Imagine entrar em uma cozinha movimentada pela primeira vez e ter a tarefa de preparar um prato complexo do qual você nunca ouviu falar antes. Como você começaria? Agora imagine ter uma receita detalhada que não apenas liste os ingredientes, mas também forneça instruções passo a passo, armadilhas comuns a serem evitadas e até dicas de solução de problemas. Você seria capaz de abordar sua tarefa sem entrar em pânico e concluí-la com confiança. Esse é o poder de um procedimento operacional padrão (SOP).
Um SOP é um documento escrito com instruções detalhadas sobre como concluir uma tarefa operacional. Organizações de todos os tipos usam SOPs para obter eficiência, desempenho uniforme, controle de qualidade e conformidade regulatória, especialmente para tarefas críticas. Imagine que você estava realmente naquela cozinha e a pressão adicional de preparar aquela refeição complexa para um grande número de pessoas famintas em um prazo apertado. Ter essa receita detalhada significa que você não precisa gastar mais tempo tentando descobrir o que fazer. Da mesma forma, quando surgem problemas críticos que exigem trabalho de manutenção, o tempo é tudo, e os SOPs podem ajudar sua equipe a trabalhar com muito mais rapidez.
No entanto, colher os benefícios dos SOPs requer uma compreensão adequada e uma implementação efetiva de seus formatos e tipos. Usar um tipo de SOP quando outro é necessário pode significar tarefas mal concluídas, desperdício de recursos, perda de tempo e trabalho repetido.
Neste artigo, analisaremos os dois tipos de procedimentos operacionais padrão (técnicos e gerenciais), como implementá-los e as formas de garantir que você tire o melhor proveito deles.
Dois tipos de procedimentos operacionais padrão: técnico e gerencial
Os SOPs desempenham funções em todos os níveis de uma organização e podem envolver executivos, gerentes e funcionários da linha de frente. Dessa forma, eles podem ser organizados por departamento, gerente, função e/ou ativo. No entanto, uma maneira útil de pensar sobre os SOPs é categorizá-los como SOPs técnicos ou SOPs de gerenciamento.
SOPs técnicos
Os SOPs técnicos se concentram principalmente na padronização de tarefas específicas. Eles detalham o processo de execução de atividades técnicas complexas e são cruciais em ambientes de trabalho que exigem precisão, exatidão e aderência ao protocolo. Muitos SOPs de fabricação e manutenção se enquadram nessa categoria.
Por exemplo, os SOPs para operar equipamentos específicos orientarão os usuários nas especificidades de configuração e instalação, operação, manutenção e solução de problemas.
Os SOPs técnicos são importantes para:
- Operação do equipamento
- Processos de manutenção
- Treinamento técnico
- Solução de problemas
- Procedimentos de segurança
SOPs de gerenciamento
Os SOPs de gerenciamento se concentram em fornecer uma estrutura para práticas administrativas e gerenciais eficientes dentro de uma organização. Esses SOPs incluem etapas, diretrizes e melhores práticas para gerenciar operações organizacionais, como gestão financeira e de recursos humanos, garantindo que seu trabalho seja consistente e eficaz.
Diferentemente dos SOPs técnicos, os SOPs de gerenciamento se concentram menos nos detalhes técnicos, fornecem diretrizes mais gerais e são mais adaptáveis a diferentes situações.
Os SOPs de gerenciamento são úteis para:
- Processos administrativos
- Gestão de recursos humanos
- Gestão financeira
- Governança corporativa
- Gerenciamento de projetos
4 formatos SOP comuns
Existem diferentes formatos de SOP, cada um com seus próprios pontos fortes. O melhor para você ou sua instalação realmente depende do tipo de trabalho que você faz e de como suas operações são configuradas. Aqui estão quatro formatos comuns que você pode escolher para garantir que seus SOPs sejam os mais eficazes possíveis.
Passo a passo
Esse é o formato SOP mais simples. Envolve a criação de um guia passo a passo das atividades necessárias para concluir uma tarefa específica. É eficaz para procedimentos que exigem referências rápidas, sem muitos detalhes e não envolvem tomadas de decisão complexas ou vários resultados. Os exemplos incluem etapas simples para limpar ou iniciar máquinas.
