Breeze Thru Car Wash empodera a los empleados al revolucionar la gestión de órdenes de trabajo

Visión general

Fiel a su modelo de empresa familiar, Breeze Thru Car Wash se centra en el desarrollo de las personas mientras se esfuerza por ser el mejor de la industria en sus 12 ubicaciones en el norte de Colorado y Wyoming.

Como tal, la empresa trabaja para capacitar y cultivar una generación más joven de técnicos. Para capacitar adecuadamente a estos nuevos técnicos y ayudarlos a hacer crecer sus carreras, Breeze Thru se asegura de que existan los procesos adecuados a medida que continúa expandiéndose.

«Nos vemos a nosotros mismos como una organización de desarrollo de personas que, por casualidad, lava autos».
‍^{—Kenneth Harmon, director de mantenimiento de Breeze Thru}

«Traemos a muchos niños pequeños que nunca antes habían tenido un trabajo. Logramos que tengan una actitud positiva todos los días», dijo el director de mantenimiento Kenneth Harmon. «Aprenden a trabajar duro, crecer, desarrollarse y comenzar sus carreras».

De hecho, Breeze Thru es la única empresa de lavado de autos de la industria con la certificación ISO 9001. La norma ISO 9001 se centra en los principios de gestión de la calidad, incluida la orientación al cliente, las motivaciones de la dirección y el enfoque de los procesos, y la mejora continua.

Al alinearse con la norma ISO 9001, Breeze Thru se centra en brindar a los clientes experiencias y servicios consistentes y de calidad. «Acabamos de pasar por nuestro quinto proceso de recertificación. Seguimos cumpliendo con nuestro sistema de gestión de calidad», dijo Kenny. Y con su PNT todo en un solo lugar en MX, «Los seguimos y hacemos lo que decimos que hacemos. Eso ha supuesto un punto de inflexión para nosotros».

Desafío

Antes de implementar MaintainX, Breeze Thru utilizaba varios sistemas (lápiz y papel, QuickBooks y Google Drive) para administrar sus órdenes de trabajo, procedimientos operativos estándar y el inventario de piezas. Como resultado, la empresa tenía dificultades para hacer el seguimiento de los empleados, asumir responsabilidades y poder actualizar todos los sistemas en tiempo real.

Con lápiz y papel, los empleados tenían que escribir y completar las órdenes de trabajo manualmente, una a la vez. El gerente de compras, Devin Yarbrough, recordó que a veces «la gente terminaba simplemente firmando un trabajo, por lo que lo daban por hecho. «Y no por falta de cariño», enfatizó Devin. «El sistema simplemente no funcionaba. A medida que nuestro éxito crecía, las órdenes de trabajo eran abrumadoras. Además, cada vez era más difícil auditar nuestros flujos de trabajo».

Al igual que otras empresas sin un CMMS, Breeze Thru utilizó diferentes sistemas en diferentes departamentos. Por ejemplo, utilizaba Quickbooks Enterprise para el inventario de piezas, pero bolígrafo y papel para las órdenes de trabajo. Como resultado, la administración del inventario no podía seguir el ritmo de los técnicos que sacaban las piezas de las estanterías para cumplir con las órdenes de trabajo impresas. Sin mencionar que no todos los sistemas eran tan fáciles de usar.

Además, la ejecución de auditorías internas requería mucha mano de obra. Devin explicó: «Tenías que ir a cada sitio para buscar determinadas órdenes de papeleo. Todo llevó tiempo».

La implementación de las actualizaciones también requirió mucho tiempo y esfuerzo a la administración. Los gerentes tenían que editar e imprimir nuevos formularios y distribuirlos manualmente en todas las ubicaciones. «Solo entonces», dijo Kenny, «podríamos implementar nuevos procesos y flujos de trabajo. A veces, esto tardaba hasta tres meses».

Solución

Al buscar una solución, Breeze Thru buscó un sistema integrado que le permitiera ampliarse y, al mismo tiempo, mejorar la vida de las personas. En otras palabras, la empresa no quería perder su enfoque en los empleados individuales a medida que crecía y dependía más de la tecnología.

«La gestión del tiempo es el mayor cambio».
^{—Kenneth Harmon, director de mantenimiento de Breeze Thru}

En mayo de 2021, Breeze Thru comenzó a digitalizar y automatizar sus órdenes de trabajo y su inventario de piezas en MaintainX. «Nos hemos vuelto más rápidos. Administramos nuestro tiempo de manera más eficiente», dijo Kenny. «Esa es, sin duda, la conclusión más importante». Por ejemplo, automatizar los flujos de trabajo y enviar los cambios lleva unos minutos cuando antes tardaba semanas.

