Esta publicação discute a importância dos procedimentos operacionais padrão. Também fornecemos algumas dicas rápidas para documentar, atribuir e monitorar SOPs.
Os SOPs cuidadosamente construídos aumentam a eficiência, a segurança e controle de qualidade. Não é de surpreender que, quanto maior a organização e quanto mais trabalhadores concluam tarefas simultaneamente, mais desafiador se torna o gerenciamento de desempenho.
Da mesma forma, os funcionários da sua organização devem concordar com metas, prioridades e protocolos compartilhados para garantir o sucesso. Se você administra uma loja de bobblehead de comércio eletrônico ou uma grande fábrica de alumínio, trabalhando com procedimentos operacionais padrão (SOPs) é crucial.
Por que os procedimentos operacionais padrão são importantes?
Procedimentos operacionais padrão claramente escritos são essenciais porque eliminam a incerteza sobre a melhor forma de concluir as tarefas. Simplificando, qualquer pessoa em sua organização deve ser capaz de produzir um resultado padronizado para qualquer tarefa rotineira simplesmente seguindo o conjunto de instruções.
Antes de prosseguirmos, vamos nos certificar de que estamos na mesma página.
Os procedimentos operacionais padrão, também chamados de SOPs, são instruções de trabalho escritas que detalham como concluir tarefas rotineiras em etapas simples. Os formatos SOP comuns incluem listas de verificação, hierarquias e fluxogramas. Eles podem ser documentados por meio de métodos analógicos ou digitais
O MaintainX é um desses sistemas de documentação digital — é um sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) que inclui formulários de procedimento com caixas de seleção, recursos de aprovação/reprovação e anexação de fotos. O CMMS automatiza o processo de desenvolvimento de SOPs eficazes do início ao fim.
Tipos de empresas que usam SOPs
Os setores que geralmente usam SOPs incluem:
Fabricação
SOPs ajudam fabricantes cumpra as regulamentações locais, estaduais e federais. Os gerentes operacionais dependem de processos organizados para atender aos rigorosos controle de qualidade, padrões de produção e segurança. Executar tarefas de maneira prescrita permite que as equipes reduzam a probabilidade de enfrentarem custos tempo de inatividade.
Armazenagem
Para um controle adequado do inventário e gerenciamento da cadeia de suprimentos, os gerentes de armazém devem manter linhas de remessa rápidas e precisas. Resultados confiáveis só são possíveis se cada membro da equipe seguir as melhores práticas por meio de SOPs. Procedimentos seguidos de forma consistente levam a prazos de entrega rápidos, satisfação do cliente e sólida reputação da marca.
Restaurantes
Quando você está em um restaurante, você já viu alguém preparar seu hambúrguer ou sanduíche? Se sim, você testemunhou um SOP de segurança alimentar em ação. Os funcionários da frente e de trás da casa devem tomar as devidas precauções de segurança ao manusear alimentos para evitar doenças transmitidas por alimentos. Além disso, os procedimentos recorrentes do restaurante geralmente abordam a produção do cardápio, o fluxo de preparação de alimentos, a comunicação com os funcionários e a higienização do equipamento.
Hotéis
Hotéis use procedimentos escritos para oferecer aos hóspedes acomodações noturnas confiáveis, confortáveis e de alta qualidade. Manutenção do hotel os procedimentos de rotina dos técnicos incluem exercícios manutenção preventiva (PM) em Sistemas HVAC, sistemas de encanamento, sistemas de iluminação, gramados e instalações compartilhadas. Os funcionários do serviço de atendimento ao hóspede seguem os processos comerciais de reserva, check-in e check-out.
Instituições educacionais
As instituições educacionais envolvem várias peças móveis em dezenas de departamentos. Os gerentes das instalações confiam em procedimentos organizados para manter os edifícios e as acomodações dos estudantes em funcionamento. Instalações esportivas, garagens de estacionamento e vários outros edifícios exigem manutenção de rotina. SOPs baseados em escolas geralmente incluem gerenciamento de frotas, saneamento, segurança contra incêndio e sistemas de água, entre outros.
Outros setores que usam procedimentos documentados incluem gerenciamento de propriedades, empresas de serviços públicos, petróleo e gás, saúde, municípios e gerenciamento de frotas. Cada setor é responsável por cumprir com Cláusula de dever geral da OSHA que impõe SOPs para a segurança dos trabalhadores.
Embora o conteúdo dos SOPs possa variar entre os setores e as linhas organizacionais, o processo para desenvolvê-los é semelhante. As organizações com experiência em tecnologia de hoje estão migrando cada vez mais para SOPs digitais com plataformas como o MaintainX CMMS.
Benefícios do uso de procedimentos operacionais padrão
Conforme mencionado anteriormente, dedicar um tempo para escrever, atribuir e gerenciar procedimentos operacionais padrão oferece muitos benefícios. Alguns dos mais notáveis benefícios dos procedimentos operacionais padrão incluem:
1. Controle de qualidade aprimorado
Não seria incrível que cada funcionário “acertasse na primeira vez”? Como o nome sugere, os SOPs estabelecem métodos padrão para concluir tarefas como parte de um sistema unificado sistema de gestão da qualidade. Padronização garante que nem a produção nem o desempenho sejam comprometidos quando novas contratações forem contratadas. Os protocolos estabelecidos fornecem uma linha de base que garante que a qualidade nunca seja comprometida no caso de circunstâncias imprevistas, prioridades concorrentes ou mudanças de turno de funcionários.
