Fornecer aos funcionários instruções de trabalho claras é essencial para o sucesso operacional. Neste post, explicamos como escrever instruções de trabalho.
Instruções de trabalho consulte as diretrizes documentadas que esclarecem como realizar tarefas. Eles fornecem descrições precisas das etapas relacionadas à tarefa para reduzir possíveis contratempos, danos e inconvenientes. As instruções de trabalho também são conhecidas como guias de trabalho, auxiliares de trabalho ou manuais do usuário.
A sigla, RECS, representa o resultado bem-sucedido de instruções de trabalho claramente articuladas: confiabilidade, eficiência, confiança e segurança.
Os setores que dependem muito de instruções de trabalho incluem manufatura, saúde, ciência e pesquisa, hospitalidade e transporte. Aqui, você aprenderá a desenvolver instruções de trabalho eficazes que funcionem! Começaremos explorando a relação entre instruções de trabalho e procedimentos operacionais padrão (SOPs).
A diferença entre instruções de trabalho e SOPs
Os gerentes geralmente confundem instruções de trabalho com SOPs. Embora os dois documentos existam para comunicar os procedimentos comerciais, eles não são os mesmos. Os SOPs descrevem as etapas envolvidas na conclusão de uma tarefa do início ao fim. Como alternativa, as instruções de trabalho descrevem como os trabalhadores devem realizar as etapas individuais do SOP. Em outras palavras, as instruções de trabalho detalham como executar SOPs.
Isso significa que todo SOP precisa de instruções de trabalho complementares? Não, apenas as etapas do processo que exigem mais do que algumas frases elaborativas devem incluí-las. Esclarecimentos longos podem atrapalhar Listas de verificação do SOP, causam confusão e fazem com que os trabalhadores percam etapas essenciais.
A maneira mais fácil de começar a documentar um procedimento é primeiro descrever as etapas do SOP. Em seguida, quando o SOP estiver concluído, volte e escreva instruções de trabalho para itens que exigem maiores esclarecimentos. Esse pedido garante que não ocorram lacunas no entendimento.
7 características de boas instruções de trabalho
A parte mais importante de escrever boas instruções de trabalho? Não deixe nada aberto a interpretações errôneas! Instruções de trabalho vagas confundem os funcionários, interrompem a produtividade e geralmente resultam em erros dispendiosos. Com isso em mente, aqui estão sete características a serem buscadas ao desenvolver instruções de trabalho:
Clareza
Boas instruções de trabalho fornecem orientações claras, precisas e abrangentes sobre como os funcionários devem realizar as tarefas. Clareza significa que qualquer funcionário pode ler a descrição de uma tarefa e entender seu significado imediatamente após lê-la. Para garantir a compreensão, evite usar acrônimos, palavras com várias sílabas e termos técnicos inexplicáveis.
Brevidade
O matemático e filósofo francês Blaise Pascal disse de forma infame: “Eu fiz esta [carta] mais longa do que o normal porque não tive tempo de fazê-la mais curta”. Se você já se esforçou para explicar um tópico complexo de forma sucinta, você entende a dificuldade de Pascal. Esforce-se para entender completamente as tarefas sobre as quais você está escrevendo para poder descrevê-las em poucas palavras. Brevidade é igual a simplicidade.
Acessibilidade
Instruções de trabalho não vistas não beneficiam ninguém. Garanta que os funcionários tenham acesso fácil às instruções de trabalho onde quer que estejam no local e fora do local. Não torne os documentos acessíveis e alguns funcionários não se preocuparão em localizá-los. Sistemas digitais de gerenciamento de tarefas, como o MaintianX, permitem que os trabalhadores acesse SOPs, instruções de trabalho e ordens de serviço de seus dispositivos móveis.
Consistência
Garanta que as instruções de trabalho sejam consistentes com os conjuntos de habilidades atribuídos aos funcionários. Além disso, eles precisam usar a mesma metodologia, terminologia e layout em todo o rascunho. Essencialmente, siga um SOP para desenvolver instruções de trabalho! É menos provável que ocorram erros quando os funcionários sabem o que esperar dos documentos organizacionais.
Precisão
Os funcionários devem ver as instruções de trabalho como precisas, úteis e confiáveis. Portanto, as instruções devem corresponder à realidade de trabalho do funcionário. Os gerentes devem consultar funcionários mais experientes para garantir que não percam detalhes importantes. Somente pessoas que concluem uma tarefa de forma consistente conhecem os meandros de como fazê-la.
