aos registros de manutenção até o agendamento e o gerenciamento de tarefas mais eficientes. Esse sucesso na linha de frente destacou o valor da transformação digital e como a tecnologia pode contribuir diretamente para o aumento da produtividade e da satisfação no trabalho.

O impacto: maior eficiência operacional e gerenciamento de dados aprimorado

Melhorando a eficiência operacional

Com o MaintainX, a Cintas gerou uma eficiência operacional incomparável. O gerenciamento avançado de ativos e as integrações de IoT da plataforma ofereceram visibilidade em tempo real das operações da linha de frente e da integridade dos ativos, permitindo manutenção proativa, melhor tomada de decisões e alocação eficiente de recursos. “A experiência do usuário é muito mais fácil... temos acesso instantâneo aos dados”, comentou Eric Ayanegui, diretor sênior de engenharia de operações, destacando o impacto da plataforma na tomada de decisões e na agilidade operacional.

Gerenciamento de dados revolucionado

A parceria da Cintas com a MaintainX estabeleceu a base para uma estratégia de gerenciamento de dados preparada para o futuro. Os recursos de IA da plataforma e os fluxos de trabalho inteligentes simplificaram o agendamento de manutenção, garantindo a execução correta dos PMs na primeira vez. Por exemplo, o recurso de detecção de anomalias de IA da MaintainX já ajudou a sinalizar táticas de relatórios inconsistentes nos sites da Cintas. Isso não apenas minimiza o risco de erro humano, mas também aborda os desafios impostos pela escassez de mão de obra, permitindo que parceiros menos experientes atuem com padrões mais elevados.

Capacitando funcionários

A MaintainX melhorou significativamente a satisfação no trabalho e a produtividade entre os parceiros da linha de frente da Cintas. A interface amigável da plataforma a tornou acessível e fácil de usar, permitindo que os funcionários se concentrassem em tarefas de alto valor. “Isso me faz sentir que a empresa se preocupa em melhorar nossa rotina diária”, compartilhou Pat Eling, supervisor de manutenção. Ao automatizar tarefas entediantes e simplificar os fluxos de trabalho, a MaintainX permitiu que os funcionários contribuíssem de forma mais eficaz para o sucesso da empresa.

Principais resultados e depoimentos

Simplificando a padronização e a conformidade

Os recursos de padronização global e a biblioteca de procedimentos da MaintainX têm sido fundamentais para permitir que a Cintas aplique os padrões de manutenção com instruções digitais e etapas obrigatórias. “Agora temos a capacidade de aplicar padrões de manutenção com instruções digitais e etapas obrigatórias”, disse Eric Ayanegui, diretor sênior de engenharia de operações. Esse recurso é crucial para manter a conformidade com regulamentações mais rígidas e leis ESG, reduzir incidentes de segurança e evitar multas regulatórias.

Capacitando a força de trabalho com solicitações de manutenção acessíveis

A adoção de códigos QR de solicitação de trabalho revolucionou o envio e o rastreamento de solicitações de manutenção dentro da Cintas. Eric Ayanegui, diretor sênior de engenharia de operações, destacou o impacto desse recurso: “Estamos aproveitando os códigos QR agora, qualquer pessoa pode pegar seu telefone e criar uma solicitação de trabalho sem fazer parte da manutenção”. Essa inovação melhorou a manutenção de registros com uma trilha de auditoria digital automatizada e garantiu que os problemas de equipamento fossem resolvidos rapidamente e de acordo com os padrões.

Liberando economia de tempo e aumentando a produtividade

Os ganhos de eficiência com a implementação do MaintainX foram substanciais. Tyler, técnico de manutenção da Cintas, observou: “Você pode ter uma ou duas horas extras por dia... em uma semana, são 10 horas”. A manutenção móvel e as ordens de serviço digitais da plataforma otimizaram o agendamento da força de trabalho, reduziram o trabalho duplicado e automatizaram tarefas monótonas, liberando um tempo valioso para os funcionários se concentrarem em tarefas mais críticas.

Pat Eling, supervisor de manutenção, compartilhou sua experiência com a economia de tempo: “Sinto que uso menos o computador. Antes de passar e fechar ordens de serviço, eu tinha que abrir solicitações. E agora levamos isso para que os técnicos possam abrir suas próprias solicitações. Eles estão fechando suas próprias ordens de serviço, e isso tirou muito tempo do meu dia... Isso me permite andar por aí, examinar o equipamento, analisar os processos para ver se posso melhorá-los. E isso realmente me libera para ser mais visual em meu planejamento do que ficar sentado em um escritório preso atrás de um computador.”

MaintainX+ Cintas: Uma parceria baseada em inovação e excelência

A parceria entre a MaintainX e a Cintas estabeleceu uma nova referência para a transformação digital no setor. Ao implantar o MaintainX em 200 sites em apenas 9 semanas, a Cintas simplificou suas operações e fortaleceu seu compromisso com a segurança, confiabilidade e melhoria contínua.

Mark Bolen, vice-presidente de Qualidade e Engenharia, captura sucintamente a essência dessa iniciativa inovadora: “O MaintainX se alinha aos nossos objetivos e valores. Desde o primeiro dia, eles conseguiram acompanhar o nosso ritmo aqui em Cintas, o que é muito difícil de fazer. O MaintainX é inovador e ágil e fornece uma solução intuitiva para ajudar a levar seu programa de confiabilidade ao próximo nível. Com nossa parceria, estamos construindo uma base de dados que podemos aproveitar por muitos anos.”

Essa iniciativa demonstra o valor significativo que a parceria tecnológica certa pode trazer às operações de grande escala. A parceria CINTAS-MaintainX serve como um modelo para empresas que lidam com as complexidades da transformação digital e destaca o poder transformador das tecnologias digitais para aprimorar o gerenciamento de manutenção e a eficiência operacional.