Como a Aparto Student Housing gerencia as inspeções de saneamento da COVID-19

Visão geral

Fundada em 2017, a organização possui residências estudantis em 12 locais no Reino Unido e na Irlanda. Embora o objetivo principal de Aparto sempre tenha sido a segurança e o conforto de seus residentes, essa prioridade foi ampliada em 2020.

“A MaintainX ajudou muito a melhorar nossa produção de trabalho e criou uma maneira mais eficiente de gerenciar nosso cronograma de manutenção.”
^{—Kate Collins, gerente geral da Aparto}

Desafio

A equipe de gerenciamento de instalações da Aparto é responsável por supervisionar várias tarefas de manutenção, incluindo limpeza de banheiros, dormitórios e áreas comuns; reabastecimento de suprimentos comunitários; manutenção de dispositivos de tecnologia compartilhada (por exemplo, fotocopiadoras, impressoras, conexões Wi-Fi); preparação para eventos sociais; realização de inspeções nas instalações e reparo dos ativos das instalações.

Só havia um problema: a equipe de gerenciamento de instalações da Aparto frequentemente tinha dificuldades com a comunicação de O&M. As ordens de serviço desapareceram. A papelada era frequentemente arquivada incorretamente. E os detalhes do projeto transmitidos entre assistentes e supervisores das instalações às vezes eram esquecidos. Os descuidos periódicos incitaram reclamações de estudantes e desentendimentos entre colegas de trabalho.

No entanto, em março de 2020, a equipe enfrentou outro desafio: implementar novas recomendações de segurança e saneamento em resposta à COVID-19. Os novos procedimentos operacionais padrão (SOPs) incluíram aumentar a frequência de limpeza e desinfecção de espaços públicos, usar desinfetantes aprovados e preparar dormitórios para novos residentes de acordo com novos protocolos.

Uma coisa ficou clara: se a organização continuasse mantendo sua reputação como vencedora do prêmio da National Student Housing Association e mantivesse os residentes seguros, seria necessária uma revisão.

Os membros da equipe agora podiam acessar informações em tempo real, sobre pedidos de serviço e ativos em qualquer lugar com uma conexão Wi-Fi a partir de seus smartphones, tablets e desktops. Eles também podiam ver as ordens de serviço sem a Internet usando o modo offline do aplicativo.

Com o MaintainX, os gerentes de instalações (FMs) podiam ver instantaneamente quais tarefas haviam sido concluídas, quais estavam em andamento e quais estavam atrasadas. O aplicativo também mostrou quem trabalhou em quê, fornecendo uma trilha completa de responsabilidade.

No mês seguinte, Collins trabalhou em estreita colaboração com os gerentes e assistentes das instalações para desenvolver novos procedimentos de segurança e saneamento de acordo com as recomendações dos Centros de Controle e Prevenção de Doenças (CDC). Ela também redesenhou o fluxo de trabalho de solicitação de manutenção da Aparto, exigindo que os alunos transmitissem verbalmente os problemas de manutenção aos FAs, que então inserem solicitações de trabalho digitais.

“A MaintainX se tornou um balcão único para todo o nosso gerenciamento interno de instalações.”

O sistema de comunicação 1 para 1 ajuda os alunos a se sentirem mais validados ao transmitir suas preocupações aos funcionários. Também elimina a possibilidade de perda de solicitações de papelada. Tradução: Chega de jogar a culpa.

Além disso, os funcionários da recepção da Aparto agora podem abrir o aplicativo para verificar as ordens de serviço quando solicitadas pelos estudantes. O painel fácil de usar do MaintainX ilustra o status da solicitação de trabalho, o trabalhador designado e quaisquer possíveis motivos de atraso nos tópicos de comentários da ordem de serviço. A melhor parte? Cada um dos 16 usuários do software Aparto aprendeu a navegar no aplicativo em minutos.

Solução

A gerente geral da Aparto, Kate Collins, decidiu fazer a transição do sistema desatualizado de ordens de serviço da organização para um fluxo de trabalho digital. Ela sabia que a equipe de liderança da empresa teria dúvidas, como:

• Podemos pagar um software de gerenciamento de manutenção agora mesmo?
• Esse investimento beneficiaria estudantes residentes?
• A equipe poderia se adaptar rapidamente ao uso do software?

Depois de consultar um colega que havia experimentado quase uma dúzia de plataformas de software de gerenciamento de manutenção, incluindo UpKeep, Yardi e Facilio, Collins decidiu lançar um teste beta com o MaintainX.

Resultado

A Aparto atendeu a mais de 15.000 ordens de serviço e digitalizou mais de 90 procedimentos desde que simplificou seu programa de manutenção com o MaintainX nos últimos 8 meses.

A organização agora mantém dados históricos sobre 60 ativos, 30 tipos de peças e 10 fornecedores para ajudar a identificar maiores oportunidades de economia de custos no futuro.

Aparto espera identificar ainda mais oportunidades de melhoria de O&M no futuro com o MaintainX. Simplificando, quanto mais dados a Aparto coletar sobre ordens de serviço de manutenção, ativos de instalações individuais e despesas de O&M acumuladas, mais insights de economia de custos as ferramentas de relatórios fornecerão.

“Eu não conseguia imaginar não continuar com o MaintainX neste momento.”

Kate agora pode gerenciar:

• SOPs simplificados: novos procedimentos operacionais padrão documentados digitalmente que agora são usados com confiança para treinar novos funcionários.
• Segurança aprimorada: perguntas escritas e editadas para listas de verificação à medida que os protocolos de segurança e saneamento recomendados continuam evoluindo, lembrando os funcionários de verificar e seguir as medidas corretas de tomada de riscos.
• Habilidades aprimoradas de tomada de decisão: relatórios de KPI baixados e integrados aos bancos de dados de saúde e segurança para analisar números como verificações semanais da temperatura da água em torneiras de cozinha para detectar quantidades seguras de Legionella.

“Posso avaliar facilmente a carga de trabalho da minha equipe verificando o aplicativo. Tenho uma supervisão instantânea do status dos trabalhos a partir do meu desktop. Também adoro o fato de haver uma seção de comentários anexada a cada ordem de serviço, o que significa que toda a equipe pode ser informada sobre problemas que facilitam as entregas.”