Esta publicación analiza la importancia de los procedimientos operativos estándar. También proporcionamos algunos consejos rápidos para documentar, asignar y monitorear los SOP.
Los SOP cuidadosamente diseñados aumentan la eficiencia, la seguridad y control de calidad. Como era de esperar, cuanto más grande es la organización y más trabajadores completan las tareas simultáneamente, más difícil se vuelve la gestión del desempeño.
Del mismo modo, los empleados de su organización deben ponerse de acuerdo sobre los objetivos, las prioridades y los protocolos compartidos para garantizar el éxito. Ya sea que dirija una tienda de comercio electrónico o una gran planta de fabricación de aluminio, trabaje desde procedimientos operativos estándar (SOP) es crucial.
¿Por qué son importantes los procedimientos operativos estándar?
Los procedimientos operativos estándar escritos con claridad son esenciales porque eliminan la incertidumbre sobre la mejor manera de completar las tareas. En pocas palabras, cualquier persona de su organización debería poder producir un resultado estandarizado para cualquier tarea rutinaria simplemente siguiendo el conjunto de instrucciones.
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Los procedimientos operativos estándar, también conocidos como SOP, son instrucciones de trabajo escritas que detallan cómo completar las tareas rutinarias en pasos sencillos. Los formatos de SOP más comunes incluyen listas de verificación, jerarquías y diagramas de flujo. Se pueden documentar mediante métodos analógicos o digitales
MaintainX es uno de esos sistemas de documentación digital: es un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) que incluye formularios de procedimiento con casillas de verificación, funciones de aprobación/rechazo y de adjuntar fotografías. El CMMS automatiza el proceso de desarrollo de procedimientos operativos estándar eficaces de principio a fin.
Tipos de empresas que utilizan procedimientos operativos estándar
Las industrias que utilizan habitualmente los procedimientos operativos estándar incluyen:
Fabricación
Ayuda sobre los SOP fabricantes cumplir con las regulaciones locales, estatales y federales. Los gerentes operativos dependen de los procesos organizados para cumplir con las normas rigurosas control de calidad, normas de producción y seguridad. Realizar las tareas de la manera prescrita permite a los equipos reducir la probabilidad de sufrir costosos gastos tiempo de inactividad.
Almacenaje
Para un correcto control de inventario y gestión de la cadena de suministro, los gerentes de almacén deben mantener líneas de envío rápidas y precisas. Los resultados confiables solo son posibles si todos los miembros del equipo siguen las mejores prácticas a través de los procedimientos operativos estándar. Los procedimientos seguidos de manera constante conducen a tiempos de entrega rápidos, a la satisfacción del cliente y a una sólida reputación de marca.
Restaurantes
Cuando estás en un restaurante, ¿has visto alguna vez a alguien preparar tu hamburguesa o sándwich? Si es así, has sido testigo de un SOP de seguridad alimentaria en acción. Los empleados de atención primaria y trasera deben tomar las precauciones de seguridad adecuadas al manipular los alimentos para prevenir las enfermedades transmitidas por los alimentos. Además, los procedimientos habituales de los restaurantes suelen abordar la producción del menú, el flujo de preparación de los alimentos, la comunicación con los trabajadores y la desinfección del equipo.
Hoteles
Hoteles utilice procedimientos escritos para proporcionar a los huéspedes un alojamiento confiable, cómodo y de alta calidad durante la noche. Mantenimiento hotelero los procedimientos rutinarios de los técnicos incluyen hacer ejercicio mantenimiento preventivo (PM) en Sistemas HVAC, sistemas de plomería, sistemas de iluminación, césped e instalaciones compartidas. Los empleados del servicio de atención al huésped siguen los procesos comerciales para la reserva, el registro y la salida.
Instituciones educativas
Las instituciones educativas involucran varias piezas móviles en docenas de departamentos. Los administradores de las instalaciones confían en procedimientos organizados para mantener en buen estado los edificios y alojamientos para estudiantes. Las instalaciones deportivas, los estacionamientos y muchos otros edificios requieren un mantenimiento de rutina. SOP basados en escuelas a menudo incluyen la gestión de flotas, el saneamiento, la seguridad contra incendios y los sistemas de agua, entre otros.
