Dos tipos de procedimientos operativos estándar: técnicos y de gestión

Imagina entrar por primera vez en una cocina ajetreada y tener la tarea de preparar un plato complejo del que nunca antes habías oído hablar. ¿Cómo empezarías? Ahora imagina tener una receta detallada que no solo enumera los ingredientes, sino que también proporciona instrucciones paso a paso, errores comunes que debes evitar e incluso consejos para la solución de problemas. Podrás abordar tu tarea sin entrar en pánico y completarla con confianza. Ese es el poder de un procedimiento operativo estándar (SOP).

Un SOP es un documento escrito con instrucciones paso a paso sobre cómo completar una tarea operativa. Las organizaciones de todo tipo utilizan los SOP para lograr la eficiencia, el rendimiento uniforme, el control de calidad y el cumplimiento normativo, especialmente en las tareas críticas. Imagínese que estuviera en esa cocina y sintiera la presión adicional de preparar esa comida compleja para un gran número de personas hambrientas en un plazo ajustado. Tener esa receta detallada significa que no necesitas dedicar más tiempo a decidir qué hacer. Del mismo modo, cuando surgen problemas críticos que requieren trabajos de mantenimiento, el tiempo lo es todo, y los procedimientos operativos estándar pueden ayudar a tu equipo a trabajar mucho más rápido.

Sin embargo, aprovechar los beneficios de los procedimientos operativos estándar requiere una comprensión adecuada y una implementación efectiva de sus formatos y tipos. El uso de un tipo de SOP cuando se requiere otro puede significar tareas mal completadas, desperdicio de recursos, pérdida de tiempo y trabajo repetido.

En este artículo, revisaremos los dos tipos de procedimientos operativos estándar (técnicos y de gestión), cómo implementarlos y las formas de garantizar que los aproveche al máximo.

Dos tipos de procedimientos operativos estándar: técnicos y de gestión

Los SOP desempeñan funciones en todos los niveles de una organización y pueden involucrar a ejecutivos, gerentes y trabajadores de primera línea. Como tales, pueden organizarse por departamento, gerente, función y/o activo. Sin embargo, una forma útil de pensar en los SOP es clasificarlos como SOP técnicos o SOP de gestión.

SOP técnicos

Los procedimientos operativos estándar técnicos se centran principalmente en la estandarización de tareas específicas. Dividen el proceso de realizar actividades técnicas complejas y son cruciales en entornos de trabajo que requieren precisión, exactitud y cumplimiento del protocolo. Muchos procedimientos operativos estándar de fabricación y mantenimiento entran en esta categoría.

Por ejemplo, los procedimientos operativos estándar para operar equipos específicos guiarán a los usuarios a través de los detalles de la configuración e instalación, la operación, el mantenimiento y la solución de problemas.

Los procedimientos operativos estándar técnicos son importantes para:

• Funcionamiento del equipo
• Procesos de mantenimiento
• Formación técnica
• Solución de problemas
• Procedimientos de seguridad

SOP de administración

Los SOP de gestión se centran en proporcionar un marco para prácticas administrativas y gerenciales eficientes dentro de una organización. Estos SOP incluyen pasos, directrices y mejores prácticas para gestionar las operaciones organizacionales, como la gestión financiera y de los recursos humanos, a fin de garantizar que su trabajo sea coherente y eficaz.

A diferencia de los SOP técnicos, los SOP de administración se centran menos en los detalles técnicos, proporcionan directrices más generales y se adaptan mejor a diferentes situaciones.

Los procedimientos operativos estándar de administración son útiles para:

• Procesos administrativos
• Gestión de recursos humanos
• Gestión financiera
• Gobierno corporativo
• Gestión de proyectos

4 formatos SOP comunes

Existen diferentes formatos de SOP, cada uno con sus propios puntos fuertes. El mejor para usted o sus instalaciones depende realmente del tipo de trabajo que realice y de cómo estén configuradas sus operaciones. Estos son cuatro formatos comunes entre los que puede elegir para asegurarse de que sus SOP sean lo más eficaces posible.

Paso a paso

Este es el formato SOP más sencillo. Implica crear una guía paso a paso de las actividades necesarias para completar una tarea específica. Es eficaz para procedimientos que requieren referencias rápidas, sin demasiados detalles y no implican una toma de decisiones compleja ni resultados múltiples. Los ejemplos incluyen pasos sencillos para limpiar o poner en marcha las máquinas.