Fluxograma
Os SOPs de fluxograma fornecem representações visuais das etapas envolvidas na execução das tarefas. Eles normalmente usam formas conectadas por setas que exibem o fluxo do processo e são úteis para processos complexos que envolvem vários pontos de decisão e caminhos potencialmente ramificados. Os recursos visuais ajudam a orientar o usuário em vários resultados com base em diferentes decisões. Os exemplos incluem fluxos de trabalho de manutenção como os seguintes:
Hierárquico
O formato hierárquico expande a abordagem passo a passo e detalha os procedimentos que envolvem várias camadas de etapas. Esse formato é útil para tarefas que devem seguir uma ordem específica e incluir subetapas, pontos de decisão ou ações condicionais. Cada etapa principal é seguida por subetapas recuadas que fornecem mais detalhes ou explicam a ação condicional. Os exemplos incluem a solução de problemas de um equipamento ou a realização de uma auditoria detalhada. Por exemplo, solucionar um problema no computador pode incluir:
1) Identifique o problema,
1) Verifique a fonte de alimentação
2) Verifique as conexões dos cabos
2) Reinicie o sistema
1) Salve todos os arquivos abertos
2) Feche todos os aplicativos
Lista de verificação
As listas de verificação são SOPs estruturados como uma lista de itens com caixas de seleção anexas. Eles são semelhantes aos formatos hierárquico SOP e passo a passo, mas oferecem o benefício adicional de uma caixa de seleção como auxílio visual para garantir que os usuários se lembrem de todas as tarefas pendentes. Softwares como um sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) podem oferecer suporte a listas de verificação digitais, que simplificam seu trabalho ao permitir que você compartilhe atualizações em tempo real. Em alguns casos, as listas de verificação digitais também podem criar uma camada extra de verificação. O MaintainX, por exemplo, é um CMMS que tem o benefício adicional de assinaturas digitais para manter uma trilha de auditoria.
Vamos explorar mais as listas de verificação digitais e os SOPs agora.
Os benefícios dos procedimentos operacionais padrão digitalizados
Tanto os SOPs técnicos quanto os de gerenciamento podem assumir várias formas, independentemente do formato escolhido. Seja usando listas de verificação ou etapas hierárquicas, você terá que decidir se quer ou não depender de fluxos de trabalho em papel ou usar métodos digitais. No entanto, a capacidade do CMMS de digitalizar seus SOPs oferece maior flexibilidade e visibilidade. Veja como:
Auditorias simplificadas
Ao usar listas de verificação baseadas na nuvem, você pode garantir que auditores e inspetores tenham acesso imediato a informações atualizadas de qualquer local. Se você já teve que se preparar para uma auditoria enquanto dependia de sistemas baseados em papel, sabe como é demorado e trabalhoso reunir fichários e arquivos de papel. Com listas de verificação digitais, você pode eliminar esse estresse e, ao mesmo tempo, melhorar a eficiência e a precisão das avaliações dos auditores. A acessibilidade digital garante que eles possam monitorar a conformidade e identificar problemas em tempo real, reduzindo a probabilidade de supervisão.
Fluxos de trabalho simplificados
A digitalização dos SOPs permite que todas as partes interessadas acessem as diretrizes e os recursos necessários sem problemas, minimizando falhas de comunicação ou interrupções causadas por confusão. Esse acesso em tempo real reduz a dependência de documentos físicos e atualizações manuais, levando a um fluxo de trabalho mais suave e confiável. Além disso, os processos padronizados garantem que todos os trabalhadores sigam as mesmas etapas e protocolos. Essa consistência melhora a qualidade de sua produção e reduz os erros, promovendo uma cultura de confiabilidade e excelência.
Treinamento e integração de funcionários mais rápidos
Os SOPs digitais fornecem uma plataforma dinâmica para treinar funcionários em novos procedimentos, com elementos interativos que podem aprimorar o aprendizado e a retenção. Os gerentes podem atualizar facilmente os SOPs e divulgar instantaneamente as mudanças, garantindo que todos os funcionários estejam atualizados com as práticas mais recentes. Além disso, SOPs estabelecidos e eficazes podem atuar como materiais de treinamento para ajudar os novos funcionários a se familiarizarem com os fluxos de trabalho existentes.
Conformidade aprimorada
Os SOPs digitais podem ajudar você a garantir que seus procedimentos estejam sempre alinhados com os mais recentes padrões de qualidade e requisitos regulatórios. Você pode criar atualizações e alertas automatizados sobre novos requisitos regulatórios, garantindo que sua equipe permaneça sempre em conformidade. Esse processo ajuda a manter os padrões e reduz o risco de quaisquer problemas legais devido à não conformidade.
Por que os SOPs às vezes falham?
