Imagine caminhar pela movimentada cozinha de um hotel, por uma enfermaria de hospital no meio do turno ou por um chão de fábrica cheio de máquinas. Agora, imagine o que acontece quando uma tarefa falha nesses ambientes de alta pressão porque alguém acha que sabe como fazê-la.
Na melhor das hipóteses, é frustrante e atrasa todo mundo. Na pior das hipóteses, isso se transforma em um erro caro ou até perigoso.
Instruções de trabalho claras, acessíveis e detalhadas evitam erros desnecessários. Seja uma lista de verificação de manutenção ou um guia passo a passo, as instruções de trabalho ajudam sua equipe a realizar as tarefas corretamente e no prazo.
Neste guia, examinamos as características de boas instruções de trabalho e como escrevê-las.
Principais conclusões
- As instruções de trabalho fornecem orientação sobre como realizar tarefas específicas e garantir precisão, segurança e consistência entre as equipes.
- SOPs e instruções de trabalho são conceitos diferentes. Os SOPs explicam o que precisa ser feito e por quê, enquanto as instruções de trabalho se concentram em como fazê-lo.
- Os principais elementos de boas instruções de trabalho incluem um formato facilmente digitalizável, linguagem simples e recursos visuais.
O que são instruções de trabalho?
As instruções de trabalho (também chamadas de auxiliares de trabalho, guias de trabalho ou manuais do usuário) são diretrizes documentadas que esclarecem como realizar tarefas.
Eles fornecem à sua equipe uma descrição precisa das etapas necessárias para realizar uma tarefa. O objetivo é minimizar contratempos, danos e inconvenientes.
Vários setores dependem muito de instruções de trabalho, incluindo manufatura, saúde, ciência e pesquisa, hospitalidade e transporte.
A diferença entre instruções de trabalho e SOPs
Os gerentes geralmente confundem instruções de trabalho com procedimentos operacionais padrão (SOPs). Embora os dois documentos existam para comunicar os procedimentos comerciais, eles não são os mesmos.
SOPs descreva as etapas envolvidas ao concluir uma tarefa do início ao fim. Por outro lado, as instruções de trabalho descrevem como os trabalhadores devem realizar as etapas individuais do SOP. Em outras palavras, as instruções de trabalho explicam como executar SOPs.
Aqui está um exemplo:
- PARAR: “Steel Frame Assembly SOP” descreve o processo de montagem de estruturas de aço estrutural, incluindo verificações de segurança, requisitos de ferramentas e sequência de operações.
- Instrução de trabalho: “Como montar uma estrutura de base de aço para uma unidade transportadora” é uma instrução de trabalho referenciada no “SOP de montagem de estrutura de aço”. Ele fornece instruções de montagem passo a passo, incluindo medidas específicas, configurações de torque, pontos de soldagem e critérios de inspeção.
Todo SOP precisa de instruções de trabalho complementares? Não, você só precisa deles para etapas do processo que exigem mais do que algumas frases. Esclarecimentos longos podem atrapalhar Listas de verificação do SOP, causam confusão e fazem com que os trabalhadores percam etapas essenciais.
A maneira mais fácil de começar a documentar um procedimento é descrever primeiro as etapas do SOP. Em seguida, quando o SOP estiver concluído, volte e escreva instruções de trabalho para itens que exigem maiores esclarecimentos. Esse pedido garante que não ocorram lacunas no entendimento.
Por que as instruções de trabalho são importantes
As instruções de trabalho oferecem vários benefícios, como:
- Erros reduzidos: As instruções de trabalho eliminam suposições. Eles descrevem claramente cada etapa para minimizar o risco de erros que podem causar retrabalho, tempo de inatividade ou até ferimentos.
- Treinamento mais rápido: Os novos contratados não precisam acompanhar alguém por semanas quando têm instruções detalhadas. As instruções de trabalho fornecem aos funcionários uma referência clara e repetível para concluir as tarefas corretamente desde o primeiro dia.
- Ambientes de trabalho mais seguros: O risco de ferimentos e acidentes diminui significativamente quando os trabalhadores seguem etapas padronizadas, especialmente ao operar máquinas, manusear produtos químicos perigosos ou higienizar espaços. Isso garante a segurança dos trabalhadores e evita que as empresas sofram penalidades que podem atingir mais de $160,000.
