Imagínese caminar por la bulliciosa cocina de un hotel, una sala de hospital a mitad de turno o una fábrica repleta de maquinaria. Ahora, imagine lo que sucede cuando una tarea se estropea en estos entornos de alta presión porque alguien pensó que sabía cómo hacerlo.
En el mejor de los casos, es frustrante y ralentiza a todos. En el peor de los casos, se convierte en un error caro o incluso peligroso.
Las instrucciones de trabajo claras, accesibles y detalladas evitan errores innecesarios. Ya sea que se trate de una lista de verificación de mantenimiento o de una guía paso a paso, las instrucciones de trabajo ayudan a tu equipo a realizar las tareas correctamente y a tiempo.
En esta guía, analizamos las características de las buenas instrucciones de trabajo y cómo escribirlas.
Conclusiones clave
- Las instrucciones de trabajo proporcionan orientación sobre cómo realizar tareas específicas y garantizar la precisión, la seguridad y la coherencia en todos los equipos.
- Los procedimientos operativos estándar y las instrucciones de trabajo son conceptos diferentes. Los procedimientos operativos estándar explican lo que hay que hacer y por qué, mientras que las instrucciones de trabajo se centran en cómo hacerlo.
- Los elementos clave de las buenas instrucciones de trabajo incluyen un formato fácil de escanear, un lenguaje sencillo y elementos visuales.
¿Qué son las instrucciones de trabajo?
Las instrucciones de trabajo (también denominadas ayudas laborales, guías de trabajo o manuales de usuario) son directrices documentadas que aclaran cómo realizar las tareas.
Proporcionan a tu equipo una descripción precisa de los pasos necesarios para realizar una tarea. El objetivo es minimizar los contratiempos, los daños y los inconvenientes.
Varias industrias dependen en gran medida de las instrucciones de trabajo, incluidas la fabricación, la atención médica, la ciencia y la investigación, la hospitalidad y el transporte.
La diferencia entre instrucciones de trabajo y SOP
Los gerentes suelen confundir las instrucciones de trabajo con procedimientos operativos estándar (SOP). Aunque ambos documentos existen para comunicar los procedimientos comerciales, no son lo mismo.
PNT describa los pasos involucrados al completar una tarea de principio a fin. Por otro lado, las instrucciones de trabajo describen cómo los trabajadores deben realizar los pasos individuales del SOP. En otras palabras, las instrucciones de trabajo explican cómo ejecutar los SOP.
He aquí un ejemplo:
- PARADA: El «SOP de ensamblaje de estructuras de acero» describe el proceso para ensamblar estructuras de acero, incluidos los controles de seguridad, los requisitos de herramientas y la secuencia de operaciones.
- Instrucción de trabajo: «Cómo ensamblar una estructura base de acero para una unidad transportadora» es una instrucción de trabajo a la que se hace referencia en el «SOP de ensamblaje de estructuras de acero». Proporciona instrucciones de montaje paso a paso, que incluyen medidas específicas, ajustes de par, puntos de soldadura y criterios de inspección.
¿Todos los SOP necesitan instrucciones de trabajo adjuntas? No, solo las necesita para los pasos del proceso que requieren más de un par de frases. Las aclaraciones prolongadas pueden ser un lío Listas de verificación de SOP, causan confusión y hacen que los trabajadores no tomen medidas esenciales.
La forma más fácil de empezar a documentar un procedimiento es describir primero los pasos del SOP. Luego, una vez que el SOP esté completo, regrese y escriba las instrucciones de trabajo para los elementos que requieren una mayor aclaración. Este orden garantiza que no se produzcan lagunas en la comprensión.
Por qué son importantes las instrucciones de trabajo
Las instrucciones de trabajo ofrecen varios beneficios, tales como:
- Reducción de errores: Las instrucciones de trabajo eliminan las conjeturas. Describen claramente cada paso para minimizar el riesgo de errores que puedan provocar la repetición del trabajo, el tiempo de inactividad o incluso las lesiones.
- Entrenamiento más rápido: Los nuevos empleados no tienen que seguir a alguien durante semanas si tienen instrucciones detalladas. Las instrucciones de trabajo proporcionan a los empleados una referencia clara y repetible para completar las tareas correctamente desde el primer día.
- Entornos de trabajo más seguros: El riesgo de lesiones y accidentes disminuye significativamente cuando los trabajadores siguen los pasos estandarizados, especialmente cuando operan maquinaria, manipulan productos químicos peligrosos o desinfectan espacios. Esto garantiza la seguridad de los trabajadores y evita que las empresas se enfrenten a sanciones que pueden llegar a más de 160.000 dólares.
