THIRA Health triple le ratio moyen du secteur BOMA entre les ordres de travail réactifs et proactifs

Vue d'ensemble

En tant que directeur principal des installations de THIRA Health à Bellevue, dans l'État de Washington, le travail de Phil Snyder consiste à garantir sur le plan opérationnel un environnement sûr, sain, confortable et fonctionnel pour les patients, le personnel et les clients. Cela inclut le support informatique, la gestion des stocks (fournitures médicales et de bureau), le maintien des meilleures pratiques en matière de contrôle des infections, la réponse rapide aux demandes de maintenance, la réalisation de tâches de maintenance préventive (tournées quotidiennes), la collaboration étroite entre les services pour atteindre la mission et les objectifs de l'équipe de direction, et la gestion de divers projets (c'est-à-dire l'aide à l'expansion dans de nouvelles installations)

Pour Phil, « l'amélioration des processus quotidiens signifie aider les différents services (soins infirmiers, médecine, thérapeutes, programmation) à faire leur travail sans être frustrés du point de vue des installations ». Phil a noté que l'objectif « est que l'équipe des installations travaille en coulisse pour minimiser l'impact sur les programmes destinés aux patients ». L'objectif est que le travail des installations ne soit jamais source de frustration pour quelqu'un.

Difficultés

« Il n'y a pas grand-chose à dire, si ce n'est qu'avant MaintainX », explique Phil, « THIRA gérait l'installation avec des feuilles de calcul Excel et Microsoft Teams ». Cela ne convenait pas à Phil, qui savait qu'il ne pouvait pas continuer à améliorer la gestion des installations à Thira en utilisant ces méthodes. « Les gens m'arrêtaient constamment dans le hall ou m'envoyaient des messages pour me demander des choses », se souvient Phil. « Ces « moments Dracula » ont pris trop de temps. »

Solution

Phil était arrivé chez THIRA après avoir travaillé dans une entreprise très efficace. « Je suis venu à Thira pour avoir un impact sur les installations. »

Alors, cherchant l'opportunité d'améliorer la gestion des installations, Phil a visité l'App Store et est tombé sur MaintainX. « À partir de là, le processus a été assez rapide », explique Phil. « Je n'ai jamais regardé en arrière parce que vous m'avez facilité les choses. »

Maintenant, quand les gens arrêtent Phil dans le hall, ils savent que sa réponse sera « MX it ». En effet, il a pleinement intégré MaintainX chez THIRA. Il utilise MaintainX pour effectuer des inventaires bimensuels de fournitures médicales et de bureau et a même créé une procédure opérationnelle normalisée pour établir des déclencheurs relatifs aux niveaux d'approvisionnement. « C'est là que j'apprécie vraiment la responsabilité au sein de la bibliothèque de processus et de procédures SOP de MaintainX. Il existe maintenant un processus que nous pouvons suivre et documenter. »

En quelques mois à peine, Phil a pu utiliser la fonction de reporting en temps réel de MaintainX pour montrer à l'équipe de direction de THIRA l'ampleur du travail accompli. « Une fois que les dirigeants se sont intégrés », a déclaré Phil, « grâce à leur soutien, j'ai pu encourager les autres à l'utiliser ».

Comme l'explique Phil : « Au départ, nous avons présenté MaintainX à tout le monde par le biais de votre vidéo, en soulignant son fonctionnement en général. Ensuite, nous avons enregistré tout le monde et leur avons demandé de soumettre des demandes fictives pour s'y habituer. Ensuite, nous avons demandé aux gens de le mettre sur leur téléphone, mais seulement après leur avoir promis que MaintainX n'envoyait pas de publicités. Ainsi, avec MaintainX sur les téléphones des gens, ils pouvaient prendre des photos et soumettre des demandes. MaintainX étant opérationnel », a déclaré Phil, « les gens réagissent très bien dans l'ensemble. »

« MaintainX fonctionne très bien en temps réel sur le bureau et le téléphone. C'est BOOM ! L'assistance est incroyable, et l'opportunité de collaborer sur les spécificités des demandes de maintenance est une opportunité énorme pour nous. »
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^{Phil Snyder
Responsable principal des installations de THIRA}

Au fur et à mesure que Phil s'est familiarisé avec MaintainX, il a commencé à configurer des procédures, puis à les ajouter à la bibliothèque de procédures. Les rondes quotidiennes sont devenues des procédures quotidiennes et les inspections sont devenues des procédures mensuelles et annuelles. « Tout ce qui comportait une routine était une évidence à mettre en place sous forme de procédure », explique Phil. « MaintainX est excellent pour l'efficacité : s'il existe un moyen de minimiser le nombre d'étapes nécessaires, je crée un processus pour celui-ci, et il fonctionne tout simplement. » De plus, l'utilisation des demandes de travail de MaintainX aide Phil à créer des procédures auxquelles il n'aurait peut-être pas pensé auparavant.

