Comprensión del proceso de gestión de órdenes de trabajo

El proceso de administración de órdenes de trabajo es algo más que hacer un seguimiento de las tareas: se trata de racionalizar toda la operación. Ya sea que esté administrando un planta de fabricación Para una pequeña empresa, un proceso eficaz de administración de órdenes de trabajo le ayuda a asignar, realizar un seguimiento y completar las tareas de manera eficiente, lo que reduce el tiempo de inactividad y los costos a lo largo del camino. Sin embargo, como cualquier sistema, viene con su propio conjunto de desafíos. Elegir el enfoque correcto puede marcar la diferencia a la hora de optimizar el flujo de trabajo y mantener a tu equipo en el buen camino.

En este artículo, analizaremos los pasos clave, los desafíos comunes y las mejores prácticas para ayudarlo a ajustar su proceso de administración de órdenes de trabajo. Vamos a sumergirnos.

¿Qué es la gestión de órdenes de trabajo?

La gestión de órdenes de trabajo es el proceso de crear, asignar, rastrear y completar tareas de mantenimiento y reparaciones. Va más allá de la simple realización de las tareas: se trata de optimizar todo el flujo de trabajo. Al administrar cada paso de principio a fin, puede aprovechar al máximo sus recursos, minimizar el tiempo de inactividad y aumentar la eficiencia general.

Explicación del proceso de gestión de órdenes de trabajo

El proceso de gestión de órdenes de trabajo sigue un ciclo estructurado de principio a fin. Cada paso es fundamental para garantizar que las operaciones de mantenimiento se ejecuten de manera eficaz y eficiente. Si bien todos pueden personalizar su proceso, cada orden de trabajo debe incluir estas siete etapas clave:

1. Envío de solicitudes de trabajo

Los miembros del equipo envían solicitudes de mantenimiento cuando su equipo necesita reparaciones. Las órdenes de trabajo también pueden activarse mediante programas de mantenimiento preventivo, alertas del sistema de gestión del mantenimiento computarizado (CMMS) o inspecciones. La simplificación de los procesos de envío y el uso de activadores ayudan a establecer prioridades. Por ejemplo, el sistema de gestión de órdenes de trabajo MaintainX le permite automatizar la generación de órdenes de trabajo para que nunca te pierdas el trabajo crítico.

2. Creación de órdenes de trabajo

Necesitas una orden de trabajo clara y detallada para completar las tareas de forma precisa y puntual. A orden de trabajo bien estructurada debe incluir todo, desde la descripción de la tarea y el personal asignado hasta el nivel de prioridad y el tiempo estimado de finalización. Con MaintainX, puede agilizar este proceso mediante la estandarización de las órdenes de trabajo y creación de plantillas para tareas recurrentes. Esto le ahorra tiempo, reduce los errores y mantiene sus operaciones de mantenimiento funcionando sin problemas.

3. Planificación y programación de órdenes de trabajo

Un sistema de priorización de órdenes de trabajo ayuda a ver la rápida finalización de las tareas más urgentes y, al mismo tiempo, lo mantiene al día con las actividades de mantenimiento de rutina. Al establecer prioridades, ten en cuenta la importancia de cada activo, la urgencia de la tarea y los recursos disponibles. Las estrategias de programación eficaces pueden implicar la asignación de órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo periódicas con un cronograma repetitivo o la agrupación de tareas para que el trabajo sea más eficiente. MaintainX ofrece un Vista de carga de trabajo que simplifica la programación y las asignaciones de las órdenes de trabajo simplemente haciendo clic y arrastrando los elementos clave, como los plazos de mantenimiento, a donde los desee.

4. Ejecución de órdenes de trabajo

Una vez asignados, los técnicos confían en los detalles de las órdenes de trabajo para realizar mejor su trabajo. Una orden de trabajo bien preparada incluye la descripción del puesto, un POE, la ubicación de los activos, el nivel de prioridad, los materiales y los procedimientos de seguridad. El técnico asignado puede proporcionar información actualizada a los gerentes de mantenimiento mientras trabajan para que pueda estar seguro de que los problemas y los cambios están bien documentados. Con MaintainX, los miembros del equipo que utilizan la aplicación pueden enviar y recibir actualizaciones, manteniendo a todos informados desde el inicio de una tarea hasta su finalización.

5. Supervisión y seguimiento de las órdenes de trabajo

El seguimiento del progreso de las órdenes de trabajo es importante para mantener la eficiencia. Las herramientas digitales le brindan visibilidad en tiempo real para ajustar las prioridades y realizar un seguimiento del progreso. Por ejemplo, las aplicaciones móviles permiten a tu equipo proporcionar actualizaciones instantáneas, lo que te facilita estar al tanto de los problemas. MaintainX capacidades móviles le permiten supervisar las operaciones de mantenimiento desde cualquier ubicación, por lo que puede estar seguro de que su equipo hará el trabajo correctamente sin importar dónde se encuentre.