Diagrama de flujo

Los SOP de diagrama de flujo proporcionan representaciones visuales de los pasos necesarios para llevar a cabo las tareas. Por lo general, utilizan formas conectadas por flechas que muestran el flujo del proceso y son útiles para procesos complejos que implican múltiples puntos de decisión y rutas que pueden ramificarse. Las imágenes ayudan a guiar al usuario a través de varios resultados basados en diferentes decisiones. Los ejemplos incluyen flujos de trabajo de mantenimiento como los siguientes:

Jerárquico

El formato jerárquico amplía el enfoque gradual y detalla los procedimientos que implican varios niveles de pasos. Este formato es útil para las tareas que deben seguir un orden específico e incluir subpasos, puntos de decisión o acciones condicionales. Cada paso principal va seguido de subpasos marcados que proporcionan más detalles o explican la acción condicional. Los ejemplos incluyen la resolución de problemas de un equipo o la realización de una auditoría detallada. Por ejemplo, la solución de un problema informático puede incluir:

1) Identificar el problema,

1) Compruebe la fuente de alimentación

2) Verifique las conexiones de los cables

2) Reiniciar el sistema

1) Guarde los archivos abiertos

2) Cierre todas las aplicaciones

Lista de verificación

Las listas de verificación son procedimientos operativos estándar estructurados como una lista de elementos con casillas de verificación adjuntas. Son similares a los SOP jerárquicos y a los formatos paso a paso, pero ofrecen la ventaja adicional de una casilla de verificación como ayuda visual para garantizar que los usuarios recuerden las tareas pendientes. Un software, como un sistema computarizado de gestión del mantenimiento (CMMS), puede admitir listas de verificación digitales, que agilizan el trabajo al permitirte compartir actualizaciones en tiempo real. En algunos casos, las listas de verificación digitales también pueden crear una capa adicional de verificación. MaintainX, por ejemplo, es un CMMS que tiene la ventaja adicional de las aprobaciones digitales para mantener un registro de auditoría.

Exploremos más ahora las listas de verificación digitales y los procedimientos operativos estándar.

Los beneficios de los procedimientos operativos estándar digitalizados

Tanto los SOP técnicos como los de gestión pueden adoptar varias formas, independientemente del formato que elija. Ya sea que utilices listas de verificación o pasos jerárquicos, tendrás que decidir si quieres o no depender de los flujos de trabajo en papel o utilizar métodos digitales. Sin embargo, la capacidad del CMMS para digitalizar sus SOP ofrece una mayor flexibilidad y visibilidad. A continuación se explica cómo hacerlo:

Auditorías simplificadas

Al usar listas de verificación basadas en la nube, puede garantizar que los auditores e inspectores tengan acceso inmediato a la información actualizada desde cualquier ubicación. Si alguna vez ha tenido que prepararse para una auditoría mientras dependía de sistemas en papel, sabrá lo lento y laborioso que es reunir carpetas y archivos en papel. Con las listas de verificación digitales, puede eliminar ese estrés y, al mismo tiempo, mejorar la eficiencia y la precisión de las revisiones de los auditores. La accesibilidad digital garantiza que puedan hacer un seguimiento del cumplimiento y detectar problemas en tiempo real, lo que reduce la probabilidad de que se produzcan omisiones.

Flujos de trabajo simplificados

La digitalización de los procedimientos operativos estándar permite a todas las partes interesadas acceder sin problemas a las directrices y los recursos necesarios, lo que minimiza los errores de comunicación o las interrupciones por confusión. Este acceso en tiempo real reduce la dependencia de los documentos físicos y las actualizaciones manuales, lo que se traduce en un flujo de trabajo más fluido y fiable. Además, los procesos estandarizados garantizan que todos los trabajadores sigan los mismos pasos y protocolos. Esta coherencia mejora la calidad de los resultados y reduce los errores, lo que fomenta una cultura de confiabilidad y excelencia.

Capacitación e incorporación más rápidas de los empleados

Los SOP digitales proporcionan una plataforma dinámica para capacitar a los empleados sobre nuevos procedimientos, con elementos interactivos que pueden mejorar el aprendizaje y la retención. Los gerentes pueden actualizar fácilmente los procedimientos operativos estándar y difundir los cambios al instante, asegurándose de que todos los empleados estén al día con las prácticas más recientes. Además, los procedimientos operativos estándar establecidos y eficaces pueden servir como material de formación para ayudar a los nuevos empleados a familiarizarse con los flujos de trabajo existentes.

Cumplimiento mejorado

Los SOP digitales pueden ayudarlo a garantizar que sus procedimientos estén siempre alineados con los últimos estándares de calidad y requisitos reglamentarios. Puede crear actualizaciones y alertas automatizadas sobre los nuevos requisitos reglamentarios, garantizando que su equipo cumpla con los requisitos en todo momento. Este proceso ayuda a mantener los estándares y mitiga el riesgo de cualquier problema legal debido al incumplimiento.

