Ahlstrom a réduit le MTTR de 90 % grâce à une connaissance tribale centralisée

Pleins feux sur le client

Ahlstrom est un leader mondial dans la production de matériaux spéciaux à base de fibres durables et techniquement avancés. L'entreprise est spécialisée dans les technologies du papier, le raffinage des fibres, le traitement de surface et les techniques de transformation. Les cinq marchés finaux qu'elle dessert constituent la base de ses cinq divisions : filtration, emballages alimentaires et de consommation, santé, matériaux de construction et matériaux techniques. Avec plus de 6 800 employés et 38 usines dans 13 pays, Ahlstrom se consacre à la création de produits durables, innovants et de haute qualité, allant des matériaux d'emballage et de transformation des aliments et boissons compostables aux supports de filtration des liquides et de l'air, aux matériaux de diagnostic et aux tissus médicaux de protection.

Difficultés

Lorsque Chris Burns est arrivé chez Ahlstrom en 2021 en tant que nouveau directeur de l'ingénierie, il était déterminé à faire la différence. Il souhaitait automatiser les flux de maintenance et « définir les flux de travail et de maintenance quotidiens le matin » afin de hiérarchiser les tâches de manière plus efficace. Chris s'est toutefois rapidement heurté à un problème : non seulement l'entreprise perdait les informations nécessaires réparties sur de multiples sources, des tableaux blancs aux feuilles de calcul Excel, mais elle perdait également des connaissances tribales en raison du départ à la retraite de techniciens. Des tentatives avaient déjà été faites pour centraliser les connaissances tribales de maintenance afin d'automatiser les flux de maintenance, mais elles n'avaient pas été totalement adoptées.

Sans visibilité claire sur l'historique, les données et les performances de maintenance, Chris a eu du mal à planifier efficacement les tâches de maintenance à l'avance et à mettre en œuvre une stratégie de maintenance plus robuste. En fait, avant d'implémenter MaintainX, la stratégie de maintenance d'Ahlstrom était presque entièrement réactive. « Nous avons combattu les incendies à 90 % », se souvient Chris. « Il n'y avait aucune catégorisation ou priorisation des tâches [et nous réagissions simplement aux pannes survenues ce jour-là]. »

La perte de connaissances essentielles en matière de maintenance à la suite de la retraite de techniciens plus âgés a encore compliqué ses plans de gestion de la maintenance. « Les techniciens plus âgés savaient que certaines choses devaient être effectuées certains jours », explique Chris. « Mais [cette connaissance] n'était que dans la tête des gens, et les connaissances tribales sur ce qui devait être fait certains jours partaient avec eux. »

Chris se souvient : « L'une des premières choses que j'ai voulu faire à mon arrivée a été de mettre en place une GMAO. L'un d'entre eux, au Royaume-Uni, avait une assez bonne réputation. Mais j'avais étudié les options, et MaintainX n'arrêtait pas de surgir. » Il a pensé qu'il ferait mieux d'y jeter un œil. Il était facile à utiliser, en particulier sur mobile. Depuis, c'est MaintainX.

Solution

Alors que de plus en plus de techniciens prévoyaient de prendre leur retraite dans un avenir proche, Chris a dû agir rapidement pour mettre fin à la perte de connaissances tribales et obtenir une visibilité sur les données. Chris se souvient : « L'une des premières choses que j'ai voulu faire à mon arrivée a été de mettre en place une GMAO. L'un d'entre eux, au Royaume-Uni, avait une assez bonne réputation. Mais j'avais étudié les options, et MaintainX n'arrêtait pas de surgir. » Après une évaluation minutieuse, Chris a décidé de choisir MaintainX comme fournisseur de GMAO préféré d'Ahlstrom en raison de ses fonctionnalités robustes et de sa plateforme facile à utiliser.

Avec la GMAO en main, Chris a d'abord consolidé toutes les données de maintenance réparties sur plusieurs sources et les a téléchargées sur MaintainX. Il a ensuite fait revenir des techniciens à la retraite pour capturer les connaissances tribales perdues sur la façon dont la maintenance était effectuée dans le passé. Toutes les connaissances et les données étant consolidées sur une seule plateforme centrale, les techniciens peuvent désormais accéder aux informations dont ils ont besoin, quand et où ils en ont besoin, pour exécuter les bons de travail plus efficacement et plus rapidement. Chris a noté : « [Nos équipes] utilisent MaintainX pour enregistrer leurs connaissances tribales, ce qui rend ces informations plus facilement accessibles aux nouvelles équipes de première ligne. »

Pour maintenir les informations de MaintainX à jour et actualisées, les techniciens d'Ahlstrom enregistrent ce qu'ils savent lorsqu'ils terminent leur travail directement dans MaintainX. Chris explique : « Ils remplissent tout au fur et à mesure qu'ils font le travail. Tout de suite, cela augmente l'historique de l'actif. »

