Há uma razão pela qual a maioria dos contratos de trabalho inclui um período de estágio: os primeiros meses de qualquer emprego são os mais críticos. Durante esse período, um novo funcionário aprende os desafios que enfrentará todos os dias e prova que será capaz de superá-los. Em outras palavras, é quando um novo funcionário pode aumentar ou diminuir suas chances de sucesso a longo prazo na empresa.
As primeiras semanas da introdução de um Sistema Computadorizado de Gerenciamento de Manutenção (CMMS) são semelhantes. Mas, nesse caso, o software precisa se provar para a equipe (e para o gerente de manutenção responsável por esse sucesso). Uma implementação bem planejada do software CMMS é tão importante quanto os primeiros 90 dias para um novo funcionário. Na verdade, acertar esse período é o fator mais importante para garantir o sucesso a longo prazo.
Neste guia, mostraremos como garantir uma implementação bem-sucedida do CMMS, tanto para sua equipe quanto para a empresa como um todo.
Benefícios da implementação de um CMMS
A implementação de um CMMS ajuda as equipes a melhorar as operações de manutenção, capacitando-as a desenvolver suas estratégias de manutenção. Nosso Relatório sobre o estado da manutenção industrial em 2024 mostraram que os entrevistados desenvolveram sua estratégia de manutenção:
- Aumente a eficiência, economizando 250 horas por ano e aumentando ordem de serviço taxa de conclusão de 53%.
- Reduzir custos por meio de um melhor gerenciamento de recursos devido a insights baseados em dados.
- Reduz o tempo de inatividade não planejado em 32%.
- Melhore o gerenciamento do ciclo de vida dos ativos fazendo a manutenção proativa do equipamento.
- Controle melhor o inventário. 59% das equipes reduziram custos melhorando suas peças gerenciamento de inventário.
Agora que você sabe o que esperar, vamos começar a planejar sua implementação.
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Como planejar uma implementação bem feita do CMMS
Para aproveitar todos os benefícios de um CMMS, você precisa implementá-lo adequadamente. E uma implementação bem-sucedida do CMMS exige um planejamento completo. Aqui estão as cinco etapas de implementação do CMMS que recomendamos:
Avalie com precisão as práticas de manutenção atuais
Antes de saber para onde está indo, você precisa saber de onde está começando. Faça um balanço de sua situação atual. Qual é a sua estratégia de manutenção atual? É principalmente reativo ou você tem cronogramas de manutenção preventiva em vigor? Qual é a taxa de conclusão da sua ordem de serviço? Como as ordens de serviço são registradas e executadas?
Defina objetivos claros e indicadores-chave de desempenho (KPIs)
Você pode transformar toda sua operação de manutenção com um CMMS, mas escolher alguns objetivos claros (e vinculá-los a KPIs claramente definidos) ou ajudará a manter o foco. Se sua maior preocupação é o tempo de inatividade não planejado, por exemplo, seu objetivo pode ser introduzido manutenção proativa estratégia para seu equipamento de maior risco. Nesse caso, seus KPIs seriam taxas de conclusão de manutenção preventiva (PM) e falhas de equipamento desses ativos.
Crie um cronograma de implementação detalhado
Sem um cronograma, até mesmo as melhores intenções podem ser engolidas por ciclos reativos. Crie um plano específico com limite de tempo que descreva claramente os principais marcos do seu plano de implementação do CMMS. Inclua itens como “concluir o treinamento de integração” e “concluir e executar 100% das ordens de serviço por meio do CMMS”. Isso ajudará todos a se manterem responsáveis.
Forme uma equipe dedicada à implementação do CMMS
As implementações do CMMS falham sem uma aldeia para conduzir o processo. Além dos gerentes de manutenção, deve haver campeões em cada equipe para impulsionar o uso do CMMS.
Compromisso de gerenciamento seguro
Você precisará do suporte da suíte executiva para manter a implementação do CMMS em andamento. Ter alguém ao seu lado que possa tolerar as dores do crescimento e apoiar as mudanças no processo é essencial. As curvas de aprendizado são inevitáveis, mas o progresso real o espera do outro lado.
