Como a Zeta Energy reduziu o tempo de reparo de semanas para horas e simplificou o gerenciamento de estoque com o MaintainX

Top Takeaways

• Reduced time to equipment diagnosis and repair from weeks to hours
• Eliminated messy and inaccurate inventory records
• Standardized SOPs and streamlined root cause analysis
• Replaced disconnected systems with a centralized maintenance system

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A equipe da Zeta Energy, produtora de baterias inovadoras de lítio-enxofre, sabia desde o primeiro dia que a manutenção de alto nível seria fundamental para o sucesso. No início, a empresa não tinha um sistema projetado especificamente para manutenção. Em vez disso, a equipe se baseou em uma combinação de planilhas do Excel e sistemas financeiros feitos para contadores, não técnicos.

Isso tornou o trabalho diário e o planejamento de longo prazo mais difíceis para a equipe de manutenção.

“Não tínhamos muita visibilidade de nosso trabalho ou de nossas peças”, diz Mourad Hassan, diretor de operações e segurança da Zeta e veterano de 22 anos em operações industriais. “Continuar fazendo o que estávamos fazendo teria sido ineficiente e uma perda de tempo.”

Mourad sempre soube que precisaria de um sistema de manutenção dedicado para atingir as metas ambiciosas da empresa, mas essa constatação aumentou sua urgência.

“Precisávamos de um sistema que unisse tudo, e precisávamos dele imediatamente.”

Desafios antes do MaintainX

Gerenciamento ineficiente de inventário

Antes de implementar um sistema de manutenção dedicado, a equipe confiava em planilhas e contagens manuais para gerenciar o estoque, o que era ineficiente e gerava dados imprecisos.

“O maior desafio era que tínhamos muito estoque e eu não conseguia rastreá-lo adequadamente”, diz Mourad. “Eu não sabia o que eu tinha. Quando eu queria procurar alguma coisa... eu tinha que ir até uma planilha, sem saber se ela ainda era válida.”

A falta de registros confiáveis de estoque também dificultava o pedido de peças e materiais dentro do prazo e do orçamento. Sem um sistema para monitorar as taxas de consumo e os prazos de entrega, era difícil prever exatamente quando pedir materiais para manter a produção em andamento.

Longos tempos de inspeção e reparo

Sem registros de manutenção confiáveis e acessíveis, identificar a causa raiz dos problemas de equipamento era um processo lento. O diagnóstico de um problema pode levar semanas, o que afetou o volume e os custos de produção.

“Ter que fazer toda a pesquisa sobre o que estava errado com o ativo, depois encontrar a classificação correta para a falha, as partes certas para corrigi-la e depois documentar tudo e fazer o trabalho — tudo isso levou muito tempo”, diz Mourad.

Nenhum sistema centralizado para manutenção

As equipes de manutenção da Zeta confiaram no Excel, no papel e em um sistema financeiro limitado, em vez de um sistema de manutenção dedicado durante seus primeiros dias. Sem uma plataforma centralizada para planejar, concluir e monitorar a manutenção, a equipe muitas vezes ficava tentando adivinhar qual trabalho precisava ser feito e como maximizar o desempenho do equipamento.

“Estávamos usando todos esses sistemas que não foram projetados para manutenção”, diz Mourad, “e eles acabariam produzindo apenas um pedaço de papel que não continha as informações de que precisávamos. Não tínhamos um sistema que unisse tudo.”

Por que MaintainX

Mourad e sua equipe avaliaram cinco fornecedores ao selecionar o software de manutenção. Eles estavam procurando uma ferramenta que pudesse igualar a agilidade de sua startup e, ao mesmo tempo, fornecer recursos corporativos. Por fim, alguns fatores críticos separaram a MaintainX da concorrência.

Recursos poderosos que são fáceis de usar

Mourad tinha muita experiência com outros sistemas de manutenção e sabia que precisava de um CMMS muito mais fácil de usar. A equipe sabia que o MaintainX era a melhor escolha nessa categoria depois de testar cada software em sua lista restrita.

“Eu sabia desde o início que precisávamos de algo que fosse o oposto dos sistemas com os quais trabalhei no passado, que eram complexos e incômodos”, diz Mourad.

“Depois de testar cada opção, o MaintainX se sentiu muito mais fácil de navegar e trabalhar do que outros sistemas que estávamos considerando.”

Ele também diz que a Zeta queria trabalhar com uma empresa ágil que pudesse apoiá-la como start-up e se unir à empresa nos próximos anos.