¿Por qué a veces fallan los SOP?

No es sorprendente que una de las razones por las que los procedimientos operativos estándar técnicos a veces fallan es que la administración no ha creado un proceso para que tengan éxito. Siempre que cambien los procedimientos, los empleados, los activos o las funciones, los gerentes deben actualizar y volver a aprobar los procedimientos operativos estándar.

De hecho, las revisiones de los SOP de alta calidad garantizan que las políticas y los procedimientos estén actualizados, sean rentables y cumplan con las regulaciones, estándares y planes de garantía de calidad nuevos o cambiantes.

Además, cuando los empleados cambian de trabajo, los gerentes deben capacitar a los nuevos empleados para garantizar que cumplan con los estándares de calidad y seguridad. Esto significa que los mejores procedimientos operativos estándar deben ser claros, concisos y fáciles de seguir. De hecho, el incumplimiento de los procedimientos operativos estándar de una empresa es una observación común durante las inspecciones.

En resumen, algunas de las razones por las que fallan los SOP son:

• Falta de claridad
• Contenido deficiente o desactualizado
• Falta de formación
• Inaccesibilidad
• Sobrecomplejidad
• Integración inadecuada con los procesos de trabajo existentes

Cómo mejorar el cumplimiento de los SOP

Una de las mejores maneras de garantizar que los trabajadores sigan los procedimientos operativos estándar es explicar por qué son importantes. Luego, una vez que los empleados sepan por qué existe un POE y por qué deben seguirlo, el éxito se reduce a desarrollar documentos accesibles, claros y fáciles de usar para que puedan usarlos de manera efectiva.

Según la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO), el propósito de un procedimiento operativo estándar es «llevar a cabo las operaciones correctamente y siempre de la misma manera». Y lo que es más importante, la FAO afirma que «el SOP debe estar disponible en el lugar donde se realiza el trabajo».

Este es otro motivo para digitalizar los procedimientos operativos estándar: cuando están en la nube, nadie necesita volver a la oficina para recuperar un cuaderno impreso que se encuentra en la estantería. Los procedimientos operativos estándar digitales en un dispositivo portátil se traducen en directrices, órdenes de trabajo y listas de verificación que se pueden seguir dondequiera que vaya.

Optimice ambos tipos de procedimientos operativos estándar con MaintainX

En resumen, la implementación de diferentes tipos de SOP a través de una solución digital como MaintainX mejorará las métricas y los indicadores clave de rendimiento de una organización. La plataforma basada en la nube de MaintainX permite a las empresas operar con la seguridad de que todos los procesos están disponibles, son consistentes y se pueden repetir. Con MaintainX, puede:

Optimice la creación de SOP

MaintainX le permite crear SOP digitales desde cero o editando las plantillas de SOP existentes. Además, puede revisar y revisar sus SOP de forma rápida y sencilla y compartir actualizaciones en tiempo real cuando sea necesario, todo ello desde su dispositivo móvil. Para que su trabajo sea aún más rápido, MaintainX contiene un Generador de procedimientos impulsado por IA eso significa que no tiene que escribir nuevos SOP desde cero. Todo lo que necesita hacer es proporcionar algunos detalles clave y dejar que MaintainX genere su SOP por usted.

Automatice las asignaciones de SOP

El módulo de órdenes de trabajo de MaintainX le permite automatizar las asignaciones de SOP por adelantado y de acuerdo con su cronograma. MaintainX también permite la programación basada en la carga de trabajo como parte del planificación de recursos módulo para garantizar que asigne a los empleados correctos a las tareas correctas. Con información laboral en tiempo real, puede asignar tareas del SOP en función de la carga de trabajo y la capacidad.

Supervise el desempeño de los empleados en los SOP

Con el módulo de informes de MaintainX, puede monitorear el impacto de sus SOP mediante el seguimiento de las métricas relevantes y la generación de información procesable. En lugar de limitarse a asignar tareas sin saber qué diferencia suponen, esta función le permite obtener visualizaciones de su rendimiento operativo de un vistazo. También puede crear paneles personalizados para ahorrar tiempo en la elaboración de informes administrativos, identificar rápidamente las áreas de mejora e impulsar la excelencia operativa.

Mejore el cumplimiento de los SOP con firmas electrónicas

Para un nivel adicional de responsabilidad, puede solicitar firmas electrónicas como parte de sus procedimientos en MaintainX. Los gerentes pueden añadir la opción de firma electrónica al asignar las órdenes de trabajo y, a continuación, comprobar que los técnicos han completado su trabajo satisfactoriamente antes de aprobarlas.

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