Do papel ao digital: o Departamento de Obras Públicas das Ilhas Cayman aumenta a eficiência com o MaintainX

O Departamento de Obras Públicas do governo das Ilhas Cayman é responsável por manter e gerenciar uma ampla variedade de instalações públicas em três ilhas. Com uma força de trabalho diversificada, incluindo gerentes de MEP (Mecânica, Elétrica e Encanamento), equipes de manutenção de instalações e gerentes de estoque, o departamento lida com centenas de ordens de serviço todas as semanas.

Como explica o gerente do MEP Adam McLaren, “Alguns ministérios e pelo menos algumas centenas de departamentos e outras entidades confiam no Departamento de Obras Públicas para lidar com as solicitações de manutenção”. Ele continua: “Qualquer atraso pode ocorrer, afetando departamentos e membros da população de 70.000 pessoas das ilhas que dependem de nossos serviços”.

Historicamente, o Departamento de Obras Públicas gerenciava ordens de serviço usando uma combinação de processos em papel, e-mails e um sistema de software legado. No entanto, os fluxos de trabalho complicados, os dados descentralizados e a visibilidade limitada das métricas de desempenho tornaram difícil

Com tantos dependendo do Departamento de Obras Públicas, a eficiência é essencial e eles sabiam que precisavam se modernizar.

Desafios

Enterrado em papel

O sistema de ordens de serviço em papel do Departamento de Obras Públicas transformou as solicitações de manutenção de rotina em obstáculos administrativos.

“Em média, processávamos mais de uma centena de pedidos de trabalho em papel por semana. E cada solicitação exigia vários pontos de contato e entrada manual de dados”, diz Adam. “O que deveria ter sido uma simples solicitação se tornou uma busca física em papel por várias equipes e departamentos.”

Uma solicitação de trabalho geralmente começava com um e-mail de um cliente — um ministério ou departamento — que a equipe então transformava em uma ordem de serviço. “E então os imprimíamos e os entregávamos à nossa equipe”, diz Adam.

Esse fluxo de trabalho manual não apenas reduziu os tempos de resposta, mas também prejudicou a capacidade do departamento de atender seus clientes de forma eficaz e eficiente.

Trabalho de manutenção atrasado devido à visibilidade limitada

O sistema legado do departamento dificultou severamente suas operações de manutenção, limitando a visibilidade do trabalho crítico de manutenção e criando pontos cegos perigosos.

“Nosso sistema era essencialmente um interruptor de luz digital — as ordens de serviço estavam ligadas ou desligadas, abertas ou fechadas”, diz Davanni James, gerente interino de instalações do departamento. “Não conseguíamos ver se um reparo estava aguardando peças, se estava atrasado devido a outros problemas ou se estava parado na aquisição. As tarefas críticas de manutenção poderiam ficar paralisadas por semanas, e não saberíamos por quê.”

Essa falta de visibilidade prejudicou a capacidade da equipe de priorizar as ordens de serviço, responder rapidamente a problemas críticos e alocar recursos de forma eficaz para resolver os problemas em questão.

Oportunidades perdidas de crescimento

Além de monitorar as ordens de serviço, a equipe também se esforçou para monitorar sua produtividade e desempenho gerais. Sem rastreamento em tempo real, os gerentes tiveram dificuldade em identificar quando os funcionários iniciaram as tarefas ou quanto tempo demoraram para concluí-las. Isso forçou a equipe a confiar em exportações de dados demoradas para gerar relatórios.

“Teríamos que baixar todas as informações em uma planilha do Excel”, diz Adam, acrescentando que ainda eram necessárias mais classificação e análise. “Levaria muito tempo para produzir o relatório.”

Como resultado, a equipe frequentemente perdia oportunidades de destacar suas realizações e identificar áreas de melhoria.

A solução: escolher o MaintainX

Migração de dados sem complicações

Embora a migração de sistemas possa ser um pesadelo, com equipes correndo o risco de corrupção de dados, perda de dados e tempo de inatividade prolongado, a MaintainX facilitou a mudança para a equipe de Obras Públicas das Ilhas Cayman.

“O que eu amei foi a transição”, diz Davanni. “A equipe de implementação da MaintainX nos apoiou em todo o processo, respondendo a todas as perguntas que tínhamos, incorporando nosso feedback e fazendo ajustes para atender às nossas necessidades específicas.” A abordagem prática da equipe MaintainX ajudou a garantir que a equipe de Obras Públicas pudesse se concentrar em suas operações diárias sem se preocupar com interrupções.

“Não tivemos tempo de inatividade e pudemos continuar nosso trabalho sem interrupções. Fornecemos nossos dados e a equipe da MaintainX criou modelos para ajudar a organizá-los”, acrescenta Davanni. “Como resultado, conseguimos migrar quinze anos de dados em apenas quatro semanas.”

Fácil de usar, direto da caixa

Devido às dificuldades anteriores, a equipe priorizou a simplicidade e a facilidade de uso ao selecionar uma nova plataforma para substituir seu sistema antigo. Desde o primeiro dia, ficou claro que a MaintainX havia construído uma plataforma projetada pensando nos trabalhadores da linha de frente.

