Le Villages Golf and Country Club augmente sa maintenance préventive de 116 % grâce à MaintainX

Principaux enseignements

• Réduction du travail réactif de 30 % et augmentation du travail préventif de 116 %
• Amélioration de la productivité de l'équipe de maintenance de 27 %
• Acquisition de la capacité à suivre et à rendre compte efficacement des performances de maintenance

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Lorsque Ryan Bell a rejoint le Villages Golf and Country Club il y a deux ans, il n'avait qu'une priorité : remanier les processus de maintenance inefficaces qui affectaient des milliers de résidents. Il est directeur général adjoint des travaux publics pour la communauté active de 55 ans et plus, qui s'étend sur 40 acres avec 2 300 maisons, un parcours de golf de 18 trous, un court parcours de neuf trous, quatre centres aquatiques, un club-house et des sentiers de randonnée.

« En arrivant ici, j'avais pour objectif de nous rendre plus efficaces », explique Ryan. « Il n'y avait pas eu beaucoup de changements au club depuis 15 ans, et le système était désuet. »

Avec une communauté aussi vaste, l'équipe de maintenance et les fournisseurs de Ryan ont eu du mal à faire face à un volume élevé de demandes sans disposer d'une plateforme de bons de travail moderne et facilement accessible. « Étant donné que notre département est responsable de la gestion d'un club de plusieurs millions de dollars, il était crucial de disposer d'un système réellement adapté à la manière dont nous allions réussir pour les résidents. »

Difficultés

Manque de visibilité sur l'état des actifs

Avec environ 900 actifs différents répartis dans 12 villages, l'équipe de Ryan a eu beaucoup de mal à suivre et à communiquer rapidement les problèmes de maintenance à la direction et aux résidents.

« Chaque village utilise des matériaux de construction différents pour les toitures, les revêtements et les terrasses des balcons. Le fait de ne pas avoir cette visibilité ou de pouvoir signaler facilement le nombre de fuites sur un toit spécifique, par exemple, nous a rendu difficile d'expliquer les problèmes à la communauté. »

Le trou noir des bons de travail

Le flux de travail papier de l'équipe a rendu difficile la réalisation de son objectif principal : fournir un service exceptionnel aux résidents. Les demandes se perdaient souvent dans la mêlée.

« Le personnel imprimait les bons de travail et les remettait aux techniciens. Il n'y avait pas de visibilité quant à l'exécution des bons de travail. Les résidents demandaient un ordre de travail, et celui-ci se retrouverait dans un trou noir. »

Pourquoi MaintainX

Gestion supérieure des bons de travail

Tout d'abord, l'équipe de Ryan avait besoin d'un système capable de répondre rapidement aux demandes.

« En moyenne, nous recevons entre 220 et 260 bons de travail par jour. Comme vous pouvez l'imaginer, si nous imprimons autant de bons de travail, des choses se perdent et sont oubliées. Surtout si vous triez 800 feuilles de papier pour essayer de déterminer où se trouve un bon de travail spécifique », explique Ryan. « J'ai commencé à chercher un système qui offrirait plus de visibilité. Nous étions en train d'étudier quelques autres systèmes, mais ce que MaintainX avait à offrir était bien supérieur. »

Fonctionnalités de reporting intuitives

Les fonctionnalités de reporting intuitives et accessibles de MaintainX ont également constitué un argument de vente majeur pour Ryan.

« Le facteur décisif pour moi a été la visibilité et la facilité avec laquelle je pouvais créer des rapports. Certains des systèmes que nous avons examinés étaient basés sur des feuilles de calcul, tandis que MaintainX dispose d'un tableau de bord facile à comprendre pour tout le monde. Lorsque vous fournissez des rapports, il est important d'avoir une vue claire. »

Résultats

De la réaction à la prévention

Depuis son intégration à MaintainX, Ryan a réussi à orienter son équipe vers des pratiques de maintenance préventive et à stopper les défaillances des actifs avant qu'elles ne se produisent.

« Les résidents veulent profiter de leur retraite au quotidien. Nous ne voulons pas qu'ils aillent à la piscine et ne puissent pas l'utiliser parce que le chauffage est en panne », explique Ryan. « L'utilisation de MaintainX pour suivre les actifs nous permet de savoir à quelle fréquence un actif tombe en panne ou combien de fois un ordre de travail a été créé pour un problème donné. Cela nous permet d'être plus proactifs et non réactifs, et c'est vraiment notre devise ici. »

L'équipe a réduit le travail réactif de 30 %, tout en augmentant le travail préventif de 116 %.

Efficacité accrue

MaintainX a été facile à adopter pour l'équipe de Ryan et a accéléré ses réponses aux demandes. Dans l'ensemble, le logiciel a aidé l'équipe à augmenter sa productivité de 27 %.

