A máquina Wauseon economiza $60.000 anualmente com o MaintainX

Visão geral do cliente

A Wauseon Machine, fundada em 1983 e sediada em Wauseon, Ohio, se estabeleceu como líder em usinagem de precisão, automação robótica personalizada e equipamentos de formação de extremidades de tubos. Com 300 equipamentos diferentes em sua fábrica em Ohio, a empresa enfrentou desafios crescentes, incluindo máquinas antigas, que mantiveram usando principalmente sistemas baseados em papel. “A forma como lidamos com a manutenção era anotar as coisas no papel e armazená-las em armários de arquivos”, diz Bill Johnson, vice-presidente de usinagem de precisão da Wauseon.

Como parte de sua jornada enxuta, a Wauseon buscou melhorar a eficácia geral do equipamento (OEE) e transformar suas operações de manutenção. “O que queremos, do ponto de vista do departamento de manutenção, é ser um fornecedor invisível para que ninguém precise falar sobre manutenção”, explica Bill. “Isso só acontece em segundo plano.”

Para concretizar essa visão, a Wauseon começou a procurar um CMMS simples, mas poderoso, que pudesse agilizar seus processos e aumentar a eficiência.

Desafios

Tempos de resposta lentos devido aos sistemas baseados em papel

No passado, o processo de manutenção da Wauseon Machine era paralisado por um sistema lento baseado em papel que atrasava os reparos. Os técnicos preencheriam formulários de reparo de manutenção e aguardavam a aprovação. Os gerentes de manutenção geralmente não conseguiam revisar esses formulários imediatamente, especialmente se estivessem em reuniões ou fora do local, e sem aprovações, os técnicos não conseguiam agir. Isso levou a atrasos críticos, com a equipe perdendo um tempo valioso e os reparos urgentes muitas vezes parando.

Sistemas de registro desconectados e desatualizados

Além de um processo de reparo ineficiente, a Wauseon Machine se esforçou para rastrear adequadamente o trabalho de manutenção e o histórico da equipe. Sem uma plataforma centralizada para avaliar ordens de serviço ou revisar o histórico de manutenção, a equipe dependia de uma combinação de planilhas. Por causa dessas informações isoladas, eles tinham uma visão limitada de suas operações. Isso significava que era difícil identificar problemas recorrentes e tomar medidas proativas para otimizar os processos.

Aumento dos custos de manutenção devido ao gerenciamento impreciso de peças

Outro desafio significativo que Wauseon enfrentou foi a falta de um estoque de peças organizado, resultando em pedidos incorretos frequentes e custos inflacionados. Sem um sistema centralizado, a equipe geralmente encomendava as peças erradas, causando atrasos desnecessários e despesas extras.

Quando a equipe encomendou a peça errada, muitas vezes acabava mantendo-a — e armazenando-a — para evitar altas taxas de reabastecimento, o que resultava em um espaço de armazenamento limitado. Além disso, como não havia um sistema de rastreamento de fornecedores, a equipe às vezes precisava adquirir peças de revendedores, que eram mais caras do que deveriam. “Eles compram de outra pessoa que compra de outra pessoa, e todo mundo compra”, explica Bill. Essa falta de controle sobre o gerenciamento de estoque criou ineficiências que afetaram o tempo e o orçamento.

Para enfrentar esses desafios e promover suas iniciativas enxutas, a Wauseon Machine contratou a MaintainX para agilizar seu gerenciamento de manutenção, melhorar sua manutenção de registros e tornar a manutenção “invisível”.

Escolhendo o MaintainX

Recursos que atendem e superam as expectativas

Ao entrar no mercado de um CMMS, a equipe da Wauseon Machine tinha uma lista de recursos essenciais que eles sabiam que não poderiam comprometer. Esses recursos incluíam:

• Gestão da manutenção preventiva
• Fluxos de trabalho de aprovação
• A capacidade de rastrear ativos, peças, aquisições e custos em uma plataforma centralizada.

No MaintainX, a equipe encontrou uma solução abrangente que atendeu e superou seus requisitos, oferecendo recursos nos quais a equipe nem estava pensando inicialmente. “Os medidores foram um deles”, diz Bill, destacando a programação de manutenção baseada em medidores da MaintainX como um recurso chave que se destacou.

Além disso, as atualizações contínuas do MaintainX continuaram expandindo sua funcionalidade, fornecendo à Wauseon mais valor do que eles previam. “Parece que a cada mês há algo novo sendo adicionado que pode ser usado. Você está ampliando a capacidade do MaintainX”, acrescenta Bill. Como o software continuou evoluindo, a Wauseon Machine podia ter certeza de que a MaintainX continuaria atendendo às suas crescentes necessidades.

Um sistema tão simples que qualquer um pode usá-lo

Tendo usado soluções CMMS antes, Bill entendeu a importância de escolher uma opção que sua equipe adotaria. Um sistema com uma curva de aprendizado acentuada desencorajaria a adoção e anularia todo o propósito da implementação.

Os fluxos de trabalho simples e fáceis de usar do MaintainX, para tudo, desde a gravação de peças até o gerenciamento de ordens de serviço, convenceram Bill de que isso não seria uma preocupação. “Um novo técnico de manutenção se juntou à equipe, provavelmente há um mês e meio”, diz Bill, “e ele percebeu imediatamente”.

