Google Forms y MaintainX

Contenidos

Características Principales

Cómo funciona

Puede configurar esta integración a través de Zapier, una herramienta que automatiza los flujos de trabajo mediante la conexión de aplicaciones, sin necesidad de escribir código. (Nota: es posible que se requiera un plan Zapier de pago). Como alternativa, tu recurso de TI o desarrollador o tu proveedor de servicios de integración externo pueden consultar el de MaintainX Documentación de la API y construya la integración para usted.

PASO 1:

Crea un formulario de Google destinado a capturar las solicitudes de mantenimiento. Los campos del formulario pueden incluir:

Título
Descripción
Fecha límite
Prioridad
Ubicación

PASO 2:

Visita Zapier e inicia sesión en tu cuenta actual o crea una nueva.

PASO 3:

Zapier te permite configurar integraciones basadas en activadores y acciones (denominadas «Zaps»).

Por ejemplo, puedes crear un Zap que permita a tu equipo crear solicitudes de trabajo de MaintainX a partir de nuevas entradas de Google Forms:

Selecciona la aplicación y el evento desencadenantes:

Aplicación = Formularios de Google
Evento = Nuevo formulario de respuesta

A continuación, selecciona la aplicación de acción y el evento:

Aplicación = MaintainX
Evento = Crear solicitud de trabajo

Sigue las instrucciones de Zapier para conectar MaintainX y tu formulario de Google.

PASO 4:

Pon a prueba tu Zap. Comprueba que el disparador y la acción estén configurados correctamente. Cambia el nombre de tu Zap para que pueda identificarse fácilmente en Zapier.

PASO 5:

Publica tu Zap. Informe a sus equipos de que pueden enviar solicitudes de mantenimiento a través del formulario de Google y los detalles se enviarán automáticamente a MaintainX para que su equipo de mantenimiento los revise.

Nota: Se puede acceder a los activadores y acciones adicionales a través de los menús desplegables de Zapier. Sigue las instrucciones para lograr la integración deseada con MaintainX.

Requerimientos

Debes tener un plan de Google Workspace.
Debe tener un formulario de Google configurado para capturar las solicitudes de mantenimiento.
Debe tener el plan Premium o Enterprise de MaintainX.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo asegurarme de que los activos de mi formulario de Google estén asignados a los activos correctos en MaintainX?

Sí, tendrás que asegurarte de que los activos que figuran en tu formulario de Google coincidan con los activos de MaintainX. Luego, añádelo como un paso en Zapier para completarlo. Ten en cuenta que si el activo está mapeado correctamente, la ubicación se asignará automáticamente en función de la ubicación del activo en tu sitio.

¿Podemos revisar o evaluar la solicitud de mantenimiento después de enviarla en Google Forms?

Sí, puede revisar y aprobar o rechazar la solicitud de mantenimiento en MaintainX. Si se aprueba la solicitud, puede asignarla a un equipo o a un técnico específico y supervisar el progreso de principio a fin.

¿Puedo dirigir automáticamente las solicitudes de Google Forms a un equipo específico en MaintainX?

Sí, la función de enrutamiento de solicitudes de MaintainX mejora los tiempos de respuesta al permitir que las solicitudes se asignen a equipos específicos. Puedes obtener más información sobre esta función aquí.

¿Todos los solicitantes necesitan una cuenta de MaintainX para enviar una solicitud de mantenimiento a través de Google Forms?

No, los solicitantes no necesitan una cuenta de MaintainX. Solo necesitan acceder al formulario de Google específico destinado a capturar las solicitudes de mantenimiento.

Acerca de

Google Forms

Google Forms te permite crear y compartir fácilmente formularios y encuestas en línea y analizar las respuestas en tiempo real.

¿Necesita una forma sencilla de enviar solicitudes de mantenimiento? Integre MaintainX y Google Forms.

‍ Los miembros del equipo de toda la organización pueden enviar solicitudes de mantenimiento a través de un formulario de Google. Los detalles se enviarán automáticamente a MaintainX como una orden de trabajo para su revisión.

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