O Breeze Thru Car Wash capacita os funcionários revolucionando o gerenciamento de ordens de serviço

Visão geral

Fiel ao seu modelo de empresa familiar, a Breeze Thru Car Wash se concentra no desenvolvimento de pessoas enquanto se esforça para ser a melhor do setor em suas 12 unidades no norte do Colorado e Wyoming.

Dessa forma, a empresa trabalha para capacitar e cultivar uma geração mais jovem de técnicos. Para treinar adequadamente esses novos técnicos e ajudá-los a desenvolver suas carreiras, a Breeze Thru garante que os processos adequados estejam em vigor à medida que continua crescendo.

“Nós nos vemos como uma organização de desenvolvimento de pessoas que, por acaso, lava carros.”
‍^{—Kenneth Harmon, diretor de manutenção da Breeze Thru}

“Trazemos muitas crianças que nunca tiveram um emprego antes. Fazemos com que eles tenham uma atitude positiva todos os dias”, disse o diretor de manutenção Kenneth Harmon. “Eles aprendem a trabalhar duro, crescer, se desenvolver e iniciar suas carreiras.”

Na verdade, a Breeze Thru é a única empresa de lavagem de carros do setor com certificação ISO 9001. A norma ISO 9001 se concentra nos princípios de gestão da qualidade, incluindo foco no cliente, motivações da gerência e abordagem de processos e melhoria contínua.

Ao se alinhar com a ISO 9001, a Breeze Thru se concentra em oferecer aos clientes experiências e serviços consistentes e de qualidade. “Acabamos de passar pelo nosso quinto processo de recertificação. Ainda estamos em conformidade com nosso sistema de gestão da qualidade”, disse Kenny. E com sua SOPs tudo em um só lugar no MX: “Nós os seguimos e fazemos o que dizemos que fazemos. Isso foi um divisor de águas para nós.”

Desafio

Antes de implementar o MaintainX, a Breeze Thru usava vários sistemas — papel e caneta, QuickBooks e Google Drive — para gerenciar suas ordens de serviço, SOPs e estoque de peças. Como resultado, a empresa teve dificuldades com o acompanhamento dos funcionários, a responsabilidade e a capacidade de fazer atualizações em tempo real em todos os sistemas.

Com papel e caneta, os funcionários precisavam redigir e preencher as ordens de serviço manualmente, uma de cada vez. O gerente de compras Devin Yarbrough lembrou que às vezes “as pessoas acabavam simplesmente assinando um trabalho, então ele era considerado concluído. “E não por falta de cuidado”, enfatizou Devin. “O sistema simplesmente não estava funcionando. À medida que nosso sucesso crescia, as ordens de serviço eram avassaladoras. Também estava ficando mais difícil auditar nossos fluxos de trabalho.”

Como outras empresas sem um CMMS, a Breeze Thru usou sistemas diferentes em diferentes departamentos. Por exemplo, usava o Quickbooks Enterprise para inventário de peças, mas caneta e papel para pedidos de serviço. Como resultado, o gerenciamento de estoque não conseguia acompanhar os técnicos retirando peças das prateleiras para atender às ordens de serviço impressas. Sem falar que nem todos os sistemas eram tão fáceis de usar.

Além disso, realizar auditorias internas exigia muito trabalho. Devin explicou: “Você tinha que ir a cada site para pesquisar pedidos de trabalho em papel específicos. Tudo levou tempo.”

A implantação de atualizações também exigiu muito tempo e esforço da gerência. Os gerentes precisavam editar e imprimir novos formulários e distribuí-los manualmente pelos locais. “Só então”, disse Kenny, “poderíamos implementar novos processos e fluxos de trabalho. Às vezes, isso levava até três meses.”

Solução

Ao buscar uma solução, a Breeze Thru buscou um sistema integrado que permitisse sua expansão e, ao mesmo tempo, melhorasse a vida das pessoas. Em outras palavras, a empresa não queria perder o foco em funcionários individuais à medida que crescia e se tornava mais dependente da tecnologia.

“A gestão do tempo é a maior mudança.”
^{—Kenneth Harmon, diretor de manutenção da Breeze Thru}

Em maio de 2021, a Breeze Thru começou a digitalizar e automatizar suas ordens de serviço e estoque de peças no MaintainX. “Ficamos mais rápidos. Gerenciamos nosso tempo com mais eficiência”, disse Kenny. “Essa é absolutamente a maior lição.” Por exemplo, automatizar fluxos de trabalho e enviar alterações leva minutos quando costumava levar semanas.