6. Cerrar y documentar las órdenes de trabajo completadas

Cerrar órdenes de trabajo implica más que simplemente marcar las tareas de mantenimiento como completadas. Cerrando solicitudes de trabajo implica proporcionar documentación exhaustiva, comentarios del técnico asignado y la aprobación final del supervisor para confirmar que el trabajo se realizó correctamente. Las plataformas digitales como MaintainX permiten a sus equipos documentar fácilmente las tareas, proporcionar pasos de seguimiento y recibir la aprobación del gerente antes de continuar, lo que les proporciona un historial de mantenimiento completo.

7. Seguimiento de los KPI para la mejora continua

La mejora del proceso de mantenimiento no termina con una orden de trabajo finalizada. El seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) a lo largo del tiempo, con la ayuda de los datos de las órdenes de trabajo, le ayuda a detectar las áreas que deben optimizarse. MaintainX genera informes detallados que le brindan la información necesaria para tomar decisiones basadas en datos para la mejora continua.

Superar los desafíos comunes de la administración de órdenes de trabajo

La gestión de las órdenes de trabajo puede ser compleja, y una gestión ineficaz de las órdenes de trabajo a menudo puede provocar tasas de finalización más lentas y un aumento de los costos. Un potente software de gestión de órdenes de trabajo ayuda a los administradores de las instalaciones a superar estos obstáculos mediante numerosas funciones que aumentan la eficiencia. Estos consejos lo ayudarán a abordar los desafíos más comunes y a mejorar su proceso de gestión de órdenes de trabajo.

Garantizar información en tiempo real y actualizaciones precisas

Mantener a todos actualizados puede ser un desafío. Los errores se producen sin un acceso inmediato a la información, y la falta de comunicación ralentiza el trabajo. Un sistema computarizado de gestión del mantenimiento (CMMS) que proporcione información en tiempo real puede resolver este problema. MaintainX permite a las partes acceder fácilmente a la información más reciente para que puedan ajustar los procesos y mejorar la eficiencia.

Optimización de la comunicación entre los equipos

Cuando se limita a uno o dos canales, la información entre los equipos que gestionan una orden de trabajo puede moverse con lentitud, lo que provoca retrasos y confusión. La comunicación optimizada es vital para mantener a todos informados. MaintainX ofrece un chat integrado, lo que permite a los miembros de su equipo comunicarse directamente a través de la plataforma y mantener a todos informados. Esto reduce los problemas de comunicación y mejora la coordinación de las tareas entre los equipos de mantenimiento.

Mantenimiento de los estándares de cumplimiento

Para muchos es necesario seguir las normas oficiales, como las normas de la OSHA y los protocolos de seguridad específicos de la industria tareas de mantenimiento. El incumplimiento de las normas puede provocar modificaciones en el trabajo, fallos de seguridad o incluso problemas legales. Las órdenes de trabajo suelen incluir listas de verificación y guías de procedimientos para guiar a los técnicos en cada paso y mantenerlos en conformidad con los requisitos. Al adjuntar instrucciones y recordatorios a las órdenes de trabajo, MaintainX ayuda a su equipo a cumplir con las normas y a registrar todas las medidas adoptadas para facilitar las auditorías y los informes.

Gestión de un gran volumen de órdenes de trabajo en múltiples ubicaciones

Las organizaciones más grandes suelen tener dificultades para gestionar un gran volumen de órdenes de trabajo, especialmente cuando utilizan sistemas heredados que no se escalan bien. Estas ineficiencias pueden provocar retrasos y tareas incumplidas. MaintainX resuelve este problema con una gestión centralizada de las órdenes de trabajo que puede utilizar en varias ubicaciones. La administración centralizada proporciona visibilidad en tiempo real y estandariza los procesos a gran escala. Los paneles de control en varios sitios y el intercambio de recursos permiten a sus equipos coordinar fácilmente las tareas y mantener los flujos de trabajo sin problemas en instalaciones de cualquier tamaño o ubicación.

Mejores prácticas para mejorar la gestión de las órdenes de trabajo

La gestión eficaz de las órdenes de trabajo requiere la estrategia y las herramientas adecuadas. Los equipos de mantenimiento pueden aumentar la eficiencia y minimizar el tiempo de inactividad de los equipos mediante el uso de funciones que agilizan los flujos de trabajo y reducen el esfuerzo manual. Estas mejores prácticas destacan cómo mejorar la gestión de las órdenes de trabajo.

Automatice los activadores de órdenes de trabajo con medidores

La configuración de órdenes de trabajo para que se activen en función de condiciones como las lecturas de los medidores le permite programar de forma rápida y precisa las actividades de mantenimiento preventivo y las reparaciones críticas. MaintainX funciona a la perfección con los dispositivos de IoT, lo que le permite capturar las lecturas de los contadores y generar automáticamente órdenes de trabajo cuando el equipo cumple con las condiciones preestablecidas. Este enfoque proactivo optimiza el rendimiento de los activos y reduce en gran medida las fallas inesperadas de los equipos.

