Future Foam reduz a manutenção reativa em mais de 30% por meio de melhores dados e visibilidade com o MaintainX

Destaque para o cliente

Propriedade familiar desde 1958, a Future Foam é uma fabricante líder de materiais de espuma personalizados. Movida pela paixão pela inovação e pelo compromisso com o sucesso do cliente a longo prazo, a empresa desenvolve soluções que atendem às necessidades imediatas dos clientes e fornecem valor duradouro. Com instalações de fabricação em todo o mundo, a Future Foam possui um alcance global e um foco incansável na qualidade.

A Future Foam usa espuma 100% pura para criar produtos exclusivos, incluindo colchões, móveis e muito mais. Ernie Plemmons, gerente de equipamentos e suprimentos, explicou: “Somos essencialmente uma empresa química e minha função é garantir que os fornecedores tenham o que precisam para se manterem em funcionamento”. Como empresa química, o foco está na pureza e precisão para garantir materiais da mais alta qualidade e soluções inovadoras para cada cliente.

Desafios

“Não tínhamos dados históricos para nos ajudar quando as máquinas pararam de funcionar.” ^‍
_{Ernie Plemmons
Gerente de equipamentos e suprimentos}

Sem visibilidade do estoque de peças

Com fábricas em todo o mundo, rastrear e manter dados de inventário precisos foi crucial para evitar o tempo de inatividade caro e prolongado do equipamento para a Future Foam. Ernie construiu um sistema de inventário interno que priorizava o acesso prontamente disponível às peças “espetaculares” e transferia suprimentos de longo prazo para reboques de manutenção próximos. No entanto, com os maiores desafios da cadeia de suprimentos que assolam os fabricantes em todo o setor, Ernie rapidamente reconheceu as limitações do sistema existente. “Não estava nos levando aonde precisávamos estar”, ele admitiu.

O gerenciamento preciso do estoque de peças foi fundamental para o sucesso da Future Foam, pois duas de suas máquinas mais importantes, a Looper e a Convoluter, dependiam de peças OEM importadas da Alemanha. Ernie enfatizou: “Se uma dessas máquinas cair, tudo desmorona”. Ambas as máquinas operam em dois turnos todos os dias da semana e às vezes até aos sábados. “Se essas máquinas pararem de funcionar”, disse Ernie, “tenho 27 funcionários que precisam se afastar e passar o resto do dia”.

Ernie precisava encontrar uma maneira de otimizar o estoque de peças para que peças essenciais pudessem estar prontamente disponíveis para evitar paradas onerosas e, ao mesmo tempo, minimizar os custos de transporte. “Cada prateleira na sala de suprimentos custa dinheiro”, e Ernie estava determinado a encontrar o equilíbrio perfeito entre disponibilidade de peças e custos para maximizar a produtividade.

Ordens de serviço perdidas que levam ao tempo de inatividade

A Future Foam enfrentou outro problema crítico: as ordens de serviço estavam passando despercebidas. O trabalho de manutenção preventiva programada no equipamento não foi concluído devido à falta de visibilidade das ordens de serviço pendentes, levando a um dispendioso tempo de inatividade não planejado. Ernie lamentou: “Tivemos uma máquina atrasada para manutenção e, duas semanas depois, ela caiu”.

O problema não era falta de compromisso com a manutenção, esclareceu Ernie. “Nós simplesmente não tínhamos os dados da ordem de serviço.” Sem visibilidade das ordens de serviço pendentes, Ernie e sua equipe se esforçaram para acompanhar o trabalho que precisava ser feito e tomar medidas preventivas para mitigar falhas no equipamento. “Se tivéssemos [concluído o trabalho de manutenção preventiva programado], saberíamos que a máquina estava prestes a falhar. E a máquina não teria parado por uma semana.”

Falta de acesso à documentação exigida

Ernie também enfrentou desafios significativos durante as inspeções. A falta de acesso aos dados históricos das ordens de serviço dificultou a comprovação da conformidade com os regulamentos. Inspeções sem aviso prévio geralmente levavam a buscas frenéticas por documentação crucial, como prova de mudanças obrigatórias de filtro de três meses da OSHA. Embora a equipe tenha realizado essas mudanças, Ernie teve dificuldade em encontrar a documentação para verificar a conformidade. Essa disputa pela documentação desperdiçou um tempo valioso e colocou a empresa em risco de penalidades por não conformidade.

