Breeze Thru Car Wash donne du pouvoir à ses employés en révolutionnant la gestion des bons de travail

Vue d'ensemble

Fidèle à son modèle d'entreprise familiale, Breeze Thru Car Wash met l'accent sur le développement des personnes tout en s'efforçant d'être la meilleure du secteur sur ses 12 sites du nord du Colorado et du Wyoming.

À ce titre, l'entreprise s'efforce de responsabiliser et de former une jeune génération de techniciens. Pour former correctement ces nouveaux techniciens et les aider à développer leur carrière, Breeze Thru s'assure que les processus appropriés sont en place tout au long de son développement.

« Nous nous considérons comme une organisation de développement des personnes qui se trouve à laver des voitures. »
‍^{—Kenneth Harmon, directeur de la maintenance de Breeze Thru}

« Nous accueillons beaucoup de jeunes enfants qui n'ont jamais eu de travail auparavant. Nous leur donnons une attitude positive au quotidien », explique Kenneth Harmon, directeur de la maintenance. « Ils apprennent à travailler dur, à grandir, à se développer et à démarrer leur carrière. »

En fait, Breeze Thru est la seule entreprise de lavage de voitures du secteur à détenir la certification ISO 9001. La norme ISO 9001 met l'accent sur les principes de gestion de la qualité, notamment l'orientation client, les motivations et l'approche des processus de la direction, ainsi que l'amélioration continue.

En s'alignant sur la norme ISO 9001, Breeze Thru vise à offrir à ses clients des expériences et des services cohérents et de qualité. « Nous venons de terminer notre cinquième processus de recertification. Nous sommes toujours en conformité avec notre système de gestion de la qualité », a déclaré Kenny. Et avec ses SOP le tout en un seul endroit sur MX : « Nous les suivons et faisons ce que nous disons de faire. Cela a changé la donne pour nous. »

Défi

Avant d'implémenter MaintainX, Breeze Thru utilisait différents systèmes (stylo et papier, QuickBooks et Google Drive) pour gérer ses bons de travail, ses SOP et son inventaire de pièces. En conséquence, l'entreprise a eu du mal à assurer le suivi des employés, à rendre des comptes et à effectuer des mises à jour en temps réel sur l'ensemble des systèmes.

Avec un stylo et du papier, les employés devaient rédiger et remplir les bons de travail manuellement, un par un. Le directeur des achats, Devin Yarbrough, a rappelé que parfois « les gens finissaient par signer un travail pour qu'il soit considéré comme terminé. « Et ce n'est pas par manque d'attention », a souligné Devin. « Le système ne fonctionnait tout simplement pas. Au fur et à mesure que notre succès grandissait, les bons de travail étaient nombreux. Il devenait également de plus en plus difficile d'auditer nos flux de travail. »

Comme d'autres entreprises ne disposant pas de GMAO, Breeze Thru utilisait différents systèmes dans différents services. Par exemple, elle a utilisé Quickbooks Enterprise pour l'inventaire des pièces, mais un stylo et du papier pour les bons de travail. Par conséquent, la gestion des stocks n'a pas pu suivre le rythme des techniciens qui retiraient des pièces des rayons pour exécuter les bons de travail sur papier. Sans oublier que tous les systèmes n'étaient pas très conviviaux.

En outre, la réalisation d'audits internes exigeait beaucoup de main-d'œuvre. Devin explique : « Vous deviez vous rendre sur chaque site pour rechercher des bons de travail spécifiques. Tout a pris du temps. »

Le déploiement des mises à jour a également demandé beaucoup de temps et d'efforts à la direction. Les responsables devaient modifier et imprimer de nouveaux formulaires et les distribuer manuellement sur tous les sites. « Ce n'est qu'alors », explique Kenny, « que nous pourrions déployer de nouveaux processus et flux de travail. Parfois, cela prenait jusqu'à trois mois. »

Solution

En cherchant une solution, Breeze Thru a cherché un système intégré qui lui permettrait de s'étendre tout en améliorant la vie des gens. En d'autres termes, l'entreprise ne voulait pas perdre de vue ses employés individuels à mesure qu'elle grandissait et dépendait de plus en plus de la technologie.

« La gestion du temps est le plus grand changement. »
^{—Kenneth Harmon, directeur de la maintenance de Breeze Thru}

En mai 2021, Breeze Thru a commencé à numériser et à automatiser ses bons de travail et son inventaire de pièces dans MaintainX. « Nous sommes devenus plus rapides. Nous gérons notre temps de manière plus efficace », explique Kenny. « C'est absolument le principal plat à emporter. » Par exemple, l'automatisation des flux de travail et l'envoi de modifications ne prennent que quelques minutes alors que cela prenait des semaines auparavant.

