Cómo Zeta Energy redujo el tiempo de reparación de semanas a horas y simplificó la gestión del inventario con MaintainX

Top Takeaways

• Reduced time to equipment diagnosis and repair from weeks to hours
• Eliminated messy and inaccurate inventory records
• Standardized SOPs and streamlined root cause analysis
• Replaced disconnected systems with a centralized maintenance system

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El equipo de Zeta Energy, un productor de baterías innovadoras de litio-azufre, sabía desde el primer día que un mantenimiento de primera clase iba a ser la clave del éxito. Al principio, la empresa no tenía un sistema diseñado específicamente para el mantenimiento. En cambio, el equipo se basó en una combinación de hojas de cálculo de Excel y sistemas financieros diseñados para contadores, no para técnicos.

Esto hizo que el trabajo diario y la planificación a largo plazo fueran más difíciles para el equipo de mantenimiento.

«No teníamos mucha visibilidad de nuestro trabajo ni de nuestras piezas», afirma Mourad Hassan, director de operaciones y seguridad de Zeta y con 22 años de experiencia en operaciones industriales. «Seguir haciendo lo que hacíamos habría sido ineficiente y una pérdida de tiempo».

Mourad siempre supo que necesitaría un sistema de mantenimiento dedicado para lograr los ambiciosos objetivos de la empresa, pero esta constatación aumentó su urgencia.

«Necesitábamos un sistema que uniera todo y lo necesitábamos de inmediato».

Desafíos antes de MaintainX

Gestión ineficiente del inventario

Antes de implementar un sistema de mantenimiento dedicado, el equipo se basaba en hojas de cálculo y recuentos manuales para administrar el inventario, lo que resultaba ineficiente y generaba datos inexactos.

«El mayor desafío era que teníamos mucho inventario y no podía rastrearlo correctamente», dice Mourad. «No sabía lo que tenía. Cuando quería buscar algo... tenía que ir a una hoja de cálculo sin saber si ya era válida».

La falta de registros de inventario confiables también dificultaba el pedido de piezas y materiales a tiempo y dentro del presupuesto. Sin un sistema para hacer un seguimiento de las tasas de consumo y los plazos de entrega, era difícil predecir exactamente cuándo pedir los materiales para mantener la producción en marcha.

Largos tiempos de inspección y reparación

Sin registros de mantenimiento confiables y accesibles, identificar la causa raíz de los problemas del equipo era un proceso lento. El diagnóstico de un problema podía llevar semanas, lo que afectaba al volumen de producción y a los costos.

«Tener que investigar todo lo que estaba mal en el activo, luego encontrar la clasificación correcta para el fallo, las piezas correctas para solucionarlo y, después, documentarlo todo y hacer el trabajo, todo eso llevó mucho tiempo», afirma Mourad.

No hay un sistema centralizado para el mantenimiento

Los equipos de mantenimiento de Zeta confiaron en Excel, papel y un sistema financiero limitado en lugar de un sistema de mantenimiento dedicado durante sus primeros días. Sin una plataforma centralizada para planificar, completar y realizar un seguimiento del mantenimiento, el equipo a menudo se quedaba con la duda de qué trabajo había que hacer y cómo maximizar el rendimiento del equipo.

«Utilizábamos todos estos sistemas que no estaban diseñados para el mantenimiento en absoluto», afirma Mourad, «y, en última instancia, solo producían una hoja de papel que no contenía la información que necesitábamos. No teníamos un sistema que uniera todo».

Por qué MaintainX

Mourad y su equipo evaluaron a cinco proveedores al seleccionar el software de mantenimiento. Buscaban una herramienta que pudiera igualar la agilidad de su startup y, al mismo tiempo, ofrecer capacidades empresariales. En última instancia, hubo algunos factores críticos que separaron a MaintainX de la competencia.

Funciones potentes y fáciles de usar

Mourad tenía mucha experiencia con otros sistemas de mantenimiento y sabía que necesitaba un CMMS mucho más fácil de usar. El equipo sabía que MaintainX era la mejor opción en esta categoría después de probar cada software de su lista corta.

«Desde el principio supe que necesitábamos algo que fuera lo opuesto a los sistemas con los que había trabajado en el pasado, que eran complejos y engorrosos», afirma Mourad.

«Después de probar cada opción, resultó mucho más fácil navegar y trabajar con MaintainX que con otros sistemas que estábamos considerando».

También dice que Zeta quería trabajar con una empresa ágil que pudiera apoyarlos como empresa nueva y grupal con la empresa en los próximos años.

Una aplicación móvil que se adapta al flujo de trabajo del equipo

La aplicación móvil MaintainX fue un diferenciador importante durante el proceso de selección de Zeta. La capacidad que más se destacó fue la capacidad de los técnicos de usar códigos QR para acceder y registrar la información desde cualquier lugar, incluidos el almacén y la planta.