- Cumplimiento normativo: Las instrucciones de trabajo documentadas ayudan a garantizar que los trabajadores realicen las tareas de acuerdo con los estándares requeridos. Esto hace que las auditorías sean menos complicadas y el cumplimiento más fiable.
6 características de las buenas instrucciones de trabajo
¿La parte más importante de escribir una instrucción de trabajo? No dejes nada abierto a malas interpretaciones. Las instrucciones de trabajo imprecisas confunden a los empleados, alteran la productividad y, a menudo, provocan errores costosos.
Estas son seis características a tener en cuenta al desarrollar las instrucciones de trabajo:
Claridad
Las buenas instrucciones de trabajo proporcionan instrucciones claras, precisas y completas sobre cómo los empleados deben realizar las tareas. La claridad significa que cualquier empleado puede leer la descripción de una tarea y comprender su significado inmediatamente después de leerla. Para garantizar la comprensión, evita usar acrónimos, palabras con varias sílabas y términos técnicos inexplicables.
Brevedad
El matemático y filósofo francés Blaise Pascal dijo infamemente: «He hecho esta [carta] más larga de lo habitual porque no he tenido tiempo de hacerla más corta». Si alguna vez te has esforzado por explicar un tema complejo de manera sucinta, comprenderás la lucha de Pascal. Esfuérzate por entender a fondo las tareas sobre las que escribes para poder descríbalos en pocas palabras. La brevedad es igual a la sencillez.
Accesibilidad
Asegúrese de que los empleados tengan fácil acceso a las instrucciones de trabajo dondequiera que estén, in situ y fuera de las instalaciones. Si no haces que los documentos sean accesibles, algunos empleados no se molestarán en rastrearlos. Los sistemas digitales de administración de tareas como MaintainX permiten a los trabajadores acceder a los SOP, las instrucciones de trabajo y las órdenes de trabajo desde sus dispositivos móviles.
Coherencia
Asegúrese de que las instrucciones de trabajo sean consistentes con las habilidades asignadas a los empleados. Además, deben usar la misma metodología, terminología y diseño durante todo el borrador. Básicamente, siga un POE para desarrollar las instrucciones de trabajo. Es menos probable que se produzcan errores cuando los empleados saben qué esperar de los documentos de la organización.
Precisión
Asegúrese de que las instrucciones de trabajo sean precisas, útiles y creíbles. Los gerentes deben consultar a los empleados con más experiencia para asegurarse de que no les faltan detalles importantes. Solo las personas que completan una tarea de manera constante conocen los entresijos de cómo realizarla.
Visual
Los empleados suelen encontrar que las instrucciones visuales son más fáciles de seguir que los manuscritos de varias páginas. Intente incorporar infografías, imágenes y fotografías en sus instrucciones de trabajo siempre que sea posible.
Cómo escribir instrucciones de trabajo
La responsabilidad de crear instrucciones de trabajo nunca debe recaer en una sola persona. Las instrucciones mejor redactadas incluyen las aportaciones de varias partes interesadas. Esta es una guía paso a paso para escribir buenas instrucciones de trabajo:
Paso 1: Titular la tarea con claridad
Primero, escribe el título del documento. El título debe hacer referencia a la tarea en cuestión. Por ejemplo, «Cómo desinfectar las encimeras» puede ser el título de las instrucciones de trabajo que explican los procedimientos de apertura de un restaurante.
Paso 2: Añade una breve introducción (por qué + quién)
Escribe una breve introducción que:
- Proporciona antecedentes contextuales
- Identifica a los propietarios de tareas
- Describe el propósito de la tarea
Este paso le ayudará a desarrollar el documento con un objetivo claro en mente.
Con nuestro ejemplo anterior, el propósito de desinfectar las encimeras de los restaurantes es mantener un entorno seguro para los clientes y cumplir con los requisitos de la OSHA.
Paso 3: Describa las instrucciones de la tarea en secuencia
Este paso se explica por sí mismo: describe cómo los trabajadores deben completar la tarea. Por ejemplo, las instrucciones para la tarea titulada «Cómo desinfectar las encimeras» pueden incluir:
- Una explicación de cómo desinfectar las encimeras en un lenguaje claro y detallado
- Una lista de los materiales aprobados necesarios para el trabajo
- Referencias relevantes, incluidas imágenes, diagramas de flujo y tablas, para mejorar la comprensión de los empleados
Paso 4: Usa un formato visual uniforme
Estas son algunas de las prácticas recomendadas que se deben seguir al formatear:
- Seleccione un formato de diseño para usarlo de manera uniforme en todo el documento.
- Divida los pasos necesarios en secuencias numeradas, donde cada paso represente una sola acción.
- Si utilizas infografías, no las coloques simplemente en la página. Consulta las imágenes del texto para obtener más información.
