Comment ça marche
Les membres de l'équipe de l'ensemble de votre organisation peuvent soumettre des demandes de maintenance via Microsoft Outlook. Les détails seront automatiquement transmis à MaintainX en tant que nouvel ordre de travail pour votre révision.
ÉTAPE 1 :
Vous pouvez configurer cette intégration via Zapier, un outil qui automatise les flux de travail en connectant des applications, sans écrire de code. (Remarque : un plan Zapier payant peut être requis.) Rendez-vous sur Zapier et connectez-vous à votre compte existant, ou créez-en un nouveau.
Sinon, votre ressource informatique/développeur ou votre fournisseur de services d'intégration tiers peut faire référence à MaintainX Documentation de l'API et créez l'intégration pour vous.
ÉTAPE 2 :
Zapier vous permet de configurer des intégrations basées sur des déclencheurs et des actions (appelés « Zaps »). Les instructions sont disponibles sur le site Web de Zapier pour Microsoft Outlook.
Pour créer de nouveaux ordres de travail MaintainX à partir d'e-mails Outlook :
Sélectionnez l'application et l'événement déclencheurs :
- Application = Outlook
- Événement = Un nouvel e-mail apparaît dans la boîte aux lettres que vous avez spécifiée
Sélectionnez ensuite l'application d'action et l'événement :
- Application = MaintainX
- Événement = Créer un nouvel ordre de travail
Suivez les instructions de Zapier pour connecter MaintainX à votre adresse e-mail.
ÉTAPE 3 :
Testez votre Zap. Vérifiez que votre déclencheur et votre action sont correctement configurés. Renommez votre Zap pour qu'il soit facilement identifiable dans Zapier.
ÉTAPE 4 :
Publiez votre Zap et indiquez à vos équipes que le courrier électronique est le moyen privilégié pour demander une maintenance au sein de votre organisation.
Remarque : Des déclencheurs et des actions supplémentaires sont accessibles via les menus déroulants de Zapier. Suivez les instructions pour réaliser l'intégration souhaitée avec MaintainX.
ÉTAPE 5 :
Votre e-mail et MaintainX sont désormais synchronisés. Les e-mails entrants apparaîtront automatiquement dans MaintainX sous forme d'ordres de travail, ce qui permettra à votre équipe de maintenance d'agir rapidement et efficacement.
Exigences
- Je dois avoir un plan Zapier.
- Microsoft Outlook doit être utilisé comme plateforme/service de messagerie.
- Vous devez avoir le plan Premium ou Enterprise de MaintainX.
FAQs
Peut-on examiner une demande de maintenance qui a été envoyée par email ?
Oui. Vous pouvez approuver ou refuser la demande dans MaintainX. Si elle est approuvée, vous pouvez l’assigner à une équipe ou à un technicien et suivre son avancement. Vous pouvez aussi ajuster son niveau de priorité si nécessaire.
Puis-je acheminer automatiquement ces demandes vers une équipe désignée dans MaintainX ?
Oui, la fonctionnalité d'acheminement des demandes de MaintainX améliore les délais de réponse en permettant d’assigner les demandes à des équipes désignées. Pour en savoir en savoir plus sur cette fonctionnalité, appuyez ici.
Faut-il un compte MaintainX pour soumettre une demande via Microsoft Outlook ?
Non. Un accès à Outlook est suffisant.
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