Villages Golf and Country Club aumenta a manutenção preventiva em 116% com o MaintainX

Principais resultados

• Redução de 30% no trabalho reativo e aumento de 116% no trabalho preventivo
• Aumento de 27% na produtividade da equipe de manutenção
• Capacidade de acompanhar e relatar com eficiência o desempenho da manutenção

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Quando Ryan Bell ingressou no Villages Golf and Country Club, há dois anos, ele tinha uma prioridade: revisar os processos de manutenção ineficientes que afetavam milhares de residentes. Ele atua como gerente geral adjunto de obras públicas para a comunidade ativa com mais de 55 anos, que abrange 40 acres com 2.300 casas, um campo de golfe de 18 buracos, um campo curto de nove buracos, quatro centros aquáticos, um clube e trilhas para caminhadas.

“Ao embarcar aqui, minha diretriz era nos tornar mais eficientes”, diz Ryan. “Não houve muitas mudanças no clube por 15 anos e eles estavam usando um sistema antiquado.”

Com uma comunidade tão vasta, a equipe de manutenção e os fornecedores de Ryan tiveram dificuldades para atender a um grande volume de solicitações sem uma plataforma de pedidos de serviço moderna e de fácil acesso. “Como nosso departamento é responsável pela administração de um clube multimilionário, era crucial ter um sistema que realmente mostrasse como seríamos bem-sucedidos para os residentes.”

Desafios

Falta de visibilidade da saúde dos ativos

Com cerca de 900 ativos diferentes em 12 vilarejos, foi uma batalha árdua para a equipe de Ryan rastrear e comunicar rapidamente os problemas de manutenção à liderança e aos residentes.

“Cada vila usa diferentes materiais de construção para telhados, revestimentos e varandas. Não ter essa visibilidade ou ser capaz de relatar facilmente o número de vazamentos em um telhado específico, por exemplo, dificultou a explicação dos problemas para a comunidade.”

O buraco negro da ordem de trabalho

O fluxo de trabalho baseado em papel da equipe dificultou o cumprimento de sua meta número um: oferecer um serviço excepcional aos residentes. As solicitações geralmente se perdiam na confusão.

“A equipe imprimia as ordens de serviço e as entregava aos técnicos. A visibilidade da conclusão da ordem de serviço não existia. Os residentes solicitariam uma ordem de serviço e ela entraria em um buraco negro.”

Por que MaintainX

Gerenciamento superior de ordens de serviço

Em primeiro lugar, a equipe de Ryan precisava de um sistema que pudesse ajudá-los a responder às solicitações rapidamente.

“Em média, recebemos de 220 a 260 ordens de serviço por dia. Como você pode imaginar, se imprimirmos tantas ordens de serviço, as coisas serão perdidas e esquecidas. Especialmente se você estiver separando 800 pedaços de papel para tentar descobrir onde está uma ordem de serviço específica”, diz Ryan. “Comecei a procurar um sistema que oferecesse mais visibilidade. Estávamos analisando alguns outros sistemas, mas o que o MaintainX tinha a oferecer era muito superior.”

Recursos intuitivos de geração de relatórios

Os recursos de geração de relatórios intuitivos e acessíveis do MaintainX também foram um grande argumento de venda para Ryan.

“O fator decisivo para mim foi a visibilidade e a facilidade com que eu criei relatórios. Alguns dos sistemas que analisamos eram baseados em planilhas, enquanto o MaintainX tem um painel que é fácil de entender para qualquer pessoa. Quando você está fornecendo relatórios, é importante ter uma visão clara.”

Resultados

De reativo a preventivo

Desde a integração com a MaintainX, Ryan conseguiu direcionar sua equipe para práticas de manutenção preventiva e impedir falhas de ativos antes que elas aconteçam.

“Os residentes querem aproveitar sua aposentadoria todos os dias — não queremos que eles entrem na piscina e não possam usá-la porque o aquecedor está desligado”, diz Ryan. “Usar o MaintainX para rastrear ativos nos ajuda a ver com que frequência um ativo fica inativo ou quantas vezes uma ordem de serviço foi criada para um determinado problema. Isso nos permite ser mais proativos e não reativos — e esse é realmente o nosso lema aqui.”

A equipe diminuiu o trabalho reativo em 30% e aumentou o trabalho preventivo em 116%.

