Ahlstrom redujo el MTTR en un 90% gracias al conocimiento tribal centralizado

Centrarse en el cliente

Ahlstrom es líder mundial en la producción de materiales especiales basados en fibra sostenibles y técnicamente avanzados. La empresa se especializa en tecnologías de papel, refinación de fibras, tratamiento de superficies y técnicas de conversión. Los cinco mercados finales a los que presta servicios forman la base de sus cinco divisiones: filtración, envasado de alimentos y consumo, atención médica, materiales de construcción y materiales técnicos. Con más de 6.800 empleados y 38 plantas en 13 países, Ahlstrom se dedica a crear productos sostenibles, innovadores y de alta calidad, desde materiales compostables para el procesamiento y envasado de alimentos y bebidas hasta medios de filtración de líquidos y aire, materiales de diagnóstico y tejidos médicos de protección.

Desafíos

Cuando Chris Burns llegó a Ahlstrom en 2021 como recién nombrado director de ingeniería, estaba decidido a marcar la diferencia. Quería automatizar los flujos de trabajo de mantenimiento y «establecer los flujos de trabajo empresariales y de mantenimiento de cada día por la mañana» para priorizar el trabajo de manera más eficaz. Sin embargo, Chris pronto se encontró con un problema: la empresa no solo estaba perdiendo la información necesaria repartida en múltiples fuentes (desde pizarras blancas hasta hojas de cálculo de Excel), sino que también estaba perdiendo conocimientos tribales debido a la jubilación de los técnicos. Ya se habían realizado intentos anteriores de centralizar los conocimientos tribales de mantenimiento para impulsar los flujos de trabajo de mantenimiento automatizados, pero no se lograron lograr una adopción total.

Sin una visibilidad clara del historial de mantenimiento, los datos y el rendimiento, Chris tuvo dificultades para planificar eficazmente las tareas de mantenimiento con antelación e implementar una estrategia de mantenimiento más sólida. De hecho, antes de implementar MaintainX, la estrategia de mantenimiento de Ahlstrom era casi totalmente reactiva. «Estuvimos combatiendo incendios en un 90%», recuerda Chris. «No había ninguna clasificación ni priorización del trabajo [y simplemente reaccionábamos ante cualquier avería que se produjera ese día]».

Lo que complicó aún más sus planes de gestión del mantenimiento fue la pérdida de conocimientos fundamentales sobre el mantenimiento debido a la jubilación de los técnicos de más edad. «Los técnicos de más edad sabían que había que hacer ciertas cosas en determinados días», dijo Chris. «Pero [ese conocimiento] solo estaba en la cabeza de la gente, y el conocimiento tribal sobre lo que había que hacer en ciertos días estaba desapareciendo».

Chris recuerda: «Una de las primeras cosas que quería hacer cuando llegué era instalar un CMMS. Uno aquí en el Reino Unido tenía una reputación bastante buena. Pero había estado buscando opciones y MaintainX seguía apareciendo». Pensó que sería mejor echarle un vistazo. Era fácil de usar, especialmente en dispositivos móviles. Ha sido MaintainX desde entonces.

Solución

Dado que más técnicos tenían previsto jubilarse en un futuro próximo, Chris tuvo que actuar con rapidez para detener la pérdida de conocimientos tribales y obtener visibilidad de los datos. Chris recuerda: «Una de las primeras cosas que quería hacer cuando llegué era instalar un CMMS. Uno aquí en el Reino Unido tenía una reputación bastante buena. Pero había estado buscando opciones y MaintainX seguía apareciendo». Tras una cuidadosa evaluación, Chris decidió elegir a MaintainX como el proveedor de CMMS preferido de Ahlstrom debido a sus sólidas capacidades y a su plataforma fácil de usar.

Con el CMMS en la mano, Chris primero consolidó todos los datos de mantenimiento repartidos en múltiples fuentes y los cargó en MaintainX. Luego, trajo de vuelta a técnicos jubilados para capturar el conocimiento tribal perdido sobre cómo se realizaba el mantenimiento en el pasado. Con todos los conocimientos y datos consolidados en una plataforma central, los técnicos ahora pueden acceder a la información que necesitan, cuando y donde la necesitan, para completar las órdenes de trabajo mejor y más rápido. Chris señaló: «[Nuestros equipos] han estado usando MaintainX para registrar sus conocimientos tribales, lo que facilita el acceso a esta información para los nuevos equipos de primera línea».

Para mantener la información de MaintainX actualizada y actualizada, los técnicos de Ahlstrom registran lo que saben mientras completan su trabajo directamente en MaintainX. Chris explicó: «Están rellenando todo a medida que van haciendo los trabajos. De inmediato, aumenta el historial del activo».

