A Ahlstrom reduziu o MTTR em 90% por meio do conhecimento tribal centralizado

Destaque para o cliente

A Ahlstrom é líder global na produção de materiais especiais à base de fibras sustentáveis e tecnicamente avançados. A empresa é especializada em tecnologias de papel, refino de fibras, tratamento de superfície e técnicas de conversão. Os cinco mercados finais que atende formam a base de suas cinco divisões: Filtragem, Embalagem de Alimentos e Consumo, Saúde, Materiais de Construção e Materiais Técnicos. Com mais de 6.800 funcionários e 38 fábricas em 13 países, a Ahlstrom se dedica a criar produtos sustentáveis, inovadores e de alta qualidade, desde materiais compostáveis de processamento e embalagem de alimentos e bebidas até meios de filtragem de líquidos e ar, materiais de diagnóstico e tecidos médicos de proteção.

Desafios

Quando Chris Burns chegou à Ahlstrom em 2021 como recém-nomeado gerente de engenharia, ele estava determinado a fazer a diferença. Ele queria automatizar os fluxos de trabalho de manutenção e “definir os fluxos de trabalho de negócios e manutenção de cada dia pela manhã” para priorizar o trabalho com mais eficiência. No entanto, Chris logo se deparou com um problema: a empresa não só estava perdendo as informações necessárias espalhadas por várias fontes, de quadros brancos a planilhas do Excel, mas também estava perdendo conhecimento tribal devido à aposentadoria de técnicos. Houve tentativas anteriores de centralizar o conhecimento tribal de manutenção para impulsionar fluxos de trabalho de manutenção automatizados, mas elas não conseguiram obter a adoção total.

Sem uma visibilidade clara do histórico, dos dados e do desempenho da manutenção, Chris se esforçou para planejar as tarefas de manutenção com eficácia com antecedência e implementar uma estratégia de manutenção mais robusta. Na verdade, antes de implementar o MaintainX, a estratégia de manutenção da Ahlstrom era quase totalmente reativa. “Estávamos 90% combatendo incêndios”, lembrou Chris. “Não havia categorização ou priorização do trabalho [e estávamos simplesmente reagindo a qualquer falha que ocorresse naquele dia].”

Para complicar ainda mais seus planos de gerenciamento de manutenção, estava a perda de conhecimento crítico de manutenção à medida que os técnicos mais velhos se aposentavam. “Os técnicos mais antigos sabiam que certas coisas precisavam ser feitas em determinados dias”, disse Chris. “Mas [esse conhecimento] estava apenas na cabeça das pessoas, e o conhecimento tribal do que precisava ser feito em certos dias estava saindo com elas.”

Chris relembrou: “Uma das primeiras coisas que eu queria fazer quando chego era instalar um CMMS. Um aqui no Reino Unido tinha uma reputação bastante boa. Mas eu estava procurando opções e o MaintainX não parava de aparecer.” Ele achou melhor dar uma olhada. Foi fácil de usar, especialmente no celular. Tem sido MaintainX desde então.

Solução

Com mais técnicos planejando se aposentar em um futuro próximo, Chris teve que agir rapidamente para impedir a perda de conhecimento tribal e obter visibilidade dos dados. Chris relembrou: “Uma das primeiras coisas que eu queria fazer quando chego era instalar um CMMS. Um aqui no Reino Unido tinha uma reputação bastante boa. Mas eu estava procurando opções e o MaintainX não parava de aparecer.” Após uma avaliação cuidadosa, Chris decidiu escolher a MaintainX como a provedora preferida de CMMS da Ahlstrom devido às suas capacidades robustas e plataforma fácil de usar.

Com o CMMS em mãos, Chris primeiro consolidou todos os dados de manutenção espalhados por várias fontes e os carregou no MaintainX. Ele então trouxe de volta técnicos aposentados para capturar o conhecimento tribal perdido de como a manutenção havia sido realizada no passado. Com todo o conhecimento e dados consolidados em uma plataforma central, os técnicos agora podem acessar as informações de que precisam, quando e onde precisarem, para concluir as ordens de serviço de forma melhor e mais rápida. Chris observou: “[Nossas equipes] têm usado o MaintainX para registrar seu conhecimento tribal, tornando essas informações mais facilmente acessíveis às novas equipes da linha de frente”.

Para manter as informações no MaintainX atualizadas e atualizadas, os técnicos da Ahlstrom registram o que sabem ao concluírem seu trabalho diretamente no MaintainX. Chris explicou: “Eles estão preenchendo tudo enquanto fazem os trabalhos. Imediatamente, isso aumenta a história do ativo.”