Depois de implementar os SOPs básicos, você poderá começar a identificar oportunidades para maior eficiência. Cada operação de classe mundial começa com um controle de qualidade consistente.
2. Responsabilidade aprimorada
Você já descobriu uma tarefa importante incompleta ao chegar ao trabalho? Talvez os balcões do banheiro da sua instalação não tenham sido limpos adequadamente na noite anterior. Infelizmente, quando você pergunta quem foi o responsável pela tarefa, você não vê nada além de apontar o dedo.
SOP digital as atribuições fornecem uma medida extra de responsabilidade pelas atividades de negócios. O software SOP permite que você veja quando os funcionários abrem e fecham as ordens de serviço atribuídas em tempo real. O software SOP aplica automaticamente um carimbo de data/hora digital à atividade da tarefa. Os gerentes podem até mesmo exigir o upload de documentação fotográfica e assinaturas para maior tranquilidade.
3. Eficiência aprimorada
O que a organização não quer melhorar eficiência? Quanto mais trabalho você puder realizar, com o mínimo de esforço, mais capital terá para gastar em outras áreas. Além disso, processos ineficientes no local de trabalho às vezes geram funcionários frustrados e improdutivos.
Reserve um tempo para destilar processos complexos em etapas simplificadas e você provavelmente eliminará várias formas de desperdício. Não é incomum que até mesmo os navios mais apertados descubram etapas desnecessárias que desperdiçam energia, tempo e recursos preciosos.
4. Requisitos regulatórios simplificados
O software SOP fornece às organizações trilhas de auditoria digital que elas podem usar para melhorar a garantia de qualidade e conformidade regulatória. Além de reforçar os padrões críticos de segurança e conformidade entre os funcionários, os registros baseados na nuvem podem servir como uma defesa crucial no caso de uma auditoria da OSHA.
Essencialmente, você prefere passar horas vasculhando armários pesados em busca de registros em papel ou passar segundos gerando um relatório de conformidade automatizado? Mesmo as menores violações da OSHA comece em $5.851 para cada penalidade incorrida.
5. Comunicação simplificada
Outro benefício específico dos SOPs digitais é a comunicação simplificada da equipe. O MaintainX serve como uma plataforma de comunicação centralizada com mensagens individuais e de equipe.
Você pode compartilhar atualizações informativas importantes com sua equipe em tempo real via desktop, smartphone ou tablet. O recurso de comentários de ordens de serviço do aplicativo permite que os usuários eliminem virtualmente os tipos de falhas de comunicação que levam a tarefas de trabalho incompletas. Nossos clientes dizem que esse é o recurso mais surpreendentemente útil do software, sem dúvida.
6. Redução de resíduos de produção
Conforme mencionado resumidamente, a maioria das organizações desperdiça muito mais recursos em procedimentos mal mapeados do que imagina. Lean Six Sigma é uma metodologia operacional que identifica oito tipos principais de desperdício que você pode eliminar para máxima eficiência, incluindo:
- Resíduos de transporte
- Resíduos de estoque
- Excesso de movimento
- Superprodução
- Defeitos de fabricação
- Tempo de espera
- Habilidades subutilizadas
Os SOPs podem ajudar a identificar os tipos de resíduos para que você possa começar a eliminá-los ou minimizá-los. Monitore consistentemente a implementação de seus SOPs para entender as áreas de melhoria. Novamente, um CMMS como o MaintainX faz o monitoramento do O&M KPIs significativamente mais fácil.
Com o MaintainX, os gerentes operacionais podem gerar instantaneamente relatórios personalizados sobre métricas como Tempo médio de reparo (METROS), Porcentagem de manutenção planejada (PMP) e muito mais.
7. Segurança aprimorada no local de trabalho
Finalmente, por que os procedimentos operacionais padrão são importantes? Eles ajudam a manter os membros da equipe seguros! Segurança no local de trabalho é fundamental. Independentemente do setor, você é responsável como um empregador para sempre oferecer um ambiente de trabalho seguro para os membros da equipe.
Descuidos perigosos de proteção elétrica, química ou contra quedas podem causar acidentes. Esses incidentes não apenas prejudicam injustamente os trabalhadores, mas também custam muito dinheiro quando a OSHA se envolve.
SOPs escritos que destilam os processos de trabalho em instruções passo a passo podem agilizar a integração de novos funcionários, reduzir erros e apoiar condições de trabalho seguras. Use SOPs para garantir que todos os funcionários concluam as tarefas sem comprometer a segurança deles mesmos e de seus funcionários.
Usando sops de forma eficaz para criar instruções detalhadas
Agora que você entende a importância dos procedimentos operacionais padrão, abaixo estão algumas dicas rápidas para desenvolver procedimentos operacionais bons. Tome essas medidas para garantir que qualquer pessoa da sua equipe possa intervir para cumprir um fluxo de trabalho desconhecido, se necessário:
- Reúna as opiniões dos funcionários ao delinear as etapas do SOP.
- Escreva os passos de forma breve, concisa e em voz ativa.
- Use formatação padronizada para se familiarizar.
- Baixe, salve e personalize gratuitamente Modelos SOP.
- Clique aqui para obter mais dicas sobre como desenvolver bons SOPs.
Recomendamos o desenvolvimento de procedimentos padronizados com software intuitivo e compatível com dispositivos móveis. O MaintainX permite que proprietários de empresas, gerentes e trabalhadores acessem listas de verificação atribuídas a partir de seus smartphones. Tradução: O MaintainX torna o gerenciamento e a escrita de SOPs mais fáceis, rápidos e infalíveis.
Perguntas frequentes
