Future Foam réduit la maintenance réactive de plus de 30 % grâce à de meilleures données et à une meilleure visibilité grâce à MaintainX

Pleins feux sur le client

Entreprise familiale depuis 1958, Future Foam est l'un des principaux fabricants de matériaux en mousse conçus sur mesure. Animée par une passion pour l'innovation et un engagement en faveur de la réussite à long terme de ses clients, l'entreprise développe des solutions qui répondent aux besoins immédiats des clients et apportent une valeur durable. Avec des installations de fabrication dans le monde entier, Future Foam bénéficie d'une portée mondiale et met l'accent sur la qualité.

Future Foam utilise de la mousse 100 % pure pour créer des produits uniques, notamment des matelas, des meubles, etc. Ernie Plemmons, responsable de l'équipement et de l'approvisionnement, explique : « Nous sommes essentiellement une entreprise chimique, et mon rôle est de m'assurer que les fournisseurs disposent de ce dont ils ont besoin pour rester opérationnels. » En tant qu'entreprise chimique, l'accent est mis sur la pureté et la précision afin de garantir des matériaux de la plus haute qualité et des solutions innovantes pour chaque client.

Difficultés

« Nous ne disposions d'aucune donnée historique pouvant nous aider en cas de panne de machines. » ^‍
_{Ernie Plemmons
Responsable de l'équipement et de l'approvisionnement}

Aucune visibilité sur l'inventaire des pièces

Avec des usines dans le monde entier, le suivi et la mise à jour de données d'inventaire précises étaient essentiels pour éviter des arrêts d'équipement coûteux et prolongés pour Future Foam. Ernie avait mis en place un système d'inventaire interne qui donnait la priorité à l'accès facile aux pièces les plus courantes et acheminait les fournitures à long terme vers les remorques de maintenance situées à proximité. Cependant, face aux défis accrus liés à la chaîne d'approvisionnement auxquels sont confrontés les fabricants de l'ensemble du secteur, Ernie a rapidement reconnu les limites du système existant. « Cela ne nous a pas menés là où nous devions être », a-t-il admis.

La gestion précise des stocks de pièces a joué un rôle essentiel dans le succès de Future Foam, car deux de ses machines les plus critiques, le Looper et le Convoluter, reposaient sur des pièces OEM importées d'Allemagne. Ernie a souligné : « Si l'une de ces machines tombe en panne, tout tombe en panne. » Les deux machines fonctionnent en deux équipes chaque jour de la semaine et parfois même le samedi. « Si ces machines tombent en panne », explique Ernie, « j'ai 27 employés qui doivent partir à pied pour le reste de la journée. »

Ernie devait trouver un moyen d'optimiser l'inventaire des pièces afin que les pièces critiques soient facilement disponibles afin d'éviter des temps d'arrêt coûteux tout en minimisant les coûts de transport. « Chaque étagère de la salle d'approvisionnement coûte de l'argent », et Ernie était déterminé à trouver l'équilibre parfait entre la disponibilité des pièces et les coûts afin de maximiser la productivité.

Ordres de travail manqués entraînant des temps d'arrêt

Future Foam était confrontée à un autre problème critique : les bons de travail passaient entre les mailles du filet. Les travaux de maintenance préventive planifiés sur les équipements n'ont pas été achevés en raison d'un manque de visibilité sur les bons de travail en suspens, ce qui a entraîné des temps d'arrêt imprévus coûteux. Ernie a déploré : « L'entretien d'une machine était en retard et deux semaines plus tard, elle est tombée en panne. »

Le problème n'était pas un manque d'engagement en matière de maintenance, a précisé Ernie. « Nous n'avions tout simplement pas les données du bon de travail. » N'ayant aucune visibilité sur les bons de travail en suspens, Ernie et son équipe ont eu du mal à suivre le travail à effectuer et à prendre des mesures préventives pour atténuer les défaillances de l'équipement. « Si nous avions [terminé les travaux de maintenance préventive prévus], nous aurions su que la machine était sur le point de tomber en panne. Et la machine ne serait pas tombée en panne pendant une semaine. »

Manque d'accès à la documentation requise

Ernie a également dû faire face à des défis importants lors des inspections. Le manque d'accès aux données historiques des bons de travail a rendu difficile la preuve de la conformité à la réglementation. Les inspections inopinées ont souvent donné lieu à des recherches effrénées pour trouver des documents cruciaux, tels que les preuves du changement de filtre obligatoire de l'OSHA pendant trois mois. Bien que l'équipe ait effectué ces modifications, Ernie a eu du mal à trouver les documents nécessaires pour vérifier la conformité. Cette ruée vers la documentation a fait perdre un temps précieux et a exposé l'entreprise à des sanctions en cas de non-conformité.

