A Tosca melhora a eficácia geral do equipamento em 25 pontos percentuais com o MaintainX

A Tosca é líder global em embalagens reutilizáveis de alimentos, ajudando as empresas a se afastarem dos recipientes descartáveis. Com 1.000 funcionários em 17 unidades nos EUA, atendendo clientes como Walmart e Kroger, a empresa gerencia e limpa milhões de contêineres dobráveis, caixas de granel e paletes como parte de sua meta de remover o desperdício nas cadeias de abastecimento de alimentos.

Anteriormente, a equipe implementou um sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) legado para ajudar a gerenciar suas operações. No entanto, embora o sistema tenha ajudado a digitalizar seus processos, eles descobriram rapidamente que ele criava mais problemas do que resolvia. “Tivemos que passar muito tempo apenas trabalhando no software”, diz Lily Burkett, engenheira de processos da Tosca.

Lidando com os fluxos de trabalho complicados do sistema, as dificuldades de rastreamento de dados e a perda de oportunidades de melhoria, a equipe da Tosca decidiu que era hora de mudar.

Desafios

Um sistema difícil de usar

O CMMS anterior da Tosca gerava frustração a cada passo. “O software não era intuitivo”, diz Scott Schneider, diretor de engenharia da Tosca. “Demorou muito tempo para as pessoas aprenderem a usar. Você ainda precisa memorizar certas teclas digitadas para navegar por ela.”

A ferramenta também não tinha funcionalidade móvel, o que limitava o acesso da equipe da linha de frente. “Tudo era baseado em navegador”, diz Lily. “Portanto, os técnicos de manutenção não conseguiram entrar nesse sistema. Seriam apenas os gerentes.”

Por causa disso, os gerentes de manutenção não podiam criar e atribuir automaticamente ordens de serviço aos técnicos. Isso significava que, toda semana, os gerentes passavam várias horas imprimindo, classificando e distribuindo centenas de ordens de trabalho — horas que deveriam ter sido gastas em tarefas mais estratégicas.

“Eles tinham que passar as ordens de serviço manualmente”, lembra Lily. Essa dependência do papel criava riscos adicionais: as ordens de serviço poderiam ser perdidas, danificadas ou preenchidas incorretamente, comprometendo a precisão dos dados e o controle da manutenção. “Um arquivo do Excel teria sido melhor do que esse sistema”, diz Lily.

Informações perdidas e padronização deficiente

O sistema anterior também não oferecia uma forma confiável de monitorar métricas de manutenção e desempenho. “Não sabíamos como as plantas estavam saindo com os PMs”, diz Lily.

Como a liderança não sabia o que estava acontecendo (ou funcionando), não conseguia aprender com as experiências passadas. Isso significava que eles não podiam criar processos de manutenção padronizados para suas equipes. Como resultado, durante eventos de inatividade, os técnicos precisariam trabalhar do zero para descobrir o que fazer, desperdiçando horas em tarefas infrutíferas.

“Foi a abordagem de espingarda”, diz Scott. “Os técnicos precisavam adivinhar quais eram os problemas e, em muitos casos, acabavam trabalhando nas coisas erradas.”

Escolhendo o MaintainX

Scott sabia por experiência própria que um sistema simples incentivaria a adoção. Por isso, ao selecionar um novo software, ele priorizou a facilidade de uso.

Ao verificar as opções, ele procurou um sistema simples e fácil de usar que se adequasse aos fluxos de trabalho da equipe da linha de frente. Os recursos do MaintainX, como gerenciamento de manutenção preventiva, funcionalidade de bate-papo e capacidade de adicionar fotos às ordens de trabalho, impressionaram Scott.

“Quando vi como era fácil para as pessoas usarem o MaintainX, não tive dúvidas”, diz ele.

Resultados: aumento de 25 pontos percentuais na Eficácia Geral do Equipamento (OEE)

Implementação de três semanas por site

Junto com o MaintainX's equipe de implementação, a Tosca iniciou uma implementação local a local, integrando 16 instalações em menos de cinco meses. Apesar de envolver a migração de ativos e dados do sistema anterior, cada site concluiu sua implementação em “no máximo três semanas por site”, de acordo com Lily. Isso permitiu que a liderança começasse a implementar processos de manutenção preventiva nos locais em apenas algumas semanas.

Aumentando a eficácia geral do equipamento (OEE)

Um dos principais objetivos da Tosca ao implementar o MaintainX era melhorar seu OEE. Apesar de começar com números de OEE em torno de 55%, a equipe estabeleceu uma meta ambiciosa de 80% em seu primeiro ano.

“Já ultrapassamos 80% e estamos lá continuamente”, diz Scott, creditando isso à combinação do MaintainX com o sistema interno de relatórios da Tosca. “Graças ao MaintainX, podemos ver de onde vem o tempo de inatividade, qual equipamento está nos causando mais problemas e saber onde focar.”

Processos de trabalho simplificados

Historicamente, as avarias nas fábricas da Tosca exigiam o envolvimento de várias equipes, e a liderança passava horas solucionando problemas.

“Se uma máquina quebrasse, precisávamos fazer uma reunião após a outra para descobrir como resolver o problema”, diz Lily. “Em cada reunião, tínhamos que perguntar: O que realmente está acontecendo aqui? Como resolvemos isso? Como colocamos um engenheiro lá?”

Com o MaintainX, os líderes implementaram processos padronizados, capacitando as fábricas a lidar com problemas de forma independente. “As fábricas têm os dados e os recursos para fazer esse trabalho sozinhas”, diz Lily. “Eles podem acessar os SOPs, analisar as ordens de serviço anteriores e saber o que fazer.”

Auditorias perfeitas

As auditorias de segurança alimentar, às quais a Tosca está sujeita, são significativamente mais fáceis com o MaintainX. “No passado, as pessoas usavam e-mails para mostrar a um auditor que tinham um sistema de PM”, diz Scott. Agora, com apenas alguns cliques, a equipe pode obter dados históricos para demonstrar conformidade.

A funcionalidade móvel do MaintainX também permite que a equipe acesse informações cruciais em qualquer lugar. “Algumas vezes estive fora do escritório e alguém me pediu dados para apoiar uma auditoria”, diz Lily. “Tudo o que preciso fazer é acessar o MaintainX e obter facilmente as informações.”

O próximo passo da Tosca: concluir a integração do ERP do Microsoft Dynamics 365 com o MaintainX

A Tosca já está tomando medidas para desbloquear ainda mais valor do MaintainX. Por exemplo, a equipe começou a integrar o MaintainX com seu sistema ERP Microsoft Dynamics 365 para otimizar o gerenciamento de estoque de peças.

“Se alguém verificar algo no MaintainX, ele é atualizado automaticamente em nosso sistema ERP”, diz Lily, explicando como esse recurso já está facilitando a vida dos trabalhadores da linha de frente da Tosca. E esse é apenas o primeiro passo. Como a Tosca integra totalmente o MaintainX ao ERP do Dynamics 365 em todas as instalações, eles serão capazes de remover a entrada dupla, reduzir erros e dar às equipes visibilidade em tempo real da disponibilidade de peças. “Nossas fábricas estão muito entusiasmadas com isso”, diz Lily.

Com essas integrações — e muito mais — no horizonte, a Tosca está posicionada para continuar transformando suas operações de manutenção e estabelecendo novos padrões no setor de embalagens reutilizáveis.