Não é de surpreender que um dos motivos pelos quais os SOPs técnicos às vezes falham é que a gerência não criou um processo para que eles tenham sucesso. Sempre que procedimentos, funcionários, ativos e/ou funções mudarem, os gerentes devem atualizar e reaprovar os SOPs.
Na verdade, análises de SOP de alta qualidade garantem que as políticas e os procedimentos sejam atualizados, econômicos e compatíveis com regulamentos, padrões e planos de garantia de qualidade novos ou em constante mudança.
Além disso, quando os funcionários mudam de emprego, os gerentes precisam treinar novos funcionários para garantir que eles atendam aos padrões de qualidade e segurança. Isso significa que os melhores SOPs devem ser claros, concisos e fáceis de seguir. Na verdade, a falha em seguir os procedimentos operacionais padrão de uma empresa é uma observação comum durante as inspeções.
Em resumo, alguns motivos pelos quais os SOPs falham são:
- Falta de clareza
- Conteúdo ruim ou desatualizado
- Falta de treinamento
- Inacessibilidade
- Complexidade excessiva
- Integração inadequada com os processos de trabalho existentes
Como melhorar a conformidade com o SOP
Uma das melhores maneiras de garantir que os trabalhadores sigam os SOPs é explicar por que eles são importantes. Então, quando os funcionários sabem por que um SOP está em vigor e por que devem segui-lo, o sucesso se resume ao desenvolvimento de documentos acessíveis, claros e fáceis de usar para que possam usá-los com eficácia.
De acordo com a Organização das Nações Unidas para Alimentação e Agricultura (FAO), o objetivo de um procedimento operacional padrão é “realizar as operações corretamente e sempre da mesma maneira”. Mais importante ainda, a FAO diz que um “SOP deve estar disponível no local onde o trabalho é feito”.
Esse é outro motivo para você digitalizar os SOPs: quando eles estão na nuvem, ninguém precisa voltar ao escritório para recuperar um caderno impresso na prateleira. Os SOPs digitais em um dispositivo portátil se traduzem em diretrizes, ordens de serviço e listas de verificação que seguem onde quer que você vá.
Simplifique os dois tipos de procedimentos operacionais padrão com o MaintainX
Resumindo, a implementação de diferentes tipos de SOPs por meio de uma solução digital, como o MaintainX, melhorará as métricas e os principais indicadores de desempenho de uma organização. A plataforma baseada em nuvem da MaintainX permite que as empresas operem com a garantia de que todos os processos estejam disponíveis, consistentes e reproduzíveis. Com o MaintainX, você pode:
Simplifique sua criação de SOP
O MaintainX permite que você crie SOPs digitais do zero ou editando modelos SOP existentes. Além disso, você pode revisar e revisar seus SOPs de forma rápida e fácil e compartilhar atualizações em tempo real quando necessário, tudo a partir do seu dispositivo móvel. Para tornar seu trabalho ainda mais rápido, o MaintainX contém um Gerador de procedimentos alimentado por IA isso significa que você não precisa escrever novos SOPs do zero. Tudo o que você precisa fazer é fornecer alguns detalhes importantes e deixar o MaintainX gerar seu SOP para você.
Automatize as atribuições de SOP
O módulo de ordens de serviço do MaintainX permite que você automatize as atribuições de SOP com antecedência e de acordo com sua programação. O MaintainX também permite o agendamento baseado em carga de trabalho como parte do planejamento de recursos módulo para garantir que você atribua os funcionários certos às tarefas certas. Com informações de mão de obra em tempo real, você pode atribuir tarefas de SOP com base na carga de trabalho e na capacidade.
Monitore o desempenho dos SOPs dos funcionários
Com o módulo de relatórios do MaintainX, você pode monitorar o impacto de seus SOPs rastreando métricas relevantes e gerando insights acionáveis. Em vez de simplesmente atribuir tarefas sem saber a diferença que elas estão fazendo, esse recurso permite que você obtenha visualizações rápidas do seu desempenho operacional. Você também pode criar painéis personalizados para economizar tempo em relatórios administrativos, identificar rapidamente áreas de melhoria e impulsionar a excelência operacional.
Melhore a conformidade do SOP com assinaturas eletrônicas
Para uma camada extra de responsabilidade, você pode exigir assinaturas eletrônicas como parte de seus procedimentos no MaintainX. Os gerentes podem adicionar a opção de assinatura eletrônica ao atribuir ordens de serviço e, em seguida, verificar se os técnicos concluíram seu trabalho de forma satisfatória antes da aprovação.
Perguntas frequentes