Resultados: taxas de conclusão de 100% de PM, economia de $60.000 anualmente em custos de peças

Desde a adoção do MaintainX, a Wauseon Machine transformou completamente sua abordagem de manutenção, passando de um modelo reativo para um sistema proativo, onde 85% das tarefas de manutenção agora são planejadas. Essa mudança resultou em melhorias significativas, com as taxas de conclusão de projetos de manutenção subindo de 60% para 100% e todos os ativos essenciais agora sob cronogramas de manutenção preventiva.

O impacto na eficiência foi profundo. Como observa Bill: “Acho que isso economizou à nossa equipe de manutenção cerca de 45 a 50% do tempo de trabalho do que era nosso sistema antigo”. Essa nova eficiência permitiu que a equipe de manutenção se concentrasse mais em iniciativas estratégicas, melhorando a produtividade geral em toda a instalação.

Aumentando as principais métricas de desempenho

A Wauseon Machine viu melhorias tangíveis em sua eficiência operacional desde a implementação do MaintainX. Bill estima que a Eficácia Geral do Equipamento (OEE) da empresa aumentou em seis pontos percentuais diretamente por causa do MaintainX. Ele explica que “antes não tínhamos muitas métricas enxutas, e a OEE era uma das mais importantes. Durante um período de 16 meses antes e depois da implementação do MaintainX, vimos uma melhoria de seis pontos percentuais.”

A manutenção preventiva também teve um grande progresso. Antes, a equipe tinha dificuldades com as taxas de conclusão de PM dentro do prazo, girando em torno de 60%. Mas, graças a uma melhor comunicação e rastreamento por meio do MaintainX, essa taxa agora chegou a 100%.

Ordens de serviço automatizadas e tempos de resposta acelerados

A mudança do papel para o digital também melhorou significativamente os tempos de resposta para gerenciar ordens de serviço. Bill compartilha que o aplicativo móvel da MaintainX transformou a forma como sua equipe lida com as solicitações: “Nosso pessoal de manutenção tem o aplicativo em seus telefones, então os gerentes simplesmente aprovam a ordem de serviço, recebem uma notificação imediatamente e ela está dentro do cronograma”. Esse processo contínuo reduziu os atrasos, tornando a equipe mais eficiente na execução das tarefas.

Além de apenas gerenciar equipamentos, a equipe começou a usar o sistema para rastrear a manutenção do veículo e automatizar as ordens de serviço com base na quilometragem ou nas horas usadas. Essa automação garante que nada passe despercebido, mantendo os veículos e as máquinas funcionando sem problemas sem intervenção manual.

Economia significativa de custos com gerenciamento otimizado de estoque de peças

A Wauseon Machine também obteve melhorias consideráveis no gerenciamento de peças graças a uma abordagem proativa possibilitada pela MaintainX. Com a manutenção robusta de registros do MaintainX, a equipe pode prever com precisão suas necessidades de peças e se antecipar a qualquer emergência. “Se você tem um rolamento que sabe que vai durar oito meses, planeje substituí-lo até o sétimo mês”, diz Bill. Esse planejamento minimiza o tempo de inatividade, pois a peça já está disponível para uso imediato pela equipe.

Além de reduzir o tempo de inatividade, a otimização do gerenciamento de estoque de peças com o MaintainX resultou em uma economia substancial de custos na compra dessas peças. Fazer pedidos com antecedência significa que a equipe pode evitar pedidos urgentes caros e pesquisar no mercado as opções mais econômicas. Bill explica: “Podemos pesquisar onde podemos obter o mesmo produto pelo melhor preço e depois colocá-lo em nosso estoque de peças, para que nossos funcionários saibam como usar essa peça”. Essa estratégia diligente de controle de custos resultou em uma redução de 14,5% nos custos de peças, economizando aproximadamente $60.000 por ano para a empresa.

O próximo salto da Wauseon: desbloqueando ainda mais valor com o MaintainX

A Wauseon Machine busca aproveitar o sucesso que já alcançou com o MaintainX, expandindo seu uso em novas áreas. Como parte de seu plano estratégico, eles pretendem integrar SOPs de outros departamentos à plataforma, simplificando as operações e reduzindo a necessidade de vários sistemas de software.

Além disso, a Wauseon pretende aproveitar melhor os recursos de rastreamento de ativos do MaintainX. “Quando uma máquina cai no chão, podemos registrá-la como off-line”, diz Bill. “Então, quando colocarmos a máquina em funcionamento, podemos colocá-la novamente on-line e rastrear por quanto tempo a máquina ficou inativa.”

O rastreamento da frota e o monitoramento do tempo de inatividade por ativo também estão no horizonte, permitindo uma visibilidade ainda maior do desempenho do equipamento. Como explica Bill, “Se pudermos reunir tudo em uma plataforma fácil de usar, isso torna as coisas muito mais fáceis para as pessoas”.

Com esses objetivos em mente, Wauseon está confiante de que o MaintainX continuará sendo uma ferramenta crítica para seu crescimento futuro e excelência operacional.

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