A solução: gerenciamento de manutenção orientado por dados com o MaintainX

Dados melhores ajudaram a Future Foam a obter fornecedores de peças mais duráveis e econômicos

Fortalecida pelos dados da Maintainx, a Future Foam implementou uma nova abordagem baseada em dados para a aquisição de peças. “Veja como estávamos comprando lâminas com dois preços diferentes: $42 de um fornecedor e $60 de outro”, explicou Ernie. “A análise de dados nos mostrou que focar apenas no preço por lâmina era enganoso. Descobrimos que as lâminas mais caras duram de 2 a 3 vezes mais do que as mais baratas, o que acaba nos custando menos por hora de operação.”

Com base na visão, Ernie defendeu um modelo de preços baseado na longevidade da lâmina, em vez de um exclusivamente focado no custo absoluto por unidade. “Sem os dados do MaintainX, não teríamos sido capazes de identificar esse valioso insight.”

A Future Foam também utilizou o MaintainX para otimizar seu gerenciamento de estoque de peças, reduzindo significativamente o excesso de pedidos e as compras emergenciais. Ao automatizar as ordens de serviço de manutenção planejadas que listavam as peças e ferramentas necessárias para concluir cada ordem de serviço, Ernie garantiu que todas as peças necessárias estivessem prontamente disponíveis, permitindo que os técnicos concluíssem as ordens de serviço com eficiência e no prazo.

Além disso, o recurso de inventário do MaintainX ajudou Ernie a otimizar o processo de reordenação. Ao definir alertas para quando as peças atingirem determinados limites, Ernie poderia iniciar as compras antes que elas acabassem. “Esse recurso me permite analisar futuras ordens de serviço e antecipar nossas necessidades com semanas de antecedência”, explicou ele. “Ser proativo significa que temos as peças necessárias disponíveis para evitar atrasos e interrupções.”

Ao prever com precisão as necessidades de material e gerenciar proativamente seu estoque, a Future Foam não enfrenta mais pedidos urgentes caros. “Estamos economizando centenas de dólares em pedidos evitando essas taxas de expedição de $200”, compartilhou Ernie alegremente.

Embora Ernie tenha priorizado o gerenciamento proativo de estoque, ele também reconheceu a importância da preparação para circunstâncias imprevistas. “[Com o MaintainX,] eu posso ver as coisas daqui a algumas semanas. E posso então pedir o que precisamos para nos preparar para o que está por vir”, disse ele. “Também posso garantir que, em casos de emergência, tenhamos o que precisamos na prateleira.”

Programa de manutenção preventiva implementado

A Future Foam está construindo ativamente uma base de dados valiosa com a ajuda da MaintainX. Com ordens de serviço, ativos e peças no MaintainX, os dados capacitam a empresa a operar de forma mais proativa e eficiente.

Com acesso imediato a dados históricos e em tempo real, Ernie tem uma visão clara de todo o sistema. Ele pode identificar rapidamente máquinas propensas a falhas frequentes e analisar seus dados históricos para determinar a frequência ideal para manutenção preventiva. Ele também pode ver uma máquina que não para de funcionar e saber que “Precisamos agendar uma tarde semanal ou diária. É um problema que podemos resolver.” Essa abordagem proativa ajudou a Future Foam a criar um programa de manutenção preventiva que aborda possíveis problemas antes que eles se transformem em grandes problemas, melhorando a confiabilidade e o tempo de atividade da máquina.

Veja a máquina Looper, novamente, por exemplo. Agora, quando ele é desativado, a empresa tem documentação detalhada sobre a duração do tempo de inatividade anterior, as peças e suprimentos necessários e as horas de mão de obra gastas na última correção. Ernie disse: “Podemos dizer: 'Aqui está o que essa máquina nos custou' e comparar a manutenção programada e os problemas reativos. A partir dos relatórios do MaintainX, agora podemos ver e controlar as áreas problemáticas.” Ao comparar essas informações com os dados de manutenção programada, a equipe pode identificar áreas de melhoria e mudar de reparos reativos para intervenções proativas.

A Future Foam também usou os insights para identificar tarefas anteriormente negligenciadas que contribuíram significativamente para a eficácia geral da manutenção. “Há muito trabalho que não estávamos fazendo, mas deveríamos estar fazendo.” Além disso, os dados os ajudaram a identificar as causas principais das necessidades de manutenção reativa, permitindo que a equipe as abordasse diretamente e minimizasse futuras ocorrências adicionando-as a um cronograma de manutenção preventiva.

Conformidade regulatória simplificada com histórico e registros de ordens de serviço

Desde a adoção do MaintainX, mostrar conformidade regulatória se tornou fácil para Ernie e sua equipe. “Chega de se preocupar com a papelada”, exclamou Ernie. “Agora, eu só peço o endereço de e-mail do inspetor e clico, clico, clico e pronto. Está completamente fora do nosso radar.”