Como escolher o software CMMS certo
Não há duas ofertas de CMMS iguais, mas há recursos padrão que você deve observar na busca pela solução certa. No mínimo, um CMMS deve fornecer:
- Programação de manutenção preventiva. Ser capaz de programar e concluir tarefas de manutenção preventiva em equipamentos antigos deve ser a base da evolução de sua estratégia de manutenção e gerenciamento de ativos.
- Gerenciamento de ordens de serviço. Um bom CMMS permite que você crie, atribua, priorize e conclua facilmente ordens de serviço.
- Rastreamento e gerenciamento de ativos. Quando você pode acessar informações e dados de ativos com facilidade, você pode melhorar a confiabilidade e o tempo de atividade. Um CMMS que inclua recursos de gerenciamento e rastreamento de ativos é essencial.
- Gerenciamento de inventário. Um CMMS deve permitir que você gerencie, rastreie e compre peças de reposição com facilidade, para que você nunca seja pego sem elas.
- Relatórios e análises. A capacidade de acessar relatórios e rastrear facilmente os KPIs permite que você avalie sua estratégia de manutenção e aprimore ao longo do tempo.
- Acessibilidade móvel. Um CMMS baseado em aplicativo permite que os funcionários de manutenção acessem informações de ativos e ordens de serviço no campo, o que aumenta a produtividade e a conclusão das ordens de serviço.
Encontrar o fornecedor certo de CMMS é um processo. Sua decisão final dependerá de fatores como o tamanho da sua empresa, a facilidade de uso do software, os objetivos que você deseja alcançar com um CMMS e se você deseja uma solução baseada na nuvem ou no local.
Companhia de vidro de Syracuse experimentei 15 soluções CMMS diferentes antes de decidir pelo MaintainX. Foi a melhor solução para ajudá-los a reduzir os gastos com estoque e reduzir manutenção reativae melhoram suas operações e processos de manutenção.
O processo de implementação do CMMS
Uma boa notícia sobre a implementação de um CMMS? Se você encontrar a solução certa, precisará fazer isso apenas uma vez. Com o processo de implementação correto, isso pode ser feito em menos de três semanas, por isso é importante encontrar um fornecedor que possa orientá-lo em cada etapa.
Veja como é normalmente o processo de implementação do software CMMS:
1. Coleta e migração de dados
Primeiro, você precisará reunir todos os dados de ativos e manutenção que você tem atualmente, seja em arquivos Excel ou .csv, em um software CMMS diferente ou em pilhas de documentos. Em seguida, você pode padronizar, mapear e iniciar o processo de migração de dados. É essencial garantir dados precisos, consistentes e livres de erros.
2. Configuração e personalização do sistema
Cada equipe terá necessidades ligeiramente diferentes do seu CMMS. Trabalhar junto com um especialista em implementação para configurar e personalizar seu CMMS garantirá que você obtenha uma solução que ajude sua equipe de manutenção a fazer o melhor trabalho, todos os dias.
3. Integração com o software existente
Um CMMS se torna muito mais poderoso quando está conectado aos sistemas que você usa para administrar seus negócios. Integrando com o software ERP, manutenção da frota softwares, sistemas de contabilidade e outras ferramentas de automação ajudarão a maximizar suas capacidades. Uma grande parte do De Duracell A implementação do CMMS com o MaintainX estava conectando-o ao SAP, seu sistema de registro.
4. Estratégias de treinamento e adoção de usuários
Depois que seu CMMS estiver configurado e conectado, você começará a treinar sua equipe para uso. Um plano de treinamento robusto e uma estratégia de adoção do usuário são sua melhor aposta. A mudança pode ser difícil, mas fornecer à sua equipe os sistemas de informação e responsabilidade de que ela precisa é a única maneira de garantir o sucesso e a melhoria contínua.
5. Teste e garantia de qualidade
O caminho para uma implementação generalizada em toda a sua instalação ou organização deve ter muitos pontos de verificação necessários. Incluir testes e garantia de qualidade em sua estratégia de implantação garantirá que dados, tarefas, fluxos de trabalho e análises sejam capturados adequadamente.
Superando os desafios comuns de implementação do CMMS
É uma pílula difícil de engolir quando as implementações do CMMS têm dificuldades. Nenhuma equipe quer sair obstáculos no processo de implementação do CMMS, sem falar em ter que abandonar completamente o processo. Aqui estão alguns obstáculos comuns a serem observados e como evitá-los.