La solution : gestion de la maintenance pilotée par les données avec MaintainX

De meilleures données ont aidé Future Foam à trouver des fournisseurs de pièces plus durables et plus rentables

S'appuyant sur les données de Maintainx, Future Foam a mis en œuvre une nouvelle approche axée sur les données pour l'approvisionnement en pièces. « Supposons que nous achetions des lames à deux prix différents : 42$ auprès d'un fournisseur et 60$ auprès d'un autre », explique Ernie. « L'analyse des données nous a montré qu'il était trompeur de se concentrer uniquement sur le prix par lame. Nous avons découvert que les lames les plus chères duraient 2 à 3 fois plus longtemps que les lames les moins chères, ce qui nous coûtait finalement moins cher par heure de fonctionnement. »

Sur la base de ces informations, Ernie a préconisé un modèle de tarification basé sur la longévité des lames plutôt qu'un modèle purement axé sur le coût unitaire absolu. « Sans les données de MaintainX, nous n'aurions pas été en mesure d'identifier ces informations précieuses. »

Future Foam a également utilisé MaintainX pour optimiser la gestion de ses stocks de pièces, réduisant ainsi de manière significative les surcommandes et les achats d'urgence. En automatisant les bons de travail de maintenance planifiés qui répertoriaient les pièces et les outils nécessaires pour exécuter chaque ordre de travail, Ernie s'est assuré que toutes les pièces nécessaires étaient facilement disponibles, permettant aux techniciens d'exécuter les bons de travail efficacement et dans les délais.

En outre, la fonctionnalité d'inventaire de MaintainX a aidé Ernie à rationaliser le processus de réorganisation. En paramétrant des alertes lorsque les pièces atteignent certains seuils, Ernie pouvait lancer des achats avant qu'ils ne soient épuisés. « Cette fonctionnalité me permet d'anticiper les futurs bons de travail et d'anticiper nos besoins des semaines à l'avance », a-t-il expliqué. « En étant proactifs, nous disposons des pièces nécessaires pour éviter les retards et les perturbations. »

En prédisant avec précision les besoins en matériaux et en gérant ses stocks de manière proactive, Future Foam n'est plus confrontée à des commandes urgentes coûteuses. « Nous économisons des centaines de dollars sur les commandes en évitant ces frais d'expédition de 200$ », se réjouit Ernie.

Bien qu'Ernie ait accordé la priorité à la gestion proactive des stocks, il a également reconnu l'importance de se préparer aux circonstances imprévues. « [Avec MaintainX,] je peux voir les choses des semaines à l'avance. Et je peux ensuite commander ce dont nous avons besoin pour nous préparer à ce qui va arriver », a-t-il déclaré. « Je peux également m'assurer qu'en cas d'urgence, nous avons ce dont nous avons besoin en rayon. »

Programme de maintenance préventive mis en œuvre

Future Foam construit activement une base de données précieuse avec l'aide de MaintainX. Grâce aux bons de travail, aux actifs et aux pièces dans MaintainX, les données permettent à l'entreprise de fonctionner de manière plus proactive et plus efficace.

Grâce à un accès rapide aux données historiques et en temps réel, Ernie a une vision claire de l'ensemble du système. Il peut identifier rapidement les machines sujettes à de fréquentes pannes et analyser leurs données historiques afin de déterminer la fréquence optimale de maintenance préventive. Il peut également regarder une machine qui ne cesse de tomber en panne et savoir que « nous devons planifier un après-midi hebdomadaire ou quotidien. C'est un problème que nous pouvons résoudre. » Cette approche proactive a aidé Future Foam à élaborer un programme de maintenance préventive qui permet de résoudre les problèmes potentiels avant qu'ils ne se transforment en problèmes majeurs, améliorant ainsi la fiabilité et la disponibilité des machines.

Prenons encore une fois la machine Looper, par exemple. Désormais, en cas de panne, l'entreprise dispose d'une documentation détaillée sur la durée des temps d'arrêt passés, les pièces et fournitures requises et les heures de main-d'œuvre consacrées à la dernière réparation. Ernie a déclaré : « Nous pouvons dire : « Voici ce que nous a coûté cette machine » et comparer la maintenance planifiée et les problèmes de réactivité. Grâce aux rapports de MaintainX, nous pouvons désormais identifier et contrôler les zones problématiques. » En comparant ces informations aux données de maintenance planifiées, l'équipe peut identifier les domaines à améliorer et passer des réparations réactives à des interventions proactives.

Future Foam a également utilisé ces informations pour identifier les tâches précédemment négligées qui ont contribué de manière significative à l'efficacité globale de la maintenance. « Il y a beaucoup de travail que nous n'étions pas en train de faire mais que nous aurions dû faire. » En outre, les données les ont aidés à identifier les causes profondes des besoins de maintenance réactive, ce qui a permis à l'équipe d'y répondre directement et de minimiser les incidents futurs en les ajoutant à un calendrier de maintenance préventive.