Visual
Os funcionários geralmente se sentem mais à vontade consultando mídias visuais do que manuscritos de várias páginas. Por quê? Estudos mostram que indivíduos processam informações visuais 60.000 vezes mais rápido em comparação com informações textuais. Tente incorporar infográficos, imagens e fotos em suas instruções de trabalho sempre que possível.
E lembre-se...
... a responsabilidade de desenvolver instruções de trabalho nunca deve recair sobre uma única pessoa. Os processos mais bem escritos incluem a contribuição de várias partes interessadas para garantir que todas as características acima sejam atendidas.
Como escrever instruções de trabalho
Sentar-se para escrever instruções de trabalho e SOPs pode ser assustador, especialmente ao dividir um processo complexo em etapas menores. Use a sequência a seguir para redigir suas próximas instruções de trabalho:
Etapa 1: escreva um título claro
Primeiro, escreva o título do documento. O título deve se referir à tarefa em questão. Por exemplo, “Como desinfetar bancadas” pode ser o título das instruções de trabalho que explicam os procedimentos de abertura de um restaurante.
Etapa 2: escrever uma breve introdução
Em seguida, escreva uma breve introdução que forneça um histórico contextual, identifique os proprietários da tarefa e descreva a finalidade da tarefa. Essa etapa ajudará você a desenvolver o documento com um objetivo claro em mente. Com nosso exemplo anterior, o objetivo de desinfetar as bancadas dos restaurantes é manter um ambiente seguro para os clientes e seguir os requisitos da OSHA.
Etapa 3: Descreva como fazer isso
Essa etapa é autoexplicativa: descreva como os trabalhadores devem concluir a tarefa. Explique como desinfetar as bancadas em linguagem clara e detalhada. Além disso, liste todos os materiais aprovados necessários para o trabalho. Talvez você queira incluir referências relevantes — imagens, fluxogramas e tabelas — para melhorar a compreensão dos funcionários.
Etapa 4: formatar instruções de trabalho
Selecione um formato de design para usar de forma consistente em todo o documento. Divida todas as etapas necessárias em sequências numeradas, com cada etapa representando uma única ação. Se você estiver usando infográficos, não os coloque na página. Consulte as imagens no texto para obter mais esclarecimentos.
O ideal é manter as imagens à esquerda e o texto à direita para otimizar o processamento das informações. Além disso, use em negrito, em itálico e texto em maiúsculas para enfatizar informações importantes.
Etapa 5: Revise seu documento
Quando terminar de escrever, revise seu rascunho para ver oportunidades de remover palavras estranhas, simplificar frases complexas e melhorar a legibilidade. Aqui estão algumas dicas editoriais rápidas:
- Abrevie corretamente: Explique a terminologia complexa no primeiro uso e coloque as abreviações entre parênteses ao lado do termo inicial. Posteriormente, você pode usar a abreviatura em todo o documento. Por exemplo, consulte a primeira vez que escrevi o termo procedimentos operacionais padrão (SOPs) neste artigo.
- Forneça um glossário: Se você estiver fazendo muitas referências a abreviações, considere criar um link para um glossário de terminologia.
- Mantenha a consistência: Por exemplo, se você usar o termo “detergente líquido” em uma etapa, continue usando esse termo em todo o documento para evitar confusão.
Softwares de edição acessíveis, como Grammarly ou Hemingway, ajudam na edição para melhorar a legibilidade e remover erros gramaticais.
Etapa 6: fornecer recursos
Quando a edição inicial estiver concluída, procure oportunidades de fornecer recursos e materiais de leitura adicionais. Você pode fazer isso adicionando notas de rodapé ou incluindo um apêndice no final do documento.
Etapa 7: Teste a eficácia
Por fim, teste a eficácia de suas instruções de trabalho antes de disponibilizá-las em toda a empresa. Peça a um funcionário ou colega que siga as instruções e execute a tarefa associada. Este exercício revelará quaisquer lacunas instrucionais que precisem de esclarecimento. Observe e anote como seu colega executa o trabalho para que você possa voltar e melhorar o documento.
Depois de confirmar que as instruções são fáceis de entender e seguir, comece a incluí-las nos SOPs e ordens de serviço associados.
Exemplo de instrução passo a passo
Aqui está um exemplo de um formato básico de instrução de trabalho:
Simplifique o gerenciamento de tarefas com o MaintainX
Lembre-se: as instruções de trabalho só são eficazes quando os funcionários as usam para melhorar os processos de negócios. Documentos acumulando poeira em uma prateleira nada mais são do que um desperdício de espaço precioso. alavancagem Software CMMS como o MaintainX para garantir que as instruções de trabalho estejam sempre acessíveis, úteis e editáveis.
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