Par exemple, Phil se souvient : « Nous avons reçu une demande pour calibrer les balances de poids dans les salles d'examen. J'ai donc commencé à me renseigner, et il s'avère qu'il existe une réglementation qui exige que les balances soient étalonnées tous les six mois. Maintenant, MaintainX nous indique quand nous devons contacter le fournisseur pour effectuer le calibrage. Et toutes les informations sur les fournisseurs figurent déjà dans la procédure. »

« MaintainX apporte de la santé au travail. »
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^{Phil Snyder,
Thira, directrice principale des installations}

Dans MaintainX, Phil a également créé des SOP pour l'intégration et la désintégration (c'est-à-dire éteindre les porte-clés des employés afin qu'ils n'aient plus accès au bâtiment). Il s'agit d'une SOP importante car THIRA est conforme à la loi HIPAA en matière de sécurité et de sûreté. Avec MaintainX, ils peuvent suivre automatiquement les protocoles appropriés via des listes de contrôle SOP numériques. « Donc, si quelqu'un part », a noté Phil, « et que nous devons désactiver l'accès, nous envoyons un ordre de travail SOP, et c'est fait ».

L'aspect en temps réel de MaintainX permet à Phil et à son équipe de réagir beaucoup plus rapidement aux demandes de travail et aux problèmes. En outre, il a souligné que « la simplicité de MaintainX constitue un avantage significatif, en particulier lorsqu'il ne perturbe pas le travail des autres ».

Résultat

Avec plus de 152 utilisateurs, plus de 4 900 ordres de travail, plus de 60 procédures et plus de 1 000 actifs, les tableaux de bord de reporting personnalisables de MaintainX sont très pratiques. En outre, Phil a noté que le ratio des ordres de travail réactifs par rapport aux ordres de travail proactifs est passé de 13 % à 36 %, soit près de trois fois la moyenne du secteur de la BOMA (Building Owners and Managers Association). Pour ce faire, l'équipe de Phil a transformé toute routine répétitive en procédure et l'a ajoutée à sa bibliothèque. « Grâce à MaintainX, nous gérons mieux notre temps. »

Grâce au tableau de bord Reporting, en agrégeant les demandes de travail, Phil « peut voir comment nous passons notre temps. Et grâce à MaintainX, nous pouvons mieux contrôler les coûts grâce à la maintenance préventive et à la prise en charge de nos équipements. »

En d'autres termes, contrairement à leur système précédent, MaintainX permet à Phil d'anticiper les problèmes. Par exemple, si une personne doit rester à la maison, « une autre personne peut désormais effectuer ses tournées quotidiennes pour s'assurer que l'équipement pour les réunions virtuelles est prêt et fonctionne sans interrompre le continuum des soins. C'est crucial. »

De même, les SOP numérisées et automatisées ont facilité la formation du personnel, en particulier en ce qui concerne les exercices de sécurité et de sûreté. Par exemple, l'une des responsabilités des installations est de gérer les équipements de sécurité des personnes, tels que les générateurs de secours qui sont vérifiés chaque semaine et testés tous les mois ou les epi-pens dont la date de péremption doit être vérifiée régulièrement. Les procédures opérationnelles normalisées automatisées sont également utiles lorsque les inspecteurs entrent en contact. « Ils peuvent simplement consulter le rapport généré par MaintainX. Nos processus sont visibles. »

Grâce à ce niveau de visibilité et de transparence, la direction de THIRA peut constater les accomplissements de l'équipe chargée des installations. « À cet égard, les rapports de MaintainX ont été extrêmement utiles », explique Phil. En outre, il a noté que MaintainX avait contribué à faire passer les installations d'un profil d'installation typique à une reconnaissance en tant que partie intégrante d'autres programmes. « Maintenant, tout est étroitement lié. L'utilisation de MaintainX nous a aidés à améliorer l'organisation pour tous et a incité d'autres départements à en faire une meilleure expérience pour ces personnes. »

En évoquant le processus d'intégration et de mise en œuvre de MaintainX, Phil a déclaré : « Le support de MaintainX est phénoménal. Votre personnel de soutien possède le savoir-faire et l'expérience nécessaires. Ils sont si bons que je peux facilement les retranscrire à mes collègues. »

Puis il a ajouté : « Nous voulons que tout passe par MaintainX. Je ne serais pas là si nous essayions de faire tout cela sans elle. MaintainX apporte de la santé mentale sur le lieu de travail et fait tout cela. »

Pleins feux sur le client

La mission de THIRA Health s'articule autour d'un traitement fondé sur des preuves pour les femmes, les adolescentes et les personnes non conformes au genre souffrant de troubles de l'alimentation, d'anxiété, de dépression et d'autres affections concomitantes.

Avec une équipe de plus de 150 employés et en pleine croissance, Thira a son campus principal juste à côté de Bellevue, dans l'État de Washington. Le Retreat at THIRA, à Kirkland, dans l'État de Washington, est situé dans une maison moderne rénovée du milieu du siècle jouxtant un parc national de 500 acres avec plus de 27 miles de sentiers de randonnée. En outre, Thira prévoit d'ouvrir un nouveau centre de traitement de 16 lits.

L'équipe des installations s'efforce d'effectuer la plupart des tâches opérationnelles en coulisse afin de minimiser tout impact sur les patients et le personnel.