Dados imprecisos
Como mencionamos anteriormente, é muito importante garantir que seus dados sejam consistentes e livres de erros antes você inicia o processo de migração de dados. Embora possa ser uma dor, vale a pena examinar tudo com um pente fino para garantir que coisas como convenções de nomenclatura e histórico de ativos sejam precisas. Voltar atrás e corrigir esses problemas retroativamente será uma dor de cabeça muito maior do que acertar na primeira vez.
Resistência à mudança
Pode ser difícil fazer com que todos participem de uma mudança radical, mesmo que melhore suas vidas diárias. Ser muito comunicativo sobre o que está mudando, quando e o que isso significa para cada equipe é a chave. Garantir que seus campeões de CMMS estejam bem treinados e entusiasmados com seu CMMS também é importante: eles podem lidar diretamente com a resistência dentro de sua equipe.
Altos custos de implementação
Qualquer plano importante que afete os fluxos de trabalho diários se tornará caro se não for bem executado. É importante estabelecer um plano de implementação com marcadores claros, vinculados a dados e pessoas responsáveis. A parceria com um especialista em implementação também pode ajudar se você tiver problemas técnicos, garantindo o mínimo de tempo de inatividade possível durante o processo de implementação.
Perdendo o ímpeto
Todos nós já passamos por situações em que um plano com o qual todos estavam entusiasmados perde força com o tempo. Incluir responsabilidade em seu plano é sua melhor aposta. Isso significa comunicar claramente o que precisa ser concluído em quais datas e seguir esse plano. O treinamento abrangente para funcionários também garantirá que as pessoas usem o CMMS da maneira pretendida.
Melhores práticas para uma implementação bem feita
Obviamente, ninguém quer enfrentar nenhum dos desafios mencionados acima. Essas dicas podem ajudar você a permanecer no caminho certo durante toda a implementação:
- Comece com um programa piloto. Sabemos que você está ansioso para lançar um CMMS o mais rápido possível, mas sempre comece com um programa piloto primeiro. Um teste em menor escala ajudará você a identificar quaisquer problemas, planejar contingências e adaptar seu plano de treinamento quando chegar à hora do grande lançamento.
- Concentre-se no engajamento e no treinamento do usuário. Uma força de trabalho entusiasmada e bem treinada é a arma secreta que leva sua implementação até a linha de chegada. Forneça um treinamento abrangente com foco na usabilidade e garanta que seus campeões de CMMS estejam conversando com suas equipes regularmente.
- Colete feedback continuamente. Um CMMS deve ser fácil de usar. Entre em contato com sua equipe regularmente para obter feedback e, em seguida, use esse feedback para melhorar continuamente os processos.
- Atualize e mantenha o sistema regularmente. Assim como seu equipamento, seu CMMS precisa de manutenção e atenção para manter todos os produtos. Verifique regularmente se os sistemas que você configurou estão funcionando de acordo com o esperado e se tudo está sendo capturado corretamente.
Medindo o sucesso do CMMS
Como saber se seu CMMS está aumentando a confiabilidade e a produtividade e reduzindo os custos de manutenção e o tempo de inatividade não planejado? Você incorpora essas metas em seu plano de implementação.
Seus KPIs devem ser vinculados diretamente ao metas e objetivos você definiu no início de sua implementação (que deve ser informada sobre os principais desafios que você enfrentou antes de adotar um CMMS). Por exemplo, Máquina Wauseon sabiam que estavam gastando demais em estoque antes de encontrarem o MaintainX. Ao se concentrar no gerenciamento de inventário em sua implementação, eles agora estão monitorando de perto os gastos com inventário e economizando $60.000 por ano.
Não importa quais sejam suas metas, existem KPIs que você pode acompanhar por meio de seu CMMS para garantir que você alcance. Seu especialista em implementação pode ajudar a definir essas metas no início da implementação e mostrar como monitorá-las ao longo do tempo.
Estratégias de longo prazo para o sucesso do CMMS
Uma ótima implementação prepara o terreno para o sucesso do CMMS, mas ampliar esse sucesso exige um compromisso de longo prazo. Recomendamos algumas estratégias para garantir que seu CMMS continue gerando valor.
Melhore continuamente seus processos de manutenção
À medida que sua organização usa seu CMMS, você começará a desenvolver seu processo de gerenciamento de manutenção. Essa jornada deve ser contínua. Nas primeiras semanas, você pode configurar um programa de PM para seus ativos de maior risco. Com o passar do tempo, você terá os insights e os recursos para continuar expandindo seus horizontes.
