Logística aprimorada: como a ColdTrack reduziu o tempo de inatividade em 70% com o MaintainX

Visão geral

A ColdTrack, anteriormente NutriFresh, foi fundada em 2014 como uma plataforma completa de logística de cadeia de frio para marcas de comércio eletrônico de alimentos e bebidas. A empresa oferece soluções logísticas para empresas de comércio eletrônico frias e congeladas, desde operações complexas de coleta e embalagem até tecnologia de remessa perecível. Os serviços modulares da ColdTrack incluem centros de distribuição com temperatura controlada em todo o país, serviços completos de coleta e embalagem, tecnologia proprietária criada exclusivamente para entrega de produtos perecíveis e serviços de remessa em nível corporativo.

Diferentemente das empresas logísticas terceirizadas tradicionais (3PLs), a ColdTrack se concentra nas complexidades exclusivas do transporte de produtos perecíveis, como armazenamento de produtos frescos e congelados em conformidade com a FDA, conjuntos de kits e coleta e manuseio de embalagens personalizadas, revestimentos isolados, gelo seco e pacotes de gel.

O gerente de manutenção Brendan Fenton está na ColdTrack há seis anos. Ele supervisiona a manutenção e a segurança das instalações e edifícios. Como resultado, ele “usa o MaintainX todos os dias”, organizando e planejando procedimentos de manutenção predial e questões de segurança e instalações. John Sokolowski se considera o cara de segurança e manutenção que administra manutenção, segurança, garantia de qualidade, produção, projetos e treinamento.

Desafios

Antes de implementar o MaintainX, a ColdTrack enfrentou pelo menos três desafios significativos:

1. A preparação para as auditorias levou três meses

“Os registros estavam espalhados por todo o lugar no papel”, lembrou Brendan. “E, muitas vezes, as atividades não eram registradas ou marcadas com data e hora.

2. Gastos excessivos em peças

John e Brendan gerenciaram as peças usando uma planilha em um quadro branco do tamanho de uma folha de madeira compensada. John relembrou: “Nossos registros de peças eram inadequados. Não sabíamos para onde as peças estavam indo. Se alguém não entrou e anotou quando deveria, não sabíamos porque garanto que a ordem de serviço em papel não incluía um número de ciclo. Então, não havia como saber quem fez isso e quando aconteceu.”

3. Vasculhando a papelada

John e Brendan relataram trabalhar mais de 70 horas semanais e serem enterrados na papelada. “Não aguentávamos mais. As coisas eram super arcaicas.” Eles estavam escrevendo ordens de serviço em papel e esperando que os mecânicos estivessem anotando as informações corretas.

Brendan disse: “Alguns funcionários da manutenção passavam uma semana inteira sem preencher nenhuma papelada. O trabalho simplesmente não estava sendo concluído.”

Com a aproximação de uma auditoria de SQL, Brendan e John tentaram arquivar todos os registros em papel “no mês certo, na semana certa. Tivemos que garantir que tudo tivesse a ferramenta, o procedimento e o número do ciclo corretos anexados. Foi muito brutal — levamos três meses para fazer isso sozinhos.”

Solução

Após a auditoria, a ColdTrack encontrou e implementou o MaintainX. John disse: “No momento em que a auditoria terminou, deixamos de usar papel. Não usamos outro pedaço de papel.”

Agora, com o MaintainX, a manutenção do ColdTrack é 100% sem papel. “Fazer isso”, lembrou John, “foi muito impactante. Foi uma lufada de ar fresco a partir do momento em que dissemos: “Basta. Somos 100% MaintainX a partir daqui. Sem impressão de nada. Estamos completamente sem papel. ' Posso dizer, do meu ponto de vista, que fiquei menos grisalha desde então.”

Além disso, o ColdTrack usa o MaintainX para:

• Garanta o processamento de alta pressão (HPP). O HPP, também conhecido como pascalização de alta pressão ou pasteurização a frio, é um método não térmico (5ºC — 20ºC) de preservação de alimentos e bebidas que garante a segurança alimentar e alcança uma maior vida útil, mantendo os atributos ideais dos produtos frescos.
• Reduza o tempo de inatividade. O tempo de inatividade interrompe totalmente a produção e, como diz Brendan, “Cada minuto conta”.
• Gerencie a manutenção de equipamentos e edifícios e a garantia de segurança e qualidade.
• Atenda aos requisitos regulatórios exigentes da SQF, OSHA e GMP.