Conformité réglementaire rationalisée avec l'historique et les dossiers des bons de travail

Depuis l'adoption de MaintainX, démontrer la conformité réglementaire est devenu un jeu d'enfant pour Ernie et son équipe. « Plus besoin de se bousculer pour la paperasse », s'est exclamé Ernie. « Maintenant, je demande simplement l'adresse e-mail de l'inspecteur et je clique, clique, et c'est fait. C'est complètement hors de notre radar. »

Flux de travail optimisé avec accès mobile

En plus d'accéder à distance aux dossiers de conformité et aux données en temps réel, Ernie peut gérer la maintenance directement depuis son téléphone, rationalisant ainsi le flux de travail du personnel de maintenance et de la direction.

« En fin de compte, il est essentiel de gérer cela depuis mon téléphone. J'ai une porte tournante où les agents de maintenance viennent chercher des pièces. Je ne saurais trop insister sur la valeur des reportages », a déclaré Ernie. « Les responsables de la maintenance peuvent faire leur travail, et le directeur de l'usine ou le responsable régional peut s'asseoir à son bureau et demander : « Comment se porte le service de maintenance ? Comment s'en sortons-nous avec nos machines ? » Ils peuvent les récupérer et consulter des données précises en temps réel, ce qui est extrêmement utile. »

Assistance et formation continues de premier ordre proposées par MaintainX

Les procédures MaintainX ont révolutionné la façon dont Future Foam intègre de nouveaux techniciens et s'approprie les connaissances tribales avant le départ des employés. « Avant MaintainX, nos techniciens ne pouvaient accéder à rien en temps réel », explique Ernie. Maintenant, ils utilisent simplement leurs téléphones portables et leurs tablettes pour montrer les nouveaux venus. Ils peuvent utiliser les procédures pour présenter les processus étape par étape. »

L'accès mobile est particulièrement utile pour les procédures complexes. « Nous avons des procédures qui comportent 20 étapes à suivre », a noté Ernie. « Pour les joueurs expérimentés, c'est assez facile, mais les nouveaux joueurs ont besoin de conseils pour s'assurer qu'ils le font correctement. » Pour Ernie, MaintainX a réduit la nécessité d'une formation approfondie entre techniciens.

MaintainX étant facilement accessible sur leurs appareils mobiles, les techniciens peuvent s'approcher d'une machine, accéder à la procédure appropriée et commencer à travailler. Cela les responsabilise et minimise le recours à une supervision constante. Et « Si un nouveau technicien rencontre une question », explique Ernie, « il appelle généralement très tôt, et nous pouvons le guider et l'aider à trouver un meilleur endroit ».

Résultats : MaintainX a révolutionné les opérations de maintenance

« MaintainX était la direction que nous devions prendre. Nous n'avons jamais regardé en arrière. »

À compter de novembre 2021, Future Foam a intégré avec succès MaintainX aux opérations de quatre sites, dont High Point où travaille Ernie, et a ajouté plus de 7 600 bons de travail, près de 5 000 pièces et plus de 90 fournisseurs. Et en juin 2023, Future Foam a accordé à MaintainX son vote de confiance en déployant MaintainX sur l'ensemble de ses 22 sites, en ajoutant 19 000 bons de travail, 53 000 pièces, et ce n'est pas fini.

En tirant parti des fonctionnalités de reporting complètes de MaintainX, Ernie peut analyser les activités de maintenance préventive et réactive de l'entreprise afin de suivre les coûts associés. Cette visibilité a contribué à réduire les temps d'arrêt, Ernie faisant état d'une diminution significative de 30 à 35 % de la maintenance réactive depuis la mise en œuvre.

Au-delà des avantages quantitatifs, MaintainX a contribué à modifier la culture de maintenance de Future Foam. Ernie a déclaré : « J'ai quelques gars qui sont de la vieille école et qui hésitent à changer. Je n'étais pas sûr de savoir dans quelle mesure ils s'adapteraient à MaintainX. Mais peu de temps après la mise en œuvre du système, un ingénieur est venu me voir pour me dire : « C'est un environnement complètement nouveau. Cela m'a été d'une grande aide. »

Conclusion : Future Foam + MaintainX = de meilleures données, des décisions plus intelligentes, des opérations rationalisées

La facilité d'utilisation de MaintainX a été un facteur décisif pour Ernie. Avant la sélection, il avait évalué au moins 10 fournisseurs de GMAO. Il raconte : « Je fais constamment affaire avec des entreprises et des représentants commerciaux, et c'est toujours pareil. Ils arrivent avec leur attitude « Have I got a deal for you », mais c'est une toute autre histoire une fois qu'ils ont franchi la porte. »

MaintainX s'est toutefois démarqué de la foule. « Tu continues de m'étonner », a déclaré Ernie. « Vous êtes minutieux, constant et loyal. » Contrairement aux autres fournisseurs qui souhaitaient simplement promouvoir leur produit, « le représentant de MaintainX est venu à la table et a simplement demandé : « Comment puis-je vous aider ? » Votre engagement en faveur de la satisfaction de nos clients a été phénoménal pour nous. »