Villages Golf and Country Club aumenta el mantenimiento preventivo en un 116% con MaintainX

Conclusiones Principales

• Reducción del trabajo reactivo en un 30% e incremento del trabajo preventivo en un 116%
• Aumento de la productividad del equipo de mantenimiento en un 27%
• Capacidad adquirida para rastrear y reportar eficientemente el rendimiento del mantenimiento

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Cuando Ryan Bell se unió a Villages Golf and Country Club hace dos años, tenía una prioridad: revisar los ineficientes procesos de mantenimiento que afectaban a miles de residentes. Se desempeña como subdirector general de Obras Públicas para la comunidad de más de 55 años de vida activa, que abarca 40 acres con 2,300 viviendas, un campo de golf de 18 hoyos, un campo corto de nueve hoyos, cuatro centros acuáticos, una sede club y senderos para caminatas.

«Al incorporarme aquí, mi directiva era que fuéramos más eficientes», dice Ryan. «Hacía 15 años que no había habido muchos cambios en el club y utilizaban un sistema anticuado».

Con una comunidad tan grande, el equipo de mantenimiento y los proveedores de Ryan tenían dificultades para atender un gran volumen de solicitudes sin una plataforma de órdenes de trabajo moderna y de fácil acceso. «Dado que nuestro departamento es responsable de administrar un club multimillonario, era crucial contar con un sistema que realmente se adaptara a la forma en que íbamos a tener éxito para los residentes».

Desafíos

Falta de visibilidad sobre el estado de los activos

Con alrededor de 900 activos diferentes en 12 aldeas, el equipo de Ryan tuvo que luchar arduamente para rastrear y comunicar rápidamente los problemas de mantenimiento a los líderes y a los residentes.

«Cada pueblo usa diferentes materiales de construcción para techos, revestimientos y terrazas de balcones. No tener esa visibilidad o poder informar fácilmente sobre la cantidad de goteras en un techo específico, por ejemplo, nos dificultó explicar los problemas a la comunidad».

El agujero negro de la orden de trabajo

El flujo de trabajo del equipo basado en papel dificultó que el equipo cumpliera su objetivo número uno: brindar un servicio excepcional a los residentes. Las solicitudes a menudo se perdían entre la confusión.

«El personal imprimía las órdenes de trabajo y las entregaba a los técnicos. No había visibilidad sobre la finalización de las órdenes de trabajo. Los residentes solicitaban una orden de trabajo y ésta caía en un agujero negro».

Por qué MaintainX

Gestión superior de órdenes de trabajo

En primer lugar, el equipo de Ryan necesitaba un sistema que pudiera ayudarlos a responder rápidamente a las solicitudes.

«En promedio, recibimos de 220 a 260 órdenes de trabajo al día. Como puede imaginar, si imprimimos tantas órdenes de trabajo, las cosas se pierden y se olvidan. Especialmente si estás clasificando 800 hojas de papel para tratar de averiguar dónde está una orden de trabajo específica», explica Ryan. «Empecé a buscar un sistema que proporcionara más visibilidad. Estábamos buscando otros sistemas, pero lo que MaintainX tenía para ofrecer era muy superior».

Capacidades de informes intuitivas

Las funciones de informes intuitivas y accesibles de MaintainX también fueron un importante punto de venta para Ryan.

«El factor decisivo para mí fue la visibilidad y lo fácil que me resultó crear informes. Algunos de los sistemas que estábamos buscando estaban basados en hojas de cálculo, mientras que MaintainX tiene un panel de control que es fácil de entender para cualquiera. A la hora de proporcionar informes, es importante tener una visión limpia».

Resultados

De reactivo a preventivo

Desde que se incorporó a MaintainX, Ryan ha podido hacer que su equipo adopte prácticas de mantenimiento preventivo y detener las fallas de los activos antes de que ocurran.

«Los residentes buscan disfrutar de su jubilación todos los días; no queremos que vayan a la piscina y no puedan usarla porque la calefacción no funciona», dice Ryan. «El uso de MaintainX para rastrear los activos nos ayuda a ver con qué frecuencia un activo deja de funcionar o cuántas veces se ha creado una orden de trabajo para un problema determinado. Esto nos permite ser más proactivos y no reactivos, y ese es realmente nuestro lema».

El equipo ha reducido el trabajo reactivo en un 30% y ha aumentado el trabajo preventivo en un 116%.

Eficiencia incrementada

MaintainX ha sido fácil de adoptar para el equipo de Ryan y ha acelerado sus respuestas a las solicitudes. En general, el software ha ayudado al equipo a aumentar la productividad en un 27%.

