Logistique améliorée : comment ColdTrack a réduit les temps d'arrêt de 70 % grâce à MaintainX

Vue d'ensemble

ColdTrack, anciennement NutriFresh, a été fondée en 2014 en tant que plateforme logistique de la chaîne du froid clé en main pour les marques d'aliments et de boissons du commerce électronique. La société fournit des solutions logistiques aux entreprises de commerce électronique froides et surgelées, allant des opérations complexes de collecte et d'emballage aux technologies d'expédition de denrées périssables. Les services modulaires ColdTrack comprennent des centres de distribution à température contrôlée à l'échelle nationale, des services de cueillette et d'emballage haut de gamme, une technologie exclusive conçue exclusivement pour l'expédition de denrées périssables et des services d'expédition au niveau de l'entreprise.

Contrairement aux sociétés de logistique tierces (3PL) traditionnelles, ColdTrack se concentre sur les complexités uniques de l'expédition de denrées périssables, telles que le stockage de produits frais et congelés conformes à la FDA, la mise en kit et la manutention d'emballages personnalisés, de doublures isothermes, de glace carbonique et de packs de gel.

Le responsable de la maintenance, Brendan Fenton, travaille chez ColdTrack depuis six ans. Il supervise l'entretien et la sécurité des installations et des bâtiments. Par conséquent, il a « la main sur MaintainX tous les jours », organisant et planifiant les procédures de maintenance des bâtiments ainsi que les problèmes liés aux installations et à la sécurité. John Sokolowski se considère comme le responsable de la sécurité et de la maintenance qui gère la maintenance, la sécurité, l'assurance qualité, la production, les projets et la formation.

Difficultés

Avant de mettre en œuvre MaintainX, ColdTrack a rencontré au moins trois défis importants :

1. La préparation des audits a pris trois mois

« Les dossiers étaient éparpillés un peu partout sur papier », se souvient Brendan. « Et trop souvent, les activités n'étaient ni enregistrées ni horodatées.

2. Dépenses excessives en pièces

John et Brendan ont géré les pièces à l'aide d'une feuille de calcul sur un tableau blanc de la taille d'une feuille de contreplaqué. John se souvient : « Nos dossiers de pièces étaient inadéquats. Nous ne savions pas où allaient les pièces. Si quelqu'un n'est pas entré et ne l'a pas noté quand il était censé le faire, nous ne le saurions pas, car je vous garantis que le bon de commande ne comportait pas de numéro de cycle. Il n'y avait donc aucun moyen de savoir qui l'avait fait et quand cela s'est produit. »

3. Feuiller dans la paperasse

John et Brendan ont déclaré avoir travaillé plus de 70 heures par semaine et avoir été enterrés sous la paperasse. « Nous n'en pouvions plus. Les choses étaient très archaïques. » Ils rédigeaient les bons de travail sur papier en espérant que les mécaniciens inscrivaient les bonnes informations.

Brendan a déclaré : « Certains agents de maintenance passaient une semaine entière sans remplir aucune paperasse. Le travail n'était tout simplement pas terminé. »

À l'approche d'un audit SQL, Brendan et John ont essayé de classer tous les documents papier « au bon mois, à la bonne semaine ». Nous devions nous assurer que tout était assorti du bon outil, de la bonne procédure et du bon numéro de cycle. C'était tellement brutal. Il nous a fallu trois mois pour le faire seuls. »

Solution

Après l'audit, ColdTrack a découvert et mis en œuvre MaintainX. John a déclaré : « Dès la fin de l'audit, nous sommes passés à la dématérialisation. Nous n'avons pas utilisé d'autre feuille de papier. »

Désormais, avec MaintainX, la maintenance de ColdTrack est 100 % dématérialisée. « Faire cela », se souvient John, « a eu un impact considérable. C'était une bouffée d'air frais dès le moment où nous nous sommes dit : « Ça suffit. D'ici, nous sommes 100 % MaintainX. Aucune impression de quoi que ce soit. Nous sommes totalement dématérialisés. » De mon point de vue, je peux vous dire que je suis devenu moins gris depuis. »

En outre, ColdTrack utilise MaintainX pour :

• Garantissez le traitement à haute pression (HPP). Le HPP, également connu sous le nom de pascalisation à haute pression ou pasteurisation à froid, est une méthode de conservation non thermique (5 °C à 20 °C) des aliments et des boissons qui garantit la sécurité alimentaire et augmente la durée de conservation tout en préservant les caractéristiques optimales des produits frais.
• Réduisez les temps d'arrêt. Les temps d'arrêt interrompent complètement la production et, comme le dit Brendan, « chaque minute compte ».
• Gérez la maintenance des équipements et des bâtiments, ainsi que la sécurité et l'assurance qualité.
• Répondez aux exigences réglementaires rigoureuses de la SQF, de l'OSHA et des GMP.