Otras industrias que utilizan procedimientos documentados incluyen la administración de propiedades, las compañías de servicios públicos, el petróleo y el gas, la atención médica, los municipios y gestión de flotas. Cada industria es responsable de cumplir con Cláusula de obligaciones generales de la OSHA que hace cumplir los procedimientos operativos estándar para la seguridad de los trabajadores.
Si bien el contenido de los SOP puede variar según la industria y las líneas organizativas, el proceso para desarrollarlos es similar. Las organizaciones con conocimientos tecnológicos actuales están optando cada vez más por los SOP digitales con plataformas como MaintainX CMMS.
Ventajas del uso de procedimientos operativos estándar
Como se mencionó anteriormente, tomarse el tiempo para escribir, asignar y administrar los procedimientos operativos estándar brinda muchos beneficios. Algunos de los más notables beneficios de los procedimientos operativos estándar incluyen:
1. Control de calidad mejorado
¿No sería increíble que todos los empleados «hicieran las cosas bien a la primera»? Como su nombre indica, los SOP establecen métodos estándar para completar las tareas como parte de un proceso unificado sistema de gestión de calidad. Estandarización garantiza que ni la producción ni el rendimiento se vean comprometidos cuando se incorporan nuevos empleados. Los protocolos establecidos proporcionan una base de referencia que garantiza que la calidad nunca se verá comprometida en caso de circunstancias imprevistas, prioridades contrapuestas o cambios en los turnos de los empleados.
Una vez que haya establecido los procedimientos operativos estándar fundamentales, puede comenzar a identificar oportunidades para lograr una mayor eficiencia. Todas las operaciones de primer nivel comienzan con un control de calidad constante.
2. Rendición de cuentas mejorada
¿Alguna vez has descubierto una tarea importante sin completar al llegar al trabajo? Tal vez las encimeras de los baños de su centro no se limpiaron correctamente la noche anterior. Lamentablemente, cuando pregunta quién fue el responsable de la tarea, no ve más que señalar con el dedo.
SOP digital las asignaciones proporcionan una medida adicional de responsabilidad por las actividades empresariales. El software SOP le permite ver cuándo los empleados abren y cierran las órdenes de trabajo asignadas en tiempo real. El software SOP aplica automáticamente una marca de tiempo digital a la actividad de la tarea. Para mayor tranquilidad, los gerentes pueden incluso solicitar que se carguen fotografías, documentación y firmas.
3. Eficiencia mejorada
Qué organización no quiere mejorar eficiencia? Cuanto más trabajo pueda realizar, con un esfuerzo mínimo, más capital tendrá que gastar en otras áreas. Además, los procesos ineficientes en el lugar de trabajo a veces generan empleados frustrados e improductivos.
Tómese el tiempo para resumir los procesos complejos en pasos simplificados y es probable que elimine varias formas de desperdicio. No es raro que incluso los barcos más estrechos descubran pasos innecesarios que desperdician energía, tiempo y recursos valiosos.
4. Requisitos reglamentarios simplificados
El software SOP proporciona a las organizaciones pistas de auditoría digitales que pueden utilizar para mejorar la garantía de calidad y cumplimiento normativo. Además de reforzar los estándares críticos de seguridad y cumplimiento entre los empleados, los registros basados en la nube pueden servir como una defensa crucial en caso de una auditoría de la OSHA.
Básicamente, ¿preferiría pasar horas buscando registros en papel en grandes archivadores o dedicar unos segundos a generar un informe de cumplimiento automatizado? Incluso las infracciones más leves de la OSHA comienzan en 5.851$ por cada multa incurrida.
5. Comunicación simplificada
Otro beneficio particular de los SOP digitales es la comunicación optimizada del equipo. MaintainX sirve como una plataforma de comunicación centralizada con mensajería individual y de equipo.
