LUV Car Wash agiliza las operaciones y reduce el tiempo de inactividad con MaintainX

Evolucionando más allá de un mantenimiento «suficientemente bueno»

LUV Car Wash es un servicio nacional de lavado de autos exprés con más de 75 ubicaciones en todo Estados Unidos. Con sede en Gilbert, Arizona, LUV tiene como objetivo brindar a los clientes una experiencia de lavado de autos superior mediante una combinación de tecnología, empleados mejor capacitados e instalaciones bien mantenidas.

Antes de MaintainX, LUV Car Wash se basaba principalmente en una estrategia de mantenimiento reactivo para administrar sus instalaciones. Y aunque parecía estar haciendo un buen trabajo, Linda Linaweaver, directora de mantenimiento de las instalaciones de LUV Car Wash, sabía por experiencia personal que un enfoque proactivo ayudaría a simplificar aún más las operaciones y a ofrecer al cliente la mejor experiencia de su clase.

«Como les dije a mis chicos esta semana en el entrenamiento», dice Linda, «compré mi casa hace 27 años. Aún conservo mi aire acondicionado original. Porque mi marido es un fanático del mantenimiento. Cada verano, cada otoño, se realiza el mantenimiento. Y no he tenido que reemplazarlo. Sigo ahí 27 años después con el mismo aire acondicionado porque el mantenimiento es fundamental».

Linda había sido contratada para encabezar la transformación del mantenimiento y las operaciones de LUV Car Wash. «Al principio me contrataron como gerente de compras para configurar y desarrollar un programa de órdenes de trabajo en línea para que pudiéramos dejar de usar hojas de cálculo». Sin embargo, con su sistema de gestión de mantenimiento anterior, eso supuso un desafío.

Los desafíos de un sistema de mantenimiento anticuado

Datos poco fiables e inconsistentes

Para gestionar el mantenimiento en LUV, el equipo confió en un sencillo sistema de hojas de cálculo. Como dice Linda: «Guardamos todo en una hoja de cálculo y nos dedicamos a trabajar en los trabajos que figuraban en la lista». Estas hojas de cálculo no contenían toda la información necesaria o los datos necesarios estaban repartidos en varias hojas de cálculo diferentes. La falta de acceso rápido a los datos hizo que cada miembro del equipo tuviera que confiar en su memoria para saber cómo abordaba las tareas de mantenimiento. «En sus inicios, reaccionábamos a las necesidades de mantenimiento de las ubicaciones de las instalaciones porque los datos no tenían continuidad».

Falta de responsabilidad

Este método de gestión del mantenimiento también significaba que el equipo de LUV no siempre podía estar al tanto de quién hacía qué, dónde y cuándo. Del mismo modo que los técnicos se basaban en la memoria para saber qué tareas realizar, los gerentes tenían que confiar en las actualizaciones verbales del estado para saber que el equipo había completado el trabajo. «Con el papel, no se sabe realmente quién lo hace y quién no», afirma Linda. «No estás seguro, no hay responsabilidad y no puedes encontrar los datos que necesitas para verificarlos».

Acceso limitado a información operativa

Sin un sistema centralizado para recopilar, registrar y almacenar datos, Linda y el equipo de lavado de autos de LUV tuvieron dificultades para obtener información operativa importante. «Supongamos que tienes un cepillo en la parte superior y el cilindro de aire se rompe», dice Linda. «Bueno, ese es el desgaste normal. El mes que viene, si se vuelve a romper, te detendrás y pensarás: «Oh, acabo de hacer esto, déjame echarle un vistazo». El equipo no tenía una forma uniforme o confiable de rastrear sus datos operativos y de mantenimiento y podría haber perdido oportunidades cruciales para mejorar sus operaciones.

Elegir MaintainX

«Me encantó el sentido que tenía MaintainX incluso para aquellos que no están acostumbrados a trabajar con tecnología. Sabía que la interfaz fácil de usar facilitaría al equipo la transición a MaintainX».

Para modernizar el programa de mantenimiento de LUV Car Wash, Linda sabía que necesitaría la ayuda de un CMMS moderno.

Tras una extensa investigación competitiva, Linda solicitó la ayuda de MaintainX. Descubrió que MaintainX ofrecía funciones mejores y más relevantes que las otras plataformas del mercado. «Investigué y comprobé un par de opciones diferentes», dice Linda. «Pero MaintainX simplemente tenía todos los detalles y todas las pequeñas cosas que queríamos».

Mejor seguimiento y gestión de datos

Dados los desafíos del equipo con el acceso a los datos y la responsabilidad, las funciones de gestión de datos y seguimiento del historial de MaintainX destacaron para Linda. «Queríamos poder rastrear el historial y los datos, y MaintainX nos ayudó a hacer exactamente eso con facilidad».

«En MaintainX, puedes ver claramente las órdenes de trabajo en las que aún hay que trabajar y lo que hay que hacer», explica Linda. «Si estamos in situ y algo no se ha engrasado, podemos buscar las órdenes de trabajo del sitio y saber quién es el responsable de ello. Si nos damos cuenta de que un compresor de aire se está estropeando, podemos comprobar que se debe a que la planta no lo está manteniendo. Podemos hacer un mejor seguimiento».

Ahora, en lugar de confiar únicamente en la memoria, Linda y su equipo obtuvieron una visibilidad total del trabajo que se había realizado y del trabajo que había que realizar a continuación.