Um aplicativo móvel que combina com o fluxo de trabalho da equipe

O aplicativo móvel MaintainX foi um grande diferencial durante o processo de seleção da Zeta. A capacidade que mais se destacou foi a capacidade de os técnicos usarem códigos QR para acessar e registrar informações de qualquer lugar, incluindo o depósito e o chão de fábrica.

“O aplicativo distingue significativamente o MaintainX de qualquer outro sistema existente”, diz Mourad.

“Tudo sobre o aplicativo e a visibilidade que ele traz à equipe é muito útil e é algo que usamos diariamente.”

Excelente suporte à implementação e sucesso do cliente

Mourad ficou impressionado com o processo de implementação, que, segundo ele, ajudou a empresa a ver o valor da MaintainX desde o primeiro dia.

“A equipe da MaintainX trabalhou muito para nos ajudar não apenas a entender os recursos, mas a entender como usá-los para tirar o máximo proveito da plataforma”, diz Mourad.

A facilidade de uso do sistema facilitou o treinamento e a implementação das equipes de manutenção e operações, sejam elas experientes com software de manutenção ou iniciantes na plataforma.

“Todo o processo de implementação e o suporte contínuo nos convenceram de que a MaintainX realmente se preocupa em ajudar seus clientes a terem sucesso.”

Resultados

Redução massiva nos tempos de reparo

O resultado mais significativo foi a rapidez com que a equipe de manutenção da Zeta agora pode diagnosticar e resolver falhas no equipamento. Ao usar dados históricos de manutenção no MaintainX, os técnicos podem identificar as causas raiz quase imediatamente. Isso ajudou a empresa a aumentar a capacidade de produção e cortar custos.

“O MaintainX definitivamente melhorou nosso tempo geral de inatividade e tempo de resposta nos últimos três anos”, diz Mourad.

“Conseguimos diagnosticar problemas mais rapidamente porque temos todas as informações de incidentes semelhantes no MaintainX. O que costumávamos levar semanas para entender e corrigir agora leva algumas horas ou, às vezes, minutos.”

Visibilidade e controle do inventário em tempo real

A mudança para códigos QR e digitalização móvel no MaintainX permite que a empresa rastreie com precisão peças de reposição e matérias-primas usadas na produção. Isso ajudou a empresa a evitar faltas de estoque, prever o uso e manter as máquinas funcionando por mais tempo sem ter estoque morto nas prateleiras.

“Com o MaintainX, posso me sentar na minha mesa e ver atualizações ao vivo sobre o inventário”, diz Mourad.

“Os pedidos de compra podem ser acionados assim que atingirmos o mínimo, o que torna tudo muito mais eficiente e garante que possamos agir mais rapidamente, pois temos certeza de que o estoque está lá.”

Procedimentos de segurança padronizados e análise aprimorada da causa raiz

A MaintainX forneceu à equipe os registros e os dados necessários para padronizar SOPs de segurança, auditorias e análises de causa raiz.

“Cada coisa que você faz, cada ordem de serviço, cada ordem de compra, é rastreada. Conheço todas as peças usadas, os SOPs, e consigo ver a frequência de tudo”, diz Mourad.

“Se algo acontecer e se houver um acidente, posso usar o MaintainX para voltar e rastrear as atividades que ocorreram, quem as realizou e chegar à causa raiz.”

Capturando e acionando o conhecimento da equipe

A MaintainX permitiu que a Zeta capturasse o conhecimento de seus técnicos veteranos e transformasse essas informações em melhores SOPs e programas de treinamento.

“O sistema está bem preenchido, o que permitirá que quem assumir o controle entre facilmente no MaintainX e veja tudo o que precisa fazer e o que foi feito”, diz Mourad.

“Isso tornou muito mais fácil sermos mais eficientes no dia a dia e nos dá a confiança de que não haverá interrupções em nossas operações.”

Melhor planejamento de manutenção

O MaintainX se tornou uma ferramenta essencial para Mourad em seu planejamento semanal e o ajudou a garantir que a manutenção não interfira nas metas de produção.

“O MaintainX é uma excelente ferramenta de planejamento”, diz Mourad.

“Os dados da plataforma são provavelmente a maior entrada no meu planejamento semanal.”

Olhando para o futuro

A Zeta Energy está se expandindo para uma nova fábrica e está ansiosa para usar o MaintainX para montar a fábrica da forma mais eficaz possível. Mourad planeja usar os recursos avançados da plataforma para gerenciar o programa de confiabilidade da instalação.

Olhando para o futuro, a Mourad pretende automatizar totalmente a cadeia de suprimentos vinculando os pedidos de compra diretamente aos fornecedores, o que eliminará o envio manual de e-mails e agilizará o processo de aquisição.