« Depuis la mise en œuvre de MaintainX, le niveau d'efficacité est de jour comme de nuit. Nous sommes passés de l'exécution des bons de travail en deux semaines à deux ou trois jours », explique Ryan. « Cela a été une expérience formidable et l'équipe aime l'utiliser. »

Le logiciel a également été une victoire pour l'équipe en termes de satisfaction des résidents. « MaintainX est un outil très utile, et nous avons reçu de nombreux commentaires positifs en ce qui concerne le délai de traitement, notre communication et l'ajustement global que nous avons apporté pour aider les résidents. »

Collaboration avec les fournisseurs

Les avantages de MaintainX en termes d'efficacité et de communication vont bien au-delà de l'équipe de maintenance interne de Ryan. Il a demandé à ses fournisseurs de commencer à utiliser le logiciel également.

« Nous avons quelques grands fournisseurs d'aménagements paysagers qui gèrent notre propriété. Ils ont environ 25 personnes sur place, et le propriétaire de l'entreprise dispose d'un identifiant ainsi que six de ses surintendants », explique Ryan. « Cela permet d'accélérer les bons de travail liés à l'aménagement paysager dont ils sont responsables. Désormais, ce n'est plus notre équipe qui appelle, mais nous travaillons en partenariat avec nos fournisseurs pour utiliser le logiciel. Et cela s'est avéré très efficace. »

Visibilité des performances

Pour Ryan et son équipe, avoir une vision plus claire des indicateurs de performance a changé la donne. Il décrit quelques raisons pour lesquelles la facilité d'accès aux rapports de MaintainX a eu le plus grand impact :

• Prouver le retour sur investissement au conseil d'administration : « L'aspect reporting du logiciel donne de la visibilité à nos résidents et à notre conseil d'administration afin de leur montrer notre niveau d'efficacité, y compris le nombre de bons de travail créés par mois, le taux d'exécution et le calendrier », explique Ryan. Cela donne également aux dirigeants un accès immédiat aux données dont ils ont besoin, sans stresser l'équipe de Ryan. « Le conseil d'administration est curieux de savoir ce qui se passe dans chaque village, et MaintainX leur permet de le voir. Ils peuvent extraire des informations en quelques secondes. C'est à portée de main, donc je n'ai plus besoin de dire : « Je vous recontacterai dans quelques semaines parce que je dois fouiller dans les documents. »

• Rationalisation des audits : La mise en conformité avec les auditeurs est un processus beaucoup moins long pour l'équipe de Ryan grâce à MaintainX. « Nous pouvons montrer aux auditeurs l'historique des inspections que nous effectuons. Il est utile que nous puissions générer un rapport rapidement pendant qu'ils sont là. »

• Justification des coûts : MaintainX a donné à Ryan un aperçu des modèles qui peuvent éclairer les décisions budgétaires, comme le remplacement d'équipements vieillissants. « Il est très facile d'extraire des rapports et de générer les prévisions ou les données nécessaires pour justifier des dépenses importantes pour un actif. »

• Renforcer le moral de l'équipe : « L'équipe constate également la valeur du logiciel aujourd'hui, même dans les commentaires qui lui sont adressés. Nous continuons à les encourager grâce aux bons commentaires que nous recevons », déclare Ryan. « Nous pouvons dire : « vous avez fourni à ce résident un service client exceptionnel. Tu as fait un excellent travail aujourd'hui. » L'équipe a donc le sentiment que son travail prend plus de sens maintenant. »

Perspectives d'avenir

Ryan est optimiste quant à la manière dont MaintainX continuera à améliorer le programme de maintenance du Villages Golf and Country Club. « Notre priorité numéro un était de faire en sorte que le système des bons de travail fonctionne correctement. Maintenant, nous allons simplement continuer à améliorer ce qui est déjà un très bon système. »

Par exemple, l'équipe de Ryan expérimente les outils basés sur l'IA de MaintainX pour accélérer la création de procédures numériques. « Nous continuons à améliorer les procédures et à utiliser de mieux en mieux les fonctionnalités d'IA, ce qui est excellent pour nous donner un coup de pouce », déclare Ryan. « Vous pouvez vous retrouver bloqué lorsque vous réfléchissez à la manière de créer une procédure, mais le système d'IA vous permet de vous y lancer rapidement. »

En fin de compte, MaintainX a permis à Ryan et à son équipe de mettre fin à la lutte contre les incendies et d'adopter une approche plus stratégique pour l'avenir. « Cela nous permet de nous concentrer sur la situation dans son ensemble. Quelles autres mesures pouvons-nous prendre pour améliorer cette communauté et son mode de vie ? »