- Conformidade regulatória: Instruções de trabalho documentadas ajudam a garantir que os trabalhadores realizem tarefas de acordo com os padrões exigidos. Isso torna as auditorias menos trabalhosas e a conformidade mais confiável.
6 características de boas instruções de trabalho
A parte mais importante de escrever uma instrução de trabalho? Não deixe nada aberto a interpretações errôneas. Instruções de trabalho vagas confundem os funcionários, interrompem a produtividade e geralmente resultam em erros dispendiosos.
Aqui estão seis características a serem buscadas ao desenvolver instruções de trabalho:
Clareza
Boas instruções de trabalho fornecem orientações claras, precisas e abrangentes sobre como os funcionários devem realizar as tarefas. Clareza significa que qualquer funcionário pode ler a descrição de uma tarefa e entender seu significado imediatamente após lê-la. Para garantir a compreensão, evite usar acrônimos, palavras com várias sílabas e termos técnicos inexplicáveis.
Brevidade
O matemático e filósofo francês Blaise Pascal disse de forma infame: “Eu fiz esta [carta] mais longa do que o normal porque não tive tempo de fazê-la mais curta”. Se você já se esforçou para explicar um tópico complexo de forma sucinta, você entende a dificuldade de Pascal. Esforce-se para entender completamente as tarefas sobre as quais você está escrevendo para que possa descreva-os em poucas palavras. Brevidade é igual a simplicidade.
Acessibilidade
Garanta que os funcionários tenham acesso fácil às instruções de trabalho onde quer que estejam, no local e fora do local. Não torne os documentos acessíveis e alguns funcionários não se preocuparão em localizá-los. Sistemas digitais de gerenciamento de tarefas, como o MaintainX, permitem que os funcionários acesse SOPs, instruções de trabalho e ordens de serviço de seus dispositivos móveis.
Consistência
Garanta que as instruções de trabalho sejam consistentes com os conjuntos de habilidades atribuídos aos funcionários. Além disso, eles precisam usar a mesma metodologia, terminologia e layout durante todo o rascunho. Essencialmente, siga um SOP para desenvolver instruções de trabalho. É menos provável que ocorram erros quando os funcionários sabem o que esperar dos documentos organizacionais.
Precisão
Certifique-se de que as instruções de trabalho sejam precisas, úteis e confiáveis. Os gerentes devem consultar funcionários mais experientes para garantir que não percam detalhes importantes. Somente pessoas que concluem uma tarefa de forma consistente conhecem os meandros de como fazê-la.
Visual
Os funcionários geralmente acham que as instruções visuais são mais fáceis de seguir do que os manuscritos de várias páginas. Tente incorporar infográficos, imagens e fotos em suas instruções de trabalho sempre que possível.
Como escrever instruções de trabalho
A responsabilidade de criar instruções de trabalho nunca deve ser de uma única pessoa. As instruções mais bem escritas incluem a contribuição de várias partes interessadas. Aqui está um guia passo a passo para escrever boas instruções de trabalho:
Etapa 1: intitule a tarefa com clareza
Primeiro, escreva o título do documento. O título deve se referir à tarefa em questão. Por exemplo, “Como desinfetar bancadas” pode ser o título das instruções de trabalho que explicam os procedimentos de abertura de um restaurante.
Etapa 2: adicione uma breve introdução (por que + quem)
Escreva uma breve introdução que:
- Fornece plano de fundo contextual
- Identifica os proprietários das tarefas
- Descreve o propósito da tarefa
Essa etapa ajudará você a desenvolver o documento com um objetivo claro em mente.
Com nosso exemplo anterior, o objetivo de desinfetar as bancadas dos restaurantes é manter um ambiente seguro para os clientes e seguir os requisitos da OSHA.
Etapa 3: descreva as instruções da tarefa em sequência
Essa etapa é autoexplicativa: descreva como os trabalhadores devem concluir a tarefa. Por exemplo, as instruções para a tarefa intitulada “Como desinfetar bancadas” podem incluir:
- Uma explicação de como desinfetar as bancadas em linguagem clara e detalhada
- Uma lista de materiais aprovados necessários para o trabalho
- Referências relevantes, incluindo imagens, fluxogramas e tabelas, para melhorar a compreensão dos funcionários
Etapa 4: use uma formatação visual consistente
Aqui estão algumas das melhores práticas a serem seguidas ao formatar:
- Selecione um formato de design para usar de forma consistente em todo o documento.
- Divida todas as etapas necessárias em sequências numeradas, com cada etapa representando uma única ação.