Alan Foster, ingénieur de maintenance mécanique responsable de la planification et du traitement des bons de travail chez Ahlstrom, a ajouté : « Aujourd'hui, nos bons de travail racontent une histoire. Vous avez votre documentation directement dans le bon de travail. Chaque équipe peut voir ce qui a été fait par la précédente. Lorsque nous utilisons un système de travail par équipes, de nombreuses informations sont perdues à cause du travail et des transferts de quarts de travail. MaintainX capture même la chose la plus simple de l'un de nos gars qui dessine une flèche vers une partie pour montrer ce qui ne fonctionne pas. Tout est disponible sur mobile. »

L'application mobile native de MaintainX fournit aux techniciens d'Ahlstrom un accès immédiat aux informations nécessaires où qu'ils se trouvent dans l'usine, ce qui leur permet de réagir plus efficacement et plus rapidement. « Les dessins électriques et les schémas sont tous dans la paume de leurs mains. Et au fur et à mesure que vous commencez à reconstituer l'historique des actifs, ils trouvent qu'il est plus facile de consulter les pannes, d'y jeter un coup d'œil et de dire : « Oh, c'est une répétition ». »

MaintainX a également amélioré la communication et la collaboration entre les techniciens. Ses fonctionnalités de chat et de commentaires permettent aux techniciens de travailler ensemble pour résoudre les problèmes, où qu'ils se trouvent dans l'atelier. Chris explique : « [La fonctionnalité de messagerie flexible avec émojis et réactions] aide les gars à l'utiliser, en particulier les plus jeunes. Cela ajoute du fun. »

« Si ce n'est pas dans MaintainX, cela ne se produira pas. Si vous rencontrez un problème, il est transmis à MaintainX. »
^{—Chris Burns, directeur de l'ingénierie d'Ahlstrom}

Résultats

Comme Chris l'avait initialement espéré, la planification du travail est devenue plus facile et plus efficace. Il utilise les rapports de MaintainX pour prendre des décisions fondées sur des données concernant les travaux de maintenance à effectuer au cours de la journée. Il peut également facilement suivre et prévoir le temps nécessaire pour effectuer une tâche/un travail spécifique. « La hiérarchisation des priorités s'est nettement améliorée », se souvient Chris. « Le fait de tout avoir au même endroit m'a aidé. Nos réunions sont plus courtes. Nous terminons la réunion et partons travailler. »

Outre la hiérarchisation des priorités, MaintainX a amélioré la culture en matière de tenue de dossiers et de partage d'informations. En fait, depuis février 2023, Ahlstrom a créé plus de 3 200 bons de travail, dont plus de 170 procédures, plus de 440 sites et plus de 3 000 actifs dans MaintainX. Les techniciens savent que « plus vous travaillez dans MaintainX, mieux c'est ». Les techniciens ont un mantra, explique Chris : « Si ce n'est pas dans MaintainX, cela ne se produira pas. Si vous rencontrez un problème, il est transféré dans MaintainX. »

Au cours de la première année seulement depuis la mise en œuvre de MaintainX, Ahlstrom a capté 80 % des connaissances tribales, diminué de manière significative les temps d'arrêt et réduit le MTTR de 90 %. Chris affirme : « Depuis l'adoption, notre temps moyen de réparation est passé de 580 à 60 heures par mois. »

« MaintainX a certainement dépassé mes attentes. Nous avons été très heureux de découvrir toutes ces différentes fonctions et de les utiliser à notre rythme. »
^{—Chris Burns, directeur de l'ingénierie d'Ahlstrom}

Un regard tourné vers l'avenir

Chez Ahlstrom, la mise en œuvre de MaintainX n'a pris qu'un mois, bien plus vite que prévu par Chris. L'adoption de la plateforme, qui constitue souvent un défi pour les plateformes de GMAO, est très répandue chez Ahlstrom.

Alex a fait la remarque suivante : « [Au bout de quelques jours, j'ai su que MaintainX était] définitivement différent. C'est frais, propre, simple. Il était prêt à l'emploi sur une multitude d'appareils. Avec exactement le même écran et les mêmes fonctionnalités. Cela a changé la donne pour ces gars, car nous disposions déjà d'une bonne couverture Wi-Fi sur l'ensemble du site. »

De nos jours, Chris utilise les tableaux de bord et les filtres de MaintainX Reporting pour favoriser l'adoption de fonctionnalités plus robustes. « Nous apprenons au fur et à mesure et nous sommes heureux d'avoir accès à ces outils. » Chris a remarqué que ses techniciens aiment utiliser des appareils mobiles au travail. « Nous pouvons proposer d'autres formes de formation en ligne. »

Dans le cadre de la prochaine étape du parcours d'Ahlstrom visant à améliorer son programme de maintenance, Chris prévoit d'intégrer les fonctionnalités de gestion des pièces de MaintainX afin de réduire les surcommandes de pièces. « Nous ne pouvons pas simplement partir du principe qu'il n'y a aucune pièce en rayon, passer une commande, pour découvrir que nous avons la pièce et dépenser deux fois plus », explique Chris. Et grâce à l'équipe d'assistance réactive et efficace de MaintainX, Chris est convaincu que MaintainX continuera de connaître du succès avec MaintainX chez Ahlstrom et est enthousiasmé par l'opportunité d'étendre encore l'utilisation de la plateforme au sein de l'entreprise.