Un CMMS que el equipo de mantenimiento realmente utiliza

La funcionalidad era solo una parte de la ecuación para Linda. Tras haber utilizado un sistema de gestión del mantenimiento que había tenido poca adopción en una empresa anterior, Linda sabía que era importante implementar un CMMS que el equipo adoptara y adoptara plenamente. «Cuando empecé a trabajar en LUV, sabía que quería tener más acceso para las personas que lo iban a utilizar».

El diseño intuitivo y centrado en los dispositivos móviles de MaintainX facilitó que su equipo aprendiera y comenzara a usarlo desde el primer día. «Me encantó el sentido que tenía MaintainX incluso para aquellos que no están acostumbrados a trabajar con la tecnología», explica Linda. «Sabía que la interfaz fácil de usar facilitaría al equipo la transición a MaintainX».

Mantenimiento mejorado, fuerza laboral empoderada

Mejor visibilidad y responsabilidad

«Le enseñé al equipo cómo crea las órdenes de trabajo de acción correctiva. Fue como uno de esos momentos ajá en los que ahora dicen: 'Vale, esto tiene mucho sentido'».

MaintainX ayudó a mejorar inmediatamente la visibilidad y la responsabilidad sobre el trabajo que se había realizado y el trabajo que había que hacer a continuación». En MaintainX, se pueden ver claramente las órdenes de trabajo en las que aún hay que trabajar y lo que hay que hacer», explica Linda. «Si entro y algo no se ha engrasado, sé quién es el responsable. Si noto que un compresor de aire se está estropeando, lo miro y veo que es porque no lo estás agotando. Podemos rastrear mejor».

Además, los procedimientos estandarizados de MaintainX han ayudado a mejorar la calidad del resultado del trabajo, garantizando que el trabajo se realice correctamente en todo momento.

«¿La opción de aprobar o no dentro de un procedimiento? Me encantó», dice Linda. «Le expliqué al equipo cómo se crean las órdenes de trabajo de acción correctiva. Era más o menos una de esas ajá momentos en los que ahora dicen: «Está bien, esto tiene mucho sentido. '»

Planificación de mantenimiento optimizada

Al confiar en las hojas de cálculo y la memoria, Linda y su equipo no siempre podían planificar correctamente las tareas de mantenimiento. Ahora, con MaintainX, el equipo puede crear cronogramas de trabajo de mantenimiento optimizados y asegurarse de tener las piezas correctas en stock para completar las órdenes de trabajo necesarias.

«Nuestro bombeo a foso, por ejemplo, está programado el primer día de cada año durante todo el año», dice Linda. «Cuando los directores generales vean las órdenes de trabajo, pueden consultarlas y etiquetarme en un comentario diciendo: «Voy a necesitar esto antes del mes que viene».»

Empoderando a la próxima generación de líderes

Dado que la escasez de mano de obra afecta a la contratación de nuevos talentos, era importante que Linda capacitara y mejorara el nivel de su equipo actual. «El mantenimiento del lavado de autos es uno de los más difíciles de aprender y de capacitar», dice Linda. «Y es crucial para nosotros ofrecer oportunidades continuas para aprender y crecer en nuestro equipo».

«Nuestros jefes de mantenimiento van a pasar por el lavado y dedicarán 10 horas a la semana a cada equipo. Están familiarizándose con el lavado por dentro y por fuera y se están convirtiendo en expertos del sector. Y MaintainX está ayudando a hacer posible todo esto para nuestro equipo».

Con MaintainX, LUV ha podido crear y asignar procedimientos para que los empleados los lleven a cabo, mediante los cuales llevan a cabo un mantenimiento preventivo regular y adquieren la experiencia práctica necesaria para asumir funciones de liderazgo. En las propias palabras de Linda: «Nuestros jefes de mantenimiento van a trabajar duro y dedicarán 10 horas a la semana a cada equipo. Están familiarizándose con el lavado por dentro y por fuera y se están convirtiendo en expertos del sector. Y MaintainX está ayudando a hacer posible todo esto para nuestro equipo».

Mejora de la gestión del inventario

En asociación con MaintainX, LUV Car Wash ha sentado las bases para una sólida gestión de piezas. Por ejemplo, los técnicos ya están aprovechando el inventario de piezas de MaintainX para rastrear y localizar fácilmente las piezas necesarias. Linda explica: «Un gerente de distrito necesitaba encontrar los rodamientos para un equipo que se había estropeado. Y a pesar de estar a kilómetros de distancia de ella, pude ayudarla a localizar las piezas necesarias indicándola para que se dirigiera a MaintainX. Y en menos de un minuto, pudo encontrar la pieza que necesitaba con solo saber cómo usar el sistema».

Tras abordar la gestión del inventario de piezas, Linda busca volver a gestionar las órdenes de compra internamente con la ayuda de MaintainX. «Durante el próximo año, vamos a retomar el proceso de pedidos», afirma Linda. «Y lo haremos todo a través de MaintainX».

LUV Car Wash & MaintainX: una asociación para la excelencia continua

En cuanto a la hoja de ruta, lo siguiente para Linda es optimizar aún más sus prácticas de inventario con MaintainX, especialmente aprovechando el escaneo de códigos QR. «Mi mundo ideal sería usar un código QR y obtener una impresión visual de cada ubicación que contenga exactamente los equipos que tienen y todas las piezas asociadas al equipo». Este enfoque simplificado promete mejorar aún más el compromiso de LUV Car Wash con la excelencia operativa, impulsado por la innovación continua que es posible gracias a su asociación con MaintainX.