Pour ce faire, ColdTrack a créé plusieurs organisations MaintainX, chacune dotée de fonctions distinctes. Avec MaintainX, ColdTrack a développé des procédures structurées et détaillées avec des filtres conditionnels pour garantir une qualité et une responsabilité élevées.

La standardisation et la numérisation des processus avec MaintainX ont considérablement amélioré l'efficacité, la transparence et la confiance, tout en contribuant à réduire les heures et les coûts hebdomadaires.

Résultats

MaintainX étant entièrement mis en œuvre, John et Brendan ont décrit trois indicateurs de retour sur investissement qu'ils communiquent à la direction :

1. Réduction de 70 % des temps d'arrêt

Avec MaintainX, ColdTrack est passé de 5 % de la durée totale de fonctionnement programmée à 1,5 %. Les temps d'arrêt étant réduits, Brendan et John ont pu planifier plus efficacement grâce au temps administratif renvoyé par MaintainX. Ils ont également commencé à utiliser les procédures conditionnelles de MaintainX et à demander aux mécaniciens de joindre des photos des travaux terminés, leur offrant ainsi plus de transparence.

Ces changements leur permettent de respecter le calendrier et de contrôler le travail effectué. « Maintenant, nous programmons tout et MaintainX le dit à tout le monde. Nous n'avons plus besoin de le rappeler à personne. C'est juste là sur leurs écrans. »

En outre, Brandon a déclaré : « En utilisant des compteurs, nous pouvons entrer de manière préventive et dire « Oui », ce clapet anti-retour a atteint 10 000 cycles. C'est sur le point d'exploser. » Puis, dès que le quart de travail est terminé, ils arrêtent la machine, la verrouillent, changent la vanne et la remettent en marche. « C'est probablement ce qu'il y a de mieux. Toutes nos pièces ont une durée de vie cyclique, et nous pouvons passer à la science du cycle et utiliser les compteurs qui se trouvent juste devant nous. C'est préventif à tous points de vue. »

2. Réduction de 70 % du coût des pièces

Avant la mise en œuvre de MaintainX, les coûts des pièces s'élevaient régulièrement à environ 28 000 dollars par mois. Mais aujourd'hui, grâce à un inventaire numérique en temps réel, le coût des pièces ne dépasse jamais 10 000$ par mois. Grâce à une meilleure visibilité sur l'utilisation des pièces et les niveaux de stock, John a déclaré : « Nous connaissons nos limites ». Grâce à des alertes automatiques en cas de rupture de stock pour éviter les ruptures de stock, ColdTrack peut identifier les cas où la commande de pièces peut s'avérer inutile et les cas où les mécaniciens ont remplacé les pièces au lieu de les réparer.

John a déclaré : « Nous connaissons la durée de vie de nos pièces. Avec un jeu de joints, s'il ne dure pas 5 000 cycles, nous savons que quelqu'un ne fait pas son travail. Nous surveillons ce que nous dépensons pour ces choses, et MaintainX nous indique si le travail est fait. Les compteurs nous le montrent en grande partie. »

« Avec MaintainX, je peux voir comment le gars n'était pas en train de corriger le problème. Il ne faisait que changer des pièces au lieu de régler le problème », explique John. « Parce que nous utilisons la fonction de vos compteurs, nous savons ce que nous avons, ce à quoi nous nous accrochons et combien de temps les appareils durent. »

3. Réduction de plus de 40 % des tâches administratives

En utilisant MaintainX pour les bons de travail et l'inventaire, John et Brendan ont éliminé les formalités administratives et rationalisé les flux de travail, réduisant ainsi leur temps administratif de 70 à 30 à 40 heures par semaine. John a noté que cela « a permis de réduire presque totalement le temps nécessaire à la préparation des audits ».

« Nos procédures sont désormais liées à 100 % au bon de travail. Ils suivent les étapes à chaque fois. Nous leur disons que nous voulons voir l'horodatage indiquant que vous avez terminé le travail ici et ici. À chaque étape, vous devez prendre une photo à cause de la maladie. Si vous avez fait cette étape, montrez-moi la photo. MaintainX documente tout ce dont nous avons besoin, et je peux littéralement regarder les horodatages. »

4. Impact positif sur les relations avec les clients

Grâce aux données enregistrées dans MaintainX, Coldtrack peut fournir à ses clients une visibilité sur ses normes de qualité. « Cela a permis à nos clients de nous faire davantage confiance », a noté Brendan. « Ils peuvent voir ce que nous faisons. »

