THIRA Health triplica a proporção média da indústria BOMA de ordens de trabalho reativas e proativas

Visão geral

Como gerente sênior de instalações da THIRA Health em Bellevue, Washington, o trabalho de Phil Snyder é garantir operacionalmente um ambiente seguro, saudável, confortável e funcional para pacientes, funcionários e hóspedes. Isso inclui tudo, desde suporte de TI, gerenciamento de inventário (suprimentos médicos e de escritório), manutenção das melhores práticas de controle de infecções, reação oportuna às solicitações de manutenção, realização de tarefas de manutenção preventiva (rodadas diárias), trabalho conjunto entre departamentos para cumprir a missão e as metas da equipe de liderança e gerenciar vários projetos (ou seja, ajudar a expandir para uma nova instalação)

Para Phil, “melhorar os processos do dia-a-dia se traduz em apoiar os vários departamentos (ou seja, enfermagem, medicina, terapeutas, programação) a realizarem seu trabalho sem frustrações do ponto de vista da instalação”. Phil observou que o foco “é que a equipe das instalações trabalhe nos bastidores para minimizar o impacto nos programas de pacientes”. O objetivo é que o trabalho das Instalações nunca seja a causa da frustração de alguém.

Desafios

“Não há muito a dizer aqui, exceto que antes do MaintainX”, disse Phil, “a THIRA gerenciava a instalação com planilhas do Excel e o Microsoft Teams”. Isso não era bom para Phil, e ele sabia que não poderia continuar melhorando o gerenciamento de instalações em Thira usando esses métodos. “As pessoas constantemente me paravam no corredor ou me enviavam mensagens pedindo coisas”, lembrou Phil. “Esses 'Momentos de Drácula' levaram muito tempo.”

Solução

Phil veio para a THIRA vindo de uma organização corporativa com muitas eficiências. “Eu vim para Thira para causar impacto nas instalações.”

Então, procurando a oportunidade de melhorar o gerenciamento de instalações, Phil visitou a App Store e se deparou com a MaintainX. “A partir daí, foi um processo bem rápido”, disse Phil. “Nunca olhei para trás porque vocês tornaram isso muito fácil.”

Agora, quando as pessoas param Phil no corredor, sabem que a resposta dele será “MX it”. Isso ocorre porque ele integrou totalmente o MaintainX na THIRA. Ele usa o MaintainX para realizar inventários quinzenais de suprimentos médicos e de escritório e até criou um SOP para estabelecer gatilhos nos níveis de suprimento. “É aqui que eu realmente gosto da responsabilidade na biblioteca de processos e procedimentos SOP da MaintainX. Agora, há um processo que podemos seguir e documentá-lo.”

Em apenas alguns meses, Phil conseguiu usar o recurso de relatórios em tempo real do MaintainX para mostrar à equipe de liderança da THIRA quanto trabalho estava sendo feito. “Quando a liderança entrou em cena”, disse Phil, “com o apoio deles, ela me deu a capacidade de incentivar outras pessoas a usá-la”.

Como explicou Phil, “Inicialmente, apresentamos o MaintainX a todos por meio de seu vídeo, destacando como ele funciona em geral. Em seguida, registramos todos e pedimos que enviassem solicitações fictícias para se acostumarem com isso. Em seguida, pedimos às pessoas que o colocassem em seus telefones, mas somente depois de prometermos que a MaintainX não envia anúncios. Então, com o MaintainX nos telefones das pessoas, elas podiam tirar fotos e enviar solicitações. Com o MaintainX instalado e funcionando”, disse Phil, “as pessoas estão respondendo muito bem em geral”.

“O MaintainX funciona muito bem em tempo real no desktop e no telefone. É BOOM! O suporte é incrível, e a oportunidade de colaboração nas especificidades das solicitações de manutenção é uma grande oportunidade para nós.”
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^{Phil Snyder
Gerente sênior de instalações da THIRA}

À medida que Phil se familiarizou com o MaintainX, ele começou a configurar procedimentos e depois adicioná-los à Biblioteca de procedimentos. As rodadas diárias se tornaram procedimentos diários e as inspeções se tornaram procedimentos mensais e anuais. “Qualquer coisa que tivesse uma rotina era fácil de configurar como procedimento”, disse Phil. “O MaintainX é ótimo para eficiência: se há uma maneira de minimizar o número de etapas necessárias, eu crio um processo para ele e ele simplesmente funciona.” Além disso, usar as solicitações de trabalho do MaintainX ajuda Phil a criar procedimentos nos quais ele talvez não tenha pensado antes.

Por exemplo, Phil relembrou: “Recebemos uma solicitação para calibrar as balanças nas salas de exame. Então, comecei a investigar e descobri que existe um regulamento que exige que as balanças sejam calibradas a cada seis meses. Então, agora, o MaintainX nos diz quando precisamos entrar em contato com o fornecedor para entrar e calibrar. E todas as informações do fornecedor já estão no procedimento.”