«Desde la implementación de MaintainX, el nivel de eficiencia es día y noche. Hemos pasado de completar las órdenes de trabajo en un período de dos semanas a dos o tres días», afirma Ryan. «Ha sido una gran experiencia y el equipo disfruta utilizándola».

El software también ha sido una victoria para el equipo en términos de satisfacción de los residentes. «MaintainX es una herramienta muy útil y hemos recibido muchos comentarios positivos en relación con el tiempo de finalización, nuestra comunicación y los ajustes generales que hemos realizado para ayudar a los residentes».

Colaboración con proveedores

Los beneficios de eficiencia y comunicación de MaintainX se han extendido más allá del equipo de mantenimiento interno de Ryan. También ha dado instrucciones a sus proveedores para que comiencen a usar el software.

«Tenemos un par de grandes proveedores de jardinería que administran nuestra propiedad. Tienen alrededor de 25 personas en las instalaciones y el propietario de la empresa tiene un nombre de usuario junto con seis de sus superintendentes», explica Ryan. «Esto ayuda a acelerar las órdenes de trabajo relacionadas con el paisajismo de las que son responsables. Así que ahora ya no es nuestro equipo quien nos llama, sino que nos estamos asociando con nuestros proveedores para usar el software. Y ha sido muy eficaz».

Visibilidad del rendimiento

Para Ryan y su equipo, tener una visión más clara de las métricas de rendimiento ha supuesto un punto de inflexión. Describe algunas de las formas en las que el fácil acceso de MaintainX a los informes ha tenido el mayor impacto:

• Demostrar el ROI a la junta directiva: «El aspecto de generación de informes del software brinda visibilidad a nuestros residentes y a nuestra junta para mostrarles nuestro nivel de eficiencia, incluida la cantidad de órdenes de trabajo creadas por mes, el índice de finalización y el tiempo», explica Ryan. También brinda a los líderes acceso inmediato a los datos que necesitan, sin estresar al equipo de Ryan. «La junta directiva siente curiosidad por saber lo que sucede en cada pueblo, y MaintainX les permite verlo. Pueden obtener información en cuestión de segundos. La tienen al alcance de la mano, así que ya no tengo que decirles: «Me pondré en contacto con ustedes en un par de semanas porque tengo que revisar el papeleo».

• Optimización de las auditorías: Cumplir con los auditores es un proceso que requiere mucho menos tiempo para el equipo de Ryan gracias a MaintainX. «Podemos mostrar a los auditores el historial de las inspecciones que estamos realizando. Resulta útil poder obtener un informe rápidamente mientras están aquí».

• Justificación de los costos: MaintainX le ha dado a Ryan una ventana a los patrones que pueden informar las decisiones presupuestarias, como reemplazar equipos antiguos. «Es muy fácil obtener informes y generar las previsiones o los datos necesarios para justificar el gasto elevado en un activo».

• Aumentar la moral del equipo: «El equipo también está viendo el valor del software ahora, incluso en los comentarios que reciben. Seguimos alentándolos con los buenos comentarios que recibimos», afirma Ryan. «Podemos decir: 'Le proporcionaste a este residente un servicio de atención al cliente excepcional. Hoy hiciste un gran trabajo». Por eso, el equipo siente que su trabajo es más significativo ahora».

Mirando hacia el futuro

Ryan es optimista acerca de cómo MaintainX continuará mejorando el programa de mantenimiento de Villages Golf and Country Club. «Nuestra prioridad número uno era hacer que el sistema de órdenes de trabajo funcionara bien. Ahora, vamos a seguir mejorando lo que ya es un sistema muy bueno».

Por ejemplo, el equipo de Ryan está experimentando con las herramientas impulsadas por inteligencia artificial de MaintainX para acelerar la creación de procedimientos digitales. «Seguimos mejorando los procedimientos y estamos mejorando el uso de las funciones de inteligencia artificial, lo que nos da una gran ventaja para empezar», afirma Ryan. «Cuando piensas en cómo crear un procedimiento, puedes quedarte sin trabajo, pero el sistema de inteligencia artificial te permite empezar a usarlo rápidamente».

En última instancia, MaintainX ha permitido a Ryan y a su equipo detener la lucha contra incendios y adoptar una estrategia más estratégica con respecto al futuro. «Nos permite centrarnos en el panorama general. ¿Qué otras cosas podríamos hacer para mejorar esta comunidad y su forma de vida?»