5. Visibilité financière accrue pour les dirigeants de l'entreprise

MaintainX a aidé Brandon et John à défendre et à justifier les activités de maintenance. Par exemple, le tableau de bord des rapports sur les délais et les coûts de MaintainX est « un excellent moyen de justifier pourquoi nous avons besoin d'une maintenance pour l'entreprise. Nous pouvons dire : « Voici ce que je t'ai sauvé ». Nous avons les chiffres ici. »

Il était essentiel de réduire les temps d'arrêt, en particulier pour la maintenance : chaque minute compte. En suivant les temps d'arrêt, nous suivons les coûts et les dépenses. Nous pouvons montrer tout ce que nous faisons. Vous ne pouvez jamais remettre en question ce que mes gars ont fait ou n'ont pas fait. C'est juste là. »

Avec les chiffres du retour sur investissement à portée de main, ils peuvent afficher des statistiques de leadership en temps réel. « C'est énorme ! » John a dit.

6. Collaboration d'équipe et éthique de travail améliorées

Certaines frictions initiales liées à la volonté des employés de ne pas changer ou de prendre des responsabilités étaient toujours prévisibles. Mais ils l'ont surmonté grâce à la constance, aux résultats et à une « compétition amicale ». La transparence favorise une saine concurrence entre les membres du personnel. « Le tableau blanc ne nous a pas rendu justice. Je peux montrer activement l'œuvre aux gens depuis mon téléphone portable. Je n'ai pas besoin de parcourir un fichier pour trouver le bon de travail en question. »

John a expliqué que « c'est le moyen le plus important de justifier à l'entreprise pourquoi nous avons besoin de maintenance. La maintenance peut coûter de l'argent, mais voici ce qui est fait pour nous permettre de réduire les coûts. Par exemple, nous pourrions faire venir des entrepreneurs et faire des travaux pour 20 000$. Mais mes gars l'ont fait pour 3 000$, et MaintainX a rendu cela possible. »

Conclusion

Dans l'ensemble, ColdTrack a adapté MaintainX à ses besoins spécifiques dans de nombreux cas d'utilisation. Ils ont 15 organisations avec 23 utilisateurs professionnels payants sur MaintainX. Bien que l'entreprise possède quatre installations utilisant MaintainX (Edison, Patterson et Stockton dans le New Jersey et Dallas, au Texas), elle a décidé de segmenter chaque cas d'utilisation : maintenance, assurance qualité, sécurité, entretien des bâtiments, production, expédition et réception, et gestion de projet.

« L'utilisation de MaintainX a rendu notre installation de plus en plus agréable. L'éthique du travail s'est améliorée », a noté John. « Nous devons attribuer cela au fait que MaintainX nous facilite la vie et nous permet de faire ce que nous devons faire. Je peux être n'importe où et le retrouver sur mon téléphone. C'est parfait. Nous pouvons tout faire à la volée, où que nous soyons. »

Peut-être plus important encore, Brendon et John ont souligné que le mérite revenait au partenariat entre MaintainX et ColdTrack, qui a conduit à une optimisation continue et à de nouvelles demandes de fonctionnalités pour étendre les fonctionnalités. John a noté : « Nous utilisons MaintainX pour tout. Nous essayons de faire participer le reste de l'entreprise. » ColdTrack entretient une relation étroite et communicative avec son directeur de compte et l'équipe de MaintainX. John a déclaré : « Nous voulons juste poursuivre la relation. Parce que si vous vous améliorez, nous nous améliorons. »

John a dit : « Pour moi. Je peux vous dire le meilleur : j'ai déjà travaillé avec d'autres systèmes de GMAO par le passé, mais nous pouvons adapter MaintainX à nos besoins comme nous le souhaitons. » Compte tenu du succès de la mise en œuvre de la plateforme, ColdTrack recommande vivement MaintainX à d'autres établissements.

Brendan a déclaré : « Il n'y a aucune limite à ce que nous pouvons faire. Et je pense que c'est principalement dû à la création de procédures. Il y a bien plus que ce que le papier peut faire. Et nous pouvons l'exposer aux personnes ci-dessus. »

« Si vous faites tout correctement, c'est ce que MaintainX devrait afficher. Et c'est tout. Et c'est le cas. »
^{— Brendan Fenton, ColdTrack}

Pleins feux sur le client

ColdTrack pense que l'expédition de denrées périssables n'a pas besoin d'être compliquée ou coûteuse. Utilisant les dernières technologies pour optimiser les temps de transport et réduire les coûts et le gaspillage, l'entreprise veille à ce que les produits périssables de ses partenaires soient livrés à temps et à température.

Reconnue comme l'une des « 100 entreprises les plus intrigantes » par Goldman Sachs et figurant pendant deux années consécutives sur la liste Inc. 5000, ColdTrack a récemment été nommée 200e entreprise privée à la croissance la plus rapide aux États-Unis et a obtenu la première place dans la catégorie Cold & Frozen eCommerce Fulfillment.