Aumento da eficiência

Foi fácil para a equipe de Ryan adotar o MaintainX e acelerou suas respostas às solicitações. No geral, o software ajudou a equipe a aumentar a produtividade em 27%.

“Desde a implementação do MaintainX, o nível de eficiência é dia e noite. Passamos de concluir ordens de serviço em um período de duas semanas para dois ou três dias”, diz Ryan. “Foi uma ótima experiência e a equipe gosta de usá-la.”

O software também foi uma vitória para a equipe em termos de satisfação dos residentes. “O MaintainX é uma ferramenta muito útil e recebemos muitos bons comentários com base no tempo de conclusão, em nossa comunicação e no ajuste geral que fizemos para ajudar os residentes.”

Colaboração com fornecedores

Os benefícios de eficiência e comunicação do MaintainX se estenderam além da equipe de manutenção interna de Ryan. Ele instruiu seus fornecedores a começarem a usar o software também.

“Temos alguns grandes fornecedores de paisagismo que administram nossa propriedade. Eles têm cerca de 25 pessoas no local e o proprietário da empresa tem um login junto com seis de seus superintendentes”, explica Ryan. “Isso ajuda a acelerar as ordens de trabalho relacionadas à paisagem pelas quais eles são responsáveis. Então, agora não é mais nossa equipe ligando. Em vez disso, estamos fazendo parcerias com nossos fornecedores para usar o software. E tem sido muito eficaz.”

Visibilidade do desempenho

Para Ryan e sua equipe, obter uma visão mais clara das métricas de desempenho foi um divisor de águas. Ele descreve algumas maneiras pelas quais o fácil acesso aos relatórios do MaintainX teve o maior impacto:

• Comprovando o ROI para a diretoria: “O aspecto de geração de relatórios do software fornece visibilidade aos nossos residentes e ao nosso conselho para mostrar nosso nível de eficiência, incluindo o número de ordens de serviço criadas por mês, a taxa de conclusão e o prazo”, explica Ryan. Também oferece aos líderes acesso imediato aos dados de que precisam, sem sobrecarregar a equipe de Ryan. “A diretoria está curiosa sobre o que está acontecendo em cada vila, e o MaintainX permite que eles vejam. Eles podem obter informações em questão de segundos. Está na ponta dos dedos deles, então não preciso mais dizer: 'Vou entrar em contato com você em algumas semanas porque preciso vasculhar a papelada'”.

• Simplificando as auditorias: Cumprir com os auditores é um processo muito menos demorado para a equipe de Ryan, graças ao MaintainX. “Podemos mostrar aos auditores o histórico das inspeções que estamos fazendo. É útil que possamos obter um relatório rapidamente enquanto eles estão aqui.”

• Justificando os custos: A MaintainX deu a Ryan uma janela sobre padrões que podem informar as decisões orçamentárias, como a substituição de equipamentos antigos. “É muito fácil obter relatórios e gerar as previsões ou os dados necessários para justificar o gasto de uma grande quantia em um ativo.”

• Aumentando o moral da equipe: “A equipe também está vendo o valor do software agora, até mesmo nos comentários que estão voltando para eles. Continuamos a incentivá-los com o bom feedback que estamos recebendo”, diz Ryan. “Podemos dizer: 'você prestou a este residente um atendimento excepcional ao cliente. Você fez um ótimo trabalho hoje. ' Assim, a equipe sente que seu trabalho é mais significativo agora.”

Olhando para o futuro

Ryan está otimista sobre como a MaintainX continuará aprimorando o programa de manutenção do Villages Golf and Country Club. “Nossa prioridade número um era fazer com que o sistema de ordens de serviço funcionasse bem. Agora, vamos continuar aprimorando o que já é um sistema muito bom.”

Por exemplo, a equipe de Ryan está experimentando as ferramentas baseadas em IA da MaintainX para acelerar a criação de procedimentos digitais. “Estamos aprimorando continuamente os procedimentos e melhorando o uso dos recursos de IA, o que é ótimo para nos dar um impulso inicial”, diz Ryan. “Você pode ter um bloqueio criativo quando está pensando em como fazer um procedimento, mas o sistema de IA permite que você comece rapidamente.”

Por fim, a MaintainX capacitou Ryan e sua equipe a pararem de combater incêndios e se tornarem mais estratégicos em relação ao futuro. “Isso nos permite focar no panorama geral. Quais são as outras coisas que poderíamos fazer para melhorar essa comunidade e seu modo de vida?”