PharmaNZ économise plus de 70 000$ en coûts de maintenance grâce à MaintainX

Résoudre le casse-tête de la conformité et réduire les coûts de maintenance

PharmanZ est une société nutraceutique familiale qui fabrique des suppléments de santé pour les plus grandes marques mondiales. L'entreprise produit plus de 250 tonnes de produits en poudre, 10 millions de comprimés et 70 millions de gélules par an pour des clients du monde entier. L'entreprise de plus de 30 personnes fondée par le directeur et propriétaire Peter Lehrke est dirigée par Scotty Death, directeur des opérations, et son épouse, Katrina, directrice générale.

Compte tenu de la surveillance réglementaire accrue et du ralentissement de l'économie mondiale, Scotty savait que la dépendance de l'entreprise à l'égard de la tenue manuelle des dossiers et de la maintenance réactive lui coûterait un temps, des ressources et de l'argent précieux à long terme. Il savait qu'il devait être proactif et anticiper le problème avant qu'il n'ait un impact significatif sur l'entreprise.

Faire face aux complexités de la conformité et de la maintenance réglementaires

Stress, incertitude et perte de temps : les conséquences de la conformité manuelle

« Être prêt pour les audits à tout moment est l'approche de PharmanZ face à la myriade d'exigences auxquelles nous devons répondre, car nous pourrions être audités sans préavis. La gestion des exigences en matière de documentation exigeait beaucoup de travail et ouvrait la porte à l'erreur humaine. Les systèmes papier ne permettaient pas non plus de suivre facilement les tendances et les analyses nécessaires pour prendre de bonnes décisions en matière de dépenses d'investissement. »

En tant que société de fabrication de produits pharmaceutiques, PharmanZ est soumise à une surveillance réglementaire approfondie, y compris des inspections de la part de la Food and Drug Administration (FDA), un audit MPI trimestriel, une inspection Medsafe Good Manufacturing Practice (GMP) tous les deux ans, ainsi que divers autres audits externes

Afin de mener à bien ces inspections et de démontrer la conformité aux auditeurs, PharmanZ a dû trier d'énormes quantités de dossiers pour trouver et partager les documents nécessaires. « La paperasse était notre plus gros ischio-jambier », explique Scotty. « Il faudrait sortir des cartables et des cartables remplis de documents, et l'auditeur devrait rester assis là à examiner chaque dossier. »

Ce processus manuel a posé de nombreux défis à Scotty et à l'équipe de PharmanZ : tout d'abord, la quantité de travail requise pour préparer les documents de chaque audit exerçait une forte pression sur l'équipe.

Après avoir trié tous les dossiers, la question s'est posée de savoir s'ils étaient complets : « Même avec tous les dossiers disponibles, nous n'étions pas toujours sûrs que les informations seraient suffisantes pour l'auditeur, car les systèmes papier ont leurs limites. »

Et le plus souvent, les dossiers disponibles risquaient d'être inexacts. Comme le dit Scotty, « il y a évidemment plus d'erreurs humaines dans la paperasse ».

Les coûts élevés de la maintenance réactive

En raison du ralentissement économique, Scotty s'est également concentré sur la réduction des coûts de maintenance inutiles. « Les temps sont définitivement difficiles de ce côté du monde », déclare Scotty. « Le coût de la vie et les taux d'intérêt compliquent vraiment les choses, et nous devions trouver des moyens de réduire les coûts dans l'ensemble de l'organisation. »

Jusqu'à présent, PharmanZ s'appuyait presque exclusivement sur une stratégie de maintenance réactive. La maintenance préventive régulière était un défi à coordonner et à gérer de manière standardisée. « Nous faisions certains travaux de maintenance préventive essentiels », explique Scotty, « mais pas de la meilleure manière possible, car la planification sur papier ne permet pas une planification optimale des ressources. »

S'appuyant principalement sur une stratégie de maintenance réactive, PharmanZ a dépensé près de 100 000 dollars néo-zélandais par an pour réparer les actifs lorsqu'ils finissaient par tomber en panne. La gestion peu fiable des stocks n'a fait qu'empirer les choses : l'équipe a souvent constaté que les pièces critiques n'étaient pas facilement disponibles en cas de besoin et devait soit attendre des semaines pour l'arrivée de la pièce, soit payer des frais élevés pour l'expédition express. Cela s'est traduit par des temps d'arrêt plus longs, une diminution de la capacité de production et des coûts de maintenance plus élevés pour PharmanZ.

Pour relever ces défis, Scotty et PharmanZ ont fait appel à MaintainX pour rationaliser la conformité réglementaire et faire passer leur programme de maintenance d'une approche réactive à une approche proactive.

Choisir MaintainX

MaintainX s'est démarqué du reste du lot en raison de ses fonctionnalités de pointe qui répondaient directement aux défis commerciaux de PharmanZ, et du flux constant d'améliorations apportées aux produits par l'équipe. « Même pendant la période d'essai et les premières étapes, vous publiiez des mises à jour des fonctionnalités », explique Scotty. « Si je peux voir que vous publiez des mises à jour en permanence, cela me donne l'espoir que vous êtes à mon écoute et à celle des autres utilisateurs. »

De plus, Scotty a été convaincu par l'expérience utilisateur intuitive de MaintainX. « J'ai testé MaintainX et d'autres plateformes pour voir à quel point la plateforme était intuitive et facile à utiliser sur PC, ordinateur portable, tablette et mobile. MaintainX a largement remporté le prix. » Cette expérience directe avec le produit, associée à des critiques élogieuses émanant d'autres utilisateurs de MaintainX, a permis de conclure l'accord pour Scotty.