Désormais, avec MaintainX, les responsables et les techniciens « évoluent beaucoup plus rapidement lorsque les choses se présentent ». De plus, grâce à des mises à jour en temps réel à l'échelle de l'entreprise, Breeze Thru peut « tout rationaliser en un seul endroit plutôt que d'envoyer un e-mail pour cela et d'utiliser un bon de commande pour cela ».

Avec MaintainX, les employés peuvent joindre des images en temps réel aux bons de travail pour montrer leur responsabilité. De même, en se connectant via le chat intégré à l'application MaintainX depuis un site de travail, les techniciens peuvent communiquer plus facilement sur les problèmes potentiels.

« C'est incroyable d'avoir un partenaire qui grandit avec nous et qui répond à nos besoins. »
^{—Kenneth Harmon, directeur de la maintenance de Breeze Thru}

En ce qui concerne l'engagement de Breeze Thru en faveur du développement des employés, la numérisation des bons de travail et des SOP a permis aux administrateurs de maintenir un meilleur contact avec les employés au sujet de leur travail. Par exemple, grâce au programme de formation de deux ans de l'entreprise, l'intégration des employés est plus efficace grâce aux SOP, y compris le manuel de maintenance de Breeze Thru, accessibles via MaintainX.

De nos jours, les nouveaux techniciens peuvent suivre les procédures relatives aux bons de travail étape par étape, en suivant les détails et les spécifications directement depuis leurs appareils mobiles. En outre, ils peuvent accéder aux procédures où qu'ils aillent, se connecter instantanément à l'équipement sur lequel ils travaillent et s'assurer qu'ils suivent les ordres de travail comportant des cases à cocher obligatoires.

Du côté logiciel, Breeze Thru a centralisé ses opérations, économisant du temps et de l'argent. Par exemple, MaintainX hébergeant son inventaire de pièces, l'entreprise n'a plus besoin de Quickbooks. Et en joignant des manuels et des instructions aux ordres de travail et aux procédures de MaintainX, l'entreprise n'a plus besoin de Google Drive pour le stockage des documents.

Sur MaintainX, l'inventaire de pièces de Breeze Thru représente désormais près d'un million de dollars dans son inventaire complet, y compris sa fourniture de produits chimiques pour le lavage des voitures. En passant d'un inventaire manuscrit à un inventaire numérisé et traçable dans son entrepôt, Breeze Thru a amélioré ce qui était un processus inefficace, fastidieux et chronophage. La précision de ses niveaux d'inventaire est un indicateur clair de sa mise en œuvre de MaintainX.

Résultat

Le succès mesurable de Breeze Thru avec son inventaire de pièces et ses bons de travail exécutés a conduit à utiliser MaintainX pour les achats intégrés directement auprès des fournisseurs, réduisant ainsi sa dépendance à l'égard des e-mails externes et des formulaires papier.

Devin publie désormais des rapports d'inventaire de pièces hebdomadaires et mensuels via MaintainX. En plus de gagner en moyenne quatre heures par semaine, il est en mesure de s'assurer que tous les techniciens de tous les sites appliquent un contrôle qualité approprié et une cohérence entre les flux de travail. À venir, Breeze Thru vise à numériser davantage de tâches et de procédures liées à la sécurité.

En outre, l'équipe des opérations de Breeze Thru est plus impliquée et, comme l'a dit Devin, « plus nous parlons de MaintainX, plus les autres départements souhaitent commencer à l'utiliser ». Au fur et à mesure que la nouvelle se répand, les discussions portent davantage sur « améliorer la vie de chacun et la rendre plus efficace » et « faire évoluer MaintainX pour continuer sur cette voie de croissance ».

Sur ce dernier point, Breeze Thru prévoit de faire bon usage des fonctionnalités de suivi des coûts et du temps de MaintainX. « Nous voulons en arriver au point où tous nos techniciens enregistrent le temps qu'ils passent sur chaque site afin de pouvoir identifier clairement les sites les plus performants ou les moins performants. » En outre, Devin a déclaré : « En tant qu'entreprise, nous espérons ouvrir un deuxième entrepôt, afin de créer plus d'espace pour les stocks afin d'en avoir plus à portée de main. » Breeze Thru espère également créer un centre de formation dédié pour continuer à responsabiliser ses jeunes techniciens les plus récents.

Pleins feux sur le client

De son premier ordre de travail début mai 2021 à avril 2023, Breeze Thru a créé et exécuté près de 17 000 bons de travail. Elle continue également à développer sa bibliothèque de procédures en ligne, son inventaire de pièces, plus de 180 actifs et plus de 50 fournisseurs, tous connectés via MaintainX.

Breeze Thru vise avant tout à recruter des personnes qui reflètent ses valeurs et partagent son enthousiasme à travailler en équipe avec un objectif commun : offrir la meilleure expérience possible à ses clients et à ses collègues. La philosophie professionnelle de l'entreprise signifie que le respect, la responsabilité, l'honnêteté et le travail acharné sont les tâches #1.