«La aplicación distingue significativamente a MaintainX de cualquier otro sistema que exista», afirma Mourad.

«Todo lo relacionado con la aplicación y la visibilidad que brinda al equipo es muy práctico y es algo que utilizamos a diario».

Excelente soporte de implementación y éxito de los clientes

Mourad quedó impresionado por el proceso de implementación, que según él ayudó a la empresa a ver el valor de MaintainX desde el primer día.

«El equipo de MaintainX trabajó mucho para ayudarnos no solo a entender las funciones, sino también a entender cómo usarlas para aprovechar al máximo la plataforma», afirma Mourad.

La facilidad de uso del sistema hizo que la capacitación y la implementación fueran fluidas para los equipos de mantenimiento y operaciones, tanto si tenían experiencia con el software de mantenimiento como si eran nuevos en la plataforma.

«Todo el proceso de implementación y el soporte continuo nos convencieron de que MaintainX realmente se preocupa por ayudar a sus clientes a tener éxito».

Resultados

Reducción masiva de los tiempos de reparación

El resultado más significativo fue la rapidez con la que el equipo de mantenimiento de Zeta ahora puede diagnosticar y resolver las fallas de los equipos. Al utilizar los datos históricos de mantenimiento en MaintainX, los técnicos pueden identificar las causas de origen casi de inmediato. Esto ha ayudado a la empresa a aumentar la capacidad de producción y reducir los costos.

«MaintainX definitivamente ha mejorado nuestro tiempo total de inactividad y respuesta en los últimos tres años», afirma Mourad.

«Podemos diagnosticar los problemas más rápido porque tenemos toda la información de incidentes similares en MaintainX. Lo que antes tardábamos semanas en entender y solucionar ahora nos lleva unas pocas horas o, a veces, minutos».

Visibilidad y control del inventario en tiempo real

El cambio a los códigos QR y al escaneo móvil en MaintainX permite a la empresa rastrear con precisión las piezas de repuesto y las materias primas utilizadas en la producción. Esto ha ayudado a la empresa a evitar la falta de existencias, a pronosticar el uso y a mantener las máquinas funcionando durante más tiempo sin tener existencias agotadas en las estanterías.

«Con MaintainX, puedo sentarme en mi escritorio y ver las actualizaciones en tiempo real del inventario», afirma Mourad.

«Las órdenes de compra se pueden activar tan pronto como alcancemos un mínimo, lo que hace que todo sea mucho más eficiente y garantiza que podamos avanzar más rápido porque estamos seguros de que el inventario está ahí».

Procedimientos de seguridad estandarizados y análisis mejorado de la causa raíz

MaintainX ha proporcionado al equipo los registros y los datos que necesitan para estandarizar los procedimientos operativos operativos estándar de seguridad, las auditorías y los análisis de las causas principales.

«Cada cosa que haces, cada orden de trabajo, cada orden de compra, es rastreada. Conozco todas las piezas que se utilizan, los procedimientos operativos estándar y puedo ver la frecuencia de todo», afirma Mourad.

«Si algo sucediera, y si hubiera un accidente, puedo usar MaintainX para volver atrás y hacer un seguimiento de las actividades que tuvieron lugar, quién las llevó a cabo y llegar a la causa raíz».

Capturar y poner en práctica el conocimiento del equipo

MaintainX ha permitido a Zeta capturar el conocimiento de sus técnicos veteranos y luego convertir esa información en mejores procedimientos operativos estándar y programas de capacitación.

«El sistema está bien poblado, lo que permitirá a quien tome el control acceder fácilmente a MaintainX y ver todo lo que tiene que hacer y lo que se ha hecho», afirma Mourad.

«Ha hecho que sea mucho más fácil ser más eficientes en nuestro día a día y nos da la confianza de que no habrá interrupciones en nuestras operaciones».

Mejor planificación del mantenimiento

MaintainX se ha convertido en una herramienta fundamental para Mourad en su planificación semanal y le ha ayudado a garantizar que el mantenimiento no interfiera con los objetivos de producción.

«MaintainX es una excelente herramienta de planificación», afirma Mourad.

«Los datos de la plataforma son probablemente la información más importante en mi planificación semanal».

Mirando hacia el futuro

Zeta Energy se está expandiendo a una nueva planta de fabricación y espera utilizar MaintainX para configurar la planta de la manera más eficaz posible. Mourad planea usar las funciones avanzadas de la plataforma para administrar el programa de confiabilidad de la instalación.

De cara al futuro, Mourad tiene como objetivo automatizar completamente la cadena de suministro vinculando las órdenes de compra directamente a los proveedores, lo que eliminará el envío manual de correos electrónicos y agilizará el proceso de adquisición.