Como a Michaels criou uma cultura de manutenção baseada em dados e reduziu o MTTR em 70% com o MaintainX

Key Results

• Reduced mean time to repair (MTTR) by 70%
• Increased mean time between failures (MTBF) by 20%
• Established a data foundation for smarter, faster decision-making

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Quando você é o principal varejista de arte e artesanato na América do Norte, com sete centros de distribuição que alimentam as operações de costa a costa, a logística tranquila não é opcional.

Antes de encontrar a MaintainX, a equipe de manutenção da Lojas Michaels estava lidando com sistemas que pareciam tudo menos fáceis, como listas de verificação em papel e caneta, planilhas e um incômodo CMMS antigo.

Isso complicou demais o trabalho diário da equipe. Usar o antigo CMMS exigia experiência em SQL e, sem um sistema acessível em dispositivos móveis, era fácil para os técnicos cometerem erros ao inserir dados ou deixar de adicionar informações ao sistema.

Para Mike Truitt, diretor da DC Network Facilities, a luta constante para inserir e extrair dados foi o principal motivador em sua busca por um sistema moderno. “A usabilidade pode ter sido o maior impulsionador”, explica ele. “Se em algum momento você tiver dificuldades para obter os dados de que precisa do seu sistema, provavelmente não está usando a plataforma CMMS correta.”

Seus principais objetivos para um novo sistema eram claros:

• Padronize as práticas de manutenção em todos os sites.
• Reduza os custos de peças planejando com antecedência em vez de reagir.
• Melhore a utilização da mão de obra.
• Crie uma base de dados para capacitar a liderança e a equipe da linha de frente.

Desafios

Falta de padrões consistentes

Cada site da Michaels tinha seu próprio método para nomear peças, registrar o trabalho e monitorar o desempenho. Como resultado, não havia uma visibilidade clara do desempenho ou dos procedimentos em todos os locais.

Gasto excessivo com peças

Sem acesso fácil aos dados que ajudariam a evitar faltas de estoque emergenciais, a manutenção estava sujeita a gastos excessivos com pedidos de peças de última hora.

“Estávamos gastando uma quantia absurda de dinheiro comprando peças de reposição essenciais”, diz Mike.

Perda de conhecimento institucional

A falta de dados unificados também deixou a equipe em risco de perda de conhecimento. À medida que a base técnica da Michaels se aproxima da aposentadoria, Mike prioriza capturar seus anos de experiência.

“Uma das coisas que me mantém acordado à noite é a saída do conhecimento tribal em nossa rede”, explica ele. “A idade média de nossos técnicos é de 45 anos, então estamos agindo sobre isso agora.”

Por que MaintainX

Facilidade de uso

Quando chegou a hora de selecionar um novo CMMS, o MaintainX se destacou por sua interface amigável.

“Se você pode usar seu telefone celular, pode criar uma ordem de serviço no MaintainX”, diz Mike. “Se os técnicos não gostarem de digitar, eles podem usar a conversão de voz em texto. É um divisor de águas para nossa equipe.”

A facilidade de integração foi fundamental, especialmente para técnicos que hesitavam em mudar seus processos. Com o MaintainX, a equipe pôde criar SOPs personalizados que simplificaram o acompanhamento de novos processos digitais e a sensação de confiança ao usar o sistema.

Implementação sem dor de cabeça

Durante o processo de verificação, Mike procurou evitar longos prazos de implementação e upload de dados.

“Durante nossa avaliação, outros fornecedores disseram de quatro a oito meses para fazer o upload dos dados para começar. O MaintainX disse cinco a seis semanas.”

Resultados

Maior eficiência e confiabilidade

Desde a implementação do MaintainX, a equipe de manutenção da Michaels reduziu o MTTR em 70% e aumentou o MTBF em 20%. Esses resultados são um produto de fluxos de trabalho mais claros e visibilidade de dados que promoveram uma mudança cultural em torno da responsabilidade.

Melhor estratégia por meio de dados

Mike e sua equipe de liderança agora podem ver rapidamente as tendências de desempenho e tomar decisões informadas com base nessas tendências.

“Costumava ser difícil extrair relatórios, e agora eu posso pintar o quadro com gráficos”, diz Mike.

A qualidade dos dados também melhorou, pois o sistema que prioriza dispositivos móveis facilita aos técnicos a captura de informações precisas no chão. “O uso de lápis diminuiu drasticamente e há muito mais responsabilidade. Agora podemos avaliar nossos sites e comparar. Os detalhes que você pode colocar no MaintainX são muito mais do que os técnicos nos diriam.”

Para reforçar a mudança da equipe para capturar mais informações, Mike criou o Golden Wrench Award, um programa que homenageia os técnicos que contribuem consistentemente com dados de alta qualidade para a MaintainX.

Comunicação aprimorada com a liderança

A nova transparência também fortaleceu a comunicação entre as equipes de manutenção e a gerência.

“Digo à minha equipe que, se você se sentir sobrecarregado ou se houver algo errado em suas instalações, preciso dos dados para poder ser seu maior defensor da formação de pessoal em nossa empresa”, explica Mike. “Os dados garantem que a equipe entenda a importância de seus trabalhos — a MaintainX fornece esses dados.”

Custos reduzidos por meio da manutenção preventiva

As práticas preventivas sempre foram fundamentais para Mike. Como ele diz, “Quanto mais manutenção preventiva você fizer, menos tempo de inatividade não planejado você terá”.

Com o MaintainX, é mais fácil para a equipe agendar, monitorar e verificar tarefas de PM. Isso levou a um uso mais eficiente do tempo dos técnicos, menos avarias e menos tempo de inatividade emergencial.

O impacto também se estendeu ao gerenciamento de peças. A Michaels quase eliminou os caros envios aéreos de peças de reposição para o dia seguinte.

O MaintainX também ajuda Mike a compartilhar o impacto da manutenção preventiva com os líderes: “Agora podemos esclarecer nossas práticas preventivas”.

Operações mais simples e inteligentes

Hoje, a organização de manutenção da Michaels opera com transparência e confiança. A empresa transformou os dados em um ativo estratégico, padronizou os fluxos de trabalho em todos os sites e capacitou os técnicos com ferramentas que se ajustam à forma como eles realmente trabalham.

“O MaintainX tornou minha vida mais simples”, diz Mike.