“O MaintainX traz sanidade ao local de trabalho.”
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^{Phil Snyder
Gerente sênior de instalações da THIRA}

No MaintainX, Phil também criou SOPs para integração e desativação (ou seja, desligar os porta-chaves dos funcionários para que eles não tenham mais acesso ao prédio). Este é um SOP importante porque o THIRA é compatível com a HIPAA com segurança e proteção. Com o MaintainX, eles podem seguir automaticamente os protocolos adequados por meio de listas de verificação digitais do SOP. “Então, se alguém estiver saindo”, observou Phil, “e precisarmos desativar o acesso, enviamos uma ordem de serviço do SOP e pronto”.

O aspecto em tempo real do MaintainX permite que Phil e sua equipe reajam muito mais rápido às solicitações e problemas de trabalho. Além disso, ele enfatizou: “A simplicidade do MaintainX é um benefício significativo, especialmente quando não atrapalha o trabalho de outras pessoas”.

Resultado

Com mais de 152 usuários, mais de 4900 ordens de serviço, mais de 60 procedimentos e mais de 1000 ativos, os painéis de relatórios personalizáveis do MaintainX são úteis. Além disso, Phil observou que a proporção de ordens de serviço reativas e proativas aumentou de 13% para 36%, quase três vezes a média do setor da BOMA (Associação de Proprietários e Gerentes de Edifícios). Para conseguir isso, a equipe de Phil transformou qualquer rotina repetitiva em um procedimento e a adicionou à sua biblioteca. “Graças ao MaintainX, somos melhores em gerenciar o tempo.”

Por meio do painel de relatórios, ao agregar solicitações de trabalho, Phil “pode ver como gastamos nosso tempo. E com o MaintainX, podemos controlar melhor os custos com a manutenção preventiva e cuidar de nossos equipamentos.”

Em outras palavras, ao contrário do sistema anterior, o MaintainX permite que Phil antecipe problemas. Por exemplo, se alguém precisar ficar em casa, “Agora, outra pessoa pode realizar suas rondas diárias para garantir que o equipamento para reuniões virtuais esteja pronto e funcionando e não interrompa a continuidade dos cuidados. Isso é crucial.”

Da mesma forma, os SOPs digitalizados e automatizados facilitaram o treinamento da equipe, especialmente em exercícios de segurança e proteção. Por exemplo, uma das responsabilidades das instalações é gerenciar equipamentos de segurança de vida, como geradores de emergência que são verificados semanalmente e testados mensalmente ou canetas epitônicas que devem ter suas datas de validade verificadas regularmente. Os SOPs automatizados também ajudam quando os inspetores chegam. “Eles podem simplesmente ver o relatório gerado pela MaintainX. Nossos processos são visíveis.”

Com esse nível de visibilidade e transparência, a liderança da THIRA pode ver o quanto a equipe de instalações realiza. “Aqui, os relatórios da MaintainX foram extremamente úteis”, explicou Phil. Além disso, ele observou que o MaintainX ajudou a elevar as instalações de um perfil típico de instalações para serem reconhecidas como parte integrante de outros programas. “Agora, tudo está interligado. O uso do MaintainX nos ajudou a melhorar a organização para todos e influenciou outros departamentos a torná-la uma experiência melhor para essas pessoas.”

Ao refletir sobre o processo de integração e implementação do MaintainX, Phil disse: “O suporte ao MaintainX é fenomenal. Seu pessoal de apoio tem o conhecimento e a experiência. Eles são tão bons que eu posso traduzi-los facilmente para meus colegas de trabalho.”

E então ele acrescentou: “Queremos que tudo passe pelo MaintainX. Eu não estaria aqui se tentássemos fazer tudo isso sem ele. O MaintainX traz sanidade ao local de trabalho e faz tudo.”

Destaque para o cliente

A missão da THIRA Health gira em torno do tratamento baseado em evidências para mulheres, meninas adolescentes e indivíduos não conformes ao gênero com transtornos alimentares, ansiedade, depressão e outras condições concomitantes.

Com uma equipe de mais de 150 funcionários e crescendo, Thira tem seu campus principal nos arredores do tempo de inatividade em Bellevue, Washington. O The Retreat at THIRA, em Kirkland, Washington, está localizado em uma casa moderna reformada de meados do século, ao lado de um parque estadual de 500 acres com mais de 27 milhas de trilhas para caminhada. Além disso, Thira planeja abrir um novo centro de tratamento com 16 leitos.

A equipe de instalações se esforça para realizar a maioria das tarefas operacionais nos bastidores para minimizar qualquer impacto nos pacientes e na equipe.