- Lo ideal es mantener las imágenes a la izquierda y el texto a la derecha para evitar el desorden.
- Usa texto en negrita, cursiva y MAYÚSCULAS para enfatizar la información importante.
Paso 5: Edita para mayor claridad y brevedad
Cuando termines de escribir, revisa el borrador. Elimine las palabras superfluas y simplifique las oraciones complejas para mejorar la legibilidad. Estos son algunos consejos editoriales rápidos:
- Abrevie correctamente: Deletrea los términos complejos la primera vez que los utilices e incluye las abreviaturas entre paréntesis junto al término inicial. Posteriormente, puede utilizar la abreviatura en todo el documento. Por ejemplo, consulte la primera vez que escribí el término procedimientos operativos estándar (POE) en este artículo.
- Proporcione un glosario: Si te encuentras haciendo muchas referencias a abreviaturas, considera la posibilidad de crear un enlace a un glosario de terminología.
- Mantenga la coherencia: Por ejemplo, si usa el término «detergente líquido» en un solo paso, continúe usando ese término en todo el documento para evitar confusiones.
Los programas de edición asequibles como Grammarly o Hemingway ayudan a editar para mejorar la legibilidad y eliminar los errores gramaticales. También puedes pedirle a ChatGPT que señale los errores gramaticales en tu texto.
Paso 6: Vincular a los recursos y al glosario
Busque oportunidades para proporcionar recursos y materiales de lectura adicionales. Puede hacerlo añadiendo notas a pie de página o incluyendo un apéndice al final del documento de instrucciones de trabajo.
Paso 7: Probar y revisar en función de los comentarios
Pruebe las instrucciones del proceso antes de ponerlas a disposición en toda la empresa:
- Pídele a un empleado o colega que siga las instrucciones y realice la tarea asociada. Este ejercicio revelará cualquier falta de instrucción que necesite aclararse.
- Observe y tome nota de cómo su colega realiza el trabajo para que pueda volver atrás y mejorar el documento.
- Una vez que haya confirmado que las instrucciones son fáciles de entender y seguir, comience a incluirlas en los SOP y las órdenes de trabajo asociados.
- Revise la eficacia de las instrucciones con regularidad y esfuércese por lograr una mejora continua.
Haga que las instrucciones de trabajo sean accesibles con un CMMS
Las instrucciones de trabajo facilitan el trabajo de tu equipo, siempre que tu equipo pueda acceder a ellas en todo momento.
Apto para dispositivos móviles sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) como MaintainX, brinda a su equipo acceso en tiempo real a las instrucciones de trabajo para todos los procesos comerciales.
Si está listo para organizar sus SOP e instrucciones de trabajo, consulte nuestra guía sobre cómo implementar con éxito un CMMS.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el propósito de las instrucciones de trabajo?
El propósito de las instrucciones de trabajo es proporcionar instrucciones claras y paso a paso sobre cómo realizar una tarea de forma correcta y segura. Ayudan a garantizar la coherencia, reducir los errores y ayudar a los trabajadores nuevos o temporales a completar las tareas sin supervisión constante.
¿Las instrucciones de trabajo son lo mismo que los procedimientos operativos estándar?
No, las instrucciones de trabajo y los procedimientos operativos estándar no son lo mismo. Esquema de los SOP qué tiene que hacerse y por qué a un alto nivel. Las instrucciones de trabajo explican cómo para realizar cada tarea específica en detalle. Piense en los procedimientos operativos estándar como la receta y en las instrucciones de trabajo como los pasos del proceso de cocción.
¿Quién debe escribir las instrucciones de trabajo?
Alguien que comprenda la tarea debe escribir las instrucciones de trabajo, por lo general un supervisor, un técnico experimentado o un ingeniero de procesos. Lo ideal es que colaboren con los trabajadores de primera línea para garantizar que las instrucciones sean precisas, prácticas y fáciles de seguir.
¿Qué formato es el mejor para las instrucciones de trabajo?
El mejor formato para las instrucciones de trabajo depende de la tarea. En general, las instrucciones de texto claras, paso a paso y con elementos visuales son las que mejor funcionan. Las tablas, las viñetas y las listas numeradas facilitan el escaneo de la información, mientras que las fotos, los diagramas y los vídeos mejoran la claridad y la retención. Las plataformas digitales, como el CMMS y los sistemas de gestión de calidad, suelen incluir formatos integrados optimizados para ofrecer mayor claridad.
El equipo de MaintainX está formado por expertos en mantenimiento y fabricación. ¡Están aquí para compartir el conocimiento de la industria, explicar las características del producto y ayudar a los trabajadores a hacer más con MaintainX!