Fluxo de trabalho otimizado com acesso móvel

Além de acessar remotamente registros de conformidade e dados em tempo real, Ernie pode gerenciar a manutenção diretamente de seu telefone, simplificando o fluxo de trabalho da equipe de manutenção e do gerenciamento.

“No final das contas, gerenciar isso a partir do meu telefone é fundamental. Eu tenho uma porta giratória de pessoal de manutenção entrando para coletar peças. Não consigo enfatizar o suficiente o valor dos relatórios”, disse Ernie. “O pessoal da manutenção pode fazer suas coisas, e o gerente da fábrica ou o líder regional podem se sentar em sua mesa e perguntar: 'Como está o departamento de manutenção? Como estamos com nosso maquinário? ' Eles podem extrair isso e analisar dados precisos em tempo real, e isso é extremamente útil.”

O melhor suporte e treinamento contínuos da MaintainX

Os procedimentos da MaintainX revolucionaram a forma como a Future Foam integra novos técnicos e obtém conhecimento tribal antes que os funcionários saiam. “Antes do MaintainX, nossos técnicos não podiam acessar nada em tempo real”, disse Ernie. Agora, eles simplesmente usam seus telefones celulares e tablets para mostrar os novatos chegando. Eles podem eliminar os procedimentos para mostrar os processos passo a passo.”

O acesso móvel é particularmente benéfico para procedimentos complexos. “Temos procedimentos com 20 etapas a serem concluídas”, observou Ernie. “Para os experientes, isso é muito fácil, mas os novatos precisam de orientação para garantir que estejam fazendo isso corretamente.” Para Ernie, a MaintainX reduziu a necessidade de treinamento extensivo de técnico para técnico.

Com o MaintainX prontamente disponível em seus dispositivos móveis, os técnicos podem ir até uma máquina, acessar o procedimento relevante e começar a trabalhar. Isso os capacita e minimiza a dependência da supervisão constante. E “Se um novo técnico tiver alguma dúvida”, explicou Ernie, “ele geralmente liga logo no início, e podemos orientá-lo e ajudá-lo a chegar a um lugar melhor”.

Resultados: Revolucionou as operações de manutenção com o MaintainX

“O MaintainX era a direção que precisávamos seguir. Nunca olhamos para trás.”

A partir de novembro de 2021, a Future Foam integrou com sucesso o MaintainX às operações em quatro locais, incluindo High Point, onde Ernie trabalha, e adicionou mais de 7.600 pedidos de serviço, quase 5.000 peças e mais de 90 fornecedores. E em junho de 2023, a Future Foam estendeu à MaintainX seu voto de confiança ao lançar o MaintainX em todos os seus 22 sites, adicionando 19 mil pedidos de serviço, 53 mil peças e contando.

Aproveitando os recursos abrangentes de relatórios do MaintainX, Ernie pode analisar as atividades de manutenção preventiva e reativa da empresa para rastrear os custos associados. Essa visibilidade tem sido fundamental para reduzir o tempo de inatividade, com Ernie relatando uma redução significativa de 30 a 35% na manutenção reativa desde a implementação.

Além dos benefícios quantitativos, o MaintainX ajudou a mudar a cultura de manutenção da Future Foam. Ernie disse: “Tenho alguns caras que são da velha escola e hesitam em mudar. Eu não tinha certeza de quão bem eles se adaptariam ao MaintainX. Mas, logo após a implementação do sistema, um engenheiro veio até mim dizendo: “É um ambiente completamente novo. Tem sido uma grande ajuda. '”

Conclusão: Future Foam + MaintainX = melhores dados, decisões mais inteligentes, operações simplificadas

A facilidade de uso do MaintainX foi o fator decisivo para Ernie. Antes de selecionar, ele avaliou pelo menos 10 fornecedores de CMMS. Ele contou: “Eu lido com empresas e representantes de vendas o tempo todo, e é sempre a mesma coisa. Eles entram com a atitude de “Eu tenho um acordo para você”, mas a história é totalmente diferente quando eles entram pela porta.”

O MaintainX, no entanto, se destacou da multidão. “Você continua me surpreendendo”, declarou Ernie. “Você é meticuloso, consistente e leal.” Ao contrário dos outros fornecedores que só queriam promover seus produtos, “O representante da MaintainX veio até a mesa e simplesmente perguntou: 'Como posso ajudar? ' Seu compromisso com a satisfação do cliente tem sido fenomenal para nós.”