Comment Southeast Power a lancé un programme de gestion des projets réussi avec MaintainX

Le Département des travaux publics du gouvernement des îles Caïmans est chargé de l'entretien et de la gestion d'un large éventail d'équipements publics sur trois îles. Avec une main-d'œuvre diversifiée, y compris des responsables MEP (mécanique, électricité et plomberie), des équipes de maintenance des installations et des gestionnaires d'inventaire, le département gère des centaines de bons de travail chaque semaine.
Comme l'explique Adam McLaren, directeur du MEP, « Quelques ministères et au moins quelques centaines de départements et autres entités comptent sur le département des travaux publics pour traiter les demandes de maintenance ». Il poursuit : « Tout retard peut se répercuter sur les départements et les membres des 70 000 habitants des îles qui dépendent de nos services. »
Historiquement, le service des travaux publics gérait les bons de travail en utilisant une combinaison de processus papier, de courriels et d'un système logiciel existant. Cependant, les flux de travail alambiqués, les données décentralisées et la visibilité limitée des indicateurs de performance ont rendu difficile
Étant donné que tant de personnes dépendent du ministère des Travaux publics, l'efficacité est essentielle et l'entreprise savait qu'elle devait se moderniser.
Le système de bons de travail sur papier du ministère des Travaux publics avait transformé les demandes de maintenance de routine en obstacles administratifs.
« En moyenne, nous traitions plus d'une centaine de bons de travail par semaine. Et chaque demande nécessitait plusieurs points de contact et une saisie manuelle des données », explique Adam. « Ce qui aurait dû être une simple demande s'est transformé en une véritable chasse aux lettres entre plusieurs équipes et départements. »
Une demande de travail commençait souvent par un e-mail d'un client (un ministère ou un département) que l'équipe transformait ensuite en bon de travail. « Ensuite, nous les imprimions et les donnions à notre personnel », explique Adam.
Ce flux de travail manuel n'a pas seulement ralenti les temps de réponse, il a également nui à la capacité du ministère à servir ses clients de manière efficace et efficiente.
L'ancien système du ministère a sérieusement entravé ses opérations de maintenance, limitant la visibilité des travaux de maintenance critiques et créant des angles morts dangereux.
« Notre système était essentiellement un interrupteur numérique : les ordres de travail étaient activés ou désactivés, ouverts ou fermés », explique Davanni James, directeur des installations par intérim du ministère. « Nous n'avons pas pu déterminer si une réparation était en attente de pièces, si elle était retardée en raison d'autres problèmes ou si l'approvisionnement était bloqué. Les tâches de maintenance critiques peuvent être bloquées pendant des semaines, et nous ne savons pas pourquoi. »
Ce manque de visibilité a entravé la capacité de l'équipe à hiérarchiser les bons de travail, à réagir rapidement aux problèmes critiques et à allouer efficacement les ressources pour résoudre les problèmes en cours.
Au-delà du suivi des bons de travail, l'équipe a également eu du mal à contrôler sa productivité et ses performances globales. En l'absence de suivi en temps réel, les responsables avaient du mal à déterminer à quel moment les employés commençaient les tâches ou combien de temps il leur fallait pour les terminer. Cela a obligé l'équipe à s'appuyer sur des exportations de données fastidieuses pour générer des rapports.
« Nous devions télécharger toutes les informations sur une feuille Excel », explique Adam, ajoutant qu'un tri et une analyse supplémentaires étaient encore nécessaires. « La production du rapport prendrait beaucoup de temps. »
Par conséquent, l'équipe a souvent raté des occasions de souligner ses réalisations et d'identifier les domaines à améliorer.
Bien que la migration des systèmes puisse être un véritable cauchemar, les équipes étant exposées au risque de corruption, de perte de données et d'interruptions prolongées, MaintainX a facilité la transition pour l'équipe des travaux publics des îles Caïmans.
« Ce que j'ai adoré, c'est la transition », explique Davanni. « L'équipe de mise en œuvre de MaintainX nous a soutenus tout au long du processus, en répondant à toutes nos questions, en intégrant nos commentaires et en apportant des ajustements pour répondre à nos besoins spécifiques. » L'approche pratique de l'équipe MaintainX a permis à l'équipe des travaux publics de se concentrer sur ses activités quotidiennes sans se soucier des perturbations.
« Nous n'avons pas eu de temps d'arrêt et avons pu poursuivre notre travail sans interruption. Nous avons fourni nos données et l'équipe de MaintainX a créé des modèles pour aider à les organiser », ajoute Davanni. « Nous avons ainsi pu migrer quinze ans de données en seulement quatre semaines. »
Compte tenu de ses difficultés antérieures, l'équipe a privilégié la simplicité et la facilité d'utilisation lors de la sélection d'une nouvelle plateforme pour remplacer son ancien système. Dès le premier jour, il était clair que MaintainX avait créé une plateforme conçue pour les travailleurs de première ligne.
« MaintainX était tellement plus simple que ce que nous utilisions auparavant », se souvient Derome McLaughlin, directeur informatique par intérim. La conception conviviale a permis au département de démarrer rapidement, en transférant tous les actifs vers MaintainX en trois mois.
