Comment le logement étudiant Aparto gère les inspections sanitaires liées à la COVID-19

Vue d'ensemble

Fondée en 2017, l'organisation possède des résidences étudiantes réparties sur 12 sites au Royaume-Uni et en Irlande. Bien que l'objectif principal d'Aparto ait toujours été la sécurité et le confort de ses résidents, cette priorité s'est amplifiée en 2020.

« MaintainX a grandement contribué à améliorer notre rendement et a créé un moyen plus efficace de gérer notre calendrier de maintenance. »
^{—Kate Collins, directrice générale d'Aparto}

Défi

L'équipe de gestion des installations d'Aparto est chargée de superviser plusieurs tâches de maintenance, notamment le nettoyage des toilettes, des dortoirs et des espaces communs ; le réapprovisionnement des fournitures communes ; la maintenance des appareils technologiques partagés (par exemple, les photocopieurs, les imprimantes, les connexions WiFi) ; la mise en place d'événements sociaux ; la réalisation d'inspections des installations et la réparation des actifs des installations.

Il n'y avait qu'un seul problème : l'équipe de gestion des installations d'Aparto avait souvent du mal à communiquer avec l'O&M. Des bons de travail ont disparu. Les documents étaient souvent mal classés. Et les détails du projet transmis entre les assistants des installations et les superviseurs passaient parfois entre les mailles du filet. Les oublis périodiques ont suscité des plaintes d'étudiants et des désaccords entre collègues.

Cependant, en mars 2020, l'équipe a été confrontée à un autre défi : mettre en œuvre de nouvelles recommandations en matière de sécurité et d'assainissement en réponse à la COVID-19. Les nouvelles procédures opérationnelles normalisées (SOP) comprenaient l'augmentation de la fréquence de nettoyage et de désinfection des espaces publics, l'utilisation de désinfectants approuvés et la préparation des dortoirs pour les nouveaux résidents conformément aux nouveaux protocoles.

Une chose est devenue claire : si l'organisation voulait continuer à maintenir sa réputation de lauréate du prix de la National Student Housing Association et à assurer la sécurité des résidents, une refonte serait nécessaire.

Les membres de l'équipe pouvaient désormais accéder en temps réel aux informations relatives aux bons de travail et aux actifs, où qu'ils se trouvent, grâce à une connexion Wi-Fi, depuis leurs smartphones, tablettes et ordinateurs de bureau. Ils pouvaient également consulter les bons de travail sans Internet en utilisant le mode hors ligne de l'application.

Avec MaintainX, les responsables des installations (FM) pouvaient voir instantanément quelles tâches étaient terminées, lesquelles étaient en cours et lesquelles étaient en retard. L'application a également montré qui a travaillé sur quoi, fournissant un suivi complet de la responsabilité.

Au cours du mois suivant, Collins a travaillé en étroite collaboration avec les gestionnaires et les assistants des installations pour développer de nouvelles procédures de sécurité et d'assainissement conformément aux recommandations des Centers for Disease Control and Prevention (CDC). Elle a également repensé le flux de travail des demandes de maintenance d'Aparto, obligeant les étudiants à transmettre verbalement les problèmes de maintenance aux FA qui saisissent ensuite les demandes de travail numériques.

« MaintainX est devenu un guichet unique pour l'ensemble de la gestion de nos installations internes. »

Le système de communication individualisé aide les étudiants à se sentir plus valorisés lorsqu'ils font part de leurs préoccupations au personnel. Cela élimine également la possibilité que les demandes de documents soient perdues. Traduction : Fini le blâme.

De plus, les employés de la réception d'Aparto peuvent désormais ouvrir l'application pour vérifier les bons de travail à la demande des étudiants. Le tableau de bord convivial de MaintainX illustre l'état de la demande de travail, le travailleur assigné et toutes les raisons potentielles du retard dans les fils de commentaires des bons de travail. La meilleure partie ? Chacun des 16 utilisateurs du logiciel Aparto a appris à naviguer dans l'application en quelques minutes.

Solution

Kate Collins, directrice générale d'Aparto, a décidé de faire passer le système de bons de travail obsolète de l'organisation à un flux de travail numérique. Elle savait que l'équipe de direction de l'entreprise aurait des questions, telles que :

• Pouvons-nous nous permettre un logiciel de gestion de la maintenance dès maintenant ?
• Cet investissement bénéficierait-il aux étudiants résidents ?
• L'équipe pourrait-elle s'adapter rapidement à l'utilisation du logiciel ?

Après avoir consulté un collègue qui avait expérimenté près d'une douzaine de plateformes logicielles de gestion de la maintenance, dont UpKeep, Yardi et Facilio, Collins a décidé de lancer un test bêta avec MaintainX.

Résultat

Aparto a traité plus de 15 000 bons de travail et numérisé plus de 90 procédures depuis la rationalisation de son programme de maintenance avec MaintainX au cours des 8 derniers mois.

L'organisation gère désormais des données historiques sur 60 actifs, 30 types de pièces et 10 fournisseurs afin d'identifier de nouvelles opportunités de réduction des coûts à l'avenir.

Aparto prévoit d'identifier encore plus d'opportunités d'amélioration de l'exploitation et de la maintenance à l'avenir avec MaintainX. En termes simples, plus Aparto collecte de données sur les bons de maintenance, les actifs individuels des installations et les dépenses d'exploitation et d'entretien accumulées, plus les outils de reporting fourniront des informations économiques.

« Je ne pouvais pas m'imaginer ne pas continuer avec MaintainX à ce stade. »

Kate peut désormais gérer :

• SOP rationalisées : nouvelles procédures opérationnelles standard documentées numériquement qui sont désormais utilisées en toute confiance pour former les nouveaux membres du personnel.
• Sécurité accrue : rédaction et édition de questions pour les listes de contrôle à mesure que les protocoles de sécurité et d'hygiène recommandés continuent d'évoluer, rappelant au personnel de vérifier et de suivre les bonnes mesures de prise de risques.
• Capacités de prise de décisions améliorées : des rapports KPI ont été téléchargés et intégrés dans les bases de données sur la santé et la sécurité afin d'analyser des chiffres tels que les contrôles hebdomadaires de la température de l'eau des robinets de cuisine pour détecter les niveaux de sécurité liés à la légionelle.

« Je peux facilement évaluer la charge de travail de mon équipe en consultant l'application. Je peux contrôler instantanément l'état des tâches depuis mon bureau. J'aime aussi particulièrement le fait qu'une section de commentaires soit attachée à chaque bon de travail, ce qui signifie que tout le personnel peut être informé des problèmes, ce qui facilite les transferts. »