Comment Michaels a développé une culture de maintenance axée sur les données et réduit le MTTR de 70 % grâce à MaintainX

Key Results

• Reduced mean time to repair (MTTR) by 70%
• Increased mean time between failures (MTBF) by 20%
• Established a data foundation for smarter, faster decision-making

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Lorsque vous êtes le principal détaillant d'art et d'artisanat en Amérique du Nord, avec sept centres de distribution qui alimentent les opérations d'un océan à l'autre, une logistique fluide n'est pas une option.

Avant de trouver MaintainX, l'équipe de maintenance de Magasins Michaels avait affaire à des systèmes qui semblaient tout sauf fluides, tels que des listes de contrôle papier et stylo, des feuilles de calcul et une ancienne GMAO encombrante.

Cela a compliqué le travail quotidien de l'équipe. L'utilisation de l'ancienne GMAO exigeait une expertise SQL et, en l'absence d'un système accessible sur les appareils mobiles, il était facile pour les techniciens de faire des erreurs lors de la saisie des données, voire de ne pas ajouter des informations au système.

Pour Mike Truitt, directeur de DC Network Facilities, la difficulté constante à saisir et à extraire des données a été l'une des principales raisons de sa recherche d'un système moderne. « La facilité d'utilisation a peut-être été le principal facteur », explique-t-il. « Si, à tout moment, vous rencontrez des difficultés pour extraire les données dont vous avez besoin de votre système, c'est probablement que vous n'utilisez pas la bonne plateforme de GMAO. »

Ses principaux objectifs pour un nouveau système étaient clairs :

• Standardisez les pratiques de maintenance sur tous les sites.
• Réduisez le coût des pièces en planifiant à l'avance au lieu de réagir.
• Améliorez l'utilisation de la main-d'œuvre.
• Construisez une base de données pour responsabiliser à la fois les dirigeants et le personnel de première ligne.

Difficultés

Absence de normes cohérentes

Chaque site Michaels avait sa propre méthode pour nommer les pièces, enregistrer le travail et suivre les performances. Par conséquent, il n'y avait aucune visibilité claire des performances ou des procédures sur les différents sites.

Dépenses excessives en pièces

En l'absence d'un accès facile aux données permettant d'éviter les ruptures de stock d'urgence, la maintenance était sujette à des dépenses excessives pour les commandes de pièces de dernière minute.

« Nous dépensions des sommes ridicules pour commander des pièces de rechange essentielles », explique Mike.

Perte de connaissances institutionnelles

L'absence de données unifiées a également exposé l'équipe à un risque de perte de connaissances. Alors que la base de techniciens de Michaels approche de la retraite, Mike donne la priorité à la mise à profit de leurs années d'expertise.

« L'une des raisons qui m'empêchent de dormir la nuit, c'est le fait que les connaissances tribales de notre réseau partent », explique-t-il. « L'âge moyen de nos techniciens est de 45 ans, c'est pourquoi nous agissons dès maintenant. »

Pourquoi MaintainX

Facilité d'utilisation

Au moment de sélectionner une nouvelle GMAO, MaintainX s'est distingué par son interface conviviale.

« Si vous pouvez utiliser votre téléphone portable, vous pouvez créer un bon de travail dans MaintainX », explique Mike. « Si les techniciens n'aiment pas taper, ils peuvent utiliser la synthèse vocale. Cela change la donne pour notre équipe. »

La facilité d'intégration était essentielle, en particulier pour les techniciens qui hésitaient à modifier leurs processus. Grâce à MaintainX, l'équipe a pu créer des SOP personnalisées qui simplifiaient le suivi des nouveaux processus numériques et permettaient d'utiliser le système en toute confiance.

Mise en œuvre sans maux de tête

Au cours du processus de validation, Mike a cherché à éviter les longs délais de mise en œuvre et de téléchargement des données.

« Lors de notre évaluation, d'autres fournisseurs ont indiqué qu'il fallait entre quatre et huit mois pour télécharger les données afin de commencer. MaintainX a indiqué cinq à six semaines. »

Résultats

Plus d'efficacité et de fiabilité

Depuis la mise en œuvre de MaintainX, l'équipe de maintenance de Michaels a réduit le MTTR de 70 % et augmenté le MTBF de 20 %. Ces résultats sont le résultat de flux de travail plus clairs et d'une visibilité des données qui ont favorisé un changement culturel en matière de responsabilité.

Une meilleure stratégie grâce aux données

Mike et son équipe de direction peuvent désormais voir les tendances de performance en un coup d'œil et prendre des décisions éclairées en fonction de ces tendances.

« Auparavant, il était difficile de générer des rapports, et maintenant je peux brosser un tableau à l'aide de graphiques », explique Mike.

La qualité des données s'est également améliorée, car le système axé sur la mobilité permet aux techniciens de saisir plus facilement des informations précises sur le terrain. « Le nombre de coups de crayon a considérablement diminué et la responsabilisation est beaucoup plus importante. Nous pouvons désormais évaluer nos sites et les comparer. Les informations que vous pouvez saisir dans MaintainX sont bien plus nombreuses que ce que les techniciens pourraient nous dire. »

Pour renforcer la transition de l'équipe vers la collecte de plus d'informations, Mike a créé le Golden Wrench Award, un programme qui récompense les techniciens qui fournissent régulièrement des données de haute qualité à MaintainX.

Meilleure communication avec la direction

La nouvelle transparence a également renforcé la communication entre les équipes de maintenance et la direction.

« Je dis à mon équipe que si vous vous sentez surchargée de travail ou si quelque chose ne va pas dans votre établissement, j'ai besoin des données afin de pouvoir être votre principal défenseur en faveur du recrutement de personnel dans notre entreprise », explique Mike. « Les données permettent à l'équipe de comprendre l'importance de son travail. MaintainX fournit ces données. »

Coûts réduits grâce à la maintenance préventive

Les pratiques préventives ont toujours été essentielles pour Mike. Comme il le dit, « Plus vous effectuez de maintenance préventive, moins vous avez de temps d'arrêt imprévus. »

Avec MaintainX, il est plus facile pour l'équipe de planifier, de suivre et de vérifier les tâches de gestion des projets. Cela a permis d'utiliser plus efficacement le temps des techniciens, de réduire le nombre de pannes et de diminuer les temps d'arrêt d'urgence.

L'impact s'est également étendu à la gestion des pièces. Michaels a pratiquement éliminé les expéditions aériennes coûteuses le lendemain pour les pièces de rechange.

MaintainX aide également Mike à partager l'impact de la maintenance préventive avec les dirigeants : « Nous sommes désormais en mesure de mettre en lumière nos pratiques préventives. »

Des opérations plus simples et plus intelligentes

Aujourd'hui, l'organisation de maintenance de Michaels fonctionne avec transparence et confiance. L'entreprise a fait des données un actif stratégique, a standardisé les flux de travail sur l'ensemble de ses sites et a doté les techniciens d'outils adaptés à leur mode de travail réel.

« MaintainX m'a simplifié la vie », déclare Mike.