A PharmanZ economiza mais de 70 mil dólares em custos de manutenção com o MaintainX

Resolvendo o quebra-cabeça da conformidade e reduzindo os custos de manutenção

A PharmanZ é uma empresa familiar de nutracêuticos que fabrica suplementos de saúde para as principais marcas do mundo. A empresa produz mais de 250 toneladas de produtos de mistura em pó, 10 milhões de comprimidos e 70 milhões de cápsulas duras anualmente para clientes em todo o mundo. A empresa de mais de 30 pessoas fundada pelo diretor e proprietário Peter Lehrke é liderada por Scotty Death, diretor de operações, e sua esposa, Katrina, diretora executiva.

Com o aumento da supervisão regulatória e a desaceleração da economia global, Scotty sabia que a dependência da empresa na manutenção manual de registros e na manutenção reativa custaria tempo, recursos e dinheiro valiosos a longo prazo. Ele sabia que precisava ser proativo e superar o problema antes que ele impactasse materialmente os negócios.

Navegando pelas complexidades da conformidade regulatória e da manutenção

Estresse, incerteza e perda de tempo: o preço da conformidade manual

“Estar pronto para a auditoria a cada momento é a abordagem da PharmanZ para a infinidade de requisitos que precisamos atender, pois podemos ser auditados sem aviso prévio. Gerenciar os requisitos de documentação exigia muita mão de obra e abria as portas para o erro humano. Os sistemas baseados em papel também não permitiam tendências e análises fáceis para apoiar uma boa tomada de decisão sobre despesas de capital.”

Como uma empresa de manufatura farmacêutica, a PharmanZ está sujeita a uma ampla supervisão regulatória, incluindo inspeções da Food and Drug Administration (FDA), uma auditoria trimestral de MPI, uma inspeção de Boas Práticas de Fabricação (GMP) da Medsafe a cada dois anos, além de uma variedade de outras auditorias externas

Para concluir essas inspeções e demonstrar conformidade aos auditores, a PharmanZ precisou analisar grandes quantidades de registros para encontrar e compartilhar a documentação necessária. “A papelada era nosso maior tendão”, diz Scotty. “Teríamos que tirar fichários e fichários de papelada, e o auditor teria que ficar sentado olhando cada registro.”

Esse processo manual criou vários desafios para Scotty e a equipe da PharmanZ: primeiro, a grande quantidade de mão de obra necessária para preparar a documentação para cada auditoria exerceu muita pressão sobre a equipe.

Depois de analisar todos os registros, surgiu a questão de saber se eles eram abrangentes: “Mesmo com todos os registros disponíveis, nem sempre tínhamos certeza se as informações seriam suficientes para o auditor, pois os sistemas baseados em papel têm suas limitações”.

E, na maioria das vezes, os registros disponíveis corriam o risco de serem imprecisos. Como diz Scotty: “Obviamente, você tem mais erros humanos com a papelada”.

Os altos custos da manutenção reativa

Com a desaceleração econômica, Scotty também se concentrou em reduzir os custos de manutenção desnecessários. “Os tempos estão definitivamente difíceis neste lado do mundo”, diz Scotty. “O custo de vida e as taxas de juros estão definitivamente dificultando as coisas, e precisávamos encontrar maneiras de reduzir custos em toda a organização.”

Até esse ponto, a PharmanZ confiava quase exclusivamente em uma estratégia de manutenção reativa. A manutenção preventiva regular era um desafio para coordenar e gerenciar de forma padronizada. “Estávamos fazendo um trabalho crítico de manutenção preventiva”, diz Scotty, “mas não da melhor maneira possível, pois o agendamento em papel não permite o melhor planejamento de recursos”.

Dependendo principalmente de uma estratégia de manutenção reativa, a PharmanZ gastou cerca de NZ $100.000 por ano na fixação de ativos quando eles finalmente quebraram. O gerenciamento de estoque não confiável piorou a situação: a equipe frequentemente descobria que as peças essenciais não estavam prontamente disponíveis quando necessário e precisavam esperar semanas até que a peça chegasse ou pagar uma alta taxa pelo envio expresso. Isso significou tempos de inatividade mais longos, menor capacidade de produção e maiores custos de manutenção para a PharmanZ.

Para enfrentar esses desafios, a Scotty e a PharmanZ contrataram a MaintainX para otimizar a conformidade regulatória e elevar seu programa de manutenção de uma abordagem reativa para uma proativa.

Escolhendo o MaintainX

O MaintainX se destacou do resto do grupo por causa de seus melhores recursos que abordaram diretamente os desafios de negócios da PharmanZ e pelo fluxo constante de melhorias de produtos lançadas pela equipe. “Mesmo durante o teste e nos estágios iniciais, vocês estavam lançando atualizações de recursos”, diz Scotty. “Se eu posso ver que vocês estão lançando atualizações continuamente, espero que estejam ouvindo a mim e a outros usuários.”