“O MaintainX era muito mais fácil do que o que estávamos usando antes”, lembra o gerente interino de TI Derome McLaughlin. O design fácil de usar permitiu que o departamento começasse a trabalhar, transferindo todos os ativos para o MaintainX em três meses.

Treinamento eficaz para resultados rápidos

Davanni sabia que, mesmo com uma plataforma fácil de usar, um treinamento abrangente e acessível era crucial para impulsionar a adoção. A MaintainX forneceu uma ampla variedade de recursos para ajudar todos a dominar a funcionalidade da plataforma.

“Tivemos vídeos e PDFs detalhados”, lembra Davanni James, gerente interino de instalações. “Esses materiais orientaram a equipe em tudo, desde a criação de ordens de serviço até a indexação de suas localizações no MaintainX, garantindo que nossa equipe pudesse gerenciar as tarefas com confiança imediatamente.”

Resultados: O Departamento de Obras Públicas das Ilhas Cayman digitalizou 75% dos processos

Reduzindo a burocracia e abrindo novos canais de produtividade

A MaintainX ajudou o Departamento de Obras Públicas a reduzir a burocracia e o trabalho manual associado que antes paralisavam suas operações.

“O MaintainX nos ajudou a eliminar muita papelada”, observa Adam. Embora ainda não seja 100% sem papel, o MaintainX permitiu que a equipe digitalizasse a grande maioria de seus processos. “Transferimos cerca de 75% dos nossos processos para o digital e não planejamos parar por aqui”, diz Adam. Essa mudança liberou tempo e recursos, permitindo que a equipe se concentre mais nas tarefas críticas e menos nos encargos administrativos.

A MaintainX também abriu novos canais para engajamento público. Os códigos QR em instalações públicas, como praias, permitem que os cidadãos entrem em contato diretamente com o Departamento de Obras Públicas.

“Se algo acontecer, o público poderá enviar solicitações digitalizando o código QR”, diz Adam. Por exemplo, um cidadão certa vez percebeu um problema com um banheiro em uma praia pública. Eles escanearam o código e, quando o departamento foi notificado, alguém foi enviado para resolver a situação. No geral, isso levou a um serviço mais ágil e eficiente para a comunidade.

Dados centralizados para acesso contínuo

Um dos motivos pelos quais o Departamento de Obras Públicas se apegou ao papel por tanto tempo foi a acessibilidade. A equipe tinha mais de quinze anos de dados acumulados e queria ter certeza de que eles tinham acesso a eles. No entanto, acessar o antigo sistema digital foi difícil, pois a equipe teve que vasculhar centenas, senão milhares, de pedidos de trabalho em papel para encontrar as informações que procuravam.

A MaintainX mudou isso ao fornecer uma plataforma centralizada que todos poderiam acessar facilmente, desde funcionários de escritório até trabalhadores de campo. “A MaintainX abriu essa porta para nós”, diz Adam. “Por meio do aplicativo móvel, os trabalhadores em campo podem acessar dados e atualizações em tempo real, aproximando o departamento de sua meta de ficar totalmente sem papel.”

Visibilidade e transparência em tempo real

Uma das maiores vitórias com o MaintainX foi a visibilidade aprimorada. As pessoas que confiam no Departamento de Obras Públicas podem acompanhar suas solicitações de trabalho desde a aprovação até a conclusão, com atualizações ao vivo ao longo do caminho. “Eles podem ver quem foi designado para sua ordem de serviço e quais atualizações foram feitas”, explica Adam. “E o recurso de bate-papo ao vivo também permite a comunicação instantânea entre funcionários e clientes, garantindo que todos estejam na mesma página e que nenhum detalhe seja perdido.”

Relatórios simplificados para maior eficiência

A geração de relatórios, que antes era uma tarefa tediosa, agora é fácil com o MaintainX. “São dois cliques rápidos e as informações estão lá”, diz Adam, lembrando que relatórios mensais que costumavam levar horas para serem criados agora levam minutos.

Esse sistema centralizado também facilitou o rastreamento de itens de alto custo. A equipe pode criar filtros personalizados para orçamentos, adicionando uma camada de precisão à sua supervisão financeira.

Obras públicas das Ilhas Cayman: avançando com a MaintainX

O Departamento de Obras Públicas das Ilhas Cayman está entusiasmado com o potencial de ganhos ainda maiores de eficiência com o MaintainX. Embora eles já tenham simplificado grande parte de suas operações com o MaintainX, alguns processos ainda precisam ser integrados à plataforma. Por exemplo, a equipe atualmente usa o MaintainX para rastrear inventário e emitir itens para ordens de serviço, mas “as compras ainda são feitas fora do sistema”, diz Adam.

No entanto, ele expressa otimismo em relação ao futuro. “A esperança é que, eventualmente, tenhamos tudo no sistema”, diz Adam. Essa transição permitiria que a equipe se afastasse da situação atual, na qual confiaria tanto no MaintainX quanto em sua plataforma legada para tarefas relacionadas ao inventário.

Ao consolidar esses processos no MaintainX, a equipe prevê operações mais suaves, gerenciamento de estoque mais preciso e procedimentos de auditoria mais fáceis. À medida que continuam expandindo o uso do MaintainX, o Departamento de Obras Públicas espera obter ainda mais benefícios e aprimorar ainda mais a prestação de serviços à comunidade das Ilhas Cayman.