Davanni
savait que même avec une plateforme facile à utiliser, une formation complète et accessible était cruciale pour favoriser l'adoption. MaintainX a fourni un large éventail de ressources pour aider chacun à maîtriser les fonctionnalités de la plateforme.
« Nous avions des vidéos et des PDF étape par étape », se souvient Davanni James, directeur des installations par intérim. « Ces documents ont guidé l'équipe tout au long de la procédure, de la création des bons de travail à l'indexation de leurs emplacements dans MaintainX, ce qui a permis à notre équipe de gérer les tâches immédiatement et en toute confiance. »
MaintainX a aidé le département des travaux publics à réduire les formalités administratives et le travail manuel associé qui bloquaient autrefois ses opérations.
« MaintainX nous a aidés à nous débarrasser d'une grande partie de la paperasse », note Adam. Bien qu'il ne soit pas encore entièrement dématérialisé, MaintainX a permis à l'équipe de numériser la grande majorité de ses processus. « Nous avons migré environ 75 % de nos processus vers le numérique, et nous ne prévoyons pas de nous arrêter là », déclare Adam. Ce changement a permis de libérer du temps et des ressources, permettant à l'équipe de se concentrer davantage sur les tâches critiques et de réduire les charges administratives.
MaintainX a également ouvert de nouveaux canaux d'engagement du public. Les codes QR dans les installations publiques comme les plages permettent aux citoyens de contacter directement le service des travaux publics.
« En cas de problème, le public peut envoyer des demandes en scannant le code QR », explique Adam. Par exemple, un citoyen a remarqué un problème avec les toilettes d'une plage publique. Ils ont scanné le code et, une fois que le ministère a été informé, quelqu'un a été envoyé pour régler la situation. Dans l'ensemble, cela s'est traduit par un service plus réactif et plus efficace pour la communauté.
L'accessibilité est l'une des raisons pour lesquelles le ministère des Travaux publics s'est accroché au papier pendant si longtemps. L'équipe avait accumulé des données pendant plus de quinze ans et voulait s'assurer qu'elle y avait accès. Cependant, l'accès à l'ancien système numérique s'est avéré difficile, car l'équipe a dû fouiller dans des centaines, voire des milliers de bons de commande papier pour trouver les informations qu'elle recherchait.
MaintainX a changé la donne en fournissant une plateforme centralisée facilement accessible à tous, du personnel de bureau au personnel de terrain. « MaintainX nous a ouvert cette porte », explique Adam. « Grâce à l'application mobile, les travailleurs sur le terrain peuvent accéder à des données et à des mises à jour en temps réel, ce qui permet au département de se rapprocher de son objectif de dématérialisation totale. »
L'une des plus grandes victoires de MaintainX a été l'amélioration de la visibilité. Les personnes qui comptent sur le service des travaux publics peuvent suivre leurs demandes de travail de l'approbation à l'achèvement, avec des mises à jour en direct en cours de route. « Ils peuvent voir qui a été affecté à leur ordre de travail et quelles mises à jour ont été apportées », explique Adam. « Et la fonction de chat en direct permet également une communication instantanée entre le personnel et les clients, garantissant ainsi que tout le monde est sur la même longueur d'onde et qu'aucun détail n'est oublié. »
Les rapports, autrefois une tâche fastidieuse, sont désormais un jeu d'enfant avec MaintainX. « Il suffit de deux clics et les informations sont là », explique Adam, en se souvenant que les rapports mensuels qui prenaient des heures à créer ne le sont aujourd'hui qu'en quelques minutes.
Ce système centralisé a également facilité le suivi des articles coûteux. L'équipe peut créer des filtres personnalisés pour la budgétisation, ajoutant ainsi une couche de précision à sa supervision financière.
Le département des travaux publics des îles Caïmans est enthousiasmé par le potentiel de gains d'efficacité encore plus importants grâce à MaintainX. Bien qu'ils aient déjà rationalisé une grande partie de leurs opérations avec MaintainX, quelques processus n'ont pas encore été intégrés à la plateforme. Par exemple, l'équipe utilise actuellement MaintainX pour suivre l'inventaire et émettre des articles pour les bons de travail, mais « les achats sont toujours gérés en dehors du système », explique Adam.
Il exprime toutefois son optimisme pour l'avenir. « L'espoir est qu'à terme, nous aurons tout dans le système », déclare Adam. Cette transition permettrait à l'équipe de s'éloigner de sa situation actuelle, où elle s'appuie à la fois sur MaintainX et sur sa plateforme existante pour les tâches liées à l'inventaire.
En consolidant ces processus au sein de MaintainX, l'équipe prévoit des opérations plus fluides, une gestion des stocks plus précise et des procédures d'audit simplifiées. Alors qu'il continue d'étendre son utilisation de MaintainX, le département des travaux publics a hâte de débloquer encore plus d'avantages et d'améliorer encore sa prestation de services à la communauté des îles Caïmans.
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