Ahora, con MaintainX, los gerentes y técnicos «cambian mucho más rápido cuando surgen las cosas». Además, con actualizaciones en tiempo real para toda la empresa, Breeze Thru puede «simplificar todo en un solo lugar, en lugar de tener que ir al correo electrónico para esto y utilizar un formulario de pedido para otro».

Con MaintainX, los empleados pueden adjuntar imágenes en tiempo real a las órdenes de trabajo para demostrar su responsabilidad. Del mismo modo, al conectarse a través del chat integrado en la aplicación de MaintainX desde un lugar de trabajo, los técnicos pueden comunicarse más fácilmente sobre posibles problemas.

«Tener un socio que crezca con nosotros y se adapte a nuestras necesidades es algo increíble».
^{—Kenneth Harmon, director de mantenimiento de Breeze Thru}

En cuanto al compromiso de Breeze Thru con el desarrollo de los empleados, la digitalización de las órdenes de trabajo y los procedimientos operativos estándar ha permitido a los administradores mantener un mejor contacto con los empleados en relación con su trabajo. Por ejemplo, con el programa de formación de dos años de la empresa, la incorporación de los empleados es más eficiente gracias a los procedimientos operativos estándar (incluido el manual de mantenimiento de Breeze Thru), a los que se puede acceder a través de MaintainX.

Hoy en día, los nuevos técnicos pueden seguir los procedimientos de las órdenes de trabajo paso a paso, siguiendo los detalles y las especificaciones directamente desde sus dispositivos móviles. Además, pueden acceder a los procedimientos dondequiera que vayan, conectarse instantáneamente al equipo en el que están trabajando y asegurarse de que cumplen las órdenes de trabajo con las casillas de verificación obligatorias.

Por el lado del software, Breeze Thru ha centralizado sus operaciones, ahorrando tiempo y dinero. Por ejemplo, dado que MaintainX aloja su inventario de piezas, la empresa ya no necesita Quickbooks. Además, al adjuntar manuales e instrucciones a las órdenes de trabajo y procedimientos de MaintainX, la empresa ya no necesita Google Drive para almacenar documentos.

En MaintainX, el inventario de piezas de Breeze Thru ahora contiene casi un millón de dólares en su inventario completo, incluido el suministro de productos químicos para el lavado de autos. Al pasar del inventario escrito a mano al inventario digitalizado y rastreable en su almacén, Breeze Thru ha mejorado lo que era un proceso ineficiente, tedioso y lento. La precisión de sus niveles de inventario es un indicador claro de su implementación de MaintainX.

Resultado

El éxito cuantificable de Breeze Thru con su inventario de piezas y las órdenes de trabajo completadas ha llevado a utilizar MaintainX para realizar compras dentro de la aplicación directamente a los proveedores, lo que reduce su dependencia de correos electrónicos y formularios en papel externos.

Devin ahora publica informes de inventario de piezas semanales y mensuales a través de MaintainX. Además de ahorrar un promedio de cuatro horas a la semana, puede garantizar que todos los técnicos de todas las ubicaciones practiquen un control de calidad adecuado y sean consistentes en todos los flujos de trabajo. Próximamente, Breeze Thru tiene como objetivo digitalizar más tareas y procedimientos relacionados con la seguridad.

Además, el equipo de operaciones de Breeze Thru está más involucrado y, como dijo Devin, «cuanto más hablamos de MaintainX, más departamentos quieren empezar a usarlo». Por lo tanto, a medida que se corre la voz, se habla más de «hacer que la vida de los demás sea mejor y más eficiente» y de «ampliar MainTainX para continuar en esta senda de crecimiento».

Sobre este último punto, Breeze Thru planea hacer un buen uso de las funciones de seguimiento de costos y tiempos de MaintainX. «Queremos llegar a un punto en el que todos nuestros técnicos registren el tiempo que pasan en cada sitio para que podamos tener claro qué sitios tienen un rendimiento alto o bajo». Además, Devin dijo: «Como empresa, esperamos abrir un segundo almacén y tener más espacio para tener más inventario a mano». Breeze Thru también espera crear un centro de capacitación dedicado a continuar capacitando a sus técnicos más jóvenes y nuevos.

Centrarse en el cliente

Desde su primera orden de trabajo a principios de mayo de 2021 hasta abril de 2023, Breeze Thru ha creado y completado casi 17 000 órdenes de trabajo. También continúa creando su biblioteca de procedimientos en línea, su inventario de piezas, más de 180 activos y más de 50 proveedores, todos conectados a través de MaintainX.

Más que nada, Breeze Thru tiene como objetivo reclutar personas que reflejen sus valores y compartan su entusiasmo por trabajar en equipo con un objetivo común: brindar la mejor experiencia posible a los clientes y compañeros de trabajo. El espíritu profesional de la empresa significa que el respeto, la responsabilidad, la honestidad y el trabajo duro son el trabajo #1.