Além disso, Scotty ficou convencido pela experiência intuitiva do usuário da MaintainX. “Eu testei o MaintainX e outras plataformas para ver como a plataforma era intuitiva e fácil de usar em PC, laptop, tablet e celular. A MaintainX levou para casa o prêmio por uma ampla margem” Essa experiência em primeira mão com o produto, juntamente com avaliações elogiosas de terceiros de outros usuários da MaintainX, ajudou a fechar o negócio para Scotty.

Conformidade simplificada, menores custos de manutenção

Conformidade simplificada

Antes da MaintainX, Scotty e sua equipe precisavam de um tempo significativo para retirar todos os fichários e garantir que a documentação estivesse disponível para os auditores. Agora, com o MaintainX, Scotty e sua equipe não precisam fazer muita coisa. Em vez de passar dias vasculhando pilhas de papel para encontrar a documentação necessária, eles podem encontrar facilmente os dados de manutenção solicitados diretamente no CMMS, com notas, fotos e vídeos, com um simples clique de um botão.

Agora, para a maioria das auditorias, Scotty simplesmente abre o MaintainX para o auditor e permite que ele acesse a plataforma para encontrar a documentação necessária para a auditoria. “Com o MaintainX e o registro de auditoria, temos procedimentos, assinaturas na parte inferior do procedimento, datas de vencimento, podemos colocar comentários e fotos. É por isso que, quando o auditor olha para ela, quase não me faz perguntas.”

A equipe da PharmanZ agora pode economizar horas de tempo valioso ao concluir auditorias. “Agora economizamos facilmente de 3 a 4 horas durante nossas auditorias de GMP”, diz Scotty.

Aumento de 200% no trabalho de manutenção preventiva

“Nos anos anteriores, gastamos quase NZ$100.000 em manutenção reativa. Desde então, caiu para cerca de NZ$30.000.”

Por meio da parceria com a MaintainX, a PharmanZ fez a transição de uma estratégia de manutenção reativa para uma proativa. Eles aumentaram seu trabalho de manutenção preventiva em cerca de 200%, o que Scotty estima em cerca de 200%, eliminando a dependência da equipe de prestadores de serviços externos para consertar seus equipamentos. “Você pode consertar algo pequeno mais cedo, antes de se tornar grande, e reduzir o valor gasto na solução de grandes problemas”, diz Scotty.

Como resultado, a PharmanZ reduziu os gastos com manutenção em mais de 70%. “Nos anos anteriores, gastamos quase NZ$100.000 em manutenção reativa. Desde então, caiu para cerca de NZ$30.000.”

O inventário aprimorado de peças com o MaintainX também gerou mais economia de custos para a PharmanZ. No passado, a PharmanZ precisaria encomendar peças após uma avaria. “As peças de que precisamos não são apenas um caminho para o futuro”, diz Scotty, explicando que essas peças geralmente exigiam engenharia de precisão, um processo que não era apenas caro, mas também prolongava o tempo de inatividade. “Esperaríamos uma semana até que essa peça voltasse para a máquina.” Agora, com o MaintainX, a PharmanZ pode garantir que eles mantenham níveis ideais de estoque em peças críticas para garantir que nunca se esgotem. Com as peças certas em estoque, os técnicos podem fazer com que os ativos voltem a funcionar muito mais rapidamente, eliminando o tempo de inatividade e as perdas de produção que, de outra forma, ocorreriam.

Fazer mais com menos

Além de resolver seus principais problemas de conformidade e gastos com manutenção, a PharmanZ também teve um impacto positivo em seus processos de qualidade e engenharia. A calibração tem sido um problema crítico para a PharmanZ, com a equipe de manutenção confiando anteriormente na equipe de garantia de qualidade e em um sistema baseado em papel para gerenciá-la.

Com o MaintainX, Scotty absorveu a calibração como parte da função de manutenção, liberando a equipe de qualidade para se concentrar em outros trabalhos críticos. “Só por podermos utilizar os procedimentos e os relatórios de calibração de carga da MaintainX, conseguimos aliviar a carga da equipe de qualidade para que ela pudesse se concentrar em outros assuntos críticos”, diz Scotty.

MaintainX e PharmanZ: apenas o começo

Scotty está confiante de que sua equipe está longe de conseguir tudo o que pode com o MaintainX. “Definitivamente, estamos longe de atingir o pico com nossas economias com a MaintainX — isso só vai melhorar.” Ele vê as integrações com PLCs para implementar a manutenção preditiva como a próxima etapa na evolução da PharmanZ. “O MaintainX definitivamente nos levará à manutenção preditiva em vez de apenas à manutenção preventiva”, diz Scotty. “Estou ansioso pelas integrações.”

Olhando mais adiante, Scotty e a equipe da PharmNZ estão procurando usar o MaintainX para melhorar a supervisão financeira, otimizar ainda mais o gerenciamento de peças de estoque e aproximar a PharmanZ de uma cultura de manutenção produtiva total. Tudo isso se alinha com a missão da PharamNZ de criar um mundo mais saudável e com seus valores de excelência operacional.

“O MaintainX liberou nossa capacidade de aumentar o nível de nossas operações de manutenção. Estou empolgado em continuar trabalhando com a equipe da MaintainX para criar uma equipe e um programa de manutenção de classe mundial na PharmanZ.”