Para fazer isso, o ColdTrack criou várias organizações MaintainX, cada uma com funções distintas. Com o MaintainX, a ColdTrack desenvolveu procedimentos estruturados e detalhados com filtros condicionais para garantir alta qualidade e responsabilidade.

A padronização e digitalização de processos com o MaintainX melhorou significativamente a eficiência, a transparência e a confiança, contribuindo para reduzir as horas e os custos semanais.

Resultados

Com o MaintainX totalmente implementado, John e Brendan descreveram três indicadores de ROI que eles reportam à liderança:

1. Redução de 70% no tempo de inatividade

Com o MaintainX, o ColdTrack passou de 5% do tempo total de execução programado para 1,5%. Com o tempo de inatividade reduzido, Brendan e John puderam planejar com mais eficiência devido ao tempo administrativo retornado pela MaintainX. Eles também começaram a usar os procedimentos condicionais do MaintainX e exigiram que os mecânicos anexassem fotos do trabalho concluído, proporcionando-lhes mais transparência.

Essas mudanças permitem que eles cumpram o cronograma e controlem o trabalho que está sendo executado. “Agora agendamos tudo e o MaintainX conta para todo mundo. Não precisamos mais lembrar ninguém. Está ali mesmo em suas telas.”

Além disso, Brandon disse: “Usando medidores, podemos entrar preventivamente e dizer: 'Sim', essa válvula de retenção atingiu 10.000 ciclos. Está prestes a explodir.” Então, assim que o turno termina, eles desligam a máquina, trancam, trocam a válvula e a colocam novamente em funcionamento. “Provavelmente é a melhor coisa. Todas as nossas peças têm um ciclo de vida, e podemos nos aprofundar na ciência do ciclo e usar os medidores bem à nossa frente. É preventivo até o fim.”

2. Redução de 70% no custo das peças

Antes de implementar o MaintainX, os custos das peças estavam consistentemente em torno de $28.000 mensais. Mas agora, com um inventário digital em tempo real, os custos das peças nunca excedem $10.000 por mês. Com melhor visibilidade do uso de peças e dos níveis de estoque, John disse: “Conhecemos nossos limites”. Com alertas automáticos quando o estoque está baixo para evitar falta de estoque, o ColdTrack pode identificar quando pedir peças pode ser desnecessário e quando os mecânicos substituíram as peças em vez de fazer reparos.

John disse: “Conhecemos a duração da vida de nossas partes. Com um conjunto de selos, se não durar 5.000 ciclos, sabemos que alguém não está fazendo seu trabalho. Observamos o que gastamos nessas coisas e o MaintainX nos diz se o trabalho está sendo feito. Os medidores nos mostram muito disso.”

“Com o MaintainX, eu posso ver como o cara não estava corrigindo o problema. Ele estava apenas trocando peças em vez de resolver o problema”, disse John. “Como usamos seu recurso de medidor, sabemos o que temos, o que estamos segurando e quanto tempo as coisas estão durando.”

3. Redução de mais de 40% no trabalho administrativo

Usando o MaintainX para ordens de serviço e inventário, John e Brendan eliminaram a burocracia e simplificaram os fluxos de trabalho, reduzindo seu tempo administrativo de 70 para 30-40 horas por semana. John observou que isso “reduziu quase totalmente o tempo necessário para se preparar para as auditorias”.

“Nossos procedimentos agora estão 100% vinculados à ordem de serviço. Eles estão seguindo as etapas todas as vezes. Dizemos a eles que queremos ver a data e hora em que você concluiu o trabalho aqui e aqui. A cada passo do caminho, você precisa tirar uma foto por causa da condição. Se você fez essa etapa, mostre-me a foto. O MaintainX documenta tudo o que precisamos, e eu posso literalmente observar os registros de data e hora.”

4. Impacto positivo no relacionamento com o cliente

Com os dados registrados no MaintainX, a Coldtrack pode oferecer aos clientes visibilidade de seus padrões de qualidade. “Isso fez com que nossos clientes confiassem mais em nós”, observou Brendan. “Eles podem ver o que estamos fazendo.”

5. Maior visibilidade financeira para a liderança da empresa

A MaintainX ajudou Brandon e John a defender e justificar as atividades de manutenção. Por exemplo, o painel de relatórios de tempo e custo da MaintainX é “uma ótima maneira de justificar por que precisamos de manutenção para a empresa. Podemos dizer: 'Aqui está o que eu salvei para você'. Temos os números aqui.”