Por exemplo, a Wauseon Machine continuou a desenvolver sua estratégia de manutenção desde a implementação do MaintainX. Eles passaram de um modelo reativo para uma estratégia preventiva, e as taxas de conclusão de PM aumentaram de 60% para 100% ao longo do tempo.
Atualizações regulares de software e uso de recursos
Se você escolheu um fornecedor moderno de CMMS, deve ter atualizações regulares de software e novos recursos para acompanhar. Certifique-se de fazer isso — essas atualizações garantem que sua equipe possa fazer o melhor trabalho à medida que o setor continua evoluindo. Seu representante de sucesso do cliente deve se manter informado quando novos recursos forem lançados e mostrar como maximizá-los.
Expandir o uso do CMMS em toda a organização
Quanto mais você puder inserir seu CMMS na estrutura de sua organização, melhores serão seus resultados a longo prazo. Quando sua equipe de manutenção e seus técnicos estiverem bem familiarizados com a solução, considere implementá-la em outras equipes, como Operações, Gerenciamento de Instalações ou Gerenciamento de Inventário. Um CMMS pode ajudar essas equipes a trabalharem de forma mais inteligente, tanto dentro de sua própria equipe quanto em toda a organização.
Leia: Garanta o sucesso da implementação pós-CMMS
Uma implementação bem feita leva a uma organização bem- feita
Sua jornada com um CMMS deve ser longa e frutífera, mas a fase de implementação é realmente o que preparará sua organização para o sucesso a longo prazo. É essencial garantir que você encontre um fornecedor de CMMS que o guie durante o processo e faça parceria com sua equipe durante toda a implementação.
Na MaintainX, apoiamos nossos clientes em seus implementação viaje e ajude-nos a melhorar seus processos de gerenciamento de manutenção. Para saber mais, entre em contato com um especialista em implementação hoje mesmo ou baixe nosso guia para uma implementação perfeita.
Perguntas frequentes sobre implementação de CMMS
Quanto tempo leva uma implementação típica de CMMS?
O tempo de implementação varia conforme o porte e as necessidades da sua organização. Se você fizer parceria com um fornecedor de CMMS que ofereça um programa robusto de implementação com treinamento abrangente, o sistema pode estar funcionando de forma eficaz em apenas três semanas.
Quais são os fatores-chave para adoção bem-sucedida de um CMMS?
A adoção bem-sucedida de software CMMS é impulsionada por vários fatores. No mínimo, você precisa de metas e objetivos claros, dados precisos, treinamento abrangente, comunicação clara e aberta, e um cronograma detalhado com marcos críticos. Além de trabalhar com uma equipe de implementação dedicada, esses fatores ajudam a evitar falhas na implementação.
O CMMS pode ser implementado em operações de pequena escala?
Sim, um CMMS pode ser implementado em operações tão pequenas quanto equipes com menos de 10 pessoas em um único local, e tão grandes quanto empresas globais com múltiplas unidades. Encontrar uma solução de software que atenda às suas necessidades organizacionais é o fator mais importante para o sucesso da implementação de um CMMS em qualquer escala.
Como um CMMS móvel difere de soluções tradicionais de desktop?
Um CMMS com funcionalidade móvel inclui um aplicativo que permite que técnicos em campo acessem informações essenciais sobre ordens de serviço e ativos, além de registrar dados diretamente no local de trabalho. Isso aumenta a eficiência e a produtividade ao eliminar a dependência de formulários e registros em papel.
Qual o ROI esperado com a implementação de um CMMS?
Um CMMS gera retorno sobre investimento ao reduzir o tempo de inatividade não planejado e as horas improdutivas. Ele também permite que as equipes de manutenção evoluam suas estratégias, migrando de uma abordagem reativa para uma manutenção preventiva. À medida que o CMMS é amplamente adotado por uma equipe, o ROI aumenta. Muitas equipes observam ROI positivo dentro de semanas após a implementação.
A equipe da MaintainX é formada por especialistas em manutenção e fabricação. Eles estão aqui para compartilhar o conhecimento do setor, explicar as características do produto e ajudar os funcionários a fazerem mais com o MaintainX!
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