Programar órdenes de trabajo recurrentes

Puede gestionar fácilmente las actividades de mantenimiento rutinario con activadores automatizados que impulsan la ejecución oportuna. MaintainX permite a los usuarios crear programas de mantenimiento preventivo que se repiten automáticamente. Esto reduce la posibilidad de pasar por alto tareas vitales y evita el costoso tiempo de inactividad de los equipos. La programación periódica mejora la eficiencia de su equipo y mantiene los activos funcionando sin problemas al proporcionarles la información que necesitan con antelación.

Adjunte instrucciones y procedimientos detallados a las órdenes de trabajo

Las instrucciones claras paso a paso ayudan a los técnicos a realizar las tareas de reparación y mantenimiento de forma precisa y eficiente. MaintainX le permite adjuntar procedimientos detallados a cada orden de trabajo, evitando que los trabajadores se salten pasos importantes. Adjuntar instrucciones reduce los errores, aumenta la productividad y brinda a cada miembro del personal de mantenimiento la información que necesita para cumplir con las normas reglamentarias y de la empresa.

Usa plantillas para crear órdenes de trabajo más rápidamente

La creación manual de cada orden de trabajo puede llevar mucho tiempo y deja margen para errores. Las plantillas personalizables permiten a los miembros de su equipo estandarizar las tareas recurrentes y ahorrar mucho tiempo, lo que promueve la eficiencia y ahorra tiempo. MaintainX permite a los usuarios crear y reutilizar plantillas de órdenes de trabajo personalizables, manteniendo los procesos consistentes y acelerando la creación de órdenes de trabajo.

Adjunte imágenes a las órdenes de trabajo desde un dispositivo móvil

Las imágenes adjuntas mejoran considerablemente los esfuerzos de solución de problemas y reparación. Las imágenes y los diagramas proporcionan a los técnicos un contexto visual para resolver rápidamente los problemas y realizar reparaciones precisas. Con MaintainX, los usuarios pueden adjuntar imágenes directamente a las órdenes de trabajo mediante un dispositivo móvil, lo que mejora significativamente las comunicaciones para que los gerentes y los técnicos estén alineados en todas las etapas de los procesos de reparación y mantenimiento.

Optimice la gestión de sus órdenes de trabajo con MaintainX

MaintainX ofrece herramientas poderosas que simplifican y mejoran todos los aspectos de la administración de órdenes de trabajo. Desde la comunicación en tiempo real hasta la programación automatizada, estas funciones permiten completar las tareas de manera rápida y eficaz y ayudan a sus equipos de mantenimiento a obtener resultados exitosos de manera constante.

Órdenes de trabajo digitales con accesibilidad móvil

MaintainX permite a los usuarios aprovechar la tecnología para crear, ver y actualizar órdenes de trabajo dondequiera que utilicen un dispositivo móvil. Esta accesibilidad móvil proporciona una comunicación eficiente y actualizaciones de estado en tiempo real, lo que mantiene a todo su equipo alineado y permite que todos respondan rápidamente a las prioridades cambiantes. Eliminar el papeleo del panorama también agiliza las operaciones y acelera la finalización de las tareas.

Informes y análisis para una toma de decisiones fundamentada

Con MaintainX, los gerentes pueden acceder a informes y análisis en tiempo real para rastrear el progreso de las órdenes de trabajo, los costos laborales y el rendimiento del equipo. Estos datos le permiten analizar las operaciones de las instalaciones y le ayudan a tomar decisiones informadas para optimizar la asignación de recursos y mejorar la eficiencia. MaintainX herramientas de elaboración de informes permita que sus equipos supervisen las tendencias y proporcionen información que ayude a su organización a mejorar las prácticas de mantenimiento, tanto si se trata de una pequeña empresa como de una gran corporación.

Gestión integrada de activos

MaintainX combina capacidades de administración de activos que le permiten monitorear el estado de los equipos, rastrear el uso y programar las tareas de mantenimiento de manera proactiva. Al vigilar de cerca el rendimiento de un activo, puede prevenir las fallas del equipo y extender su vida útil. Este enfoque simplificado mejora el mantenimiento de las instalaciones al mantener los activos en buen estado para lograr un mantenimiento oportuno y efectivo.

Órdenes de trabajo recurrentes para mantenimiento preventivo

Con MaintainX, sus equipos pueden configurar fácilmente órdenes de trabajo recurrentes para tareas de mantenimiento preventivo, de modo que nunca se pierdan el mantenimiento de rutina. Este enfoque de mantenimiento proactivo ayuda a prevenir averías y a prolongar la vida útil de los activos. La automatización de estos procesos reduce los flujos de trabajo de mantenimiento y se centra en el seguimiento del progreso para que sus operaciones funcionen sin problemas.

Plantillas y listas de verificación de órdenes de trabajo

Con MaintainX, puede utilizar plantillas de órdenes de trabajo y adjuntar listas de verificación detalladas para las tareas en curso, manteniendo las prácticas consistentes en todas las actividades de mantenimiento. Esto reduce los errores y ahorra tiempo. Al estandarizar los procesos, los equipos mejoran continuamente el desempeño laboral y nunca se pierden un paso importante.