Agora, com o MaintainX, gerentes e técnicos “giram muito mais rápido quando as coisas surgem”. Além disso, com atualizações em tempo real para toda a empresa, o Breeze Thru pode “simplificar tudo em um só lugar, em vez de enviar um e-mail para solicitar isso e usar um formulário de pedido”.

Com o MaintainX, os funcionários podem anexar imagens em tempo real às ordens de serviço para mostrar responsabilidade. Da mesma forma, ao se conectar por meio do bate-papo no aplicativo do MaintainX a partir de um local de trabalho, os técnicos podem se comunicar com mais facilidade sobre possíveis problemas.

“Ter um parceiro crescendo conosco, atendendo às nossas necessidades, é uma coisa incrível.”
^{—Kenneth Harmon, diretor de manutenção da Breeze Thru}

Com relação ao compromisso da Breeze Thru com o desenvolvimento dos funcionários, a digitalização de ordens de serviço e SOPs permitiu que os administradores mantivessem um melhor contato com os funcionários sobre seu trabalho. Por exemplo, com o programa de treinamento de dois anos da empresa, a integração de funcionários é mais eficiente com SOPs, incluindo o manual de manutenção do Breeze Thru, acessível via MaintainX.

Atualmente, os novos técnicos podem seguir os procedimentos de ordem de serviço passo a passo, seguindo os detalhes e as especificações diretamente de seus dispositivos móveis. Além disso, eles podem acessar os Procedimentos onde quer que estejam, conectando-se instantaneamente ao equipamento em que estão trabalhando, garantindo que sigam as ordens de serviço com caixas de seleção obrigatórias.

No lado do software, o Breeze Thru centralizou suas operações, economizando tempo e dinheiro. Por exemplo, com a MaintainX abrigando seu inventário de peças, a empresa não precisa mais do Quickbooks. E ao anexar manuais e instruções às ordens de serviço e procedimentos do MaintainX, a empresa não precisa mais do Google Drive para armazenamento de documentos.

Na MaintainX, o inventário de peças da Breeze Thru agora carrega quase um milhão de dólares em seu estoque completo, incluindo o fornecimento de produtos químicos para lavagem de carros. Passando do inventário escrito à mão para o digitalizado e rastreável em seu armazém, a Breeze Thru aprimorou o que era um processo ineficiente, tedioso e demorado. A precisão de seus níveis de estoque é um indicador claro da implementação do MaintainX.

Resultado

O sucesso mensurável da Breeze Thru com seu inventário de peças e pedidos de serviço concluídos levou ao uso do MaintainX para compras no aplicativo diretamente de fornecedores, reduzindo sua dependência de e-mails externos e formulários em papel.

Devin agora executa relatórios semanais e mensais de inventário de peças via MaintainX. Além de economizar em média quatro horas por semana, ele é capaz de garantir que todos os técnicos em todos os locais pratiquem o controle de qualidade e a consistência adequados em todos os fluxos de trabalho. Em breve, o Breeze Thru visa digitalizar mais tarefas e procedimentos relacionados à segurança.

Além disso, a equipe de operações da Breeze Thru está mais envolvida e, como disse Devin, “Quanto mais falamos sobre o MaintainX, mais outros departamentos querem começar a usá-lo”. Então, à medida que a notícia se espalha, a palestra é mais sobre “tornar a vida de todos melhor e mais eficiente” e “escalar o MaintainX para continuar nesse caminho de crescimento”.

Neste último ponto, a Breeze Thru planeja fazer bom uso dos recursos de controle de custo e tempo do MaintainX. “Queremos chegar ao ponto em que todos os nossos técnicos estejam registrando seu tempo em cada local para que possamos esclarecer quais sites têm alto ou baixo desempenho.” Além disso, Devin disse: “Como empresa, esperamos abrir um segundo armazém, criando mais espaço para que o estoque mantenha mais disponível”. A Breeze Thru também espera criar um centro de treinamento dedicado para continuar capacitando seus técnicos mais jovens e novos.

Destaque para o cliente

Desde sua primeira ordem de serviço no início de maio de 2021 até abril de 2023, a Breeze Thru criou e concluiu quase 17.000 ordens de serviço. Ela também continua construindo sua biblioteca de procedimentos on-line, inventário de peças, mais de 180 ativos e mais de 50 fornecedores, todos conectados via MaintainX.

Mais do que tudo, a Breeze Thru visa recrutar pessoas que reflitam seus valores e compartilhem seu entusiasmo em trabalhar em equipe com um objetivo comum: oferecer a melhor experiência possível para clientes e colegas de trabalho. O espírito profissional da empresa significa que respeito, responsabilidade, honestidade e trabalho árduo são o trabalho #1.