Alan Foster, engenheiro de manutenção mecânica responsável por programar e lidar com ordens de serviço na Ahlstrom, explicou ainda mais: “Agora, nossas ordens de serviço contam uma história. Você tem sua documentação correta na ordem de serviço. Cada turno pode ver o que foi feito no turno anterior. Quando trabalhamos em um sistema de turnos, muitas informações são perdidas por meio do trabalho e da transferência de turnos. O MaintainX captura até mesmo a coisa mais simples de um de nossos caras desenhando uma seta em uma peça para mostrar o que não está funcionando. Está tudo bem no celular.”

O aplicativo móvel nativo da MaintainX fornece aos técnicos da Ahlstrom acesso imediato às informações necessárias onde quer que estejam na fábrica, permitindo que eles respondam melhor e mais rapidamente. “Desenhos e esquemas elétricos estão todos na palma de suas mãos. E à medida que você começa a construir o histórico dos ativos, eles acham mais fácil entrar em colapso, dar uma olhada e dizer: 'Ah, isso é uma repetição'”.

O MaintainX também melhorou a comunicação e a colaboração entre técnicos. Seus recursos de bate-papo e comentários permitem que os técnicos trabalhem juntos na solução de problemas, não importa onde estejam no chão de fábrica. Chris diz: “[A funcionalidade flexível de mensagens com emojis e reações] ajuda a fazer com que os caras a usem, especialmente os mais jovens. Está adicionando diversão.”

“Se não estiver no MaintainX, não está acontecendo. Se você tiver um problema, ele vai para o MaintainX.”
^{—Chris Burns, gerente de engenharia da Ahlstrom}

Resultados

Como Chris esperava inicialmente, o planejamento do trabalho se tornou mais fácil e eficaz. Ele usa os relatórios do MaintainX para tomar decisões baseadas em dados sobre o trabalho de manutenção que precisa ser feito no dia. Ele também pode rastrear e prever facilmente o tempo necessário para concluir uma tarefa/trabalho específico. “A priorização se tornou muito melhor”, lembrou Chris. “Ter tudo em um só lugar ajudou. Nossas reuniões são mais curtas. Encerramos a reunião e vamos fazer o trabalho.”

Além da priorização, a MaintainX aprimorou a cultura de manutenção de registros e compartilhamento de informações. Na verdade, desde fevereiro de 2023, a Ahlstrom criou mais de 3.200 ordens de serviço, incluindo mais de 170 procedimentos, mais de 440 locais e mais de 3.000 ativos no MaintainX. Os técnicos entendem que “quanto mais trabalho você coloca no MaintainX, melhor ele fica”. Os técnicos têm um mantra, disse Chris: “Se não estiver no MaintainX, não está acontecendo. Se você tiver um problema, ele vai para o MaintainX.”

Apenas no primeiro ano desde a implementação do MaintainX, a Ahlstrom capturou 80% do conhecimento tribal, diminuiu significativamente o tempo de inatividade e reduziu o MTTR em 90%. Chris afirma: “Desde a adoção, nosso tempo médio de reparo diminuiu de 580 para 60 horas por mês”.

“A MaintainX, com certeza, superou minhas expectativas. Ficamos muito felizes em ver todas essas funções diferentes e usá-las em nosso próprio ritmo.”
^{—Chris Burns, gerente de engenharia da Ahlstrom}

Olhando para o futuro

Na Ahlstrom, a implementação do MaintainX levou apenas um mês, muito mais rápido do que Chris esperava. A adoção da plataforma, que geralmente é um desafio com as plataformas CMMS, é generalizada na Ahlstrom.

Alex comentou: “[Depois de apenas alguns dias, eu sabia que o MaintainX era] definitivamente diferente. É fresco, limpo e simples. Era plug-and-play em vários dispositivos. Com exatamente a mesma tela e exatamente a mesma funcionalidade. Uma grande virada de jogo para esses caras, porque já tínhamos uma boa cobertura Wi-Fi em todo o site.”

Atualmente, Chris usa painéis e filtros do MaintainX Reporting para impulsionar a adoção de recursos mais robustos. “Estamos aprendendo à medida que avançamos e estamos felizes por termos acesso a essas ferramentas.” Chris observou que seus técnicos gostam de usar dispositivos móveis no trabalho. “Podemos incluir outras formas de treinamento on-line.”

Como parte da próxima etapa na jornada da Ahlstrom para aprimorar seu programa de manutenção, Chris planeja integrar os recursos de gerenciamento de peças da MaintainX para reduzir o excesso de pedidos de peças. “Não podemos simplesmente presumir que não há nenhuma peça na prateleira, fazer um pedido e descobrir que temos a peça e gastar duas vezes”, explicou Chris. E com a equipe de suporte responsiva e eficaz da MaintainX, Chris está confiante de que eles continuarão tendo sucesso com a MaintainX na Ahlstrom e está entusiasmado com a oportunidade de expandir ainda mais o uso da plataforma na empresa.