Conformité rationalisée, coûts de maintenance réduits

La conformité en toute simplicité

Avant MaintainX, il fallait beaucoup de temps à Scotty et à son équipe pour sortir tous les classeurs et s'assurer que les documents étaient à la disposition des auditeurs. Maintenant, avec MaintainX, Scotty et son équipe n'ont plus grand-chose à faire. Au lieu de passer des jours à trier des piles de papier pour trouver la documentation nécessaire, ils peuvent facilement trouver les données de maintenance demandées directement dans la GMAO, avec des notes, des photos et des vidéos, en un simple clic.

Désormais, pour la plupart des audits, Scotty ouvre simplement MaintainX à l'auditeur et lui permet de parcourir la plateforme pour trouver la documentation requise pour l'audit. « Avec MaintainX et le journal d'audit, nous avons intégré des procédures, nous avons des signatures au bas de la procédure, nous avons des dates d'échéance, nous pouvons y mettre des commentaires, nous pouvons y mettre des photos. C'est pourquoi, lorsque l'auditeur l'examine, il ne me pose pratiquement aucune question. »

L'équipe PharmanZ peut désormais gagner un temps précieux lors de la réalisation des audits. « Désormais, nous économisons facilement 3 à 4 heures lors de nos audits GMP », déclare Scotty.

Augmentation de 200 % des travaux de maintenance préventive

« Les années précédentes, nous avons dépensé près de 100 000 dollars néo-zélandais en maintenance réactive. Depuis, il est tombé à environ 30 000 dollars néo-zélandais. »

Grâce au partenariat avec MaintainX, PharmanZ est passé d'une stratégie de maintenance réactive à une stratégie proactive. Ils ont augmenté leurs travaux de maintenance préventive d'environ 200 %, selon Scotty, ce qui a permis à l'équipe de ne plus dépendre de sous-traitants externes pour réparer son équipement. « Vous pouvez réparer quelque chose de petit plus tôt avant de devenir énorme et de réduire les sommes consacrées à la résolution de gros problèmes », explique Scotty.

PharmanZ a ainsi réduit ses dépenses de maintenance de plus de 70 %. « Les années précédentes, nous avons dépensé près de 100 000 dollars néo-zélandais en maintenance réactive. Depuis, il est tombé à environ 30 000 dollars néo-zélandais. »

L'amélioration de l'inventaire des pièces grâce à MaintainX a également permis à PharmanZ de réaliser de nouvelles économies. Dans le passé, PharmanZ devait commander des pièces en cas de panne. « Les pièces dont nous avons besoin ne sont pas seulement une référence », explique Scotty, expliquant que ces pièces nécessitaient souvent une ingénierie de précision, un processus non seulement coûteux mais également prolongé. « Il faudrait attendre une semaine pour que cette pièce revienne sur la machine. » Désormais, avec MaintainX, PharmanZ peut s'assurer de maintenir des niveaux d'inventaire optimaux pour les pièces critiques afin de ne jamais être en rupture de stock. Avec les bonnes pièces en stock, les techniciens peuvent remettre les actifs en état de marche beaucoup plus rapidement, éliminant ainsi les temps d'arrêt et les pertes de production qui se produiraient autrement.

Faire plus avec moins

Outre la résolution de ses principaux problèmes de conformité et de dépenses de maintenance, PharmanZ a également constaté un impact positif sur ses processus de qualité et d'ingénierie. L'étalonnage a été un problème critique pour PharmanZ, car l'équipe de maintenance s'appuyait auparavant sur l'équipe d'assurance qualité et sur un système papier pour le gérer.

Avec MaintainX, Scotty a intégré l'étalonnage à la fonction de maintenance, ce qui a permis à l'équipe de qualité de se concentrer sur d'autres tâches critiques. « C'est uniquement parce que nous avons pu utiliser les procédures et les rapports d'étalonnage de charge de MaintainX que nous avons pu alléger la charge de travail de l'équipe chargée de la qualité afin qu'elle puisse se concentrer sur d'autres questions critiques », explique Scotty.

MaintainX et PharmanZ : ce n'est que le début

Scotty est convaincu que son équipe est loin de réaliser tout ce qu'elle peut avec MaintainX. « Les économies que nous avons réalisées grâce à MaintainX sont loin d'avoir atteint le sommet. La situation ne fera que s'améliorer. » Selon lui, les intégrations avec les automates programmables pour mettre en œuvre la maintenance prédictive constituent la prochaine étape de l'évolution de PharmanZ. « MaintainX va certainement nous permettre de passer à la maintenance prédictive plutôt qu'à la simple maintenance préventive », déclare Scotty. « J'attends les intégrations avec impatience. »

À plus long terme, Scotty et l'équipe de PharmNZ envisagent d'utiliser MaintainX pour améliorer la supervision financière, optimiser davantage la gestion des stocks de pièces et rapprocher PharmanZ d'une culture de maintenance productive totale. Tout cela correspond à la mission de PharamNZ, qui consiste à créer un monde plus sain, et à ses valeurs d'excellence opérationnelle.

« MaintainX a débloqué notre capacité à améliorer nos opérations de maintenance. Je suis ravi de continuer à travailler avec l'équipe MaintainX pour mettre en place une équipe et un programme de maintenance de classe mondiale chez PharmanZ. »