Alan Foster, ingeniero de mantenimiento mecánico responsable de programar y gestionar las órdenes de trabajo en Ahlstrom, explicó con más detalle: «Ahora, nuestras órdenes de trabajo cuentan una historia. Tienes tu documentación directamente en la orden de trabajo. En cada turno se puede ver lo que se hizo en el turno anterior. Cuando trabajamos en un sistema de turnos, se pierde mucha información al pasar el trabajo y los turnos. MaintainX captura incluso lo más simple de que uno de nuestros empleados dibuje una flecha en una parte para mostrar lo que no funciona. Todo está ahí en el móvil».

La aplicación móvil nativa de MaintainX brinda a los técnicos de Ahlstrom acceso inmediato a la información necesaria en cualquier lugar de la planta en que se encuentren, lo que les permite responder mejor y más rápido. «Los planos y esquemas eléctricos están todos en la palma de sus manos. Y a medida que se empieza a construir el historial de los activos, les resulta más fácil desglosar, echar un vistazo y decir: «Oh, esto se repite».

MaintainX también ha mejorado la comunicación y la colaboración entre los técnicos. Sus funciones de chat y comentarios permiten a los técnicos trabajar juntos para resolver problemas sin importar en qué parte del taller se encuentren. Chris comenta: «[La función flexible de mensajería con emojis y reacciones] ayuda a los chicos a utilizarla, especialmente a los más jóvenes. Añade diversión».

«Si no está en MaintainX, no está sucediendo. Si tienes un problema, pasa a MaintainX».
^{—Chris Burns, gerente de ingeniería de Ahlstrom}

Resultados

Como Chris esperaba inicialmente, la planificación del trabajo se ha vuelto más fácil y eficaz. Utiliza los informes de MaintainX para tomar decisiones basadas en datos sobre las tareas de mantenimiento que deben realizarse durante el día. También puede rastrear y pronosticar fácilmente el tiempo necesario para completar una tarea/trabajo específico. «La priorización se ha vuelto mucho mejor», recuerda Chris. «Tener todo en un solo lugar ha ayudado. Nuestras reuniones son más cortas. Terminamos la reunión y nos vamos a hacer el trabajo».

Además de la priorización, MaintainX ha mejorado la cultura en torno al mantenimiento de registros y el intercambio de información. De hecho, desde febrero de 2023, Ahlstrom ha creado más de 3200 órdenes de trabajo, incluidos más de 170 procedimientos, más de 440 ubicaciones y más de 3000 activos en MaintainX. Los técnicos entienden que «cuanto más trabajo dediques a MaintainX, mejor será». Los técnicos tienen un mantra, dijo Chris: «Si no está en MaintainX, no está sucediendo. Si tienes un problema, pasa a MaintainX».

Solo en el primer año desde la implementación de MaintainX, Ahlstrom ha capturado el 80% del conocimiento tribal, ha reducido significativamente el tiempo de inactividad y ha reducido el MTTR en un 90%. Chris afirma: «Desde su adopción, nuestro tiempo medio de reparación se ha reducido de 580 a 60 horas al mes».

«MaintainX, sin duda, ha superado mis expectativas. Estamos muy contentos de ver todas estas funciones diferentes y llevarlas a nuestro propio ritmo».
^{—Chris Burns, gerente de ingeniería de Ahlstrom}

Mirando hacia el futuro

En Ahlstrom, la implementación de MaintainX llevó solo un mes, mucho más rápido de lo que Chris esperaba. La adopción de la plataforma, que suele ser un desafío en el caso de las plataformas CMMS, está muy extendida en Ahlstrom.

Alex comentó: «[Después de unos pocos días, sabía que MaintainX era] definitivamente diferente. Es fresco, limpio y sencillo. Se podía conectar y usar en una multitud de dispositivos. Con exactamente la misma pantalla y la misma funcionalidad. Esto supuso un gran punto de inflexión para estas personas, porque ya teníamos una buena cobertura Wi-Fi en todo el sitio».

En la actualidad, Chris usa los paneles y filtros de MaintainX Reporting para impulsar la adopción de funciones más sólidas. «Hemos ido aprendiendo a medida que avanzamos y estamos contentos de tener acceso a estas herramientas». Chris señaló que a sus técnicos les gusta usar dispositivos móviles en el trabajo. «Podemos ofrecer otras formas de formación en línea».

Como parte del siguiente paso en el camino de Ahlstrom para mejorar su programa de mantenimiento, Chris planea incorporar las funciones de administración de piezas de MaintainX para reducir el exceso de pedidos de piezas. «No podemos dar por sentado que no hay ninguna pieza en las estanterías, hacer un pedido y darnos cuenta de que ya tenemos la pieza y gastamos el doble», explica Chris. Además, gracias a la capacidad de respuesta y eficacia del equipo de soporte de MaintainX, Chris confía en que seguirán cosechando éxitos con MaintainX en Ahlstrom y está entusiasmado por la oportunidad de ampliar aún más el uso de la plataforma en la empresa.