- Se você estiver usando infográficos, não os coloque na página. Consulte as imagens no texto para obter mais esclarecimentos.
- O ideal é manter as imagens à esquerda e o texto à direita para evitar confusão.
- Use texto em negrito, itálico e maiúsculas para enfatizar informações importantes.
Etapa 5: edite para maior clareza e brevidade
Quando terminar de escrever, revise seu rascunho. Elimine palavras estranhas e simplifique frases complexas para melhorar a legibilidade. Aqui estão algumas dicas editoriais rápidas:
- Abrevie corretamente: Soletre termos complexos no primeiro uso e coloque as abreviações entre parênteses ao lado do termo inicial. Posteriormente, você pode usar a abreviatura em todo o documento. Por exemplo, consulte a primeira vez que escrevi o termo procedimentos operacionais padrão (SOPs) neste artigo.
- Forneça um glossário: Se você estiver fazendo muitas referências a abreviações, considere criar um link para um glossário de terminologia.
- Mantenha a consistência: Por exemplo, se você usar o termo “detergente líquido” em uma etapa, continue usando esse termo em todo o documento para evitar confusão.
Softwares de edição acessíveis, como Grammarly ou Hemingway, ajudam na edição para melhorar a legibilidade e remover erros gramaticais. Você também pode pedir ao ChatGPT que aponte erros gramaticais em seu texto.
Etapa 6: Link para recursos e glossário
Procure oportunidades de fornecer recursos e materiais de leitura adicionais. Você pode fazer isso adicionando notas de rodapé ou incluindo um apêndice no final do documento de instrução de trabalho.
Etapa 7: teste e revise com base no feedback
Teste as instruções do processo antes de disponibilizá-las em toda a empresa:
- Peça a um funcionário ou colega que siga as instruções e execute a tarefa associada. Este exercício revelará quaisquer lacunas instrucionais que precisem de esclarecimento.
- Observe e anote como seu colega executa o trabalho para que você possa voltar e melhorar o documento.
- Depois de confirmar que as instruções são fáceis de entender e seguir, comece a incluí-las nos SOPs e ordens de serviço associados.
- Analise a eficácia das instruções regularmente e busque a melhoria contínua.
Torne as instruções de trabalho acessíveis com um CMMS
As instruções de trabalho facilitam o trabalho da sua equipe, desde que ela possa acessá-las facilmente em todos os momentos.
Um compatível com dispositivos móveis sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) como o MaintainX, dá à sua equipe acesso em tempo real às instruções de trabalho para todos os processos de negócios.
Se você estiver pronto para organizar seus SOPs e instruções de trabalho, confira nosso guia sobre como implementar com sucesso um CMMS.
Perguntas frequentes
Qual é o propósito das instruções de trabalho?
O objetivo das instruções de trabalho é fornecer instruções claras e detalhadas sobre como realizar uma tarefa de forma correta e segura. Eles ajudam a garantir a consistência, reduzir erros e ajudar trabalhadores novos ou temporários a concluir tarefas sem supervisão constante.
As instruções de trabalho são iguais às POPs?
Não, as instruções de trabalho e os POPs não são os mesmos. Esboço de POPs O quê precisa ser feito e Por que em alto nível. As instruções de trabalho explicam como para realizar cada tarefa específica em detalhes. Pense nos POPs como a receita e as instruções de trabalho como as etapas do processo de cozimento.
Quem deve escrever instruções de trabalho?
Alguém que entenda a tarefa deve escrever as instruções de trabalho, normalmente um supervisor, técnico experiente ou engenheiro de processo. Idealmente, eles colaboram com os funcionários da linha de frente para garantir que as instruções sejam precisas, práticas e fáceis de seguir.
Qual formato é melhor para instruções de trabalho?
O melhor formato para instruções de trabalho depende da tarefa. Em geral, instruções de texto claras e passo a passo com recursos visuais funcionam melhor. Tabelas, marcadores e listas numeradas facilitam a digitalização das informações, enquanto fotos, diagramas e vídeos melhoram a clareza e a retenção. Plataformas digitais como CMMS e sistemas de gerenciamento de qualidade geralmente incluem formatos integrados otimizados para maior clareza.
A equipe da MaintainX é formada por especialistas em manutenção e fabricação. Eles estão aqui para compartilhar o conhecimento do setor, explicar as características do produto e ajudar os funcionários a fazerem mais com o MaintainX!