Reduzir o tempo de inatividade era fundamental, especialmente para manutenção — cada minuto conta. Ao rastrear o tempo de inatividade, monitoramos os custos e os gastos. Podemos mostrar tudo o que estamos fazendo. Você nunca pode questionar o que meus caras fizeram ou não. Está ali mesmo.”

Com os números de ROI na ponta dos dedos, eles podem mostrar estatísticas de liderança em tempo real. “Isso é enorme!” John disse.

6. Colaboração em equipe e ética de trabalho aprimoradas

Alguns atritos iniciais causados pelos funcionários que não queriam mudar ou ser responsáveis sempre foram previsíveis. Mas eles superaram isso por meio de consistência, resultados e “competição amigável”. A transparência incentiva uma competição saudável entre os funcionários. “O quadro branco não nos fez justiça. Eu posso mostrar ativamente às pessoas o trabalho do meu celular. Não preciso pesquisar em um arquivo para encontrar a ordem de serviço específica.”

John explicou que “a maneira mais significativa de justificar para a empresa por que precisamos de manutenção. A manutenção pode custar dinheiro, mas aqui está o que está sendo feito no processo de custarmos dinheiro. Por exemplo, poderíamos fazer com que empreiteiros entrassem e fizessem trabalhos por $20.000. Mas meu pessoal fez isso por $3.000, e a MaintainX tornou possível fazer isso.”

Conclusão

No geral, o ColdTrack adaptou o MaintainX às suas necessidades específicas em vários casos de uso. Eles têm 15 organizações com 23 usuários corporativos pagos no MaintainX. Embora a empresa tenha quatro instalações usando o MaintainX (Edison, Patterson e Stockton em Nova Jersey e Dallas, Texas), ela decidiu segmentar cada caso de uso: manutenção, garantia de qualidade, segurança, manutenção predial, produção, envio e recebimento e gerenciamento de projetos.

“O uso do MaintainX tornou nossas instalações cada vez melhores. A ética de trabalho melhorou”, observou John. “Devemos atribuir isso ao MaintainX, facilitando nossas vidas e permitindo que façamos o que precisamos fazer. Posso estar em qualquer lugar e acessá-lo no meu telefone. Isso é perfeito. Podemos fazer tudo em tempo real, onde quer que estejamos.”

Talvez o mais importante seja que Brendon e John enfatizaram que o crédito pertence à parceria entre a MaintainX e a ColdTrack, que levou à otimização contínua e à solicitação de novos recursos para expandir a funcionalidade. John observou: “Usamos o MaintainX para tudo. Estamos tentando fazer com que o resto da empresa participe.” A ColdTrack tem um relacionamento próximo e comunicativo com seu gerente de contas e a equipe da MaintainX. John disse: “Só queremos manter o relacionamento. Porque se vocês melhorarem, nós melhoraremos.”

John disse: “Para mim. Posso dizer a melhor parte: já trabalhei com outros sistemas CMMS antes, mas podemos personalizar o MaintainX para atender às nossas necessidades da maneira que quisermos.” Com base em seu sucesso na implementação da plataforma, a ColdTrack recomenda fortemente o MaintainX para outras instalações.

Brendan disse: “Não há limite para o que podemos fazer. E eu acho que isso está na criação da maioria dos procedimentos. Há muito mais do que o papel pode fazer. E podemos exibi-lo para as pessoas acima.”

“Se você está fazendo tudo corretamente, é isso que o MaintainX deve exibir. E é isso. E isso acontece.”
^{— Brendan Fenton, ColdTrack}

Destaque para o cliente

A ColdTrack acredita que o envio de produtos perecíveis não precisa ser complicado ou caro. Usando a tecnologia mais recente para otimizar o tempo de trânsito e reduzir custos e desperdícios, a empresa garante que os produtos perecíveis de seus parceiros sejam entregues no prazo e em temperatura.

Premiada como uma das “100 empresas mais intrigantes” pela Goldman Sachs e aparecendo por dois anos consecutivos na lista Inc. 5000, a ColdTrack foi recentemente nomeada a 200ª empresa privada que mais cresce nos EUA e conquistou a posição número 1 na categoria de atendimento de comércio eletrônico a frio e congelado.