Vue d'ensemble
- Gardez des dossiers précis en connectant MaintainX et QuickBooks
- Gagnez du temps consacré à la facturation manuelle et à la saisie de données
- Ne manquez jamais une facture : déclenchez la création d'une facture lorsqu'un bon de travail est terminé
- Ajoutez du contexte aux factures à l'aide de rubriques et de notes
- Suivez facilement les coûts liés aux bons de travail
- Créez des bons de travail et saisissez les pièces, le temps et les coûts associés dans MaintainX
- Transférez les bons de travail terminés vers les factures dans QuickBooks
- Associez automatiquement les détails des bons de travail aux clients et produits QuickBooks existants
- Créez automatiquement de nouveaux clients et produits QuickBooks s'il n'en existe pas
Como funciona
ÉTAPE 1 :
Contactez votre représentant de compte dédié pour comprendre vos flux de travail existants et vos objectifs en matière d'intégration de MaintainX et QuickBooks Online.
ÉTAPE 2 :
Identifiez les membres de votre équipe qui participeront au processus d'intégration, tels que les membres de vos équipes opérationnelles, financières et informatiques.
ÉTAPE 3 :
Un consultant en intégration de MaintainX vous rencontrera pour déterminer l'étendue de l'intégration avant de vous fournir le coût et le cahier des charges.
Si vous décidez de poursuivre cette intégration, votre consultant en intégration MaintainX ajoutera les champs personnalisés nécessaires et associera les champs des bons de travail MaintainX à vos champs QuickBooks Online.
ÉTAPE 4 :
Testez l'intégration avec votre équipe. Commencez à développer du matériel de formation interne pour permettre à vos utilisateurs de réussir.
ÉTAPE 5 :
MaintainX et QuickBooks Online sont désormais synchronisés. Gagnez du temps en générant automatiquement des factures en fonction des bons de travail terminés dans MaintainX.
Exigences
- Vous devez avoir un forfait QuickBooks Online.
- Vous devez avoir le plan Premium ou Enterprise de MaintainX.
Écoutez le point de vue d'un client satisfait
« L'intégration de MaintainX à QuickBooks Online transformé nos flux de travail d'approvisionnement et de facturation. Notre objectif était de rationaliser les opérations et de réduire la double saisie, et L'équipe de MaintainX s'est surpassée pour nous guider tout au long du processus. Désormais, nos dossiers de maintenance et de comptabilité sont synchronisés, ce qui nous permet de gagner un temps précieux sur la facturation. Le niveau de visibilité au sein de notre organisation est bien meilleur, ce qui nous permet de conserver les bonnes pièces en stock tout en respectant notre budget. »
Marie Plante
Directeur des ressources humaines
Groupe de construction de succursales
Perguntas frequentes
Posso criar faturas no QuickBooks Online com base apenas em ordens de serviço específicas?
Sim, você pode usar o campo “Categoria” da ordem de serviço no MaintainX. Basta definir a categoria como “Fatura” quando estiver pronto para gerar uma fatura no QuickBooks Online.
As faturas são enviadas imediatamente aos clientes?
Não, você pode gerar faturas, revisar e aprová-las antes de enviá-las aos seus clientes.
Tenho contas principais e subordinadas no QuickBooks Online. Essa estrutura pode ser mapeada no MaintainX?
Sim, seu consultor de integração do MaintainX pode mapear a estrutura de contas do QuickBooks Online de sua preferência para o MaintainX.
Posso faturar meus clientes no QuickBooks Online no final do mês, em vez de após cada ordem de serviço concluída?
Sim, recomendamos gerar estimativas para cada ordem de serviço concluída. Quando você estiver pronto para faturar seus clientes, poderá agrupar as estimativas no QuickBooks Online e gerar uma fatura. As estimativas incluirão automaticamente a descrição da ordem de serviço do MaintainX, que aparecerá como item detalhado na fatura final para contextualizar o cliente.
Estou usando a versão canadense do QuickBooks Online, onde códigos de imposto são obrigatórios. Como isso funciona com o MaintainX?
A integração entre o MaintainX e o QuickBooks Online atribui automaticamente os códigos de imposto canadenses com base na localização do cliente que recebe a fatura. O código de imposto será aplicado a cada item da fatura.
A integração do QuickBooks Online oferece suporte ao recurso de peças de vários locais do MaintainX?
Ainda não. Embora a integração atual não ofereça suporte a peças com vários locais, estamos trabalhando ativamente para obter essa funcionalidade. Embora não possamos fornecer um cronograma específico, informe à sua equipe de conta se isso é uma prioridade para você. Seus comentários influenciam diretamente nosso roteiro.
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