Puedes compartir actualizaciones informativas importantes con tu equipo en tiempo real a través de una computadora de escritorio, smartphone o tableta. La función de comentarios sobre las órdenes de trabajo de la aplicación permite a los usuarios eliminar prácticamente los tipos de problemas de comunicación que provocan que las asignaciones de trabajo estén incompletas. Nuestros clientes dicen que, sin lugar a dudas, es la función más útil del software.
6. Reducción de los residuos de producción
Como se mencionó brevemente anteriormente, la mayoría de las organizaciones desperdician muchos más recursos en procedimientos mal mapeados de lo que creen. Lean Six Sigma es una metodología operativa que identifica ocho tipos principales de residuos que puedes eliminar para una máxima eficiencia, que incluye:
- Residuos de transporte
- Residuos de inventario
- Exceso de movimiento
- Sobreproducción
- Defectos de fabricación
- Tiempo de espera
- Habilidades subutilizadas
Los procedimientos operativos estándar pueden ayudar a identificar los tipos de residuos para que pueda empezar a eliminarlos o minimizarlos. Supervise constantemente la implementación de sus procedimientos operativos estándar para controlar las áreas de mejora. Una vez más, un CMMS como MaintainX se encarga de la supervisión de la operación y el mantenimiento KPIs significativamente más fácil.
Con MaintainX, los gerentes operativos pueden generar instantáneamente informes personalizados sobre métricas como Tiempo medio de reparación (MTTR), Porcentaje de mantenimiento planificado (PMP) y más.
7. Seguridad en el lugar de trabajo mejorada
Por último, ¿por qué son importantes los procedimientos operativos estándar? ¡Ayudan a mantener seguros a los miembros del equipo! Seguridad laboral es de suma importancia. Independientemente de la industria, usted es responsable como un empleador para proporcionar siempre un entorno de trabajo seguro para los miembros del equipo.
Los descuidos peligrosos de protección eléctrica, química o contra caídas pueden provocar accidentes. Estos incidentes no solo dañan injustamente a los trabajadores, sino que cuestan mucho dinero cuando la OSHA interviene.
Los procedimientos operativos estándar escritos que resumen los procesos de trabajo en instrucciones paso a paso pueden agilizar la incorporación de nuevos empleados, reducir los errores y fomentar condiciones de trabajo seguras. Utilice los procedimientos operativos estándar para garantizar que todos los empleados completen sus tareas sin comprometer su seguridad ni la de los miembros de su personal.
Uso eficaz de SOP para crear instrucciones detalladas
Ahora que comprende la importancia de los procedimientos operativos estándar, a continuación encontrará algunos consejos rápidos para desarrollar procedimientos eficaces. Toma estas medidas para asegurarte de que cualquier miembro de tu equipo pueda intervenir para llevar a cabo un flujo de trabajo desconocido si es necesario:
- Reúna las opiniones de los empleados cuando describa los pasos del SOP.
- Escriba los pasos de forma breve, concisa y con voz activa.
- Usa un formato estandarizado para familiarizarte.
- Descarga, guarda y personaliza gratis Plantillas SOP.
- Haga clic aquí para obtener más consejos sobre cómo desarrollar buenos procedimientos operativos estándar.
Recomendamos desarrollar procedimientos estandarizados con un software intuitivo y compatible con dispositivos móviles. MaintainX permite a los propietarios de negocios, gerentes y trabajadores acceder a las listas de verificación asignadas desde sus teléfonos inteligentes. Traducción: MaintainX hace que la administración y redacción de SOP sea más fácil, rápida e infalible.
Preguntas frecuentes
Caroline Eisner es escritora y editora con experiencia en los sectores con y sin fines de lucro, el gobierno, la educación y las organizaciones financieras. Ha ocupado puestos de liderazgo en instituciones de educación primaria y secundaria y ha dirigido proyectos digitales a gran escala, sitios web interactivos y una consultoría de redacción empresarial.
